Perché i soldi si decidono qui
Il ricevimento sono i pochi minuti in cui il negozio tira fuori denaro senza aver venduto nulla. Ogni altro processo ha una via di ritorno: puoi cambiare un prezzo, risistemare uno scaffale, correggere l'ordine della prossima settimana. Il ricevimento no: un documento firmato significa che hai riconosciuto di aver ricevuto ciò che vi è scritto.
E l'ammanco non è nemmeno drammatico. Non è un pallet mancante, sono due yogurt, una cassetta danneggiata, una riga che compare sulla carta ma non era nel furgone. Presi singolarmente sono inezie; insieme sono esattamente quel calo inventariale che mesi dopo nessuno sa spiegare.
I quattro passi del ricevimento
- 11. Quantità a fronte del documento di trasportoNon guardare cosa c'è nel furgone e contare quello: leggi la carta e conta a fronte di essa. Le due direzioni non sono uguali: partendo dalla carta salta all'occhio anche una riga mancante, non solo ciò che c'è.
- 22. Qualità e dateImballo danneggiato, una cassetta rotta, surgelati scongelati, e la data. Un lotto a data corta non è un difetto, ma accettarlo dovrebbe essere una tua decisione: sei tu a doverlo vendere prima della scadenza.
- 33. Prezzo e condizioniIl prezzo sul documento corrisponde a quanto concordato, e ci sono lo sconto o la nota di credito promessi? È il punto in cui una trattativa con il fornitore ha effetto nella pratica oppure sparisce in silenzio.
- 44. La discrepanza sulla carta, POI la firmaSe qualcosa non va, va sul documento mentre l'autista è ancora lì, su entrambe le copie. Una telefonata dopo è un reclamo dall'esito incerto: una riga scritta sulla carta è un fatto.
Sistemare la merce fa parte del ricevimento
Il ricevimento non finisce con la firma, finisce quando la merce è al suo posto. Il tempo intermedio è il più pericoloso: una scatola non aperta nel retro è giacenza che conosce solo chi l'ha ricevuta.
- Refrigerati e surgelati vanno per primi, prima di tutto il resto: non è organizzazione, è la condizione del prodotto.
- Quello che sta a scaffale dovrebbe uscire subito: la merce messa in magazzino viene toccata due volte e a volte dimenticata.
- Quello che va comunque in magazzino va al suo posto fisso, non dove capita ci sia spazio.
- I lotti nuovi vanno dietro ai vecchi, anche in magazzino. Stessa regola dello scaffale.
- La data dovrebbe essere visibile sulla scatola: se non lo è, scrivila con un pennarello mentre la sistemi.
- Gli imballi vuoti vanno subito al loro posto, altrimenti non ci sarà dove scaricare la consegna successiva.
Come dovrebbe essere il magazzino
Un magazzino non è un ripostiglio, è il cuscinetto del negozio. Il suo ordine non è una questione estetica: decide se in trenta secondi sai dire se una cosa ce l'hai ancora o va ordinata.
| Zona | Cosa va qui | Perché |
|---|---|---|
| La fascia vicino alla porta | Niente di permanente | Qui arrivano le consegne: se è piena, il ricevimento si blocca |
| Scaffale ad altezza occhi | Referenze a rotazione rapida, prese di frequente | Vengono prelevate più volte al giorno |
| Ripiano più basso | Merce pesante, formati grandi | Per il sollevamento e perché servono meno spesso |
| Ripiano più alto | Merce a rotazione lenta e lunga conservazione | Difficile da raggiungere qui in alto: quello che c'è si controlla di rado |
| Stoccaggio refrigerato | Solo refrigerato, nient'altro | Lo stoccaggio misto è il motivo per cui la porta resta aperta |
| Posto separato e segnalato | Merce danneggiata e resi | Perché non finiscano mai a scaffale per sbaglio |
Chi dovrebbe ricevere la consegna?
Il ricevimento è il compito in cui conta di più che lo faccia sempre la stessa persona. Non è questione di fiducia: chi riceve dallo stesso fornitore più volte a settimana vede a colpo d'occhio quando qualcosa non torna: meno cassette, un imballo diverso, una riga mancante che c'è sempre.
- Abbiate un ricevitore principale e un sostituto, non chi capita di essere libero.
- Chi riceve non dovrebbe stare in cassa nello stesso momento. Se non c'è nessun altro, che l'autista aspetti due minuti.
- Un collega nuovo dovrebbe guardare due volte prima di ricevere da solo.
- Tieni un breve elenco scritto dei quattro passi dove si fa il ricevimento: non al posto della formazione, ma dopo di essa.
- Se chi riceve trova una discrepanza, non dovrebbe servirgli il permesso per scriverla sulla carta. Rendila una sua decisione.
- Per referenze di valore o ripetutamente problematiche, fatelo in due: uno conta, l'altro tiene i documenti.
Cosa non fare
- Non firmare la carta prima di aver contato. Dopo la firma, l'onere della prova passa a te.
- Non accettare un lotto che sai che non si venderà prima della sua data. È lì che comincia il «ce la caveremo in qualche modo».
- Non tenere scatole per terra. Non è solo igiene: quello che non si può aggirare, nessuno lo controlla.
- Non avere uno scaffale «varie» in magazzino. Quello che ci finisce, nessuno lo ritrova più di proposito.
- Non accumulare settimane di scorta di nulla che sia deperibile. La merce ferma in magazzino è denaro pagato che non si muove.
- Non affidare il ricevimento a qualcuno al primo giorno: è un lavoro in cui la routine conta davvero.
In sintesi
- Il ricevimento sono quattro passi: quantità, qualità e date, prezzo e condizioni, poi la firma, in quest'ordine.
- La discrepanza va sulla carta mentre l'autista è lì, su entrambe le copie.
- Non ricevere nelle ore di punta; se proprio devi, che qualcuno abbia solo quel compito.
- Il ricevimento finisce con il sistemare la merce: una scatola ferma nel retro non è giacenza, è rischio.
- Ogni gruppo di prodotti in magazzino ha bisogno di un posto fisso ed etichettato, organizzato per zone.
- Gli arrivi vanno dietro al vecchio anche in magazzino, e la data dovrebbe essere visibile sulla scatola.
Domande frequenti
Quanto dovrebbe durare un ricevimento merci?
Per una consegna abituale di un piccolo negozio, dai dieci ai quindici minuti, se c'è una persona designata e spazio in magazzino. Se ci vuole regolarmente molto di più, di solito i motivi sono due: o la fascia vicino alla porta è piena e non c'è dove scaricare, oppure la consegna arriva nel momento sbagliato e chi riceve serve anche i clienti. Entrambi si risolvono, ma nessuno dei due si risolve da solo.
Cosa devo fare se trovo una discrepanza?
Scrivila sul documento di trasporto prima di firmare e assicurati che finisca anche sulla copia dell'autista. Vale la pena fotografare anche l'articolo danneggiato. Una discrepanza trovata dopo la firma è un'altra categoria, giuridicamente e praticamente: da lì in poi non fa più parte del ricevimento ma è un reclamo successivo, il cui esito dipende dal fornitore.
Devo accettare merce a data corta?
È una tua decisione, e vale la pena prenderla in modo consapevole, perché dopo il rischio è tuo. La domanda utile è se si venderà prima della data al tuo ritmo di vendita abituale. Se no, quel lotto non è uno sconto ma scarto prenotato in anticipo. In quel caso o non lo accetti o chiedi una nota di credito, ma prendi la decisione alla consegna, non due settimane dopo.
Devo contare ogni singolo pezzo?
In pratica la maggior parte dei negozi conta a livello di collo: cassetta, cartone, imballo esterno. Va bene finché gli imballi esterni sono sigillati e integri. Appena una confezione è aperta o danneggiata, va controllata a pezzo, e vale la pena prestare particolare attenzione alle referenze dove ci sono già state discrepanze. Il conteggio a pezzo ha più senso per articoli di valore e di piccole dimensioni.
Dove devo tenere merce danneggiata e resi?
In un posto separato e segnalato, tenuto a parte dalla merce normale, e in modo che sia evidente a colpo d'occhio. L'errore più comune è che un articolo danneggiato venga messo temporaneamente in fondo a uno scaffale e poi qualcuno lo esponga in buona fede. Separarlo non è sfiducia: serve a che la decisione non dipenda da chi c'è in quel momento.
Quanta merce devo tenere in magazzino?
Quanta ti servirà sicuramente fino alla prossima consegna, più un cuscinetto stretto sulle referenze più importanti. La merce ferma in magazzino è denaro pagato che non si muove, e occupa lo spazio che serve al ricevimento. Se il magazzino è regolarmente pieno, di solito non è una questione di stoccaggio ma di ordine: fai entrare quantità maggiori di quanto si venda.
Che rapporto ha con il calo inventariale?
Stretto: due delle quattro cause principali iniziano qui. Una è la merce pagata ma mai davvero ricevuta, l'altra la merce danneggiata che nessuno ha mai scaricato. Se il ricevimento è solido, all'inventario non devi indovinare: la differenza è o nello scarto, o nel consumo interno, o davvero altrove, ma almeno il campo si è ristretto.
Quello che ricevi dovrebbe finire nelle tue giacenze.
Ricevere ha senso solo se registrarlo non è un lavoro a parte. In Boltom App la merce che arriva vive nello stesso sistema da cui vendi: all'inventario non stai riconciliando due registri.
- Movimenti per prodotto: cosa è entrato, cosa si è venduto, cosa è andato a scarto, in un unico posto.
- Tutto ciò che non torna alla consegna si può registrare subito, invece di lasciarlo su un foglietto sotto il bancone.
- All'inventario non lavori a memoria: vedi quanto DOVREBBE esserci.
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