Grossista, fornitore o cash & carry? Dove comprare la merce per il tuo negozio

Giovedì mattina, prima dell'apertura. In magazzino è finita l'acqua minerale, la prossima consegna del grossista è lunedì e le cassette del pane aspettano già davanti alla porta. Il negoziante guarda le chiavi dell'auto: se va adesso al cash & carry, torna per mezzogiorno, ma fino ad allora qualcuno deve stare dietro al bancone. Se non va, lo scaffale dell'acqua sarà vuoto per il fine settimana. La stessa domanda si ripresenta più volte a settimana, e la maggior parte dei negozianti decide per abitudine, non facendo i conti.

Eppure da dove arriva la merce è una delle decisioni più importanti in un negozio. Non determina solo il margine, ma anche quanto del tuo tempo se ne va negli acquisti, quanti soldi restano fermi in magazzino e quanto spesso uno scaffale resta vuoto. Un mix di acquisti ben costruito può farti risparmiare ore e soldi veri ogni settimana; uno sbagliato ti porta via entrambi senza che te ne accorga.

In questo articolo passiamo in rassegna i canali di acquisto, li mettiamo a confronto, calcoliamo quanto costa davvero rifornirsi con la propria auto e ti mostriamo come decidere categoria per categoria. Di proposito non nominiamo nessuna azienda, catena o tariffa, perché variano molto da paese a paese e da regione a regione; gli esempi usano unità neutre. La trattativa sui prezzi è trattata in dettaglio in Fornitori e prezzo d'acquisto: come trattare e quando cambiare, le quantità da ordinare in Rotture di stock o giacenze eccessive? Trovare l'equilibrio nel negozio di vicinato e il ricevimento della merce in Il ricevimento merci passo dopo passo, e come dovrebbe essere il magazzino.

Sei strade da cui può arrivare la tua merce

La merce di un piccolo negozio di solito arriva da più fonti, anche se il negoziante non le considera canali. Vale la pena passarle in rassegna consapevolmente una volta, per vedere in cosa è bravo e in cosa è debole ciascun canale, perché solo così vedi dove paghi di più per comodità e dove paghi per abitudine.

• Direttamente dal produttore o dall'agente di commercio del marchio. Ti visita un agente, di solito con un ritmo di ordini fisso e con consegna. Il prezzo per un dato marchio è spesso il migliore, ma l'ordine minimo può essere alto e ottieni solo i prodotti di quel produttore.
• Un grossista o distributore con consegna. Un assortimento ampio di molti produttori, un ordine, una fattura, una consegna, spesso con pagamento dilazionato. Comodo e prevedibile, ma in cambio sei legato a un importo minimo d'ordine e a un giorno di consegna.
• Cash & carry, l'ingrosso self-service. Vai tu, carichi tu, paghi subito. Flessibile, hai la merce immediatamente e ci sono buone offerte, ma il trasporto, il tempo e il carico spettano a te.
• Un produttore locale o un piccolo coltivatore. Freschi, prodotti particolari, legame con il territorio: uova, miele, verdura, prodotti da forno fatti in casa. Piccole quantità, disponibilità variabile, spesso un accordo individuale.
• Ordini online all'ingrosso e piattaforme. Ordini tramite un sito da uno o più fornitori, con consegna. Comodo, puoi ordinare anche la sera ed è facile confrontare i prezzi, ma le condizioni variano molto da una piattaforma all'altra.
• Comprare in promozione da un altro negozio in caso di emergenza. Se qualcosa è finito e non c'è altro modo, lo compri in offerta in un negozio più grande. Veloce, ma caro e rischioso, quindi può essere solo un'eccezione.

Alla maggior parte dei negozi bastano tre o quattro canali. Con meno, finisci facilmente per dipendere da un solo fornitore; con di più, gli ordini si frammentano, aumentano minimi, fatture e consegne, e da nessuna parte sei un cliente abbastanza importante per ottenere buone condizioni.

A confronto: cosa offre ciascun canale

La tabella qui sotto mostra il quadro tipico. Non è una regola: ci sono produttori con minimi bassi e cash & carry che consegnano. Ma quando valuti un'offerta, conviene passare in rassegna questi punti uno per uno, perché il prezzo unitario più basso non è affatto sempre il modo più economico di comprare.

Nella tabella salta all'occhio una cosa: ciò che guadagni in una colonna spesso lo paghi in un'altra. La flessibilità del cash & carry costa il tuo tempo, il buon prezzo del produttore costa un minimo alto e un ritmo fisso, la comodità del grossista costa qualche punto percentuale sul prezzo. Una buona decisione non cerca la riga più economica, ma quella che nel complesso costa meno per quel particolare gruppo di prodotti.

Con consegna: produttore e grossista

I canali con consegna sono la spina dorsale del negozio. La merce arriva il giorno concordato, la ricevi e nel frattempo puoi restare al bancone. Un produttore o un agente del marchio di solito offre buoni prezzi e promozioni sui propri prodotti, a volte anche supporto per la disposizione a scaffale, mentre un grossista porta la merce di molti produttori con un solo ordine e una sola fattura.

• Ritmo degli ordini. L'agente o il sistema di ordinazione raccoglie gli ordini in giorni stabiliti e consegna in giorni stabiliti. Devi adattare i tuoi ordini a questo: ciò che finisce dopo il giorno di consegna manca fino alla consegna successiva.
• Ordine minimo. Molti fornitori non consegnano sotto un certo valore d'ordine o numero di colli, oppure fanno pagare la consegna. Per un piccolo negozio questo può facilmente costringerti a quantità troppo grandi.
• Una fattura, una consegna. Il vantaggio più grande di un grossista non sempre è il prezzo, ma il fatto che tratti con un solo partner invece che con venti produttori.
• Resi e reclami. Chiedi in anticipo come gestiscono la merce danneggiata, mancante o scaduta, ed entro quanto tempo devi segnalarla.

Uno dei vantaggi più grandi dei canali con consegna, e spesso dimenticato, sono i termini di pagamento. Se il fornitore fattura a due settimane, per due settimane i tuoi scaffali sono pieni con i suoi soldi. Un negozio che a queste condizioni compra 1.000 unità di merce a settimana ha costantemente circa 2.000 unità di merce finanziate dal fornitore. È credito gratuito: niente interessi, non devi andare in banca a chiederlo e, se la merce a rotazione veloce si vende prima della scadenza, quando devi pagare i soldi sono già in cassa.

Il credito gratuito è un bene solo finché lo gestisci con disciplina. Se i soldi che entrano prima della scadenza li spendi per altro, il giorno del pagamento ti coglie di sorpresa, e un pagamento in ritardo può anche peggiorare le tue condizioni. Il legame tra termini di pagamento, scorte e cassa è trattato in dettaglio in Il negozio è redditizio e non ha comunque soldi — scorte e liquidità.

Cash & carry: flessibile, ma non gratis

Il cash & carry è il coltellino svizzero del piccolo negoziante. Non c'è un giorno d'ordine né un minimo, compri quello che vedi e lo stesso giorno è sullo scaffale. Puoi cogliere buone offerte e provare un prodotto nuovo con un solo cartone. Per questo molti negozianti ci comprano quasi tutto, ed è proprio questa la trappola.

• Vantaggio: hai subito la merce se qualcosa è finito all'improvviso.
• Vantaggio: puoi comprare piccole quantità, quindi puoi provare un prodotto nuovo senza rischi.
• Vantaggio: vedi le offerte con i tuoi occhi e puoi decidere sul momento.
• Svantaggio: paghi subito, quindi non ci sono termini di pagamento e i soldi escono immediatamente dalla cassa.
• Svantaggio: il trasporto, il carico e lo scarico sono lavoro tuo, e nel frattempo o chiudi il negozio o deve esserci qualcuno.
• Svantaggio: è facile comprare più del previsto: è difficile passare oltre il bancale delle offerte.

Quindi il cash & carry non è né caro né economico: va bene per ciò per cui è stato pensato. È ottimo per coprire i buchi, per le referenze in più, per cogliere le offerte e provare prodotti nuovi. Come fonte principale di merce, invece, i suoi costi nascosti spesso lo rendono più caro di quanto suggerisca lo scontrino.

Il costo nascosto: il tuo tempo e l'auto

Lo scontrino del cash & carry mostra solo il prezzo della merce. Quello che non mostra: il viaggio di andata e ritorno, la scelta, la coda, il carico, il carburante, l'usura dell'auto e il fatto che nel frattempo il negozio è chiuso oppure qualcuno sta al bancone al posto tuo. Facciamo i conti con un esempio, in unità neutre. Un negozio compra ogni settimana merce di questo assortimento per 1.000 unità. Al cash & carry costa il 3 per cento in meno, ma servono due viaggi a settimana, di 2 ore ciascuno, e valutiamo la tua ora 15 unità. Carburante e usura dell'auto fanno 10 unità a viaggio. Il grossista consegna la stessa merce una volta a settimana con un costo di consegna di 15 unità.

Nell'esempio il cash & carry costa 35 unità a settimana in più, anche se dallo scontrino sembra 30 unità più economico. In quattro settimane fanno 140 unità al mese. Il punto di pareggio è semplice: il cash & carry deve costare meno di quanto costano i viaggi meno il costo di consegna che risparmi, cioè 60 + 20 − 15 = 65 unità. Su 1.000 unità di acquisti, è il 6,5 per cento. Se la differenza di prezzo è inferiore, la consegna costa meno.

• Se al bancone c'è un sostituto, anche il suo tempo è un costo. Se durante i due viaggi lo paghi per 4 ore a 10 unità l'ora, sono altre 40 unità, e il costo settimanale del cash & carry sale a 1.090 unità.
• Se il negozio resta chiuso mentre sei via, il fatturato perso è utile perso. In una mattina tranquilla può essere poco; in un'ora di punta, molto.
• Se abbini il viaggio a qualcos'altro — la banca, la posta, un produttore locale — una parte del costo non riguarda gli acquisti. In quel caso, ripartiscilo onestamente.
• Se su certi prodotti la differenza di prezzo è grande, per esempio su una buona offerta, allora il cash & carry conviene. Quindi la domanda non è se ci vai, ma perché e quanto spesso.

Produttori locali, ordini online ed emergenze

Accanto ai tre canali principali, ce ne sono altri tre che possono avere un ruolo più piccolo ma importante. Non conviene mescolarli: uno può essere la fonte di ciò che ti rende speciale, un altro può semplificare gli ordini, e il terzo è più un campanello d'allarme che una strategia di acquisto.

• Produttori locali. Uova, miele, frutta e verdura di stagione, torte fatte in casa: con questi puoi distinguerti dai grandi negozi. Il prezzo è spesso più alto, ma anche i clienti pagano di più se sanno da dove viene. Chiedi con quale regolarità e quanto possono portare, e come riceverai una fattura o una ricevuta.
• Ordini online all'ingrosso. Puoi ordinare la sera, dopo la chiusura, è facile confrontare i prezzi e spesso consegnano con un minimo basso. Fai attenzione al costo di consegna, ai giorni di consegna e a chi risponde se qualcosa manca o arriva danneggiato.
• La promozione di un altro negozio in caso di emergenza. Se un prodotto importante è finito, integrarlo ogni tanto con una promozione al dettaglio va bene. Ma un prezzo in promozione resta un prezzo al dettaglio, spesso c'è un limite per cliente, non sempre ottieni un documento d'acquisto regolare e nel tuo negozio non ti resta quasi niente. Se succede regolarmente, il problema sono i tuoi ordini o il tuo fornitore.

Comprare in emergenza è in realtà un sintomo. Se succede più volte al mese, guarda perché quel prodotto finisce: la quantità ordinata è sbagliata, le consegne sono troppo rade o il fornitore non porta quello che hai ordinato. Questa non è più una questione di acquisti ma di ordini, trattata in Rotture di stock o giacenze eccessive? Trovare l'equilibrio nel negozio di vicinato.

Il mix di acquisti giusto, categoria per categoria

La domanda non è quale canale sia il migliore, ma quale sia il migliore per ciascun gruppo di prodotti. Le vendite, il margine, la conservabilità e il peso di una categoria decidono insieme se conviene comprarla con consegna, da un fornitore giornaliero, al cash & carry o da un produttore locale. La tabella qui sotto è un punto di partenza da adattare al tuo negozio.

Il fattore più importante del mix è il margine. Dove il margine di una categoria è sottile — tipicamente bevande e alimentari di base a lunga conservazione — pochi punti percentuali di differenza nel prezzo d'acquisto fanno una grossa parte dell'utile, e vale la pena cercare una fonte migliore. Dove è ampio, per esempio sui prodotti particolari o sui prodotti da forno freschi, affidabilità e qualità valgono più della minima differenza di prezzo. Quanto sia davvero ampio il margine di una categoria si può calcolare con l'aiuto di Qual è davvero il tuo margine? Ricarico, margine e il vero utile di un negozio.

Quando cambiare canale

Un mix di acquisti non si fissa una volta per tutte. Cambiano le condizioni dei fornitori, cambia la zona e cambia anche il negozio. I segnali qui sotto indicano che vale la pena ripensare da dove arriva la merce di una categoria. Se il motivo è il prezzo, prova prima a trattare: ne parliamo in Fornitori e prezzo d'acquisto: come trattare e quando cambiare.

• Problemi di consegna persistenti. Referenze mancanti, merce sbagliata, ritardi o colli danneggiati più volte di fila, e i reclami non cambiano nulla.
• Prezzi che scappano. I prezzi di un fornitore salgono stabilmente e senza spiegazione più in fretta di quelli di altre fonti per lo stesso prodotto.
• Un minimo che non si adatta. Le tue vendite sono calate e, per via del minimo, devi ordinare regolarmente troppo, e la merce resta in magazzino o scade.
• Vendite cambiate. Una categoria è cresciuta così tanto che ormai conviene comprarla con consegna, oppure è calata così tanto che basta integrarla al cash & carry.
• Troppi viaggi. Se vai al cash & carry più volte a settimana per lo stesso gruppo di prodotti, è segno che dovrebbe arrivare con consegna.
• Una nuova opportunità. In zona è comparso un nuovo fornitore, un produttore ha ampliato l'assortimento o una piattaforma online ti consegna con un minimo basso.

„Un buon fornitore non è quello con il prezzo più basso sul prodotto più economico, ma quello che a fine mese ti lascia di più, una volta contati il tempo, l'auto, i buchi e gli scarti.”

Prima di introdurre una nuova fonte: la checklist

Introdurre un nuovo fornitore sembra una decisione piccola, ma può determinare per mesi quanto tempo e quanti soldi spendi. Prima di fare il primo ordine grande, segui i passaggi qui sotto. Un buon partner risponderà volentieri e per iscritto.

1. 11. Chiedi il listino per i tuoi prodottiNon un elenco di offerte scelte con cura, ma il prezzo normale dei tuoi prodotti più importanti, e confrontalo con i tuoi prezzi d'acquisto attuali. Chiedi quanto spesso e in che modo cambia il listino.
2. 22. Chiarisci il minimo e il giorno di consegnaQual è il valore minimo d'ordine o il numero minimo di colli, quanto costa la consegna al di sotto, e in quali giorni ti consegnano? Calcola se si adatta alle tue vendite settimanali.
3. 33. Chiedi di resi e reclamiCosa succede con la merce mancante, danneggiata o a scadenza breve, entro quanto tempo devi segnalarla e come riavrai i tuoi soldi. Meglio saperlo prima della prima consegna andata male.
4. 44. Verifica i termini di pagamento e la fatturazioneCi sono termini di pagamento e di quanto, cosa succede se paghi in ritardo, e come fatturano, con quale dettaglio? Fatture in ordine fanno comodo anche al tuo commercialista.
5. 55. Abbi un referente con nome e cognomeUn nome e un numero di telefono che puoi raggiungere se manca qualcosa o c'è un errore. Se puoi scrivere solo a un indirizzo generico, un reclamo può trascinarsi per settimane.
6. 66. Fai un ordine di provaCon un piccolo ordine di pochi prodotti verifica se la consegna arriva puntuale, se la fattura corrisponde al listino e in che stato arriva la merce. Un ordine di prova dice più di qualsiasi promessa.
7. 77. Decidi quale categoria arriverà da quiNon limitarti ad aggiungere la nuova fonte: decidi quale gruppo di prodotti si prende e dove comprerai di meno da ora in poi. Altrimenti avrai solo un fornitore in più e non raggiungerai il minimo con nessuno.

Errori comuni

• Troppi fornitori. Dire sì a ogni nuova offerta significa tanti piccoli ordini, tante fatture e tante consegne, e da nessuna parte sei un cliente importante.
• Ordini minuscoli. I costi di consegna pagati sugli ordini sotto il minimo e il tempo speso per tante consegne si mangiano in silenzio la differenza di prezzo.
• Andare al cash & carry ogni settimana. Andarci più volte a settimana per abitudine per la stessa merce, senza calcolare quanto costano il tempo e l'auto.
• Scegliere solo in base al prezzo. Dietro il prezzo unitario più basso possono esserci consegne scadenti, un minimo alto, scadenze brevi o reclami difficili da gestire.
• Dimenticare i termini di pagamento. Tra due prezzi simili, quello che paghi più tardi vale di più per la tua liquidità.
• Trasformare le emergenze in routine. Se ti rifornisci regolarmente dalle promozioni al dettaglio, il problema sono i tuoi ordini, non il tuo fornitore.
• Decidere su tutte le categorie in una volta. Freschi, bevande e prodotti particolari richiedono logiche diverse; ciò che va bene per uno può costare caro per un altro.

Riepilogo

• I canali di acquisto sono sei: produttore, grossista con consegna, cash & carry, produttore locale, ordini online e, in caso di emergenza, la promozione di un altro negozio; alla maggior parte dei negozi ne servono tre o quattro.
• Non confrontare i canali solo sul prezzo: contano anche il minimo, la consegna, i termini di pagamento, la flessibilità e il tuo tempo.
• Il costo nascosto del cash & carry è il tuo tempo, l'auto e il fatto che nel frattempo il negozio resti chiuso o lo gestisca un sostituto; nell'esempio serviva un vantaggio di prezzo del 6,5 per cento perché convenisse.
• I termini di pagamento sono credito gratuito, e questo fa bene alla liquidità, purché tu li gestisca con disciplina.
• Decidi categoria per categoria: bevande e prodotti a lunga conservazione con consegna, freschi da un fornitore giornaliero, buchi e prove dal cash & carry, prodotti particolari da un produttore locale.
• Introduci una nuova fonte solo dopo la checklist e un ordine di prova, e decidi quale categoria si prende.

Domande frequenti