Godziny otwarcia sklepu w święta: kiedy, jak długo, z kim — i jak dowiedzą się o nich klienci

Połowa grudnia, pora zamknięcia. Stała klientka pyta przy ladzie: „Dwudziestego czwartego będzie otwarte, prawda? A do której w sylwestra?” Sprzedawca od razu odpowiada „tak jak w zeszłym roku”, a wieczorem uświadamia sobie, że nie pamięta dokładnie, jak to było w zeszłym roku. Nie wie też, kto pracuje między świętami ani którego dnia piekarnia przywiezie chleb po raz ostatni.

Święta działają inaczej niż zwykły tydzień. Klienci w kilka godzin kupują to, co normalnie kupiliby przez tydzień, a potem przez kilka dni prawie nie przychodzą. Dostawcy robią przerwę, zespołowi też należą się święta, a w wielu miejscach obowiązują osobne zasady, kiedy sklep może być otwarty. Jeśli o tej porze roku decydujesz z przyzwyczajenia, łatwo możesz płacić wynagrodzenia w pustym sklepie albo mieć zamknięte akurat wtedy, gdy cała okolica stałaby w kolejce.

W tym artykule omawiamy, jak ustalić świąteczne godziny otwarcia na podstawie danych, jak zaplanować zespół na święta, co zamówić przed przerwą świąteczną i po niej, jak poinformować klientów i na co uważać przy ponownym otwarciu. Przykłady opierają się na 24 grudnia, 31 grudnia i Nowym Roku, bo w wielu krajach to kluczowe dni, ale twoje święta mogą wypadać inaczej; liczby podajemy w neutralnych jednostkach. O tym, jak długo w ogóle mieć otwarte, piszemy w artykule Do której godziny sklep powinien być otwarty? Godzina graniczna, niedziele i wczesne otwieranie, a o przygotowaniu do całego końca roku w artykule Przygotowanie do końca roku: plan sezonu dla twojego sklepu od października do stycznia.

Dlaczego świąteczne godziny otwarcia są inne

W zwykłym tygodniu godziny otwarcia działają niemal same: klienci są do nich przyzwyczajeni, grafik się powtarza, a towar przychodzi w stałe dni. Wokół świąt ta rutyna na kilka dni wywraca się do góry nogami i naraz zmienia się kilka rzeczy, które wpływają na siebie nawzajem.

• Rytm klientów. Przed świętami wszyscy robią zakupy w tym samym czasie, często z pełnym koszykiem, a w same święta przychodzą tylko ci, którym czegoś zabrakło albo coś zapomnieli.
• Przerwa dostawców. Wielu dostawców staje na kilka dni albo przywozi rzadziej. Czego zabraknie po ostatniej dostawie, tego nie ma przez kilka dni.
• Potrzeby zespołu. Święta są też dla rodziny, a wszyscy chcą wolne w te same dni. Trzeba to ustalić z wyprzedzeniem i sprawiedliwie.
• Przepisy. W wielu miejscach obowiązują osobne zasady dotyczące otwierania w święta i niedziele, pracy w dni ustawowo wolne i dodatków. Różnią się one w zależności od kraju, a nawet miejscowości.
• Koszt. Świąteczna godzina może kosztować więcej niż zwykła: dodatek, ogrzewanie, oświetlenie i osoba, której w tym czasie nie ma w domu.

Rytm świąt i to, co ludzie kupują

W większości małych sklepów wokół świąt rok w rok pojawia się podobny wzór. Dokładne godziny zależą od okolicy, klientów i lokalnych świąt, ale warto wyjść od tego obrazu i doprecyzować go własnymi liczbami z zeszłego roku. Jeśli twoje święta wypadają w inne dni, działa ta sama logika: szczyt przed świętem, spokojne święto, kolejny szczyt przed następnym.

Najważniejsze w tabeli: świąteczny ruch nie rozkłada się równo, tylko ściska w kilku godzinach. Poranek 24 grudnia albo wczesne popołudnie w sylwestra często przynosi tyle, co cały zwykły dzień, ale potem drzwi przez wiele godzin prawie się nie otwierają. Pytanie nie brzmi więc, czy otworzyć w święto, tylko w których dokładnie godzinach.

Decyzja na podstawie danych: czy opłaca się otworzyć świąteczne popołudnie?

Świąteczna godzina się opłaca, jeśli zysk, który przynosi — nie obrót! — pokrywa koszt utrzymania otwartego sklepu. Potrzebujesz do tego dwóch liczb: zeszłorocznego obrotu godzinowego z tego samego dnia i kosztu godziny otwarcia. Policzmy to na przykładzie w neutralnych jednostkach. W zeszłym roku 31 grudnia, między 2 a 6 po południu, sklep miał 600 jednostek obrotu, a jego średnia marża to 25 procent. Po południu przy ladzie stoi jedna sprzedawczyni ze stawką 12 jednostek za godzinę, a w przykładzie zakładamy 50 procent dodatku świątecznego, więc kosztuje 18 jednostek za godzinę. Dodatkowe ogrzewanie, oświetlenie i chłodzenie po południu to 2 jednostki za godzinę. Jedna świąteczna godzina otwarcia kosztuje więc 20 jednostek.

Popołudnie jako całość się opłaca: 150 jednostek zysku minus 80 jednostek kosztu daje 70 jednostek. Ostatnia godzina jest już jednak na minusie, bo na 20 jednostek kosztu przypada 15 jednostek zysku. Jeśli zamkniesz o 5, ze 135 jednostek zysku po odjęciu 60 jednostek kosztu zostaje 75 jednostek — czyli o godzinę krócej, a zarabiasz o 5 jednostek więcej, i twoja współpracownica może być w domu godzinę wcześniej. To świąteczna godzina graniczna: godzina, w której zysk przestaje pokrywać koszt.

• Dopasuj do tego roku. Jeśli tej jesieni twój obrót jest o 10 procent niższy niż rok temu, zmniejsz też zeszłoroczne liczby świąteczne. W przykładzie godzina 4–5 przyniesie wtedy 108 jednostek obrotu i 27 jednostek zysku, czyli nadal o 7 jednostek więcej niż koszt.
• Jeśli sam stoisz za ladą, twoja godzina też nie jest darmowa. Licz ją tak, jakbyś płacił zastępcy, bo inaczej każda świąteczna godzina będzie wyglądać na opłacalną.
• Sprawdź, dokąd idzie utracony ruch. Jeśli zamkniesz wcześniej, część klientów przyjdzie zamiast tego rano, więc ruch nie przepada całkiem, tylko się przesuwa.
• Pomyśl też o lojalności. Spokojna świąteczna godzina przynosi mało pieniędzy, ale jeśli jesteś jedynym otwartym sklepem w okolicy, klienci to zapamiętają. Tego nie zmierzysz w jednostkach, ale możesz o tym świadomie zdecydować.
• Jeden rok to jeszcze nie wzór. Jeśli masz dane z dwóch czy trzech lat, spójrz na wszystkie: deszczowe święta albo takie, które wypadają w weekend, potrafią mocno zaburzyć obraz.

Przepisy, dodatki, dni odpoczynku

Zanim cokolwiek wywiesisz na drzwiach, sprawdź, co jest dozwolone. Które dni są świętami lub dniami ustawowo wolnymi, czy sklep może być otwarty w niedzielę lub w święto, a jeśli tak, to jak długo — to różni się w zależności od kraju, a nawet regionu i miasta. Mogą istnieć lokalne święta, o których w sąsiednim mieście nikt nie słyszał, a to, co dozwolone, czasem zależy od wielkości sklepu, od tego, czy właściciel sam w nim pracuje, albo od rodzaju sklepu.

• Sprawdź, w które dni zamknięcie jest obowiązkowe, a w które dozwolone godziny otwarcia są krótsze.
• Ustal, jaki dodatek należy się osobie pracującej w święto lub w niedzielę, i wlicz go w koszt godzin.
• Zapytaj, ile odpoczynku przysługuje pracownikom między dwiema zmianami i w ciągu tygodnia, bo w gorące dni wokół świąt łatwo to naruszyć.
• Jeśli przepisy zmieniają się z roku na rok, nie wychodź od zeszłorocznego ogłoszenia, tylko zawsze od aktualnych przepisów.

Planowanie zespołu na święta

Ogólne zasady układania grafiku — zmiany dopasowane do ruchu i koszt wynagrodzeń — omawiamy w artykule Grafik pracy w sklepie: żeby koszt wynagrodzeń nie zjadł zysku. Święta mają jednak kilka własnych cech: wszyscy proszą o wolne w te same dni, szczyty są krótkie i ostre, a to, kto pracował w zeszłą Wigilię, liczy się też w tym roku.

• Najpierw ochotnicy. Zapytaj, kto chętnie popracuje w okresie świątecznym. Dla jednych liczy się dodatek, inni obchodzą inne święta, a jeszcze inni wolą mieć wolne w sylwestra niż w Wigilię.
• Rotacja z roku na rok. Zanotuj, kto pracował w zeszłym roku w najbardziej pożądane dni, i w tym roku daj mu pierwszeństwo przy wolnym. To najprostszy sposób, żeby grafik był odbierany jako sprawiedliwy.
• Wczesne prośby. Zbierz prośby cztery tygodnie wcześniej i wyznacz termin. Kto do tego czasu się nie odezwie, trafia do grafiku według rotacji.
• Dodatkowa osoba na szczyt. Rano 24 grudnia i rano 31 grudnia potrzebujesz dwóch osób do lady i półek; w spokojne popołudnia wystarczy jedna.
• Skrócone godziny otwarcia. Wcześniejsze zamknięcie jest dla zespołu często warte więcej niż cały wolny dzień, a sklep niewiele kosztuje, jeśli popołudnie i tak jest spokojne.
• Zagwarantowany wolny dzień dla każdego. Każdy wie z góry, które święto ma na pewno wolne, i nie odbieraj mu go w ostatniej chwili.

Jeśli zespół jest mały i nikt się nie zgłasza, sprawiedliwym rozwiązaniem są skrócone godziny otwarcia. Mały sklep przetrwa zamknięcie w Wigilię w południe, ale dobrą sprzedawczynię trudno zastąpić, jeśli co roku to ona zostaje za ladą, gdy inni świętują. Szacunek dla odpoczynku i czasu z rodziną leży na dłuższą metę także w interesie sklepu.

„Świąteczne godziny otwarcia nie są o tym, jak długo wytrzyma właściciel, tylko o tym, którą godzinę opłaca się mieć otwartą — i komu zabieramy na to czas ze świąt.”

Zamawianie przed przerwą świąteczną i po niej

Największą pułapką świątecznych zamówień nie jest ilość, tylko przerwa w dostawach. Wielu dostawców staje na kilka dni albo przywozi w łączone dni, więc między ostatnią dostawą przed świętami a pierwszą po nich mogą minąć cztery albo pięć dni. Poproś każdego dostawcę o świąteczny kalendarz dostaw i dopasuj do niego zamówienia. Ile zamówić na sezon świąteczny, opisujemy szczegółowo w artykule Kiedy złożyć zamówienie świąteczne i ile zamówić; tutaj chodzi o dni wokół świątecznej przerwy.

Najważniejsza zasada to ostatni dzień przed przerwą: czego wtedy nie sprzedasz, to przez zamknięte dni starzeje się na półce albo w lodówce. Dlatego zamawiaj świeży towar tak, żeby zszedł godzinę czy dwie przed zamknięciem, nawet jeśli ostatni klient nie znajdzie już chleba. Pusta półka z chlebem w Wigilię w południe to mniejszy problem niż dwie skrzynki chleba w stratach 27 grudnia.

Jak klienci dowiedzą się, kiedy masz otwarte

Nawet najlepsze świąteczne godziny otwarcia na nic się nie zdadzą, jeśli klienci o nich nie wiedzą. Kto w Wigilię po południu trafi na zamknięte drzwi, następnym razem pójdzie gdzie indziej, a kto nie wie, że masz otwarte dzień po Nowym Roku, pojedzie do dużego marketu. Dlatego wywieś świąteczne godziny otwarcia w jak największej liczbie miejsc i co najmniej dwa tygodnie wcześniej.

• Na drzwiach. Czytelna kartka dużymi literami, rozpisana na dni. Widzi ją każdy, kto przechodzi, nawet gdy masz zamknięte.
• Przy kasie. Mała informacja na ladzie albo obok kasy i jedno zdanie do klienta: „W Wigilię mamy otwarte do pierwszej”. Tak stali klienci na pewno się dowiedzą.
• W witrynie. Tablica albo plakat widoczny z ulicy, żeby zobaczyli go nawet przechodnie.
• W mediach społecznościowych. Krótki post dwa tygodnie wcześniej i przypomnienie dzień przed świętem. Przykładowy tekst możesz skopiować z ogłoszenia na drzwiach.
• We wpisie na mapie i w wyszukiwarce. Nie zapomnij zaktualizować tam świątecznych godzin otwarcia, bo wiele osób sprawdza je przed wyjściem z domu. Jak prowadzić taki wpis, opisujemy w artykule o widoczności na mapach i w wyszukiwarce.

Najważniejsza w ogłoszeniu jest jasność. Nie pisz „w okresie świątecznym skrócone godziny otwarcia”, bo nikt nie wywnioskuje z tego, czy w Wigilię zamykasz w południe, czy o szóstej. Rozpisz je na dni i godziny, a jeśli któregoś dnia masz zamknięte, napisz to. Jeśli w ostatniej chwili coś zmienisz, zaktualizuj to wszędzie, inaczej klienci będą ufać staremu ogłoszeniu.

Lista kontrolna tydzień po tygodniu

Świąteczne godziny otwarcia nie układają się w jeden dzień. Jeśli zaczniesz cztery tygodnie wcześniej, w ostatnim tygodniu nie będzie pośpiechu, zespół w porę wie, czego się spodziewać, a klienci też w porę się dowiedzą. Poniższa kolejność to punkt wyjścia, który możesz dopasować do własnych świąt.

1. 11. Cztery tygodnie wcześniej: ustal godziny otwarciaPrzejrzyj zeszłoroczny obrót godzinowy w święta, policz, które godziny opłaca się mieć otwarte, i sprawdź lokalne przepisy. Zdecyduj, jak długo będziesz mieć otwarte w poszczególne dni.
2. 22. Cztery tygodnie wcześniej: grafikZbierz prośby o wolne i ochotników, spójrz na zeszłoroczną rotację i ułóż świąteczny grafik. Powieś go tam, gdzie każdy go zobaczy.
3. 33. Trzy tygodnie wcześniej: kalendarze dostawPoproś każdego dostawcę o świąteczne dni dostaw i zamówień i zanotuj, kiedy towar przyjdzie po raz ostatni przed świętami, a kiedy po raz pierwszy po nich.
4. 44. Dwa tygodnie wcześniej: zamówienia i ogłoszenieZłóż zamówienie na towary trwałe, zaplanuj ostatnie zamówienie świeżego towaru i wywieś świąteczne godziny otwarcia na drzwiach, przy kasie, w witrynie, w mediach społecznościowych i we wpisie na mapie.
5. 55. W ostatnim tygodniu: przypomnienia i kontrolaSprawdź, czy ostateczne godziny otwarcia są wszędzie, powiedz o nich stałym klientom i upewnij się, że każdy wie, kiedy pracuje. Ustaw przecenę towarów szybko psujących się na ostatnie godziny przed świętami.
6. 66. W ostatnim dniu przed przerwą: porządne zamknięciePrzejrzyj lodówki, towar szybko psujący się sprzedaj albo zapisz jako stratę, sprawdź temperatury lodówek, zabierz gotówkę albo ją zamknij, wyłącz to, co niepotrzebne, i włącz alarm.
7. 77. Pierwszego dnia po świętach: ponowne otwarciePrzyjdź wcześniej, przejrzyj lodówki i terminy ważności, wyłóż świeży towar i zobacz, czego brakuje. Wieczorem porównaj w podsumowaniu dnia obrót z tym samym dniem w zeszłym roku.

Ponowne otwarcie po świętach

Pierwszy dzień po świętach często zaczyna się mocnym porankiem: klienci chcą świeżego chleba, mleka i warzyw, bo tego w domu zabrakło najpierw. Jeśli półka z chlebem jest pusta albo w lodówce stoi przeterminowany jogurt, klient zaczyna rok od złego wrażenia. Dlatego ponowne otwarcie nie zaczyna się od otwarcia drzwi, tylko od dokładnej kontroli.

• Lodówki i temperatura. Sprawdź, czy przez zamknięte dni każda lodówka działała prawidłowo, a jeśli któraś się zepsuła, nie wykładaj towaru, który w niej był.
• Terminy ważności. Przejrzyj nabiał, wędliny i towar z krótkim terminem. Co przeterminowało się w zamknięte dni, schodzi z półki.
• Straty z powodem. Przeterminowany albo zepsuty towar zapisz jako stratę razem z powodem, żeby w przyszłym roku widzieć, ile przepadło przez święta i czego zamówić mniej.
• Przeceny. Towar z krótkim terminem, który jest jeszcze w porządku, warto przecenić pierwszego dnia, choćby zaplanowaną ceną promocyjną, żeby zszedł do popołudnia.
• Towar na pierwszy dzień. Świeży towar powinien być wyłożony do rana, a przy towarach trwałych sprawdź, co wyprzedało się w przedświątecznym szczycie i czego brakuje na półce.

Kilka dni po ponownym otwarciu warto usiąść nad liczbami. Jaki był obrót i zysk w święta, godzina po godzinie, ile poszło do strat, która godzina była niepotrzebna i który produkt skończył się za wcześnie. Zapisz to teraz, bo w przyszłym listopadzie już tego nie będziesz pamiętać, a właśnie wtedy na tej podstawie zaplanujesz kolejne świąteczne godziny otwarcia.

Częste błędy

• Decyzja z przyzwyczajenia. „Tak jak w zeszłym roku” — tylko że nikt nie wie, czy w zeszłym roku to się opłacało. Bez zeszłorocznych liczb godzinowych decyzja to zgadywanie.
• Patrzenie na obrót zamiast na zysk. Świąteczna godzina z 60 jednostkami obrotu może wyglądać dobrze, ale jeśli przynosi 15 jednostek zysku wobec 20 jednostek kosztu, jest na minusie.
• Zbyt późne wywieszenie godzin otwarcia. Kartki powieszonej dzień przed świętem większość klientów nie zobaczy, a stali klienci będą liczyć na stare godziny.
• Zapomniany wpis na mapie. Na drzwiach wiszą świąteczne godziny otwarcia, ale wyszukiwarka pokazuje zwykłe, i klient trafia na zamknięte drzwi.
• Co roku ta sama osoba w grafiku. Kto w każdą Wigilię stoi za ladą, prędzej czy później poszuka pracy gdzie indziej.
• Nieuwzględniona przerwa w dostawach. Dopiero po ostatnim zamówieniu okazuje się, że dostawca nie przyjedzie przez cztery dni, a lodówka z mlekiem jest pusta.
• Za dużo świeżego towaru przed przerwą. Pełna półka z chlebem dobrze wygląda w Wigilię w południe, ale 27 grudnia to już strata.
• Ponowne otwarcie traktowane jak rutyna. Jeśli kontrola lodówek i terminów ważności zostanie pominięta, pierwszy klient w roku znajdzie na półce przeterminowany towar.

Podsumowanie

• Ustalaj świąteczne godziny otwarcia na podstawie zeszłorocznego obrotu godzinowego i zysku z tych samych dni, a nie z przyzwyczajenia.
• Świąteczna godzina się opłaca, jeśli jej zysk pokrywa wynagrodzenie, dodatek i energię; w przykładzie zamknięcie w sylwestra o 5 po południu zostawiło 75 jednostek wobec 70 przy zamknięciu o 6.
• Przepisy o dniach ustawowo wolnych, obowiązkowym zamknięciu, dodatkach i dniach odpoczynku różnią się w zależności od miejsca — zawsze sprawdź lokalne przepisy.
• Ułóż grafik cztery tygodnie wcześniej z ochotnikami, rotacją i skróconymi godzinami otwarcia, a każdemu zagwarantuj wolny dzień świąteczny.
• Dopasuj zamówienia do przerwy w dostawach: świeży towar powinien zejść przed zamknięciem, a tego, co się psuje, zamów mniej.
• Wywieś godziny otwarcia dwa tygodnie wcześniej, rozpisane na dni i godziny, na drzwiach, przy kasie, w witrynie, w mediach społecznościowych i we wpisie na mapie.
• Po świętach przejrzyj lodówki i terminy ważności, zapisz straty z powodem i zanotuj wnioski na przyszły rok.

Najczęściej zadawane pytania