Pregătirea pentru sfârșitul de an: un plan de sezon pentru magazinul tău, din octombrie până în ianuarie

În cele mai multe magazine mici sfârșitul de an începe când cineva întreabă într-o dimineață de noiembrie: „Deci până la ce oră suntem deschiși anul ăsta în Ajunul Crăciunului?” Atunci iese la iveală că doi oameni au cerut deja liber în aceeași săptămână, jumătate din marfa de sezon nu e încă comandată și nu s-au pus bani deoparte pentru facturile mari de la începutul lui decembrie.

Pentru cele mai multe magazine, săptămânile dinaintea sărbătorilor sunt cea mai puternică perioadă a anului — și cea mai ușor de ratat. Nu pentru că ar fi grea, ci pentru că prea multe decizii mici se adună în prea puțin timp. Dacă le împarți dinainte, săptămână cu săptămână, decembrie e pur și simplu multă muncă. Dacă nu, e haos.

Acest articol îți dă întregul plan de sezon: un calendar de sezon de la începutul lui octombrie până la jumătatea lui ianuarie, personalul, programul de sărbători și comunicarea, sortimentul și precomenzile, promoțiile, banii, un plan pentru cele mai aglomerate două zile, zilele dintre cele două sărbători și ianuarie. Folosim Crăciunul și Anul Nou ca exemplu principal; dacă sărbătorile tale principale cad în altă perioadă, mută calendarul corespunzător. Comenzile, inventarul, programul de funcționare și planificarea turelor au articole proprii — trimitem la ele acolo unde e nevoie.

Calendarul de sezon: ce să hotărăști și când

Sezonul durează aproximativ cincisprezece săptămâni: de la începutul lui octombrie până la jumătatea lui ianuarie. Vârful din decembrie înseamnă doar două-trei săptămâni din el, dar reușita lui depinde de cele zece dinainte. Rostul calendarului e ca fiecare decizie să primească o săptămână — pentru că tot ce nu e trecut în el alunecă în mijlocul lui decembrie.

Momentul comenzilor e o întrebare mai detaliată: grupele de produse au termene diferite, iar cantitatea se calculează cel mai bine din propriile cifre de anul trecut. Despre asta scrie articolul nostru „Când să faci comanda de Crăciun și cât să comanzi”. În calendarul de sezon e de ajuns să notezi ce comandă pleacă în ce săptămână.

Personalul: concedii, înlocuitori, instruire

În decembrie toată lumea vrea liber și toată lumea vrea aceleași câteva zile. Dacă nu rezolvi asta în octombrie, programul turelor din decembrie va fi dictat de cereri, nu de vânzări. Iar în săptămâna dinaintea vârfului nu mai e timp să instruiești liniștit un om nou.

• Strânge cererile de concediu pentru decembrie și începutul lui ianuarie până la jumătatea lui octombrie și închide-le până la sfârșitul lunii. Cine cere mai târziu vine după cererile deja aprobate.
• Hotărăște dinainte în ce zile nu poate lua nimeni liber — de obicei cele mai aglomerate două zile și ziua dinaintea fiecăreia. Spune asta tuturor la fel.
• Caută un înlocuitor în octombrie: un fost coleg, un student, un membru al familiei. În noiembrie caută toată lumea, iar cei buni sunt deja luați.
• Instruiește-l pe înlocuitor în noiembrie, în diminețile liniștite. Un om nou într-o după-amiază de decembrie nu învață, ci supraviețuiește.
• În zilele mari nu-l lăsa pe înlocuitor singur la casă. Să reaprovizioneze, să împacheteze și să predea precomenzile — mânuirea banilor rămâne la cine o face de ani de zile.
• Planifică și pentru boală. Aproape sigur cineva va lipsi la jumătatea lui decembrie; să ai un nume pe care îl poți suna.

Două dintre articolele noastre îți dau un program gata făcut pentru instruire: „Instruirea unui angajat nou la casă în cinci minute” pentru elementele de bază de la tejghea și „Cum instruiești un vânzător nou în 3 zile” pentru toate primele zile. Despre alcătuirea programului turelor, măsurarea orelor de vârf și suprapuneri am scris în „Programarea turelor în magazin”.

Programul de sărbători și comunicarea

Despre programul de sărbători sunt două lucruri de hotărât: când vei fi deschis și cum află toată lumea. La primul, cei mai mulți comercianți se gândesc cât îi costă în vânzări o zi închisă. La al doilea, mai puțini iau în calcul că un program publicat prost trimite acasă mai mulți clienți decât unul mai scurt.

• Uită-te la vânzările de anul trecut defalcate pe zile și pe ore. În ultima zi dinaintea sărbătorii după-amiaza e adesea goală — închiderea mai devreme adesea nu e o pierdere.
• Vânzările din zilele dintre cele două sărbători variază mult de la magazin la magazin. Într-un cartier de blocuri sunt adesea puternice; într-o zonă de birouri, aproape nimic.
• De Revelion vârful e la începutul după-amiezii, iar în multe locuri seara nu mai vine nimeni. Prima zi a anului e liniștită în cele mai multe magazine mici, dacă ai voie să deschizi.
• Dacă vei fi închis, spune unde pot cumpăra oamenii între timp — pomenirea unei brutării sau a unui magazin vecin aduce bunăvoință, nu vânzări pierdute.

Despre configurarea fișei de pe hartă am scris în detaliu în „Cum îți găsesc oamenii magazinul pe Google Maps și în căutare” — excepțiile de sărbători pot fi introduse acolo dinainte, într-un câmp separat. Pe rețelele sociale, o schimbare de program e cea mai importantă postare pe care o poate face un comerciant; despre asta scrie articolul nostru „Cum să-ți promovezi magazinul pe rețelele sociale”. Iar dacă merită să ții deschis încă o oră poți calcula cu metoda din „Până la ce oră să fie deschis magazinul?”.

Sortimentul: marfă de sezon, coșuri cadou, precomenzi

La sortimentul de sezon întrebarea nu e ce ai mai putea aduce, ci ce se va vinde sigur până la sărbători. Fiecare produs de sezon care e încă pe raft pe 2 ianuarie ajunge redus sau la pierderi. Așa că ține raftul de sezon scurt și atrăgător și construiește-l pe cifrele de anul trecut, nu pe catalogul furnizorului.

• Marfa de sezon cu termen lung — bomboane în cutie, băuturi festive, coșuri cadou: pe aceasta o poți comanda mai curajos, pentru că o parte se mai vinde și după sărbătoare, dar ambalajul festiv nu mai atrage în ianuarie.
• Marfa festivă perisabilă — cozonaci și prăjituri de sărbătoare, cantități mari de panificație proaspătă, ingrediente pentru platouri: pe acestea ia-le doar pe bază de precomandă sau foarte prudent.
• Produse de bază în cantități mai mari — făină, zahăr, unt, smântână, ouă, băuturi răcoritoare, apă minerală: acestea se vând cel mai sigur, iar lipsa lor doare cel mai tare.
• Mici cadouri lângă tejghea — puțină ciocolată, lumânări, suporturi pentru carduri cadou: puțin spațiu, puțin risc, marjă bună.

Coșuri cadou și precomenzi

Coșurile cadou funcționează într-un magazin mic dacă sunt simple: trei-patru selecții gata făcute, la preț fix, pe care clientul le poate vedea lângă tejghea. Nu accepta selecții personalizate în zilele mari — doar în noiembrie, pe bază de precomandă. Precomenzile sunt cel mai bun instrument al sezonului: știi cât să aduci, clientul se poate baza pe ele și nu-ți rămâne nimic pe cap.

• Ce: cozonaci și prăjituri de sărbătoare, cantități mai mari de panificație, coșuri cadou, o băutură sau o brânză specială — lucruri pe care clientul le vrea exact pentru acea zi.
• Termen: cu cel puțin două-trei zile lucrătoare înainte de comanda ta către furnizor. Afișează-l la tejghea și pe pagina de social media.
• Înregistrare: nume, număr de telefon, produs, cantitate, ziua ridicării. E de ajuns un caiet sau o foaie tipărită, dar scrie întotdeauna în același loc.
• Avans: la comenzile mai mari sau personalizate, cere un avans. Cine a plătit dinainte vine să ridice.
• Ridicare: în zilele mari, pachetele gata făcute să stea în spatele tejghelei după nume, în ordine alfabetică, ca să nu trebuiască să caute nimeni.

Ce îți rămâne pe cap pe 2 ianuarie

Înainte de fiecare comandă de sezon, întreabă-te: dacă rămâne o treime din asta, ce fac cu ea pe 2 ianuarie? Bomboanele în cutie se mai pot vinde reduse, șervețelele cu model de Crăciun se pot păstra un an, cu cozonacii nu poți face nici una, nici alta. Acolo unde răspunsul e „nimic”, ai nevoie de o cantitate mai mică și de precomenzi, nu de mai mult curaj.

Promoții: când da, când nu

În decembrie mulți comercianți simt că trebuie să facă și ei promoții, pentru că fac toți ceilalți. Și totuși, în ultima săptămână dinaintea sărbătorilor oamenii nu compară prețuri, ci se grăbesc: cumpără ce e acolo, unde nu trebuie să aștepte mult. Nu e nevoie să reduci prețul la ce oamenii cumpără oricum — în acel moment o promoție e pur și simplu un cadou din propria ta marjă.

Merită să programezi promoțiile dinainte, ca în ziua potrivită casa să încaseze singură prețul corect și nimeni să nu fie nevoit să scrie prețuri de mână în zilele mari. Despre asta scrie în detaliu articolul nostru „Promoții cu termen: lasă casa să încaseze prețul corect”.

„În decembrie clienții nu caută cel mai ieftin magazin, ci pe cel care are ce le trebuie și unde nu trebuie să stea la coadă o jumătate de oră. Asta trebuie să le oferi, nu promoția.”

Banii: marea achiziție și liniștea din ianuarie

Încasările din decembrie te pot convinge ușor că sezonul aduce bani. Aduce profit — dar momentul banilor e altul. Marfa de sezon trebuie plătită în noiembrie și la începutul lui decembrie, când vânzările abia au pornit; apoi în ianuarie vânzările scad, în timp ce chiria, salariile și utilitățile rămân aceleași. Exemplul de mai jos arată cum, în unități neutre: cifra de afaceri a unei luni medii este de 100 de unități.

• În octombrie calculează cât va costa achiziția de sezon și când vor sosi facturile. Trece termenele de plată în calendarul de sezon.
• Cere-i furnizorului termene de plată mai lungi pentru marfa de sezon — mulți acceptă dacă întrebi la timp.
• Pune deoparte pentru ianuarie cel puțin o lună de costuri fixe. Aceasta trebuie să iasă din încasările din decembrie înainte să le cheltuiești.
• Nu ține banii din decembrie în magazin. Depune-i zilnic la bancă sau cel puțin după fiecare zi mare.

De ce poate un magazin să fie profitabil și în același timp să nu aibă bani și cum se calculează rezerva am scris în detaliu în „Magazinul e profitabil și totuși nu are bani”.

Un plan pentru cele mai aglomerate două zile

În cele mai multe magazine mici, două zile duc o mare parte din vânzările sezonului: ultima zi întreagă dinaintea sărbătorii principale și ziua de Revelion. În aceste zile nimic nu se poate rezolva din mers. Ai nevoie de un plan pe care îl aude toată lumea cu o zi înainte și care spune și ce se întâmplă dacă ceva merge prost.

1. 11. Cu o seară înainte: reaprovizionare și aranjareFiecare raft plin, marfa de sezon în fața depozitului, precomenzile în spatele tejghelei după nume, în ordine alfabetică. Ce mai sosește dimineața să aibă un loc stabilit, ca să nu stea pe culoar.
2. 22. Roluri: cine încasează, cine reaprovizionează, cine predăUn om stă la casă și nu pleacă de acolo. Celălalt reaprovizionează, împachetează, predă precomenzile și, dacă e nevoie, deschide o a doua tejghea. Toată lumea știe la cine să meargă cu o întrebare.
3. 33. Mărunțiș și numerarAi mult mărunțiș — mai mult decât într-o zi obișnuită. Scoate banii din casă în timpul zilei și du bancnotele mari într-un loc sigur în spate, ca să nu se adune numerarul în sertar.
4. 44. Coduri scurte pentru produsele de sezonFiecare produs de sezon să aibă un cod scurt sau un buton propriu, cu lista tipărită lângă tejghea. Nici înlocuitorul să nu trebuiască să caute: un cozonac sau un coș cadou să treacă în două mișcări.
5. 55. Precomenzile pe un program separatRoagă clienții să-și ridice precomenzile într-un interval orar stabilit și, dacă se poate, nu la vârf. Predarea unui pachet plătit dinainte să nu țină pe loc coada.
6. 66. Pauze în afara vârfuluiUită-te la vânzările pe ore de anul trecut și pune pauzele în orele mai liniștite. Un om lipsă la vârf face o coadă mai lungă decât orice altceva toată după-amiaza.
7. 77. Închiderea: reconcilierea casei în aceeași ziNu duce ziua mare în ziua următoare. Închide tura, reconciliază casa și scrie o listă scurtă cu ce s-a epuizat și ce a rămas — aceasta e baza calendarului de anul viitor.

Între cele două sărbători și în ianuarie

După sărbătoarea principală magazinul e obosit și în același timp plin de resturi. Aceste zile sunt pentru a închide cum trebuie sezonul — înainte ca resturile de marfă și treburile neterminate să alunece în anul următor.

• Triază pierderile de la sfârșitul sezonului și înregistrează-le cu motiv: ce a expirat, ce s-a deteriorat, ce nu se mai poate vinde. Așa, în ianuarie vezi cât s-a pierdut și ce ai comandat în exces.
• Strânge returnările: pune deoparte ce ia furnizorul înapoi, etichetează și stabilește termenul. Ce rămâne în colțul depozitului va fi pierderea ta până în februarie.
• Redu dintr-odată resturile de marfă de sezon între cele două sărbători, cât timp oamenii încă le iau. Raftul de sezon să fie gol până la jumătatea lui ianuarie.
• Fă stoc de băuturi și produse de bază pentru Revelion — în multe magazine e al doilea vârf al sezonului.
• Dacă sfârșitul de an e data de referință pentru inventar, pregătește-te pentru el în zilele dintre cele două sărbători. Metoda o găsești în articolul nostru „Inventarul de sfârșit de an în magazin, pas cu pas”.
• În prima săptămână a anului, schimbă programul înapoi la normal peste tot unde l-ai publicat pe cel de sărbători.

La jumătatea lui ianuarie rezervă o oră pentru o evaluare, cât încă îți amintești. Compară sezonul de anul acesta cu cel de anul trecut sau cu o lună medie: ce s-a vândut mai bine, ce a rămas, în ce oră a fost cea mai lungă coadă și cât a ajuns la pierderi. Notează cele trei lucruri pe care le vei face altfel anul viitor — ele devin prima pagină a calendarului de sezon de anul viitor.

Greșeli frecvente

• Începi planificarea în noiembrie. Până atunci concediile sunt luate, înlocuitorii sunt ocupați, iar unele termene de comandă au trecut.
• Pui programul de sărbători doar pe ușă. Cine verifică pe telefon pornește la drum după datele vechi din fișa de pe hartă — și găsește ușa încuiată.
• Uiți să-l schimbi înapoi după sărbătoare. O fișă care în ianuarie arată încă „program de sărbători” trimite clienții acasă săptămâni la rând.
• Faci promoții în ultima săptămână. O reducere la ce oamenii ar cumpăra oricum e marjă pierdută curată.
• Aduci cantități mari de cozonaci și marfă perisabilă fără precomenzi. Ce rămâne nu mai cumpără nimeni pe 2 ianuarie.
• Îl instruiești pe înlocuitor în săptămâna dinaintea vârfului și îl pui singur la casă în ziua mare.
• Tratezi încasările din decembrie ca venit, nu ca fond de rulment. Chiria și salariile din ianuarie sunt aceleași; vânzările nu.
• Nu înregistrezi pierderile și resturile de la sfârșitul sezonului. Fără asta, anul viitor vei comanda din nou aceeași greșeală.

Listă de verificare

În octombrie

• Scoate vânzările din sezonul trecut, defalcate pe zile și pe grupe de produse.
• Strânge și închide cererile de concediu pentru decembrie și începutul lui ianuarie.
• Hotărăște programul de sărbători și verifică regulile care se aplică la tine.
• Găsește un înlocuitor și stabilește când poate veni să învețe.
• Trece termenele de comandă și de plată în calendarul de sezon și planifică rezerva.

În noiembrie

• Instruiește-l pe înlocuitor în diminețile liniștite.
• Adaugă produsele de sezon în casă cu coduri scurte, într-o categorie proprie.
• Introdu programul de sărbători în fișa de pe hartă.
• Pornește precomenzile cu termen și alcătuiește coșurile cadou.
• Amenajează raftul de sezon și programează promoțiile de început de sezon.

În decembrie

• Pune programul pe ușă și pe pagina de social media, cu cel puțin două săptămâni înainte.
• Închide precomenzile în ziua anunțată.
• Finalizează programul turelor pentru cele mai aglomerate două zile și treci prin plan.
• Comandă mult mărunțiș și planifică scoaterea banilor din casă în timpul zilei.
• Fără promoții în ultima săptămână — doar la produsele perisabile, înainte de închidere.

Între cele două sărbători și în ianuarie

• Înregistrează pierderile de la sfârșitul sezonului cu motiv și strânge returnările.
• Redu dintr-odată resturile de marfă de sezon.
• Pregătește și fă inventarul, dacă al tău cade la sfârșitul anului.
• Schimbă programul înapoi la normal peste tot.
• Evaluează sezonul și notează ce vei face altfel anul viitor.

Rezumat

• Sfârșitul de an se decide în octombrie: atunci stabilești concediile, programul, sortimentul și planul de bani.
• Fă un calendar de sezon de la începutul lui octombrie până la jumătatea lui ianuarie, cu una-două decizii pentru fiecare săptămână.
• Instruiește-l pe înlocuitor în noiembrie și nu-l pune singur la casă în zilele mari.
• Programul de sărbători în trei locuri, identic și la timp: ușa, fișa de pe hartă, pagina de social media — și schimbă-l înapoi după aceea.
• Ține sortimentul de sezon scurt și bazat pe cifrele de anul trecut; marfa perisabilă ia-o pe bază de precomandă.
• Nu reduce prețul la ce oamenii cumpără oricum; promoțiile își au locul la începutul și la sfârșitul sezonului.
• Liniștea din ianuarie cere o rezervă de cel puțin o lună de costuri fixe, iar cele două zile mari cer un plan.

Întrebări frecvente