Inventarul de sfârșit de an în magazin, pas cu pas — cu listă de verificare

Majoritatea comercianților văd inventarul de sfârșit de an ca pe o datorie neplăcută, de rezolvat cumva între sărbători. O seară lungă, oameni obosiți, foi scrise de mână și la final o cifră în care nimeni nu e prea sigur că poate avea încredere.

Și totuși inventarul îți poate da mult mai mult. E singurul moment din an în care cineva ia în mână fiecare produs și iese la iveală ce e cu adevărat pe rafturi și în depozit. Ce spun evidența, caietul sau tabelul tău e doar o presupunere — inventarul e ziua în care verifici presupunerea cu realitatea.

Articolul e despre metoda practică: când să numeri, ce să pregătești dinainte, cum să arate o foaie de inventar, cum să numeri și ce să faci apoi cu diferențele. La final găsești o listă de verificare pe care o poți tipări. Întrebările contabile și juridice — dacă e obligatoriu, până la ce termen, la ce valoare — nu le lămurește acest articol: clarifică-le cu contabilul tău.

De ce merită făcut cum trebuie

Pe parcursul unui an stocul de pe hârtie și cel real aproape mereu se îndepărtează. Rebut pe care nu l-a notat nimeni; un bax de răcoritoare băut de echipă; o livrare care a conținut mai puțin decât scria pe aviz; un produs bătut la casă sub codul greșit. Niciunul nu e mare lucru în sine, dar împreună, pe un an, pot aduna o diferență semnificativă. Inventarul resetează asta: de acolo încolo știi din nou ce ai.

Inventarul are și un al doilea avantaj, despre care vorbim mai puțin: fiecare produs îți trece prin mână. Atunci observi marfa care nu s-a mișcat de luni de zile în fundul unui raft, cutia uitată într-un colț al depozitului, articolele care se apropie de data expirării. Informația asta valorează cel puțin cât totalul final — din ea se fac comenzile și aranjarea rafturilor de anul viitor.

Când să numeri

Multe magazine numără în ultimele zile ale anului sau la încheierea exercițiului financiar, pentru că atunci contabilitatea are nevoie de stocul final. Ce zi anume contează la tine îți spune contabilul — întrebarea practică e ce moment din acest interval deranjează cel mai puțin.

Oricând ai alege: anunță-ți dinainte furnizorii să nu livreze în ziua inventarului sau cere ca livrarea să sosească înainte de ora-limită ori după numărătoare. Dacă pâinea trebuie să vină oricum, pune-o deoparte și recepționeaz-o doar după numărare. Pune din timp un anunț pe ușă dacă magazinul va fi închis — un afiș cu o săptămână înainte le scutește clienților fideli drumul la o ușă încuiată.

Pregătirea: cu una-două săptămâni înainte

Secretul unui inventar bun e că în ziua respectivă nu mai rămâne decât numărarea. Tot ce cere o decizie — ce contează ca o unitate, unde merg ambalajele deschise, care cutie e retur — trebuie hotărât dinainte. Cine începe să se gândească în mijlocul numărătorii va fi lent și va greși.

• Scoate marfa expirată și deteriorată și înregistreaz-o ca rebut. Ce nu vrei să numeri trebuie să dispară înainte de inventar — înregistrat, nu doar aruncat.
• Încearcă să lichidezi stocul lent. O mică promoție în săptămânile dinainte înseamnă mai puțin de numărat și mai puțini bani blocați.
• Fă ordine în depozit: același produs într-un singur loc, cutiile cu eticheta în afară, ambalajele deschise separat. Într-un depozit dezordonat numărătoarea durează de două ori mai mult.
• Împarte magazinul în zone numerotate: pe șiruri de rafturi, pe frigidere, pe rafturi de depozit. Dă fiecărei zone un bilețel cu numărul ei, ca nimic să nu fie sărit și nimic să nu ajungă de două ori pe o foaie.
• Pregătește câte o foaie de inventar pentru fiecare zonă. O foaie pe zonă — așa foile se pot împărți, iar la final vezi ce parte lipsește.
• Pune deoparte și marchează tot ce nu e al tău sau nu face parte din stoc: marfă care se întoarce la furnizor, marfă în consignație, comenzi ale clienților puse deoparte, dar încă neplătite.
• Notează numărul ultimului aviz înregistrat și ora ultimei vânzări. Așa poți separa ulterior ce s-a întâmplat înainte de inventar și ce după.

Unități și ambalaje deschise

Cea mai frecventă greșeală la inventar nu e numărarea greșită, ci unitatea greșită. Unul numără în baxuri, altul la bucată, al treilea ia o tavă pe jumătate goală drept una plină. Hotărăște dinainte și scrie pe foaia de inventar în ce unitate se numără fiecare produs.

Foaia de inventar: cum s-o alcătuiești

O foaie de inventar nu trebuie să fie complicată, dar câteva coloane sunt obligatorii. O foaie să aparțină unei singure zone, cu loc pentru o a doua numărare și o notă. Merită să tipărești dinainte numele produselor și unitățile, ca cel care numără să completeze doar cantitatea — dar cantitatea așteptată să nu o tipărești pe ea.

Echipa și rolurile

Poți număra și singur, dar în perechi e mult mai precis și, surprinzător, și mai rapid. Cel care numără nu scrie și nu pierde firul; cel care scrie are grijă ca fiecare produs să-și primească rândul. Într-un magazin mic două perechi sunt de obicei suficiente.

• Numărătorul: ia produsul în mână, spune cu voce tare numele și cantitatea. Nu scrie, nu se uită pe foaie.
• Scribul: notează ce aude și are grijă ca fiecare rând să fie completat. Dacă ceva nu e pe foaie, adaugă un rând nou.
• Nimeni nu-și numără propria zonă. Cine a umplut raftul acela tot anul va vedea cifra în cap — nu e neîncredere, e natura omului.
• Articolele de valoare mare — tutun, băuturi spirtoase, cafea, dulciuri de lângă tejghea — sunt numărate din nou de o a doua pereche, independent.
• Să existe un coordonator — adesea tu — care împarte și strânge foile și decide în cazurile disputate. El nu numără; el are grijă de ansamblu.
• Faceți o pauză scurtă la fiecare două ore. Un numărător obosit nu e mai lent, doar mai puțin precis.

Ziua inventarului, pas cu pas

1. 11. Ora-limită la o oră fixăSpune-o cu voce tare și noteaz-o: din minutul acesta, nicio vânzare și nicio recepție. Închide ziua pe casă și notează ora ultimului bon. Tot ce se mișcă după aceasta trebuie tratat separat.
2. 22. Un scurt instructaj pentru echipăZece minute: ce pereche primește ce zonă, care e unitatea la produsele delicate, ce faceți cu ambalajele deschise și marfa deteriorată și pe cine întrebați dacă aveți nelămuriri. O întrebare lămurită aici nu devine ceartă mai târziu.
3. 33. Zonă cu zonă, în ordinea numerelorFiecare pereche începe cu propriile foi. Nimeni nu sare în altă parte înainte să termine o zonă — un raft făcut pe jumătate e cel mai frecvent motiv pentru care ceva e sărit sau apare de două ori.
4. 44. De la stânga la dreapta, de sus în josAceeași ordine la fiecare raft. Dacă mergi mereu în aceeași direcție, nimeni nu trebuie să țină minte unde a rămas și poți continua imediat după o întrerupere.
5. 55. Marchează fiecare secțiune după ce e număratăUn bilețel sau o bifă pe biletul zonei: secțiunea aceasta e gata. Dacă ajunge cineva mai târziu acolo, vede că nu mai e nimic de făcut — iar tu vezi ce mai urmează.
6. 66. Numărare oarbă, nu din evidențăCel care numără se uită la raft, nu la foaie sau la un ecran. Ce a numărat se scrie, chiar dacă pare ciudat. Cu cifrele ciudate vă ocupați mai târziu, nu acum.
7. 77. Renumărări prin sondajDin fiecare zonă alege câteva rânduri și pune altă pereche să le renumere. Dacă se potrivesc, zona e în regulă. Dacă nu, merită renumărată toată zona — o greșeală rareori rămâne pe un singur rând.
8. 88. Strânge și verifică foileÎnainte să plece cineva acasă, parcurge-le: există o foaie pentru fiecare zonă, e completat fiecare rând, e semnată? O foaie lipsă se rezolvă acum în două minute; mâine nu se mai poate rezolva.

„În ziua inventarului nu trebuie să fii isteț. Fiecare decizie trebuie luată dinainte — în ziua respectivă doar numeri, încet și la fel, raft după raft.”

După aceea: ce faci cu diferențele

Dacă ții evidență — un tabel sau un program —, după inventar compari cantitatea numărată cu cea așteptată. Aproape sigur vor exista diferențe. Nu începe cu totalul, ci cu cele mai mari diferențe individuale: unul-două produse fac adesea cea mai mare parte a golului și acolo ai cele mai mari șanse să găsești o cauză.

Despre cauzele diferențelor am scris mai detaliat în articolul despre pierderile de stoc: o lipsă este de obicei alcătuită din patru lucruri — consumul personalului, rebut, erori administrative și furt — și fiecare cere un răspuns diferit. Dacă rebutul și consumul personalului au fost înregistrate în timpul anului — de exemplu în Boltom App, care le înregistrează la casă cu motiv și nume —, o parte din diferența găsită la inventar poate fi explicată, în loc să rămână un mister.

La ce preț evaluezi stocul

Cantitatea numărată trebuie transformată în bani la un anumit preț. Pentru majoritatea magazinelor mici practica obișnuită e prețul de achiziție, pentru că arată câți bani sunt efectiv blocați pe rafturi — prețul de vânzare arată încasările așteptate, nu valoarea stocului. Ce metodă e acceptată în cazul tău și cum tratezi prețurile de achiziție schimbate în timpul anului hotărăște contabilul tău.

Păstrarea documentelor și obiective pentru anul viitor

Pune foile de inventar completate și semnate într-un dosar și, dacă poți, fotografiază-le. Dacă mai târziu contabilul sau tu aveți o întrebare, aici găsiți răspunsul. Apoi notează-ți trei lucruri: ce zonă a durat cel mai mult, ce produs a avut cea mai mare diferență și ce ai face altfel. Acesta devine planul inventarului de anul viitor — și adesea arată că merită ca unele grupe de produse să fie numărate lunar și în timpul anului.

Listă de verificare

Cu două săptămâni înainte

• Verifică cu contabilul: în ce zi, la ce valoare, în ce formă vrea rezultatul.
• Alege ziua și ora inventarului și anunță echipa.
• Anunță furnizorii să nu livreze în ziua aceea.
• Începe să lichidezi stocul lent.
• Pune un anunț pe ușă dacă magazinul va fi închis.

Cu o zi înainte

• Scoate marfa expirată și deteriorată și înregistreaz-o ca rebut.
• Fă ordine în depozit și pune bilețelele zonelor.
• Tipărește foile de inventar pe zone, cu produse și unități, fără cantitățile așteptate.
• Pune deoparte și marchează retururile, marfa în consignație și comenzile clienților puse deoparte.
• Pregătește pixuri, clipboarduri, un cântar și un calculator.

În ziua inventarului

• Notează ora-limită, ultimul bon și ultimul aviz.
• Ține un instructaj de zece minute în care împarți perechile și zonele.
• Numărați zonă cu zonă, de la stânga la dreapta, de sus în jos, orb.
• Pune o a doua pereche să numere articolele de valoare mare.
• Faceți renumărări prin sondaj în fiecare zonă.
• Înainte să plece cineva acasă, strânge și verifică foile.

După aceea

• Compară cantitățile numărate cu evidența și începe cu cele mai mari diferențe.
• Găsește o cauză pentru fiecare diferență mare înainte să iei pe cineva la întrebări.
• Evaluează stocul așa cum ai convenit cu contabilul și predă rezultatul.
• Arhivează și fotografiază foile de inventar semnate.
• Notează ce a durat mult și ce ai face altfel anul viitor.

Ce să nu faci

• Nu număra în timpul programului dacă nu e obligatoriu. Ce se vinde în timpul numărătorii va lipsi fie din inventar, fie din vânzări.
• Nu primi livrări în ziua inventarului. Un palet despachetat pe jumătate e cel mai rapid mod de a face cifrele să nu se potrivească.
• Nu tipări cantitatea așteptată pe foaia de inventar. Cine știe câte ar trebui să fie va găsi exact atâtea.
• Nu pune pe fiecare să-și numere propriul raft. Nu e vorba de cinste, ci de faptul că un raft cunoscut îl vedem cu memoria.
• Nu estima marfa vândută la greutate. Cântărește-o — estimarea e punctul cel mai slab al unui inventar.
• Nu începe să bănuiești oamenii pe baza totalului. Găsește întâi cauza diferenței; de cele mai multe ori e o chestiune administrativă.
• Nu arunca foile de inventar imediat ce ai cifra. Contabilul îți poate spune exact cât timp trebuie păstrate.

Rezumat

• Inventarul e ziua în care vezi realitatea în locul evidenței — merită făcut cum trebuie.
• Alege o zi liniștită sau numără după închidere și să nu fie livrări în ziua aceea.
• Cu una-două săptămâni înainte: sortare, ordine în depozit, zone numerotate, o foaie de inventar pe zonă, unități hotărâte dinainte.
• În ziua respectivă: oră-limită fixă, numărare în perechi, de la stânga la dreapta și de sus în jos, orb, cu renumărări prin sondaj.
• După aceea începe cu diferențele mari și găsește o cauză pentru fiecare.
• În întrebările juridice și contabile — obligație, termen, evaluare, păstrarea documentelor — ultimul cuvânt îl are contabilul tău.

Întrebări frecvente