Por qué el dinero se decide aquí
La recepción son los pocos minutos en los que la tienda paga dinero sin haber vendido nada. Cualquier otro proceso tiene vuelta atrás: puedes cambiar un precio, recolocar un lineal, corregir el pedido de la semana que viene. La recepción no: un albarán firmado significa que has reconocido haber recibido lo que pone.
Y el faltante tampoco es dramático. No es un palé que falta, son dos yogures, una caja dañada, una línea que aparece en el papel pero no venía en la furgoneta. Por separado son pequeñeces; juntas son exactamente esa merma desconocida que meses después nadie sabe explicar.
Los cuatro pasos de la recepción
- 11. Cantidades contra el albaránNo mires lo que hay en la furgoneta y lo cuentes: lee el papel y cuenta contra él. Las dos direcciones no son lo mismo: partiendo del papel también salta una línea que falta, no solo lo que está.
- 22. Calidad y fechasEmbalaje dañado, una caja rota, congelado que se ha descongelado, y la fecha. Un lote con fecha corta no es un defecto, pero aceptarlo debería ser decisión tuya: eres tú quien tiene que venderlo antes de que caduque.
- 33. Precio y condiciones¿Coincide el precio del albarán con lo acordado, y está ahí el descuento o el abono prometido? Este es el punto en el que una negociación con el proveedor surte efecto en la práctica o desaparece en silencio.
- 44. La discrepancia al papel y DESPUÉS firmarSi algo está mal, va al albarán mientras el transportista sigue allí, en las dos copias. Una llamada después es una reclamación de resultado incierto; una línea escrita en el papel es un hecho.
Colocar la mercancía forma parte de la recepción
La recepción no termina con la firma, termina cuando la mercancía está en su sitio. El tiempo intermedio es el más peligroso: una caja sin abrir en la trastienda es stock que solo conoce quien la recibió.
- Los refrigerados y congelados van primero, antes que nada: eso no es organización, es la condición del producto.
- Lo que quepa en el lineal debería salir directamente: la mercancía que va al almacén se manipula dos veces y a veces se olvida.
- Lo que sí va al almacén va a su propio sitio fijo, no donde haya hueco en ese momento.
- Los lotes nuevos van detrás de los antiguos, también en el almacén. La misma regla que en el lineal.
- La fecha debería verse en la caja: si no, escríbela con rotulador al colocarla.
- Los envases vacíos van a su sitio de inmediato, o no habrá dónde descargar la siguiente entrega.
Cómo debería ser el almacén
Un almacén no es un trastero, es el colchón de la tienda. Su orden no es una cuestión estética: decide si puedes decir en treinta segundos si aún te queda algo o hay que pedirlo.
| Zona | Qué va aquí | Por qué |
|---|---|---|
| La franja junto a la puerta | Nada permanente | Aquí llegan las entregas; si está llena, la recepción se atasca |
| Estante a la altura de los ojos | Referencias de alta rotación que se cogen a menudo | Estas se recogen varias veces al día |
| Estante inferior | Mercancía pesada, formatos grandes | Por el levantamiento y porque se necesitan menos a menudo |
| Estante superior | Producto de rotación lenta y larga vida | Aquí arriba cuesta llegar: lo que hay aquí casi no se revisa |
| Almacenamiento refrigerado | Solo refrigerado, nada más | El almacenamiento mezclado es por lo que la puerta se queda abierta |
| Sitio separado y marcado | Mercancía dañada y devoluciones | Para que nunca acaben en el lineal por accidente |
¿Quién debería recibir la entrega?
La recepción es la tarea en la que más importa que la haga siempre la misma persona. No es cuestión de confianza: quien recibe del mismo proveedor varias veces por semana ve de un vistazo cuando algo no encaja: menos cajas, otro embalaje, una línea que falta y que siempre está.
- Ten un receptor principal y un suplente, no quien esté libre en ese momento.
- Quien recibe no debería estar a la vez en caja. Si no hay nadie más, que el transportista espere dos minutos.
- Un compañero nuevo debería mirar dos veces antes de recibir una entrega solo.
- Ten una lista breve por escrito de los cuatro pasos donde se hace la recepción: no en lugar de la formación, sino después de ella.
- Si quien recibe encuentra una discrepancia, no debería necesitar permiso para escribirla en el papel. Que sea decisión suya.
- En referencias de alto valor o con problemas repetidos, hacedlo entre dos: uno cuenta y otro lleva los papeles.
Qué no hacer
- No firmes el papel antes de contar. Después de firmar, la carga de la prueba pasa a ti.
- No aceptes un lote que sabes que no se venderá antes de su fecha. Ahí empieza el «ya nos apañaremos».
- No guardes cajas en el suelo. No es solo higiene: lo que no se puede rodear, nadie lo revisa.
- No tengas un estante de «varios» en el almacén. Lo que va ahí, nadie vuelve a encontrarlo a propósito.
- No acumules semanas de colchón de nada perecedero. La mercancía parada en el almacén es dinero pagado que no se mueve.
- No dejes la recepción a alguien en su primer día: este es un trabajo en el que la rutina cuenta de verdad.
En resumen
- La recepción son cuatro pasos: cantidad, calidad y fechas, precio y condiciones, y después firmar, en ese orden.
- La discrepancia va al papel mientras el transportista está allí, en las dos copias.
- No recibas entregas en hora punta; si no queda más remedio, que alguien tenga solo esa tarea.
- La recepción termina al colocar la mercancía: una caja parada en la trastienda no es stock, es riesgo.
- Cada grupo de producto del almacén necesita un sitio fijo y etiquetado, organizado por zonas.
- Lo nuevo va detrás de lo antiguo también en el almacén, y la fecha debería verse en la caja.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería durar recibir una entrega?
Para una entrega habitual de tienda pequeña, de diez a quince minutos, si hay una persona designada y sitio en el almacén. Si con frecuencia tarda mucho más, suele haber dos motivos: o la franja junto a la puerta está llena y no hay dónde descargar, o la entrega llega a mala hora y quien recibe está atendiendo clientes a la vez. Ambos tienen arreglo, pero ninguno se arregla solo.
¿Qué hago si encuentro una discrepancia?
Escríbela en el albarán antes de firmar y asegúrate de que también quede en la copia del transportista. Merece la pena fotografiar además el artículo dañado. Una discrepancia encontrada después de firmar es otra categoría, legal y práctica: a partir de ahí no forma parte de la recepción sino que es una reclamación posterior cuyo resultado depende del proveedor.
¿Tengo que aceptar producto con fecha corta?
Es decisión tuya, y merece la pena tomarla de forma consciente, porque después el riesgo es tuyo. La pregunta útil es si se venderá antes de la fecha a tu ritmo habitual de venta. Si no, ese lote no es un descuento sino merma reservada por adelantado. En ese caso, o no lo aceptas o pides un abono, pero toma la decisión en la entrega, no dos semanas después.
¿Tengo que contar cada unidad?
En la práctica, la mayoría de las tiendas cuenta a nivel de bulto: caja, estuche, embalaje exterior. Está bien mientras los embalajes exteriores estén precintados y sin daños. En cuanto un paquete está abierto o dañado, hay que comprobarlo por unidades, y merece la pena prestar especial atención a las referencias donde ya ha habido discrepancias. Contar todas las unidades tiene más sentido en artículos de alto valor y pequeños.
¿Dónde debo guardar la mercancía dañada y las devoluciones?
En un sitio separado y marcado, apartado del stock normal, y de forma que resulte evidente a simple vista. El error más común es que un artículo dañado se deja temporalmente al final de un estante y luego alguien lo saca de buena fe. Separarlo no es desconfianza: es que la decisión no dependa de quién esté ese día.
¿Cuánto stock debo tener en el almacén?
El que seguro vas a necesitar hasta la siguiente entrega, más un colchón estrecho de las referencias más importantes. La mercancía parada en el almacén es dinero pagado que no se mueve, y ocupa el sitio que necesita la recepción. Si el almacén está lleno con frecuencia, normalmente no es una cuestión de almacenamiento sino de pedido: metes cantidades mayores de las que se venden.
¿Cómo se relaciona esto con la merma desconocida?
Estrechamente: dos de las cuatro causas principales empiezan aquí. Una es la mercancía pagada pero nunca recibida realmente; la otra, la mercancía dañada que nadie llegó a dar de baja. Si la recepción está bien hecha, en el inventario no tienes que adivinar: la diferencia está o en la merma, o en el consumo propio, o realmente en otro sitio, pero al menos el campo se ha estrechado.
Lo que recibes debería acabar en tu stock.
Recibir solo merece la pena si darlo de alta no es una tarea aparte. En Boltom App la mercancía que entra vive en el mismo sistema desde el que vendes, así que en el inventario no estás cuadrando dos registros.
- Movimientos por producto: qué entró, qué se vendió, qué fue a merma, en un solo sitio.
- Todo lo que no cuadra en la entrega se puede registrar al momento, en vez de dejarlo en una nota bajo el mostrador.
- En el inventario no trabajas de memoria: puedes ver cuánto DEBERÍA haber.
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