Prepararsi alla fine dell'anno: un piano di stagione per il tuo negozio da ottobre a gennaio

Nella maggior parte dei piccoli negozi la fine dell'anno comincia con qualcuno che una mattina di novembre chiede: «Allora, fino a che ora siamo aperti la Vigilia quest'anno?» È allora che si scopre che due persone hanno già chiesto ferie nella stessa settimana, che metà della merce stagionale non è ancora ordinata e che non si è messo da parte nessun soldo per le grandi fatture di inizio dicembre.

Per la maggior parte dei negozi le settimane prima delle feste sono il periodo più forte dell'anno — e quello in cui è più facile sbagliare. Non perché sia difficile, ma perché troppe piccole decisioni si accumulano in troppo poco tempo. Se le distribuisci in anticipo settimana per settimana, dicembre è semplicemente tanto lavoro. Se non lo fai, è il caos.

Questo articolo ti dà l'intero piano di stagione: un calendario da inizio ottobre a metà gennaio, personale, orari delle feste e comunicazione, assortimento e prenotazioni, promozioni, liquidità, un piano per i due giorni di punta, i giorni tra Natale e Capodanno, e gennaio. Come esempio principale usiamo Natale e Capodanno; se le tue feste principali cadono in un altro periodo, sposta il calendario di conseguenza. Ordini, inventario, orari di apertura e pianificazione dei turni hanno articoli propri: li richiamiamo dove serve.

Il calendario di stagione: cosa decidere e quando

La stagione dura circa quindici settimane: da inizio ottobre a metà gennaio. Il picco di dicembre ne occupa solo due o tre, ma il suo successo dipende dalle dieci precedenti. Il senso del calendario è che ogni decisione abbia la sua settimana — perché tutto ciò che non è scritto scivola a metà dicembre.

I tempi degli ordini sono una questione più dettagliata: gruppi di prodotti diversi hanno scadenze diverse, e la quantità si calcola meglio dai tuoi numeri dell'anno scorso. Ne parla il nostro articolo «Quando fare l'ordine di Natale, e quanto ordinare». Nel calendario di stagione basta annotare quale ordine parte in quale settimana.

Personale: ferie, sostituti, formazione

A dicembre tutti vogliono ferie, e tutti vogliono gli stessi pochi giorni. Se non lo sistemi a ottobre, i turni di dicembre li decideranno le richieste, non il lavoro. E nella settimana prima del picco non c'è più tempo per formare con calma una persona nuova.

• Raccogli le richieste di ferie per dicembre e inizio gennaio entro metà ottobre, e chiudile entro fine mese. Chi chiede dopo viene dopo le richieste già approvate.
• Decidi in anticipo in quali giorni nessuno può prendere ferie — di solito i due giorni di punta e il giorno prima di ciascuno. Dillo a tutti allo stesso modo.
• Cerca un sostituto a ottobre: un ex collega, uno studente, un familiare. A novembre lo cercano tutti, e quelli bravi sono già presi.
• Forma il sostituto a novembre, nelle mattine tranquille. Una persona nuova in un pomeriggio di dicembre non impara, sopravvive.
• Nei giorni di punta non lasciare il sostituto da solo alla cassa. Fagli rifornire, impacchettare e consegnare le prenotazioni: il contante resta a chi lo gestisce da anni.
• Prevedi anche le malattie. Quasi certamente a metà dicembre qualcuno si fermerà; tieni pronto un nome da chiamare.

Due nostri articoli ti danno un programma pronto per la formazione: «Formare una persona nuova alla cassa in cinque minuti» per le basi al bancone, e «Come formare un nuovo addetto alle vendite in 3 giorni» per tutti i primi giorni. Come costruire i turni, misurare le ore di punta e le sovrapposizioni lo abbiamo spiegato in «Turni in negozio».

Orari delle feste e comunicazione

Sugli orari delle feste ci sono due cose da decidere: quando sarai aperto, e come lo verranno a sapere tutti. Sulla prima la maggior parte dei negozianti pensa a quanto lavoro costa un giorno di chiusura. Sulla seconda pochi considerano che orari pubblicati male mandano via più clienti di orari più corti.

• Guarda le vendite dell'anno scorso suddivise per giorno e per ora. L'ultimo giorno prima delle feste il pomeriggio spesso è vuoto: chiudere prima spesso non è una perdita.
• Il lavoro nei giorni tra Natale e Capodanno cambia molto da negozio a negozio. In un quartiere residenziale spesso è forte; in una zona di uffici, quasi nullo.
• L'ultimo dell'anno il picco è nel primo pomeriggio, e in molti posti la sera non entra nessuno. Il primo giorno dell'anno è tranquillo nella maggior parte dei piccoli negozi, sempre che tu possa aprire.
• Se sarai chiuso, di' dove si può fare la spesa invece — citare una panetteria o un negozio vicino ti porta simpatia, non lavoro perso.

Come impostare la scheda sulla mappa lo abbiamo spiegato nel dettaglio in «Come trovano il tuo negozio su Google Maps e nella ricerca»: lì le eccezioni delle feste si possono inserire in anticipo, in un campo apposito. Sui social un cambio di orario è il post più importante che un negoziante possa pubblicare; ne parla il nostro articolo «Come promuovere il tuo negozio sui social». E se valga la pena restare aperti un'ora in più lo puoi calcolare con il metodo di «Fino a che ora tenere aperto il negozio?».

Assortimento: merce stagionale, cesti regalo, prenotazioni

Con l'assortimento stagionale la domanda non è cos'altro potresti portare, ma cosa andrà sicuramente esaurito prima delle feste. Ogni prodotto stagionale ancora sullo scaffale il 2 gennaio finisce ribassato o negli scarti. Quindi tieni lo scaffale stagionale corto e d'effetto, e costruiscilo sui numeri dell'anno scorso, non sul catalogo del fornitore.

• Merce stagionale a lunga conservazione — cioccolatini in scatola, bevande delle feste, cesti regalo: questa puoi ordinarla con più coraggio, perché una parte si venderà anche dopo le feste, ma a gennaio la confezione natalizia non attira più.
• Prodotti delle feste deperibili — dolci e torte delle feste, grandi quantità di pane fresco, ingredienti per i vassoi: prendili solo su prenotazione, o con molta prudenza.
• Prodotti di base in quantità maggiori — farina, zucchero, burro, panna acida, uova, bibite, acqua minerale: sono quelli che si vendono con più sicurezza, e restarne senza fa più male.
• Piccoli regali vicino al bancone — un cioccolatino, candele, portabiglietti regalo: poco spazio, poco rischio, un buon margine.

Cesti regalo e prenotazioni

I cesti regalo funzionano in un piccolo negozio se sono semplici: tre o quattro composizioni pronte a prezzo fisso, che il cliente può vedere vicino al bancone. Non accettare composizioni su misura nei giorni di punta — solo a novembre, su prenotazione. Le prenotazioni sono lo strumento migliore della stagione: sai quanto portare, il cliente ci può contare e non ti resta nulla in mano.

• Cosa: dolci delle feste, quantità maggiori di pane, cesti regalo, una bevanda o un formaggio speciale — cose che il cliente vuole proprio per quel giorno.
• Scadenza: almeno due o tre giorni lavorativi prima del tuo ordine al fornitore. Esponila al bancone e sulla tua pagina social.
• Registrazione: nome, numero di telefono, prodotto, quantità, giorno di ritiro. Basta un quaderno o un foglio stampato, ma scrivi sempre nello stesso posto.
• Acconto: per ordini più grandi o su misura, chiedi un acconto. Chi ha pagato in anticipo viene a ritirare.
• Ritiro: nei giorni di punta i pacchi pronti devono stare dietro il bancone per nome, in ordine alfabetico, così nessuno deve cercare.

Cosa ti resta in mano il 2 gennaio

Prima di ogni ordine stagionale chiediti: se ne avanza un terzo, cosa ne farò il 2 gennaio? I cioccolatini in scatola si possono ancora vendere ribassati, i tovaglioli natalizi si possono conservare per un anno, con i dolci delle feste non puoi fare né l'una né l'altra cosa. Dove la risposta è «niente», ti servono una quantità minore e le prenotazioni, non più coraggio.

Promozioni: quando sì, quando no

A dicembre molti negozianti sentono di dover fare promozioni anche loro, perché le fanno tutti. Eppure nell'ultima settimana prima delle feste la gente non confronta i prezzi, ha fretta: compra quello che c'è, dove non deve aspettare a lungo. Non serve abbassare il prezzo di ciò che la gente comprerebbe comunque — a quel punto una promozione è solo un regalo fatto con il tuo margine.

Conviene programmare le promozioni in anticipo, così il giorno giusto la cassa batte da sola il prezzo giusto e nessuno deve scrivere prezzi a mano nei giorni di punta. Ne parla nel dettaglio il nostro articolo «Promozioni programmate: che sia la cassa a fare il prezzo giusto».

„A dicembre il cliente non cerca il negozio più economico, ma quello che ha ciò che gli serve e dove non deve fare mezz'ora di coda. È questo che devi garantire, non la promozione.”

Liquidità: il grande acquisto e la calma di gennaio

Gli incassi di dicembre possono facilmente convincerti che la stagione porti soldi. Porta utile — ma i tempi della liquidità sono diversi. La merce stagionale va pagata a novembre e a inizio dicembre, quando il lavoro è appena ripartito; poi a gennaio il lavoro cala, mentre affitto, stipendi e utenze restano uguali. L'esempio qui sotto mostra come, in unità neutre: il fatturato di un mese medio è di 100 unità.

• A ottobre calcola quanto costerà l'acquisto stagionale e quando arriveranno le fatture. Inserisci le scadenze di pagamento nel calendario di stagione.
• Chiedi al fornitore termini di pagamento più lunghi sulla merce stagionale: molti accettano se lo chiedi in tempo.
• Metti da parte per gennaio almeno un mese di costi fissi. Devono uscire dagli incassi di dicembre prima che tu li spenda.
• Non tenere in negozio il contante di dicembre. Versalo in banca ogni giorno, o almeno dopo ogni giorno di punta.

Perché un negozio può essere redditizio e allo stesso tempo a corto di liquidità, e come calcolare la riserva, lo abbiamo spiegato nel dettaglio in «Il negozio è redditizio e non ha comunque soldi».

Un piano per i due giorni di punta

Nella maggior parte dei piccoli negozi due giorni portano una grossa fetta del lavoro della stagione: l'ultimo giorno pieno prima della festa principale e l'ultimo dell'anno. In questi giorni non si può improvvisare niente. Ti serve un piano che tutti ascoltano il giorno prima, e che dica anche cosa succede se qualcosa va storto.

1. 11. La sera prima: rifornire e preparareOgni scaffale pieno, la merce stagionale davanti nel magazzino, le prenotazioni dietro il bancone per nome, in ordine alfabetico. Ciò che arriva ancora al mattino deve avere un posto stabilito, così non resta in corridoio.
2. 22. Ruoli: chi batte, chi rifornisce, chi consegnaUna persona resta alla cassa e non la lascia. L'altra rifornisce, impacchetta, consegna le prenotazioni e, se serve, apre un secondo banco. Tutti sanno a chi rivolgersi con una domanda.
3. 33. Fondo cassa e contantiTieni tanto resto — più che in un giorno medio. Durante il giorno preleva dalla cassa e porta le banconote grandi in un posto sicuro nel retro, così il contante non si accumula nel cassetto.
4. 44. Codici brevi per i prodotti stagionaliOgni prodotto stagionale deve avere un codice breve o un tasto tutto suo, con la lista stampata vicino al bancone. Nemmeno il sostituto deve cercare: un dolce delle feste o un cesto regalo deve passare in due mosse.
5. 55. Prenotazioni con un orario a parteChiedi ai clienti di ritirare le prenotazioni in una fascia oraria stabilita, e se possibile non nel picco. La consegna di un pacco già pagato non deve bloccare la coda.
6. 66. Pause fuori dal piccoGuarda le vendite orarie dell'anno scorso e metti le pause nelle ore più tranquille. Una persona che manca nel picco fa più coda di qualsiasi altra cosa in tutto il pomeriggio.
7. 77. Chiusura: quadrare la cassa in giornataNon trascinare il giorno di punta a quello dopo. Chiudi il turno, quadra la cassa e scrivi una breve lista di cosa è andato esaurito e cosa è avanzato: è la base del calendario dell'anno prossimo.

Tra Natale e Capodanno e a gennaio

Dopo la festa principale il negozio è stanco e allo stesso tempo pieno di avanzi. Questi giorni servono a chiudere bene la stagione — prima che la merce avanzata e le cose in sospeso scivolino nell'anno nuovo.

• Fai il punto sugli scarti di fine stagione e registrali con il motivo: cosa è scaduto, cosa è danneggiato, cosa non si può più vendere. Così a gennaio vedi quanto si è perso e cosa è stato ordinato in eccesso.
• Raccogli i resi: metti da parte ciò che il fornitore riprende, etichettalo e concorda la scadenza. Ciò che resta nell'angolo del magazzino a febbraio sarà una tua perdita.
• Ribassa gli avanzi stagionali tutti in una volta tra Natale e Capodanno, finché la gente li prende ancora. Lo scaffale stagionale deve essere vuoto entro metà gennaio.
• Fai scorta di bevande e prodotti di base per l'ultimo dell'anno: in molti negozi è il secondo picco della stagione.
• Se la data di riferimento del tuo inventario è la fine dell'anno, preparalo nei giorni tra Natale e Capodanno. Il metodo lo spiega il nostro articolo «L'inventario di fine anno in negozio, passo dopo passo».
• Nella prima settimana dell'anno ripristina gli orari normali ovunque avevi pubblicato quelli delle feste.

A metà gennaio riserva un'ora al bilancio, finché te lo ricordi. Confronta la stagione di quest'anno con quella dell'anno scorso o con un mese medio: cosa si è venduto meglio, cosa è avanzato, in quale ora la coda è stata più lunga e quanto è finito negli scarti. Annota le tre cose che farai diversamente l'anno prossimo: diventeranno la prima pagina del calendario di stagione del prossimo anno.

Errori comuni

• Cominciare a pianificare a novembre. A quel punto le ferie sono prese, i sostituti sono impegnati e alcune scadenze degli ordini sono passate.
• Mettere gli orari delle feste solo sulla porta. Chi controlla dal telefono parte in base ai vecchi dati della scheda sulla mappa — e trova la porta chiusa.
• Dimenticarsi di ripristinarli dopo le feste. Una scheda che a gennaio mostra ancora gli «orari delle feste» manda via i clienti per settimane.
• Fare promozioni nell'ultima settimana. Uno sconto su ciò che la gente comprerebbe comunque è margine perso e basta.
• Portare grandi quantità di dolci delle feste e deperibili senza prenotazioni. Ciò che avanza, il 2 gennaio non lo compra nessuno.
• Formare il sostituto nella settimana prima del picco e metterlo da solo alla cassa nel giorno di punta.
• Trattare gli incassi di dicembre come reddito invece che come capitale circolante. Affitto e stipendi di gennaio sono gli stessi; il lavoro no.
• Non registrare scarti e avanzi a fine stagione. Senza, l'anno prossimo ordinerai di nuovo lo stesso errore.

Checklist

A ottobre

• Tira fuori le vendite della scorsa stagione suddivise per giorno e per gruppo di prodotti.
• Raccogli e chiudi le richieste di ferie per dicembre e inizio gennaio.
• Decidi gli orari delle feste e verifica le regole che valgono dove ti trovi.
• Trova un sostituto e concorda quando può venire a imparare.
• Inserisci le scadenze degli ordini e dei pagamenti nel calendario di stagione e pianifica la riserva.

A novembre

• Forma il sostituto nelle mattine tranquille.
• Inserisci in cassa i prodotti stagionali con i codici brevi, in una categoria a sé.
• Inserisci gli orari delle feste nella scheda sulla mappa.
• Avvia le prenotazioni con una scadenza e componi i cesti regalo.
• Allestisci lo scaffale stagionale e programma le promozioni di inizio stagione.

A dicembre

• Metti gli orari sulla porta e sulla tua pagina social, almeno due settimane prima.
• Chiudi le prenotazioni nel giorno annunciato.
• Definisci i turni per i due giorni di punta e ripassa il piano.
• Ordina tanto resto e pianifica i prelievi dalla cassa durante il giorno.
• Niente promozioni nell'ultima settimana — solo sui deperibili, prima della chiusura.

Tra Natale e Capodanno e a gennaio

• Registra gli scarti di fine stagione con il motivo e raccogli i resi.
• Ribassa gli avanzi stagionali tutti in una volta.
• Prepara e fai l'inventario, se il tuo cade a fine anno.
• Ripristina ovunque gli orari normali.
• Fai il bilancio della stagione e annota cosa farai diversamente l'anno prossimo.

Riepilogo

• La fine dell'anno si decide a ottobre: è allora che vanno sistemati ferie, orari, assortimento e piano di liquidità.
• Prepara un calendario di stagione da inizio ottobre a metà gennaio, con una o due decisioni per ogni settimana.
• Forma il sostituto a novembre e non metterlo da solo alla cassa nei giorni di punta.
• Orari delle feste in tre posti, identici e per tempo: porta, scheda sulla mappa, pagina social — e poi ripristinali.
• Tieni l'assortimento stagionale corto e basato sui numeri dell'anno scorso; i deperibili prendili su prenotazione.
• Non scontare ciò che la gente comprerebbe comunque; le promozioni vanno all'inizio e alla fine della stagione.
• La calma di gennaio richiede una riserva pari ad almeno un mese di costi fissi, e i due giorni di punta un piano.

Domande frequenti