La maggior parte dei negozianti vede l'inventario di fine anno come un dovere sgradevole da sbrigare in qualche modo tra le feste. Una lunga serata, persone stanche, fogli scritti a mano e alla fine un numero di cui nessuno è del tutto sicuro di potersi fidare.
Eppure l'inventario può darti molto di più. È l'unico momento dell'anno in cui qualcuno prende in mano ogni singolo prodotto, e viene fuori cosa c'è davvero sugli scaffali e in magazzino. Quello che dicono i tuoi registri, il quaderno o il foglio di calcolo è solo un'ipotesi: l'inventario è il giorno in cui confronti quell'ipotesi con la realtà.
Questo articolo parla del metodo pratico: quando contare, cosa preparare prima, come impostare un foglio di conteggio, come contare e cosa fare dopo con le differenze. Alla fine c'è una checklist da stampare. Le questioni contabili e legali — se è obbligatorio, entro quando, a quale valore — non le risolve questo articolo: chiariscile con il tuo commercialista.
Perché vale la pena farlo bene
Nel corso di un anno le giacenze sulla carta e quelle reali si allontanano quasi sempre. Scarti che nessuno ha annotato; una cassa di bibite bevuta dal personale; una consegna con meno merce di quanto diceva la bolla; un prodotto battuto con il codice sbagliato. Nessuna di queste cose è grave da sola, ma messe insieme in un anno possono formare una differenza notevole. L'inventario azzera tutto: da quel momento sai di nuovo cosa hai.
L'inventario ha un secondo vantaggio di cui si parla meno: ogni prodotto ti passa per le mani. È allora che noti la merce ferma da mesi in fondo a uno scaffale, lo scatolone dimenticato in un angolo del magazzino, gli articoli vicini alla scadenza. Queste informazioni valgono almeno quanto il totale finale: diventano gli ordini e la disposizione degli scaffali dell'anno dopo.
Quando contare
Molti negozi contano negli ultimi giorni dell'anno o alla chiusura dell'esercizio, perché è allora che la contabilità ha bisogno delle rimanenze finali. Quale giorno esatto valga per te te lo dirà il tuo commercialista: la domanda pratica è quale momento al suo interno disturbi di meno.
| Momento | Vantaggio | Svantaggio | A chi serve? |
|---|---|---|---|
| La sera, dopo la chiusura | Non serve chiudere, niente incassi persi | Squadra stanca, si può andare avanti fino a tarda notte | Superficie piccola, poche referenze |
| In un giorno di chiusura, tutto il giorno | Ritmo tranquillo, luce del giorno, tempo per ricontare | Un giorno chiuso | Negozio medio con molte referenze |
| Al mattino presto, prima dell'apertura | Squadra fresca, il negozio nell'ordine del mattino | L'orario di apertura mette pressione | Panificio con molti prodotti freschi la sera |
| Prima della corsa delle feste | Meno merce, conteggio più veloce | Non coincide con la data di fine anno | Dove il tuo commercialista lo accetta |
| Dopo la corsa delle feste | Scorte ridotte, meno da contare | Spesso quando tutti sono più stanchi | Dove la fine dell'anno è la data di riferimento |
Qualunque momento tu scelga: avvisa in anticipo i fornitori di non consegnare il giorno dell'inventario, o chiedi che la consegna arrivi prima della chiusura o dopo il conteggio. Se il pane deve arrivare comunque, mettilo da parte e caricalo solo dopo aver contato. Metti per tempo un avviso sulla porta se il negozio resterà chiuso: un cartello una settimana prima risparmia ai clienti abituali di trovare la porta chiusa.
Preparazione: una o due settimane prima
Il segreto di un buon inventario è che il giorno stesso resti solo da contare. Tutto ciò che richiede una decisione — cosa conta come un'unità, dove vanno le confezioni aperte, quale scatolone è un reso — va deciso prima. Chi comincia a riflettere a metà conteggio va piano e sbaglia.
- Togli la merce scaduta e danneggiata e registrala come scarto. Ciò che non vuoi contare deve sparire prima dell'inventario: registrato, non solo buttato.
- Cerca di smaltire la merce a bassa rotazione. Una piccola promozione nelle settimane prima significa meno da contare e meno soldi immobilizzati.
- Riordina il magazzino: lo stesso prodotto in un solo posto, scatoloni con l'etichetta verso l'esterno, confezioni aperte a parte. In un magazzino disordinato contare richiede il doppio del tempo.
- Dividi il negozio in zone numerate: per tratto di scaffale, per frigorifero, per ripiano del magazzino. Metti in ogni zona un cartellino con il suo numero, così non si salta niente e niente finisce due volte su un foglio.
- Prepara un foglio di conteggio per ogni zona. Un foglio per zona: così i fogli si possono distribuire, e dopo si vede quale parte manca.
- Metti da parte e segna ciò che non è tuo o non fa parte delle tue giacenze: merce che torna a un fornitore, merce in conto vendita, ordini dei clienti messi da parte ma non ancora pagati.
- Annota il numero dell'ultima bolla caricata e l'ora dell'ultima vendita. Così dopo potrai separare ciò che è successo prima dell'inventario da ciò che è successo dopo.
Unità e confezioni aperte
L'errore più comune dell'inventario non è contare male, ma l'unità sbagliata. Uno conta in casse, un altro in pezzi, un terzo considera intero un vassoio mezzo vuoto. Decidilo prima e scrivi sul foglio di conteggio in quale unità si conta ciascun prodotto.
| Tipo di merce | Si conta in | Confezione aperta | Esempio |
|---|---|---|---|
| Articoli confezionati | Pezzi | I pezzi rimasti | Rimasti 7 vasetti di yogurt da un vassoio: 7 pezzi |
| Bevande conservate in confezioni multiple | Pezzi, non casse | Quelle sfuse su una riga a parte | 3 casse piene × 6 + 4 pezzi = 22 pezzi |
| Merce venduta a peso | A peso, sulla bilancia | Pesala, non stimarla | Salumi, formaggi, frutta secca sfusa |
| Pane e prodotti freschi | Pezzi, all'orario di chiusura | Ciò che non si può vendere è scarto | Registra la sera ciò che resta prima di contare |
| Articoli aperti per uso interno | Non si contano come giacenza | Segnali in modo che restino fuori dal foglio | Il pacco di sacchetti aperto sotto il banco |
Il foglio di conteggio: come impostarlo
Un foglio di conteggio non deve essere complicato, ma alcune colonne sono indispensabili. Un foglio deve corrispondere a una zona, con spazio per un secondo conteggio e una nota. Conviene stampare in anticipo i nomi dei prodotti e le unità, così chi conta deve solo compilare la quantità, ma non stamparci sopra la quantità attesa.
| Zona | Prodotto | Unità | Quantità contata | Secondo conteggio | Nota | Contato / Scritto da |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 — frigo bevande | Acqua minerale 1,5 l | pz | 46 | 46 | A. / B. | |
| 3 — frigo bevande | Succo d'arancia 1 l | pz | 13 | 12 | Ricontato: 12 | A. / B. |
| 7 — magazzino, ripiano alto | Farina 1 kg | pz | 38 | — | 1 sacchetto danneggiato, messo da parte | C. / D. |
| 9 — scaffale vicino al banco | Cioccolato, tavoletta piccola | pz | 64 | 64 | Di valore: contato da una seconda coppia | A. / D. |
Squadra e ruoli
Si può contare da soli, ma in coppia è molto più preciso e, sorprendentemente, anche più veloce. Chi conta non scrive e non perde il filo; chi scrive si assicura che ogni prodotto abbia il suo turno. In un piccolo negozio due coppie di solito bastano e avanzano.
- Chi conta: prende in mano il prodotto, dice ad alta voce nome e quantità. Non scrive, non guarda il foglio.
- Chi scrive: annota ciò che sente e si assicura che ogni riga sia compilata. Se qualcosa non è sul foglio, aggiunge una riga nuova.
- Nessuno conta la propria zona. Chi ha rifornito quello scaffale tutto l'anno vedrà il numero nella propria testa: non è sfiducia, è la natura umana.
- Gli articoli di valore — tabacchi, superalcolici, caffè, dolciumi vicino al banco — li riconta una seconda coppia, in modo indipendente.
- Tieni un coordinatore — spesso tu — che distribuisce e raccoglie i fogli e risolve i casi dubbi. Non conta: tiene d'occhio l'insieme.
- Fai una breve pausa ogni due ore. Chi conta stanco non è più lento, solo meno preciso.
Il giorno dell'inventario, passo dopo passo
- 11. Chiusura a un orario fissoDillo ad alta voce e scrivilo: da questo minuto niente vendite e niente carichi. Chiudi la giornata in cassa e annota l'ora dell'ultimo scontrino. Ciò che si muove dopo va gestito a parte.
- 22. Un breve briefing con la squadraDieci minuti: quale coppia ha quale zona, qual è l'unità per i prodotti difficili, cosa fare con le confezioni aperte e la merce danneggiata, e a chi rivolgersi per le domande. Una domanda risolta qui non diventerà una discussione dopo.
- 33. Zona per zona, in ordine numericoOgni coppia parte dai propri fogli. Nessuno salta altrove prima di aver finito una zona: uno scaffale lasciato a metà è il motivo più comune per cui qualcosa viene saltato o compare due volte.
- 44. Da sinistra a destra, dall'alto in bassoLo stesso ordine su ogni scaffale. Se ci si muove sempre nello stesso modo, nessuno deve ricordarsi dov'era, e dopo un'interruzione si può riprendere subito.
- 55. Segna ogni tratto una volta contatoUn cartellino o una spunta sul cartellino di zona: questo tratto è fatto. Se qualcuno ci arriva dopo, vede che non resta niente da fare, e tu vedi cosa manca ancora.
- 66. Conta alla cieca, non dai registriChi conta guarda lo scaffale, non il foglio né uno schermo. Ciò che ha contato viene scritto, anche se sembra strano. I numeri strani si affrontano dopo, non adesso.
- 77. Riconteggi a campioneDa ogni zona scegli alcune righe e falle ricontare da un'altra coppia. Se coincidono, la zona è a posto. Se no, conviene ricontare tutta la zona: un errore raramente resta su una sola riga.
- 88. Raccogli e controlla i fogliPrima che qualcuno vada a casa, passali in rassegna: c'è un foglio per ogni zona, ogni riga è compilata, è firmato? Un foglio mancante adesso si sistema in due minuti; domani non si sistema più.
„Il giorno dell'inventario non serve essere geniali. Ogni decisione va presa prima: quel giorno si conta e basta, piano e sempre allo stesso modo, scaffale dopo scaffale.”
Dopo: cosa fare con le differenze
Se tieni dei registri — un foglio di calcolo o un programma — dopo l'inventario confronti la quantità contata con quella attesa. Quasi certamente ci saranno differenze. Non partire dal totale, ma dalle differenze singole più grandi: uno o due prodotti spesso fanno gran parte dello scarto, ed è lì che hai più probabilità di trovare una causa.
| Tipo di differenza | Causa probabile | Cosa controllare |
|---|---|---|
| Piccolo ammanco su molti prodotti | Scarti e consumo del personale non registrati | Se durante l'anno sono stati registrati scarti e consumi |
| Grande ammanco su un prodotto | Errore al carico o vendita battuta con il codice sbagliato | Le bolle e le vendite di prodotti simili |
| Eccedenza su un prodotto | Battuto al posto di un prodotto simile | Se un prodotto simile accanto mostra un ammanco |
| Ammanco sulla merce a peso | Differenze di pesatura, cali di taglio | Le bilance e il modo di servire |
| Ammanco su articoli piccoli e di valore | Possibile furto | Dove si trova lo scaffale, visibilità, se si ripete |
| Un'intera zona non torna | Zona saltata o contata due volte | I fogli di conteggio e i cartellini di zona |
Delle cause delle differenze abbiamo scritto più in dettaglio nel nostro articolo sulle differenze inventariali: un ammanco è di solito fatto di quattro cose — consumo del personale, scarti, errore amministrativo e furto — e ognuna richiede una risposta diversa. Se scarti e consumo del personale sono stati registrati durante l'anno — per esempio in Boltom App, che li registra alla cassa con motivo e nome — una parte della differenza trovata all'inventario si può spiegare invece di restare un mistero.
A quale prezzo valorizzare le giacenze
La quantità contata va trasformata in denaro a un certo prezzo. Per la maggior parte dei piccoli negozi la prassi è il prezzo d'acquisto, perché mostra quanti soldi sono davvero immobilizzati sugli scaffali: il prezzo di vendita mostra l'incasso atteso, non il valore della merce. Quale metodo sia accettato nel tuo caso, e come trattare i prezzi d'acquisto cambiati durante l'anno, lo decide il tuo commercialista.
Conservare i documenti e obiettivi per l'anno prossimo
Metti i fogli di conteggio compilati e firmati in un raccoglitore e, se puoi, fotografali anche. Se in seguito il tuo commercialista o tu avete una domanda, è lì che potete verificare. Poi scrivi tre cose per te: quale zona ha richiesto più tempo, quale prodotto ha avuto la differenza più grande e cosa faresti diversamente. Questo diventa il piano per l'inventario dell'anno prossimo, e spesso mostra che alcuni gruppi di prodotti conviene contarli anche ogni mese durante l'anno.
Checklist
Due settimane prima
- Verifica con il tuo commercialista: quale giorno, a quale valore, in quale forma vuole il risultato.
- Scegli il giorno e l'ora dell'inventario e comunicalo alla squadra.
- Avvisa i fornitori di non consegnare quel giorno.
- Comincia a smaltire la merce a bassa rotazione.
- Metti un avviso sulla porta se il negozio resterà chiuso.
Il giorno prima
- Togli la merce scaduta e danneggiata e registrala come scarto.
- Riordina il magazzino e appendi i cartellini di zona.
- Stampa i fogli di conteggio per zona, con prodotti e unità, senza quantità attese.
- Metti da parte e segna resi, merce in conto vendita e ordini dei clienti messi da parte.
- Prepara penne, tavolette portablocco, una bilancia e una calcolatrice.
Il giorno dell'inventario
- Annota l'orario di chiusura, l'ultimo scontrino e l'ultima bolla.
- Fai un briefing di dieci minuti per assegnare coppie e zone.
- Conta zona per zona, da sinistra a destra, dall'alto in basso, alla cieca.
- Fai contare gli articoli di valore da una seconda coppia.
- Fai riconteggi a campione in ogni zona.
- Prima che qualcuno vada a casa, raccogli e controlla i fogli.
Dopo
- Confronta le quantità contate con i tuoi registri e parti dalle differenze più grandi.
- Trova una causa per ogni grande differenza prima di chiedere spiegazioni a qualcuno.
- Valorizza le giacenze come concordato con il tuo commercialista e consegna il risultato.
- Archivia e fotografa i fogli di conteggio firmati.
- Annota cosa ha richiesto molto tempo e cosa faresti diversamente l'anno prossimo.
Cosa non fare
- Non contare durante l'orario di apertura, a meno che tu non sia costretto. Ciò che si vende durante il conteggio mancherà o dall'inventario o dalle vendite.
- Non accettare consegne il giorno dell'inventario. Un bancale mezzo disfatto è il modo più rapido per far sì che le cifre non tornino.
- Non stampare la quantità attesa sul foglio di conteggio. Chi sa quanti ce ne dovrebbero essere troverà esattamente quelli.
- Non far contare a ognuno il proprio scaffale. Non è una questione di onestà, ma del fatto che uno scaffale familiare lo vediamo con la memoria.
- Non stimare la merce a peso. Pesala: la stima è il punto più debole di un inventario.
- Non cominciare a sospettare delle persone in base al totale. Trova prima la causa della differenza: il più delle volte è amministrativa.
- Non buttare i fogli di conteggio appena hai il numero. Il tuo commercialista ti dirà esattamente per quanto tempo conservarli.
Riepilogo
- L'inventario è il giorno in cui vedi la realtà invece dei tuoi registri: vale la pena farlo bene.
- Scegli una giornata tranquilla o conta dopo la chiusura, e quel giorno niente consegne.
- Una o due settimane prima: sgomberare, riordinare il magazzino, numerare le zone, un foglio di conteggio per zona, unità decise in anticipo.
- Il giorno stesso: una chiusura fissa, conteggio in coppia, da sinistra a destra e dall'alto in basso, alla cieca, con riconteggi a campione.
- Dopo, parti dalle differenze grandi e cerca una causa per ciascuna.
- Sulle questioni legali e contabili — obbligo, scadenza, valutazione, conservazione dei documenti — l'ultima parola spetta al tuo commercialista.
Domande frequenti
Basta fare l'inventario una volta all'anno?
Molti negozi hanno bisogno di un inventario completo una volta all'anno, ma questo non basta per individuare in tempo i problemi durante l'anno. Ciò che vedi solo dodici mesi dopo è difficile da correggere. Per questo, accanto all'inventario completo, conviene contare ogni mese le poche decine di prodotti più costosi o che più spesso non tornano. Con quale frequenza vada fatto l'inventario completo te lo può dire il tuo commercialista.
Si può fare l'inventario con il negozio aperto?
Si può, ma è molto più difficile farlo con precisione. Ciò che si vende o arriva durante il conteggio può facilmente comparire due volte o sfuggire. Se non puoi chiudere, conta il magazzino prima dell'apertura e la sala vendita zona per zona nelle ore più tranquille, e annota l'orario esatto di conteggio di ogni zona. Così potrai correggere le vendite dopo, ma è più lavoro di un inventario a negozio chiuso.
Quanto dura l'inventario di un piccolo negozio?
Dipende soprattutto dal numero di referenze e dalla preparazione, non dalla superficie. In un piccolo negozio ben preparato due coppie di conteggio di solito finiscono in poche ore; con un magazzino in disordine e unità non decise in anticipo, lo stesso lavoro può durare tutta la notte. Al tuo primo inventario cronometra ogni zona: l'anno dopo ti dirà esattamente quanto tempo e quante persone ti servono. Il miglioramento più rapido è quasi sempre riordinare il magazzino prima.
Cosa devo fare con la differenza?
Parti dalle differenze singole più grandi, non dal totale. Controlla le bolle, le vendite di prodotti simili e se ci sono stati scarti o consumi del personale non annotati. Un ammanco su un prodotto spesso si accompagna a un'eccedenza su uno simile: in quel caso è stato battuto con il codice sbagliato. Ciò che resta inspiegato dopo tutti i controlli merita un approfondimento: il nostro articolo sulle differenze inventariali ti aiuta in questo.
Devo valorizzare le giacenze a prezzo d'acquisto o di vendita?
Per la maggior parte dei piccoli negozi la prassi è valorizzare a prezzo d'acquisto, perché mostra quanti soldi ci sono davvero nella tua merce. Il prezzo di vendita mostra l'incasso atteso, che include il tuo margine, e quindi gonfia il valore delle giacenze. Quale metodo sia accettato nel tuo caso, e cosa fare se nel frattempo il prezzo d'acquisto è cambiato, lo decide il tuo commercialista. Chiediglielo in anticipo, così sai quali dati raccogliere insieme ai fogli di conteggio.
Devo avvisare prima il mio commercialista?
Sì, e con buon anticipo. Il tuo commercialista può dirti per quale giorno servono le rimanenze finali, a quale valore e in quale forma vuole il risultato, e per quanto tempo vanno conservati i fogli di conteggio. Se lo scopri solo dopo l'inventario, potrebbero mancare dati che non si possono più aggiungere. Una breve chiacchierata due settimane prima risparmia molto lavoro dopo.
Posso fare l'inventario da solo?
Puoi, soprattutto in un negozio molto piccolo, ma è più lento ed è più facile sbagliare. Se conti da solo, detta i numeri in una nota vocale sul telefono, oppure prima conta e poi scrivi, scaffale per scaffale, così non devi guardare il foglio nel frattempo. Conta due volte gli articoli di valore, in momenti diversi. Se per quel giorno riesci ad avere anche un solo aiutante, vale più di qualsiasi trucco.
Cosa bisogna fare con la merce scaduta e danneggiata?
Prima dell'inventario toglila e registrala come scarto, così non la conti come giacenza. Ciò che salta fuori durante il conteggio mettilo da parte, scrivilo nella colonna delle note del foglio di conteggio e non contarlo come merce vendibile. Se non lo registri da nessuna parte, all'inventario comparirà come semplice ammanco e non saprai cosa l'ha causato. Lo scarto è una delle parti più oneste di un inventario: si vede, e ha una spiegazione.
Come gestisco i resi e la merce in conto vendita?
Prima dell'inventario mettili da parte e segnali chiaramente, così non si mescolano alle tue giacenze. La merce che torna a un fornitore non è più tua, quella in conto vendita di solito non lo è mai stata, e un ordine di un cliente messo da parte è già venduto. Conviene elencarli su un foglio a parte, così il tuo commercialista può decidere come trattarli. L'importante è che nessuno di questi finisca sul normale foglio di conteggio.
Cosa faccio con le confezioni aperte?
Decidilo prima e scrivilo sul foglio di conteggio. Da una confezione multipla aperta conta i pezzi rimasti, pesa la merce venduta a peso e non contare come giacenza ciò che è stato aperto per uso interno, come i sacchetti sotto il banco. La maggior parte degli errori di unità nasce dal fatto che uno conta in casse e un altro in pezzi. Se l'unità è sul foglio, questo errore non succede.
Mi servono un lettore di codici a barre o un software per l'inventario?
Per l'inventario di un piccolo negozio non necessariamente. Un foglio di conteggio cartaceo ben fatto, zone numerate e il conteggio in coppia danno un risultato affidabile. Se hai un programma che tiene le giacenze, aiuta nel confronto successivo, ma non ti toglie il conteggio dalle mani, e anche lì vale il principio del conteggio alla cieca. Il metodo conta più dello strumento.
E se dopo l'inventario l'ammanco inspiegato resta grande?
Prima ripassa le differenze grandi e controlla che nessuna zona sia stata saltata o contata due volte. Poi pensa a dove è mancata la registrazione durante l'anno: scarti, consumo del personale, carichi, resi. Non sospettare mai di qualcuno in base al totale: la maggior parte degli ammanchi ha un'origine amministrativa. Se la parte inspiegata resta grande, conviene contare ogni mese alcuni gruppi di prodotti l'anno prossimo, così vedi in tempo dove nasce.
Di' il nome del prodotto ed eccolo in cassa.
Boltom App ti toglie il lavoro dietro al banco. Trovi un prodotto guardando la sua foto o semplicemente dicendone il nome — senza codici e senza foglietti. Quello che esce dallo scaffale o finisce nel cestino viene registrato lì per lì, non su un quaderno. Funziona accanto al tuo registratore di cassa, non al suo posto.
- Codice rapido con foto — oppure di' il nome del prodotto e la cassa lo trova.
- Consumo interno in tre tocchi, registrato a nome di chi lo fa.
- Scarto giornaliero con il motivo: scaduto, rotto, invendibile — sommato in denaro.
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