La maggior parte dei piccoli negozi comincia più o meno così: un quaderno sotto il banco pieno di stanghette e, un giorno, qualcuno trasferisce tutto in un foglio di calcolo. Non è una cattiva strada. Un foglio Excel ben costruito può servire per anni a un piccolo negozio, a un panificio o a un fruttivendolo, se sai a cosa serve e a cosa no.
Di solito il problema non è Excel, ma la struttura. In molti negozi il foglio è fatto di una sola colonna, «giacenza», che qualcuno sovrascrive ogni tanto. Così non si capisce mai perché sono diventati dodici invece di quindici: venduti, buttati, presi da qualcuno o semplicemente digitati male. Un buon foglio non conserva il numero, ma ciò che gli è successo.
Questo articolo ha tre parti: un modello pronto con colonne e formule, una routine settimanale che lo tiene in vita e un elenco onesto dei punti in cui tende a rompersi. Se alla fine scopri che il tuo negozio sta ancora comodo in un foglio di calcolo, resta pure con quello.
Quando Excel è una buona scelta
Partiamo da un'affermazione onesta: Excel non è uno strumento da principianti da sostituire il prima possibile. È gratuito o molto economico, tutti lo conoscono almeno un po' e fa esattamente quello che ci metti dentro. In un piccolo negozio spesso basta: l'unica domanda è se il tuo negozio è di quel tipo.
- Lo tiene una sola persona. Se a compilare il foglio è sempre la stessa persona, non ci sono versioni mescolate né la domanda «chi ha cambiato questo?».
- Copre qualche centinaio di prodotti. Con circa trecento righe un foglio è ancora gestibile; oltre le mille, cercare e scorrere diventano un lavoro a sé.
- Basta un ritmo settimanale. Se ti siedi una volta alla settimana e inserisci i movimenti della settimana, il foglio è aggiornato esattamente quanto i dati che ti servono per ordinare.
- Oltre alle vendite, le uscite sono poche. Dove scarti e consumo interno sono rari, si dimentica meno.
- I carichi sono semplici. Una manciata di fornitori, una o due consegne alla settimana: si inseriscono dalla bolla in pochi minuti.
- C'è un solo negozio. Due negozi significano due fogli, e confrontarli è un lavoro a parte.
Se per te vale la maggior parte di questi punti, Excel è una buona scelta e la prossima parte dell'articolo fa per te. Se registrate già in più persone e gli scarti arrivano su un foglietto a fine turno, conviene partire dalla sezione «Dove si rompe».
Il modello: undici colonne, tre formule
La struttura qui sotto descrive un foglio «Giacenze» in cui ogni riga è un prodotto e copre un periodo, di solito una settimana o un mese: il tempo tra due conteggi. Va dalla colonna A alla K; le formule si riferiscono alla seconda riga e da lì le trascini verso il basso.
| Colonna | Cosa ci va? | Formula o esempio |
|---|---|---|
| A — Prodotto | Il nome del prodotto come lo cercheresti sullo scaffale | Pane integrale |
| B — Codice | Un identificativo breve e univoco che non cambia mai | PAN01 |
| C — Unità | In cosa conti: pezzo, kg, confezione, cassa | pz |
| D — Giacenza iniziale | La quantità contata all'inizio del periodo | Numero digitato, es. 20 |
| E — Carichi | Ciò che è arrivato nel periodo, dalle bolle | Numero digitato o totale da Movimenti |
| F — Vendite | Ciò che è uscito venduto | Numero digitato o totale da Movimenti |
| G — Scarti | Merce scaduta, rotta, deteriorata o invendibile | Numero digitato o totale da Movimenti |
| H — Consumo interno | Ciò che il personale o il titolare ha preso per sé | Numero digitato o totale da Movimenti |
| I — Giacenza calcolata | Ciò che dovrebbe esserci sullo scaffale sulla carta | =D2+E2-F2-G2-H2 |
| J — Reale (contato) | Ciò che hai effettivamente contato a fine periodo | Numero digitato |
| K — Differenza | La differenza tra contato e calcolato; negativo = ammanco | =J2-I2 |
Conviene aggiungere in fondo due colonne di supporto: L — Prezzo d'acquisto (unitario) e M — Valore della differenza, con la formula =K2*L2. È la terza formula, e forse la più utile: il solo numero di pezzi inganna, perché tre confezioni di chewing gum mancanti non sono la stessa cosa di tre bottiglie d'olio. Se ordini la tabella per la colonna M, la cima dell'elenco mostra dove vale la pena indagare.
Due fogli: perché un registro dei movimenti batte un numero sovrascritto
La tabella qui sopra si può compilare a mano: a fine settimana digiti quanto è entrato e quanto è uscito. Funziona, ma ha un punto debole: dietro il totale spariscono il quando, il cosa e il chi. Se nella colonna degli scarti c'è scritto quattordici, non sai se è stata una brutta giornata o due settimane di lento stillicidio. Per questo conviene aggiungere un secondo foglio, chiamato «Movimenti», in cui non correggi né cancelli mai nulla: aggiungi soltanto.
| Data | Prodotto (codice) | Tipo | Quantità | Registrato da |
|---|---|---|---|---|
| Lunedì | PAN01 | Carico | +24 | Anna |
| Lunedì | PAN01 | Vendita | −18 | cassa |
| Martedì | LAT02 | Scarto (scaduto) | −3 | Pietro |
| Martedì | CAF05 | Consumo interno | −1 | Anna |
| Mercoledì | LAT02 | Carico | +30 | Pietro |
Le quantità con segno hanno un grande vantaggio: nel foglio Giacenze un'unica funzione somma l'intera variazione di un prodotto. In Excel è SOMMA.SE: =D2+SOMMA.SE(Movimenti!B:B;B2;Movimenti!D:D), cioè aggiunge alla giacenza iniziale tutte le righe del foglio Movimenti il cui codice coincide con quello della riga. Se vuoi anche la suddivisione per tipo (quanto è stato scarto, quanto consumo interno), la cosa più comoda è una tabella pivot, che si aggiorna con un clic.
Il registro dei movimenti batte il numero sovrascritto perché puoi risalire indietro. Se a fine mese la differenza è negativa, vedi in quale settimana è iniziata, per quali prodotti e nel turno di chi. Il numero sovrascritto ti dice solo quanto c'è adesso. Il registro ti dice anche come ci si è arrivati.
Metterlo in piedi in un pomeriggio
Non serve un fine settimana. Bastano un pomeriggio più tranquillo, un portatile e gli scaffali: la maggior parte del tempo non va nel foglio, ma nell'elencare i prodotti e nel primo conteggio.
- 11. Elenca i prodotti e dai a ciascuno un codicePercorri gli scaffali e compila le colonne A–C. Il codice deve essere breve e permanente (PAN01, LAT02): il nome può cambiare, il codice mai. È il passaggio più difficile da correggere dopo, quindi non avere fretta.
- 22. Decidi le unitàConti in pezzi, chili o confezioni? L'importante è che ogni prodotto abbia una sola unità e che anche i carichi vengano inseriti in quella. Se il fornitore consegna a cassa ma tu vendi a pezzo, converti in pezzi al momento del carico.
- 33. Conta lo scaffale: quella è la tua giacenza inizialeDopo la chiusura o prima dell'apertura, quando non si muove nulla. La quantità contata va nella colonna D. Se i prodotti sono troppi, parti dai venti o trenta più importanti e aggiungi gli altri nelle settimane seguenti.
- 44. Crea il foglio MovimentiCinque colonne: data, codice, tipo, quantità, chi. Per il tipo usa un elenco a discesa (Convalida dati), così «scarto», «Scarto» e «buttato» non diventano tre categorie diverse.
- 55. Inserisci le formule e provale con tre prodottiAggiungi qualche movimento inventato e controlla che la giacenza calcolata coincida con quella che ottieni a mano. Se coincide, cancella le righe di prova e trascina le formule su tutti i prodotti.
- 66. Decidi chi registra cosa, e quandoNon è una questione di foglio, ma tutto dipende da questo. Chi inserisce la consegna? Chi inserisce gli scarti? Dove va il biglietto se il portatile non è a portata di mano? Se il primo giorno non c'è risposta, alla terza settimana le colonne saranno vuote.
La routine settimanale che lo tiene in vita
Il foglio non è preciso perché la formula è buona, ma perché ci entrano dati con regolarità. Questa routine richiede circa venti minuti alla settimana se i movimenti vengono raccolti strada facendo, e un'ora se bisogna radunare tutto a fine settimana.
- 1Inserisci come carichi le bolle della settimana. Tieni le bolle in un vassoio accanto al portatile finché non sono inserite.
- 2Inserisci le vendite. Se la tua cassa può darti un riepilogo per prodotto, copialo da lì; altrimenti questo è il punto più debole del foglio.
- 3Raccogli scarti e consumo interno dagli appunti della settimana o dal quaderno. Se l'elenco è vuoto, chiediti: davvero non ce ne sono stati, o nessuno li ha scritti?
- 4Conta da cinque a dieci prodotti, non tutti. Ogni settimana prodotti diversi, ma quelli costosi e quelli che si vendono velocemente dovrebbero tornare più spesso.
- 5Guarda la differenza dei prodotti contati. Se un prodotto manca in due conteggi di fila, occupati di quello, non di un'oscillazione isolata.
- 6Salva il file in un solo posto, con un solo nome. La data tienila dentro il file, non nel nome del file.
Dove si rompe Excel
Excel sbaglia raramente i conti. Si rompe dove incontra le persone e il modo in cui funziona il negozio: quando ci lavorano in più persone, quando il movimento avviene in un posto diverso da dove sta il file, e quando un piccolo errore passa inosservato per settimane. Queste cose non compaiono da un giorno all'altro ma poco a poco, e di solito vengono a galla quando all'inventario non torna più niente.
| Sintomo | Perché succede? | Cosa costa? |
|---|---|---|
| Più persone vogliono scrivere contemporaneamente | Un file lo modifica in sicurezza una persona alla volta; la versione condivisa va in conflitto o sovrascrive | Righe perse che nessuno cerca |
| Il file è nel retro, le vendite sono davanti | Il portatile sta in ufficio, il movimento avviene al banco | Numeri scritti dopo, a memoria |
| «giacenze_definitivo_2.xlsx» | Ognuno salva sul proprio computer e lo inoltra per e-mail | Non sai quale sia quello giusto, e due vanno uniti |
| Una formula trascinata slitta senza avvisare | Una riga inserita, una cella sovrascritta a mano, un intervallo sbagliato | Settimane di giacenze sbagliate che nessuno nota |
| Non si vede chi ha cambiato cosa | Il foglio di calcolo non registra le modifiche | Quando c'è una differenza, non c'è nessuno a cui chiedere |
| Scomodo sul telefono | Celle minuscole, scorrimento, tocchi accidentali | Durante il turno nessuno registra |
| Scarti e consumo interno restano fuori | Nessuno va nel retro per uno yogurt scaduto o per un caffè | La differenza diventa «ammanco sconosciuto», anche se non lo è |
L'ultima riga è la più importante. I carichi vengono inseriti quasi sempre, perché c'è la bolla, e le vendite in qualche modo entrano se la cassa dà un riepilogo. Scarti e consumo interno, invece, non lasciano carta: uno yogurt scaduto finisce nel cestino, un caffè si beve a inizio turno, e nessuno va nel retro a inserirlo. A fine mese tutto questo finisce nella colonna «ammanco» e sembra un furto, mentre per lo più semplicemente non è stato scritto.
„Il foglio non sbaglia dove calcola, ma dove aspetta: nel retro, finché qualcuno non si ricorda cosa è successo davanti.”
Segnali che è ora di passare a un software
Non c'è un momento preciso in cui Excel diventa «cattivo». Ci sono però segnali che, insieme, mostrano che passi più tempo a mantenere il foglio di quanto lui ti restituisca. Se tre o quattro dei seguenti sono veri, vale la pena guardarsi intorno seriamente.
- Registrate in più di una persona, e qualche inserimento è già sparito o comparso due volte.
- Le colonne di scarti e consumo interno restano spesso vuote o mostrano numeri sospettosamente tondi.
- Esistono più versioni del file, e non è sicuro quale sia quella attuale.
- La routine settimanale salta spesso, perché un'ora è diventata due.
- La differenza è grande ogni mese, ma non sai dire in quale settimana né nel turno di chi è nata.
- Per un secondo negozio o un nuovo banco, i movimenti ormai avvengono in più posti.
- Un errore di formula è venuto a galla solo all'inventario, settimane dopo.
Cosa cercare in un software
Quando cambi, la domanda non è quante funzioni abbia un programma, ma se risolve la parte in cui il tuo foglio si rompe. Se per te sono le uscite a restare fuori, un sistema di magazzino complesso non serve a niente se registrare al banco è difficile come prima.
| Criterio | Perché conta? | Come verificarlo |
|---|---|---|
| Registrazione dove avviene | Ciò che non viene registrato subito di solito non lo sarà mai | Prova a registrare uno scarto da dietro il banco, con il telefono |
| Più dispositivi insieme | Se al banco siete in due, nessuno dovrebbe dover aspettare | Registra su due telefoni nello stesso momento e controlla che vengano salvati entrambi |
| Chi l'ha registrato | Quando c'è una differenza, sai a chi chiedere | Controlla se accanto a ogni voce compare il nome |
| Veloce al banco | C'è la coda, non c'è tempo per frugare nei menu | Cronometra quanto ci vuole a registrare una vendita o uno scarto |
| Funziona accanto alla tua cassa | Non sempre devi sostituire l'attrezzatura che hai | Chiedi se per usarlo va sostituito il registratore di cassa |
| Dati esportabili | Non devi buttare il tuo foglio se puoi esportare i numeri | Controlla se puoi scaricare un report da incollarci dentro |
Cambiare non significa buttare il foglio di calcolo. In molti negozi la soluzione che funziona meglio è quella in cui i dati difficili da raccogliere — vendite, scarti, consumo interno — vengono registrati dove nascono e arrivano nel foglio con un report a fine settimana. Carichi e conteggi restano nella vecchia routine. Così il foglio resta ciò in cui è bravo: riassumere e trovare le differenze.
Cosa non fare
- Non sovrascrivere la cifra della giacenza. Quando un numero viene sovrascritto, sparisce il motivo per cui è diventato quel numero; il registro lo conserva.
- Non usare il nome del file per gestire le versioni. Accanto a «definitivo_2» e «definitivo_nuovo» non sarà mai chiaro quale sia quello giusto.
- Non scrivere in una cella con formula. Una formula sovrascritta non dà errore: da quel momento mostra semplicemente il numero sbagliato.
- Non contare tutto il negozio ogni settimana. Cinque-dieci prodotti con regolarità valgono più di un inventario completo che non si fa mai.
- Non trattare la differenza come un furto finché scarti e consumo interno non sono registrati per bene. La maggior parte di un ammanco è di solito movimento non registrato.
- Non complicarlo troppo. Invece di macro e funzioni complesse, undici colonne e due formule: qualcuno lo capirà anche mentre sei in ferie.
- Non aspettare il crollo totale per cambiare. Se diversi segnali sono veri, il foglio ti costa già più di quanto ti fa risparmiare.
Riepilogo
- Excel è un buon inizio per una persona, qualche centinaio di prodotti e un ritmo settimanale.
- La giacenza è la somma dei movimenti: iniziale + carichi − vendite − scarti − consumo interno, e con questa confronti la quantità contata.
- Due fogli: un registro dei movimenti a cui aggiungi soltanto e un riepilogo che calcola con le formule.
- Una routine settimanale di venti minuti e cinque-dieci prodotti contati lo tengono in vita.
- Si rompe dove avviene il movimento: al banco, in più mani, nello stesso momento.
- Quando cambi, controlla se il programma registra là dove oggi i dati si perdono: il foglio non devi per forza buttarlo.
Domande frequenti
Excel va bene per gestire il magazzino di un piccolo negozio?
Sì, fino a una certa dimensione funziona bene. Se lo tiene una sola persona, copre qualche centinaio di prodotti e viene aggiornato una volta alla settimana, un foglio ben costruito può servirti per anni. Il limite non sta nel calcolo ma nella registrazione: quando si lavora in più persone e i movimenti avvengono al banco, il foglio resta indietro sempre più spesso. Fino ad allora, resta pure con quello.
Quali colonne servono in un foglio per la gestione del magazzino?
Un minimo che funziona: prodotto, codice, unità, giacenza iniziale, carichi, vendite, scarti, consumo interno, giacenza calcolata, giacenza reale (contata) e differenza. Conviene aggiungere il prezzo d'acquisto e il valore della differenza, perché il solo numero di pezzi inganna. Più colonne di così di solito rallentano solo la compilazione. La chiave è che ogni uscita abbia la sua colonna, non un «altro» in comune.
Con quale formula calcolo la giacenza in Excel?
La giacenza calcolata è la giacenza iniziale più i carichi, meno le vendite, meno gli scarti, meno il consumo interno: nel modello =D2+E2-F2-G2-H2. La differenza è contato meno calcolato: =J2-I2, dove un valore negativo indica un ammanco. Il valore della differenza è la differenza moltiplicata per il prezzo d'acquisto. A un piccolo negozio raramente serve qualcosa di più complicato.
Perché un registro dei movimenti è meglio di una sola colonna di giacenza?
Perché un numero sovrascritto ti dice solo quanto c'è adesso, non come ci si è arrivati. In un registro dei movimenti ogni carico, vendita, scarto e consumo interno sta su una riga a sé con data e nome, quindi quando c'è una differenza puoi risalire alla settimana e al prodotto da cui è partita. Un registro è anche più indulgente: una riga sbagliata si può correggere, mentre una sovrascrittura sbagliata sparisce senza lasciare traccia. E il foglio Giacenze si può calcolare da lì automaticamente con la funzione SOMMA.SE.
Come si usa SOMMA.SE con il registro dei movimenti?
Se nel foglio Movimenti le quantità in entrata hanno il segno più e quelle in uscita il segno meno, la variazione totale di un prodotto è un'unica somma. Nel foglio Giacenze la formula è =D2+SOMMA.SE(Movimenti!B:B;B2;Movimenti!D:D), che aggiunge alla giacenza iniziale tutti i movimenti di quel codice. Nelle versioni di Excel in altre lingue la funzione ha un altro nome (in inglese SUMIF) e il separatore degli argomenti può essere la virgola. Per una suddivisione per tipo è più comoda una tabella pivot.
Ogni quanto devo fare l'inventario se tengo il magazzino in Excel?
Un inventario completo di solito basta ogni trimestre o ogni anno, se nel frattempo conti da cinque a dieci prodotti ogni settimana. Nel campione settimanale i prodotti costosi e a rotazione veloce dovrebbero uscire più spesso, quelli lenti ed economici meno. Così le differenze emergono nel giro di settimane, non solo a fine anno. L'inventario di fine anno lo trattiamo nel dettaglio in un articolo a parte.
Cosa faccio se il foglio mostra un ammanco ma non so da dove venga?
Prima controlla se sono stati inseriti tutti gli scarti e tutto il consumo interno del periodo: in molti negozi la maggior parte di un ammanco è semplicemente movimento non registrato. Poi trova in quale settimana è iniziato e su quali prodotti si ripete; un'oscillazione isolata raramente significa qualcosa. Controlla anche le formule, perché un intervallo slittato sembra proprio un ammanco. Solo se tutto questo è in ordine vale la pena cercare un'altra causa.
Più persone possono usare il foglio contemporaneamente?
Con un foglio condiviso nel cloud tecnicamente sì, ma in pratica è proprio qui che cominciano i guai. Se due persone scrivono nella stessa riga, o qualcuno lavora su una copia scaricata più vecchia, le righe possono sparire o duplicarsi, ed è difficile ricostruire dopo chi ha cambiato cosa. Se lavorate così, ognuno dovrebbe scrivere solo nel foglio Movimenti, su una riga nuova, e del foglio con le formule dovrebbe occuparsi una sola persona. Se questo si inceppa spesso, è uno dei segnali più forti per cambiare.
Perché scarti e consumo interno restano sempre fuori dal foglio?
Perché non lasciano carta e avvengono al banco, mentre il foglio sta nel retro. I carichi hanno la bolla e le vendite hanno la cassa, ma nessuno va fino al portatile nel retro per un vasetto di panna scaduto o per un caffè. Ciò che non viene inserito subito di solito si dimentica entro fine settimana. Un quaderno o un portablocchetti sotto il banco aiuta, ma la soluzione duratura è che la registrazione avvenga dove avviene il movimento.
Quando conviene passare da Excel a un software?
Quando a registrare siete in più persone, quando le colonne di scarti e consumo interno restano spesso vuote, quando girano più versioni del file o quando la routine settimanale non ci sta più nel tuo tempo. Un segnale da solo non è un motivo per cambiare, ma tre o quattro insieme sì. Quando decidi, non guardare il numero di funzioni, ma se il programma registra là dove oggi i dati si perdono. Molti negozi non buttano nemmeno il foglio: riempiono solo da un'altra fonte le colonne difficili da raccogliere.
Cosa guardare quando scegli un software di gestione del magazzino?
Che la registrazione sia veloce al banco, su telefono o tablet, che più dispositivi funzionino contemporaneamente e che accanto a ogni voce si veda chi l'ha registrata. Conta che funzioni accanto alla cassa che hai già e che tu possa esportare i dati in un report. Provalo per qualche giorno nel tuo negozio, in un'ora davvero piena, prima di decidere. Ciò che è veloce in una demo non sempre lo è davanti a una coda.
Boltom App sostituisce il mio foglio delle giacenze?
Non del tutto, e non è nato per questo. Boltom App registra al banco ciò che lascia lo scaffale: vendite, scarti con il motivo e consumo interno con il nome di chi ha preso la merce, su più dispositivi contemporaneamente, accanto alla cassa che hai già. Non gestisce la ricezione merci, gli ordini d'acquisto, l'inventario con codice a barre né un registro di magazzino completo. Per questo molti negozi conservano il loro semplice foglio delle giacenze e compilano le colonne delle uscite dai report dell'app.
Di' il nome del prodotto ed eccolo in cassa.
Boltom App ti toglie il lavoro dietro al banco. Trovi un prodotto guardando la sua foto o semplicemente dicendone il nome — senza codici e senza foglietti. Quello che esce dallo scaffale o finisce nel cestino viene registrato lì per lì, non su un quaderno. Funziona accanto al tuo registratore di cassa, non al suo posto.
- Codice rapido con foto — oppure di' il nome del prodotto e la cassa lo trova.
- Consumo interno in tre tocchi, registrato a nome di chi lo fa.
- Scarto giornaliero con il motivo: scaduto, rotto, invendibile — sommato in denaro.
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