Waarom het geheugen niet werkt
Vers bestellen is de beslissing die de meeste winkels met de minste gegevens nemen. De levering komt 's ochtends, de bestelling moet de avond ervoor of bij dageraad de deur uit, en het getal komt uit „er bleef gisteren veel over” of „het was gisteren snel uitverkocht”. Het probleem is dat die twee zinnen niet hetzelfde soort informatie zijn.
Het geheugen vertekent bovendien, en het doet dat voorspelbaar: we onthouden tekort beter dan overschot. Als je ooit iemand zonder brood hebt moeten wegsturen, blijft dat een week hangen; de tien broden die elke avond de bak in gaan zijn geen gebeurtenis maar routine. Daarom kruipen bestellingen omhoog, en daarom groeit de derving zonder dat iemand het ooit heeft besloten.
Het dagcijfer komt uit twee getallen
Wil de hoeveelheid voor morgen meer zijn dan een gok, dan moet je twee dingen over dezelfde dag weten: hoeveel er is verkocht en hoeveel er bij sluiting over was. Samen zeggen ze iets; los van elkaar geen van beide.
- Verkopen: hoeveel er over de kassa gingen. Dit is het makkelijkst te krijgen cijfer en op zichzelf het meest misleidende.
- Restant: hoeveel er bij sluiting nog in het schap lag. Zonder dit zeggen de verkopen niets waaruit je kunt terugrekenen.
- Tijdstip van uitverkopen: als het om elf uur op was, tonen de verkopen de bestelde hoeveelheid, niet de vraag.
- Reden: overschot komt niet altijd door de bestelling. Een regenachtige dinsdag, een afgesloten straat of een actie hiernaast komen hier terug.
- Soort dag: werkdag, weekend, dag voor een feestdag, rond de salarisdatum: die zijn onderling niet vergelijkbaar.
- Uitsplitsing per product: „bakkerij” is niet één regel. Broodjes en broden leiden een eigen leven en vragen aparte bestellingen.
- Acties: was het product of zijn buurman in de aanbieding, dan is die dag onbruikbaar als basis.
Hoe je de hoeveelheid voor morgen berekent
- 11. Neem de laatste drie of vier dezelfde weekdagenBestel je voor dinsdag, dan heb je de laatste drie of vier dinsdagen nodig. Gebruik niet het weekgemiddelde: zaterdag trekt het omhoog, maandag omlaag, en je houdt een getal over dat voor geen enkele dag klopt.
- 22. Noteer op welke dagen er iets overbleef en op welke het op wasOp dagen met restant zijn de verkopen de echte vraag: mensen namen zoveel als ze wilden. Op uitverkochte dagen weet je niet hoeveel meer ze zouden hebben genomen: daar zijn de verkopen een ondergrens, geen feit.
- 33. Reken met de dagen waarop iets overbleefMiddel die, en tel er de paar stuks bij op die je als buffer wilt. De buffer verbergt geen onzekerheid: het is de bewuste keuze dat je liever twee overhoudt dan iemand te moeten weigeren.
- 44. Was het elke dag op, verhoog dan, maar met één stapBleef er op drie opeenvolgende dezelfde weekdagen niets over, dan is de hoeveelheid duidelijk te laag. Verhoog met tien tot twintig procent en laat het twee weken staan. Een grote sprong is slecht, omdat je daarna niet weet hoeveel genoeg zou zijn geweest.
- 55. Schrijf op wat je hebt veranderd en wanneerZonder dit weet je over twee weken niet meer waar het huidige getal vandaan komt. Eén regel in een schrift volstaat: datum, product, oude en nieuwe hoeveelheid. Juist die regel maakt van bestellen een methode in plaats van elke week opnieuw beginnen.
De weekdagen zijn niet gelijk
Bij vers is de meest gemaakte fout niet de verkeerde hoeveelheid maar de verkeerde vergelijking. Werkdagen en weekend van een winkel verschillen zo sterk dat hun gemiddelde niets met de werkelijkheid te maken heeft, en ook tussen begin en eind van de week zit een vast verschil.
| Dag | Waar je op let | Waarom |
|---|---|---|
| Maandag | Vaak de zwakste dag van de week | Velen hebben in het weekend ingeslagen en hebben nog voorraad thuis |
| Dinsdag t/m donderdag | Dit is de stabiele basis | De minst verstoorde dagen: deze zijn het waard om te middelen |
| Vrijdag | Een stijging, soms een forse | Mensen doen boodschappen voor het weekend en nemen ook meer vers mee |
| Zaterdag | Een eigen getal, geen veelvoud van een werkdag | Andere tijdstippen, andere mandjes |
| Zondag | Hangt af van de openingstijden, eigen patroon | Ben je korter open, dan zijn de verkopen niet vergelijkbaar |
| Dag voor een feestdag | Nooit de gewone basis | Een apart geval: de referentie is de vergelijkbare dag van vorig jaar |
Wat het weer en de kalender doen
Vers is de categorie waarin een effect van buitenaf binnen één dag zichtbaar wordt. Berekenen kun je ze niet, herkennen wel, en achteraf kun je er een slechte dag mee verklaren, wat belangrijk is om de bestelling niet te veranderen door iets wat maar één keer gebeurde.
- Lange perioden van regen of hitte: er komen minder mensen binnen en de versverkoop daalt merkbaar.
- De eerste echt warme dagen: bakkerij loopt terug, terwijl gekoeld en dranken juist opspringen.
- Rond de salarisdatum: de dagen van de grote boodschappen, meestal begin en midden van de maand.
- Schooltijd en vakantie: de ochtendpiek van de bakkerij verdwijnt in de vakantie of schuift naar later.
- Een lokaal evenement, een afgesloten straat, werkzaamheden: eenmalig, maar het kan een hele dag meenemen.
- Dagen voor feestdagen: eigen categorie; de referentie is de vergelijkbare dag van vorig jaar, niet vorige week.
Wat te doen met wat er toch overblijft
- Maak afprijzingen voorspelbaar en gebonden aan een tijdstip: altijd hetzelfde uur, altijd dezelfde markering. Een incidentele korting leert klanten alleen erop te wachten.
- Afprijzen is geen falen: brood voor de halve prijs is nog altijd meer dan brood in de bak. Het verlies zit waar je het niet eens hebt geprobeerd.
- Wat ook afgeprijsd niet verkoopt, leg je vast als derving met reden. Die regel wordt de basis van de volgende bestelling.
- Blijft hetzelfde product regelmatig over, dan is dat geen dervings- maar een bestelvraag: verlaag de hoeveelheid in plaats van de korting te verdiepen.
- Eigen gebruik hoort op een eigen regel, met naam: het is geen derving en geen verkoop.
- Voor het doneren of doorgeven van voedseloverschot gelden eigen regels: kijk vooraf wat bij jou geldt.
Samengevat
- Vers bestellen rust op twee cijfers: hoeveel er is verkocht en hoeveel er op dezelfde dag overbleef.
- Vergelijk dezelfde weekdagen, drie tot vier weken terug, geen weekgemiddelde.
- De verkopen van een uitverkocht product zijn geen vraag maar de bestelde hoeveelheid. Rond daar naar boven af.
- Verander één product tegelijk, met tien tot twintig procent, en laat het twee weken staan.
- Verklaar een slechte dag in plaats van hem te volgen: een regenachtige dinsdag is geen reden om een bestelling te wijzigen.
- Behandel restanten volgens een regel, niet naar stemming, en wat dan nog niet verkoopt gaat met reden naar derving.
Veelgestelde vragen
Hoeveel restant is acceptabel?
Er is geen enkel juist getal, want het verschilt per winkel en hangt ervan af hoeveel het je waard is om tot sluitingstijd waar in het schap te hebben. De nuttiger vraag is of de resthoeveelheid stabiel is: blijft er elke dag ongeveer evenveel over, dan is de bestelling goed ingesteld en hoef je alleen het niveau te kiezen. Schommelt het tussen niets en veel, dan is de hoeveelheid niet het probleem: je vergelijkt de verkeerde dagen.
Waarom niet in één keer flink verhogen als het drie dagen achter elkaar op is?
Omdat je daarna niet weet hoeveel genoeg was geweest. Ga je van twintig naar veertig en blijven er vijf over, dan leer je alleen dat veertig te veel is. In stappen van tien tot twintig procent bereik je het niveau waarop er nog maar weinig overblijft, en dat is precies het punt dat je zoekt.
Moeten broodjes en broden apart worden besteld?
Ja, en dit is een van de grootste verschillen tussen een goed en een slecht gerund broodschap. Ze verkopen op andere tijdstippen, ze zijn voor andere klanten en ze reageren anders op het weer. Houd je één gezamenlijk cijfer voor „bakkerij”, dan blijft er altijd één over en is de ander altijd op, terwijl het totaal suggereert dat het ongeveer klopt, terwijl geen van beide klopt.
Wat als mijn leverancier alleen in vaste hoeveelheden levert?
Dan is je speelruimte het aantal eenheden, en juist daarom is het belangrijker om te weten waar je staat. Meestal zijn twee dingen te veranderen: de leverfrequentie en hoe je een grotere eenheid over de soorten verdeelt. Het loont dit ook met de leverancier te bespreken: met je bestelgegevens in de hand is er vaak ruimte om verpakkingsgrootte of frequentie aan te passen.
Hoe moet ik omgaan met de dagen voor feestdagen?
Als eigen categorie, en nooit op basis van de cijfers van vorige week. De referentie voor een dag voor een feestdag is de vergelijkbare dag van vorig jaar: verkocht je toen het drievoudige, reken daar dan weer op. Een verhouding is betrouwbaarder dan een verschil, omdat de omzet van de winkel intussen veranderd kan zijn.
Moet ik het restant echt elke dag vastleggen?
Het eerlijke antwoord is ja, in elk geval tot de hoeveelheid zich heeft gezet. Zonder dat zie je alleen verkopen, en verkopen vertellen je niet of alles wegging omdat het precies de juiste hoeveelheid was of omdat het te weinig was. Na een paar weken kan het minder vaak: kijk opnieuw wanneer er iets rond de winkel verandert.
Wat als iemand anders de bestelling doet?
Dan moet die persoon met dezelfde cijfers werken en niet met het eigen geheugen, en moet er één gedeelde plek zijn waar de restanten worden genoteerd. Het meest voorkomende probleem is niet een verkeerde beslissing, maar dat twee mensen met twee verschillende getallen in hun hoofd werken, zodat de bestelling per week schommelt afhankelijk van wie er dienst had.
De bestelling van morgen heeft het cijfer van gisteren nodig.
Vers bestellen wordt nauwkeurig zodra je ziet hoeveel er op precies die dag is verkocht, en hoeveel er is weggegooid. Boltom App laat beide zien, per dag en per product, zodat je niet uit je geheugen hoeft te bestellen.
- Verkopen per product, weken terug, zodat je dezelfde weekdag kunt vergelijken.
- Derving wordt met reden vastgelegd, zodat je ziet hoeveel er echt onverkocht bleef.
- Valt het internet weg, dan blijft registreren werken: het synchroniseert vanzelf zodra je weer online bent.
Zonder creditcard · 2 minuten
