Openingstijden tijdens de feestdagen: wanneer, hoe lang, met wie — en hoe je klanten het te weten komen

Half december, bij sluitingstijd. Een vaste klant vraagt aan de toonbank: „Jullie zijn op de vierentwintigste toch open? En tot hoe laat op oudejaarsdag?” De winkelier zegt meteen „net als vorig jaar” — en beseft ’s avonds dat hij zich niet precies meer herinnert hoe het vorig jaar was. Hij weet ook niet wie er tussen de feestdagen werkt, of op welke dag de broodleverancier voor het laatst levert.

Feestdagen werken anders dan een gewone week. Klanten kopen in een paar uur wat ze anders in een week kopen, en komen daarna dagenlang nauwelijks. Leveranciers nemen pauze, ook het team verdient de feestdagen, en op veel plaatsen gelden aparte regels voor wanneer een winkel open mag. Wie in deze tijd van het jaar uit gewoonte beslist, betaalt al snel lonen in een lege winkel — of is net dicht als de hele buurt in de rij zou staan.

In dit artikel lopen we door hoe je je openingstijden tijdens de feestdagen met je cijfers bepaalt, hoe je het team voor de feestdagen plant, wat je voor en na de sluiting bestelt, hoe je klanten informeert en waar je op let als je weer opengaat. De voorbeelden draaien om 24 december, 31 december en nieuwjaarsdag, omdat dat in veel landen de belangrijkste dagen zijn, maar jouw feestdagen kunnen anders zijn; de cijfers werken met neutrale eenheden. Hoe lang je in het algemeen opengaat, staat in „Hoe laat moet je winkel openblijven? Het grensuur, de zondagen en vroeg opengaan”, en de voorbereiding op het hele jaareinde in „Klaar voor de jaarwisseling: een seizoensplan voor je winkel van oktober tot januari”.

Waarom openingstijden tijdens de feestdagen anders zijn

In een gewone week lopen de openingstijden bijna vanzelf: klanten zijn eraan gewend, het rooster herhaalt zich en de voorraad komt op de vaste dagen. Rond de feestdagen wordt die routine een paar dagen op z’n kop gezet, en veranderen er meerdere dingen tegelijk, die elkaar allemaal beïnvloeden.

• Het ritme van de klanten. Voor de feestdag doet iedereen tegelijk boodschappen, vaak met een volle kar, maar tijdens de feestdag komen alleen mensen binnen bij wie iets op is of die iets vergeten zijn.
• De pauze van de leveranciers. Veel leveranciers liggen dagenlang stil of leveren minder vaak. Wat na de laatste levering uitverkocht raakt, ontbreekt dagenlang.
• Wat het team nodig heeft. De feestdagen zijn ook voor gezinnen, en iedereen wil dezelfde dagen vrij. Dat moet vooraf geregeld worden, en eerlijk.
• De regels. Op veel plaatsen gelden aparte voorschriften voor openingstijden op feestdagen en zondagen, voor werken op feestdagen en voor toeslagen. Die verschillen per land en zelfs per plaats.
• De kosten. Een feestdaguur kan meer kosten dan een gewoon uur: toeslag, verwarming, verlichting — en de persoon die op dat moment niet thuis is.

Het patroon van de feestdagen, en wat mensen kopen

In de meeste kleine winkels verschijnt rond de feestdagen jaar na jaar een vergelijkbaar patroon. De precieze tijden hangen af van de buurt, de klanten en de lokale feestdagen, maar het loont om van dit beeld uit te gaan en het te verfijnen met je eigen cijfers van vorig jaar. Vallen jouw feestdagen op andere dagen, dan werkt dezelfde logica: een piek voor de feestdag, een rustige feestdag, en een nieuwe piek voor de volgende.

Het belangrijkste in de tabel: de omzet tijdens de feestdagen spreidt zich niet, hij perst zich samen in een paar uur. De ochtend van 24 december of de vroege middag van oudejaarsdag levert vaak net zoveel op als een hele gewone dag, maar daarna gaat de deur urenlang nauwelijks open. De vraag is dus niet óf je op een feestdag opengaat, maar welke uren precies.

Beslissen met cijfers: loont een feestdagmiddag?

Een feestdaguur is de moeite waard als de winst die het oplevert — niet de omzet! — dekt wat openblijven kost. Daarvoor heb je twee cijfers nodig: de omzet per uur op dezelfde dag vorig jaar en de kosten van een uur open. Laten we een voorbeeld doorrekenen in neutrale eenheden. Vorig jaar had een winkel op 31 december tussen 14 en 18 uur 600 eenheden omzet, en de gemiddelde marge is 25 procent. ’s Middags staat er één verkoper aan de toonbank, voor 12 eenheden per uur, en in het voorbeeld gaan we uit van 50 procent feestdagtoeslag, dus die kost 18 eenheden per uur. De extra verwarming, verlichting en koeling ’s middags komen op 2 eenheden per uur. Eén feestdaguur open kost dus 20 eenheden.

De middag als geheel loont: 150 eenheden winst min 80 eenheden kosten laat 70 eenheden over. Het laatste uur is echter al verlieslatend, want tegenover 15 eenheden winst staan 20 eenheden kosten. Sluit je om 17 uur, dan laat 135 eenheden winst min 60 eenheden kosten 75 eenheden over — met een uur minder verdien je dus 5 eenheden meer, en je collega is een uur eerder thuis. Dit is het grensuur op een feestdag: het uur waarin de winst de kosten niet meer dekt.

• Corrigeer voor dit jaar. Ligt je omzet dit najaar 10 procent onder die van vorig jaar, verlaag dan ook de feestdagcijfers van vorig jaar. In het voorbeeld levert het uur van 16 tot 17 uur dan 108 eenheden omzet en 27 eenheden winst op, nog altijd 7 eenheden meer dan de kosten.
• Sta je zelf achter de toonbank, dan is jouw uur ook niet gratis. Reken het alsof je een vervanger betaalt, anders lijkt elk feestdaguur winstgevend.
• Kijk waar de gemiste omzet naartoe gaat. Sluit je eerder, dan komen sommige klanten in plaats daarvan ’s ochtends, dus de omzet is niet helemaal weg, alleen verschoven.
• Denk ook aan loyaliteit. Een rustig feestdaguur brengt weinig geld op, maar als jij de enige in de buurt bent die open is, onthouden klanten dat. Dat kun je niet in eenheden meten, maar je kunt er wel bewust over beslissen.
• Eén jaar is nog geen patroon. Heb je cijfers van twee of drie jaar, bekijk ze dan allemaal: een regenachtige feestdag, of een die in het weekend valt, kan het beeld flink vertekenen.

Regels, toeslagen, rustdagen

Voordat je iets op de deur hangt, check wat er mag. Welke dagen als officiële of wettelijke feestdag gelden, of een winkel op zondag of een feestdag open mag, en zo ja hoe lang, verschilt per land en zelfs per regio en stad. Er kunnen lokale feestdagen zijn waar in de volgende stad niemand van heeft gehoord, en wat mag hangt soms af van de grootte van de winkel, of de eigenaar er zelf werkt, of het soort winkel.

• Check op welke dagen sluiten verplicht is, en op welke de toegestane openingstijden korter zijn.
• Zoek uit hoeveel toeslag iemand krijgt die op een feestdag of zondag werkt, en neem die mee in de kosten van de uren.
• Vraag na hoeveel rust personeel krijgt tussen twee diensten en binnen een week, want op de drukke dagen rond de feestdagen gaat dat makkelijk mis.
• Veranderen de regels van jaar tot jaar, ga dan niet uit van het briefje van vorig jaar, maar altijd van de geldende voorschriften.

Het team plannen voor de feestdagen

De algemene principes van roosteren — diensten die passen bij de drukte, en de loonkosten — staan in „Dienstindeling in de winkel: dat de loonkosten de winst niet opeten”. De feestdagen hebben echter een paar eigenaardigheden: iedereen vraagt dezelfde dagen vrij, de pieken zijn kort en hevig, en wie vorig jaar op kerstavond werkte, telt dit jaar nog steeds mee.

• Eerst de vrijwilligers. Vraag wie graag rond de feestdagen werkt. Voor sommigen is de toeslag belangrijk, sommigen vieren een andere feestdag, en sommigen zijn liever vrij op oudejaarsavond dan op kerstavond.
• Roulatie van jaar tot jaar. Noteer wie vorig jaar op de meest gewilde dagen werkte, en geef die dit jaar voorrang bij vrij nemen. Zo voelt het rooster het makkelijkst eerlijk.
• Vroege verzoeken. Verzamel de verzoeken vier weken van tevoren en stel een deadline. Wie zich dan nog niet gemeld heeft, wordt volgens de roulatie ingeroosterd.
• Een extra persoon voor de piek. Op de ochtend van 24 december en de ochtend van 31 december heb je twee mensen nodig voor de toonbank en de schappen; op rustige middagen is één genoeg.
• Kortere openingstijden. Eerder sluiten is voor het team vaak meer waard dan een hele vrije dag, en het kost de winkel weinig als de middag toch rustig is.
• Een gegarandeerde vrije dag voor iedereen. Iedereen weet vooraf welke feestdag hij zeker vrij heeft — en neem die niet op het laatste moment terug.

Is het team klein en meldt niemand zich vrijwillig, dan zijn kortere openingstijden de eerlijke oplossing. Een kleine winkel overleeft het om op kerstavond ’s middags te sluiten, maar een goede verkoper is moeilijk te vervangen als die elk jaar degene is die achter de toonbank blijft terwijl de anderen feestvieren. Rust en tijd met het gezin respecteren is op de lange termijn ook in het belang van de winkel.

„Openingstijden tijdens de feestdagen gaan niet over hoe lang de winkelier het volhoudt, maar over welk uur het waard is om open te gaan — en van wiens feestdag we daarvoor de tijd afnemen.”

Bestellen voor en na de sluiting tijdens de feestdagen

De grootste valkuil van bestellen rond de feestdagen is niet de hoeveelheid, maar de leverpauze. Veel leveranciers liggen dagenlang stil of leveren op samengevoegde dagen, zodat er tussen de laatste levering voor de feestdag en de eerste erna vier of vijf dagen kunnen zitten. Vraag elke leverancier om zijn leverkalender voor de feestdagen en stem je bestellingen daarop af. Hoeveel je bestelt voor het kerstseizoen, staat uitgebreid in „Wanneer je de kerstbestelling plaatst, en hoeveel je bestelt”; hier gaat het om de dagen rond de sluiting tijdens de feestdagen.

Het belangrijkste principe is de laatste dag voor de sluiting: wat je dan niet verkoopt, veroudert tijdens de gesloten dagen in het schap of de koeling. Stem je verse waren dus zo af dat ze een uur of twee voor sluitingstijd uitverkocht zijn, ook al vindt de laatste klant dan geen brood meer. Een leeg broodschap op kerstavond rond het middaguur is een kleiner probleem dan twee kratten brood in de derving op 27 december.

Hoe klanten te weten komen wanneer je open bent

Zelfs de beste openingstijden tijdens de feestdagen zijn zonde als klanten er niets van weten. Wie op kerstavond ’s middags voor een dichte deur staat, gaat de volgende keer ergens anders heen, en wie niet weet dat je de dag na nieuwjaarsdag open bent, rijdt naar de grote supermarkt. Hang je openingstijden voor de feestdagen dus op zoveel mogelijk plekken op, en minstens twee weken van tevoren.

• Op de deur. Een goed leesbaar vel in grote letters, per dag uitgesplitst. Iedereen die langsloopt ziet het, ook als je dicht bent.
• Bij de kassa. Een klein bordje op de toonbank of naast de kassa, en een zin tegen de klant: „Op kerstavond zijn we open tot één uur.” Zo komen de vaste klanten het zeker te weten.
• In de etalage. Een bord of poster die je vanaf de straat ziet, zodat ook voorbijgangers het zien.
• Op sociale media. Een kort bericht twee weken van tevoren, en een herinnering de dag voor de feestdag. De voorbeeldtekst kun je overnemen van het briefje op de deur.
• In je vermelding op de kaart en in de zoekresultaten. Vergeet niet ook daar je openingstijden voor de feestdagen aan te passen, want veel mensen kijken daar voordat ze op pad gaan. Hoe je de vermelding beheert, lees je in ons artikel over gevonden worden op kaarten en in de zoekresultaten.

Het belangrijkste aan het briefje is duidelijkheid. Schrijf niet „kortere openingstijden tijdens de feestdagen”, want daaruit kan niemand opmaken of je op kerstavond om twaalf of om zes sluit. Splits het uit per dag en uur, en als je een dag dicht bent, zeg dat dan. Verander je op het laatste moment iets, pas het dan overal aan, anders vertrouwen klanten op het oude briefje.

Checklist per week

Openingstijden voor de feestdagen regel je niet in één dag. Begin je vier weken van tevoren, dan is er in de laatste week geen haast, weet het team op tijd wat het kan verwachten, en horen ook klanten het op tijd. De volgorde hieronder is een vertrekpunt dat je aan je eigen feestdagen kunt aanpassen.

1. 11. Vier weken van tevoren: de openingstijden bepalenBekijk de omzet per uur op de feestdagen van vorig jaar, reken uit welke uren de moeite waard zijn, en check de lokale regels. Beslis hoe lang je op elke dag open bent.
2. 22. Vier weken van tevoren: het roosterVerzamel de verlofverzoeken en de vrijwilligers, kijk naar de roulatie van vorig jaar, en stel het feestdagrooster op. Hang het op waar iedereen het kan zien.
3. 33. Drie weken van tevoren: de leverkalendersVraag elke leverancier naar zijn lever- en besteldagen tijdens de feestdagen, en noteer wanneer er voor de feestdag voor het laatst en daarna voor het eerst voorraad komt.
4. 44. Twee weken van tevoren: bestellen en het briefjePlaats de bestelling voor lang houdbare producten, plan de laatste bestelling verse waren, en hang je openingstijden voor de feestdagen op aan de deur, bij de kassa, in de etalage, op sociale media en in je kaartvermelding.
5. 55. In de laatste week: herinneringen en controlesCheck of de definitieve openingstijden overal staan, vertel het je vaste klanten, en zorg dat iedereen weet wanneer hij werkt. Stel de korting op bederfelijke waren in voor de laatste uren voor de feestdag.
6. 66. Op de laatste dag voor de sluiting: netjes afsluitenLoop de koelingen na, verkoop het bederfelijke of boek het af als derving, check de temperaturen van de koelingen, neem het geld mee of sluit het op, zet uit wat niet nodig is, en schakel het alarm in.
7. 77. Op de eerste dag na de feestdagen: weer openKom eerder, loop de koelingen en de houdbaarheidsdata na, zet de verse waren neer, en kijk wat er ontbreekt. Vergelijk ’s avonds met het dagoverzicht de omzet met dezelfde dag vorig jaar.

Weer opengaan na de feestdagen

De eerste dag na de feestdagen begint vaak met een sterke ochtend: klanten willen vers brood, melk en groente, want dat was thuis het eerst op. Is het broodschap leeg of staat er yoghurt over de datum in de koeling, dan begint de klant het jaar met een slechte indruk. Weer opengaan begint dus niet met het openen van de deur, maar met een grondige controle.

• Koelingen en temperatuur. Check of elke koeling tijdens de gesloten dagen goed heeft gewerkt, en is er een uitgevallen, zet de producten die erin lagen dan niet in het schap.
• Houdbaarheidsdata. Loop de zuivel, de vleeswaren en de producten met een korte datum na. Wat tijdens de gesloten dagen over de datum is gegaan, gaat uit het schap.
• Derving met reden. Leg producten die over de datum of bedorven zijn vast als derving, samen met de reden, zodat je volgend jaar ziet hoeveel er door de feestdagen verloren ging en waarvan je minder moet bestellen.
• Afprijzen. Producten met een korte datum die nog goed zijn, kun je op de eerste dag het beste afprijzen, ook met een geplande actieprijs, zodat ze tegen de middag verkocht zijn.
• Voorraad voor de eerste dag. Verse waren moeten ’s ochtends in het schap liggen, en bij lang houdbare producten check je wat er in de piek voor de feestdag uitverkocht raakte en wat er in het schap ontbreekt.

Een paar dagen na het weer opengaan loont het om met de cijfers te gaan zitten. Wat waren de omzet en winst op de feestdagen, uur voor uur, hoeveel ging er in de derving, welk uur was overbodig, en welk product was te vroeg uitverkocht? Schrijf het nu op, want volgend jaar november weet je het niet meer — en dan plan je er de volgende openingstijden voor de feestdagen mee.

Veelgemaakte fouten

• Uit gewoonte beslissen. „Net als vorig jaar” — alleen weet niemand of vorig jaar de moeite waard was. Zonder de cijfers per uur van vorig jaar is de beslissing giswerk.
• Naar omzet kijken in plaats van winst. Een feestdaguur met 60 eenheden omzet kan er goed uitzien, maar als het 15 eenheden winst oplevert tegenover 20 eenheden kosten, is het verlieslatend.
• De openingstijden te laat ophangen. Een vel dat de dag voor de feestdag wordt opgehangen, zien de meeste klanten niet, en de vaste klanten rekenen op de oude tijden.
• De kaartvermelding vergeten. Op de deur staan de openingstijden voor de feestdagen, maar de zoekresultaten tonen de gewone, en de klant staat voor een dichte deur.
• Elk jaar dezelfde collega inroosteren. Wie elke kerstavond achter de toonbank staat, gaat vroeg of laat ergens anders werk zoeken.
• Geen rekening houden met de leverpauze. Pas na de laatste bestelling blijkt dat de leverancier vier dagen niet komt, en de melkkoeling is leeg.
• Te veel verse waren bestellen voor de sluiting. Een vol broodschap ziet er rond het middaguur op kerstavond goed uit, maar op 27 december is het derving.
• Weer opengaan als routine behandelen. Wordt de controle van de koelingen en de houdbaarheidsdata overgeslagen, dan vindt de eerste klant van het jaar producten over de datum in het schap.

Samenvatting

• Bepaal je openingstijden tijdens de feestdagen op basis van de omzet en winst per uur op dezelfde dagen vorig jaar, niet uit gewoonte.
• Een feestdaguur is de moeite waard als de winst het loon, de toeslag en de energie dekt; in het voorbeeld liet sluiten om 17 uur op oudejaarsdag 75 eenheden over, tegen 70 bij sluiten om 18 uur.
• De regels voor feestdagen, verplichte sluiting, toeslagen en rustdagen verschillen per plaats — check altijd de lokale voorschriften.
• Maak het rooster vier weken vooraf met vrijwilligers, roulatie en kortere openingstijden, en geef iedereen een gegarandeerde vrije feestdag.
• Stem je bestellingen af op de leverpauze: verse waren moeten voor sluitingstijd uitverkocht zijn, en bestel minder van alles wat bederfelijk is.
• Hang je openingstijden twee weken van tevoren op, uitgesplitst per dag en uur, aan de deur, bij de kassa, in de etalage, op sociale media en in je kaartvermelding.
• Loop na de feestdagen de koelingen en de houdbaarheidsdata na, leg derving vast met een reden, en schrijf de lessen op voor volgend jaar.

Veelgestelde vragen