Dlaczego pieniądze rozstrzygają się tutaj
Przyjęcie to te kilka minut, w których sklep wydaje pieniądze, nic nie sprzedawszy. Każdy inny proces ma drogę powrotną: możesz zmienić cenę, przestawić półkę, poprawić zamówienie na przyszły tydzień. Przyjęcie nie: podpisany dokument dostawy oznacza, że potwierdziłeś otrzymanie tego, co na nim widnieje.
A niedobór wcale nie jest dramatyczny. To nie brakująca paleta, tylko dwa jogurty, jedna uszkodzona skrzynka, pozycja, która widnieje na papierze, ale nie było jej w samochodzie. Osobno to drobiazgi; razem to dokładnie ten ubytek, którego miesiące później nikt nie potrafi wyjaśnić.
Cztery kroki przyjęcia
- 11. Ilości wobec dokumentu dostawyNie patrz, co jest w samochodzie, i tego licz: przeczytaj papier i licz wobec niego. Te dwa kierunki to nie to samo: wychodząc od papieru, rzuca się w oczy także brakująca pozycja, a nie tylko to, co jest.
- 22. Jakość i datyUszkodzone opakowanie, pęknięta skrzynka, rozmrożone mrożonki, i data. Partia z krótką datą nie jest wadą, ale jej przyjęcie powinno być twoją decyzją: to ty musisz ją sprzedać przed terminem.
- 33. Cena i warunkiCzy cena na dokumencie zgadza się z ustaleniami i czy jest obiecany rabat albo korekta? To moment, w którym negocjacja z dostawcą albo działa w praktyce, albo po cichu znika.
- 44. Rozbieżność na papier, a POTEM podpisJeśli coś się nie zgadza, trafia na dokument dostawy, póki kierowca jeszcze jest, na oba egzemplarze. Telefon po fakcie to reklamacja o niepewnym wyniku; linijka napisana na papierze to fakt.
Odłożenie towaru jest częścią przyjęcia
Przyjęcie nie kończy się na podpisie, kończy się, gdy towar jest na swoim miejscu. Czas pomiędzy jest najniebezpieczniejszy: nieotwarty karton na zapleczu to zapas, o którym wie tylko ten, kto go przyjął.
- Chłodnicze i mrożone idą pierwsze, przed wszystkim innym: to nie organizacja, to warunek produktu.
- Co mieści się na półce, powinno iść od razu: towar odłożony do magazynu bierze się do ręki dwa razy, a czasem się o nim zapomina.
- To, co jednak trafia do magazynu, idzie na własne stałe miejsce, a nie tam, gdzie akurat jest luz.
- Nowe partie idą za stare, także w magazynie. Ta sama zasada co na półce.
- Data powinna być widoczna na kartonie: jeśli nie jest, dopisz ją markerem przy odkładaniu.
- Puste opakowania idą od razu na swoje miejsce, inaczej przy następnej dostawie nie będzie gdzie rozładować.
Jak powinien wyglądać magazyn
Magazyn to nie składzik, to bufor sklepu. Jego porządek to nie kwestia estetyki: decyduje, czy w trzydzieści sekund umiesz powiedzieć, czy coś jeszcze masz, czy trzeba zamówić.
| Strefa | Co tu należy | Dlaczego |
|---|---|---|
| Pas przy drzwiach | Nic na stałe | Tu przyjeżdżają dostawy: jeśli jest pełny, przyjęcie się blokuje |
| Regał na wysokości oczu | Szybko rotujące, często wyjmowane pozycje | Te bierze się kilka razy dziennie |
| Najniższa półka | Towar ciężki, duże opakowania | Ze względu na dźwiganie i dlatego, że potrzebne są rzadziej |
| Najwyższa półka | Wolno rotujący towar o długim terminie | Tu wysoko trudno sięgnąć: to, co tu leży, rzadko się kontroluje |
| Przechowywanie chłodnicze | Tylko chłodnicze, nic więcej | Mieszane przechowywanie jest powodem, dla którego drzwi zostają otwarte |
| Oddzielne, oznaczone miejsce | Towar uszkodzony i zwroty | Żeby nigdy przypadkiem nie trafiły na półkę |
Kto powinien przyjmować dostawę?
Przyjęcie to zadanie, przy którym najbardziej liczy się, żeby robiła je ta sama osoba. Nie chodzi o zaufanie: kto przyjmuje od tego samego dostawcy kilka razy w tygodniu, widzi na pierwszy rzut oka, gdy coś się nie zgadza: mniej skrzynek, inne opakowanie, brakująca pozycja, która zawsze jest.
- Miejcie głównego przyjmującego i zastępcę, a nie tego, kto akurat jest wolny.
- Przyjmujący nie powinien jednocześnie stać przy kasie. Jeśli nie ma nikogo innego, niech kierowca poczeka dwie minuty.
- Nowy współpracownik powinien popatrzeć dwa razy, zanim przyjmie dostawę sam.
- Powieś krótką pisemną listę czterech kroków tam, gdzie odbywa się przyjęcie: nie zamiast wdrożenia, ale po nim.
- Jeśli przyjmujący znajdzie rozbieżność, nie powinien potrzebować zgody, żeby wpisać ją na papier. Uczyń to jego decyzją.
- Przy pozycjach cennych lub wielokrotnie problematycznych róbcie to we dwoje: jedna osoba liczy, druga prowadzi papiery.
Czego nie robić
- Nie podpisuj papieru, zanim nie policzysz. Po podpisie ciężar dowodu przechodzi na ciebie.
- Nie przyjmuj partii, o której wiesz, że nie sprzeda się przed swoją datą. Tam zaczyna się „jakoś sobie poradzimy”.
- Nie trzymaj kartonów na podłodze. To nie tylko higiena: czego nie da się obejść, tego nikt nie sprawdza.
- Nie miej w magazynie regału „różne”. Co tam trafi, tego nikt już nigdy celowo nie znajdzie.
- Nie buduj tygodniowego bufora niczego, co jest nietrwałe. Towar stojący w magazynie to zapłacone pieniądze, które się nie ruszają.
- Nie zostawiaj przyjęcia komuś w pierwszym dniu pracy: to zajęcie, w którym rutyna naprawdę się liczy.
Podsumowanie
- Przyjęcie to cztery kroki: ilość, jakość i daty, cena i warunki, a potem podpis, w tej kolejności.
- Rozbieżność trafia na papier, póki kierowca jest, na oba egzemplarze.
- Nie przyjmuj dostaw w szczycie; jeśli musisz, niech ktoś ma tylko to jedno zadanie.
- Przyjęcie kończy się odłożeniem towaru: karton stojący na zapleczu to nie zapas, tylko ryzyko.
- Każda grupa produktów w magazynie potrzebuje stałego, opisanego miejsca, uporządkowanego w strefy.
- Nowy towar idzie za stary także w magazynie, a data powinna być widoczna na kartonie.
Częste pytania
Ile powinno trwać przyjęcie dostawy?
Przy zwykłej dostawie do małego sklepu dziesięć do piętnastu minut, jeśli jest wyznaczona osoba i miejsce w magazynie. Jeśli regularnie trwa znacznie dłużej, zwykle są dwa powody: albo pas przy drzwiach jest pełny i nie ma gdzie rozładować, albo dostawa przyjeżdża w złym momencie, a przyjmujący obsługuje przy tym klientów. Oba da się naprawić, ale żaden nie naprawi się sam.
Co robić, gdy znajdę rozbieżność?
Wpisz ją na dokument dostawy przed podpisem i zadbaj, żeby trafiła też na egzemplarz kierowcy. Warto też sfotografować uszkodzony artykuł. Rozbieżność znaleziona po podpisie to inna kategoria, prawnie i praktycznie: od tego momentu nie jest już częścią przyjęcia, tylko późniejszą reklamacją, której wynik zależy od dostawcy.
Czy muszę przyjmować towar z krótką datą?
To twoja decyzja i warto podjąć ją świadomie, bo potem ryzyko jest twoje. Użyteczne pytanie brzmi, czy przy twoim zwykłym tempie sprzedaży sprzeda się przed datą. Jeśli nie, ta partia to nie rabat, tylko z góry zarezerwowane straty. Wtedy albo jej nie przyjmuj, albo poproś o korektę, ale podejmij decyzję przy dostawie, a nie dwa tygodnie później.
Czy muszę liczyć każdą sztukę?
W praktyce większość sklepów liczy na poziomie opakowania zbiorczego: skrzynka, karton, zbiorówka. To w porządku, dopóki zbiorówki są zaplombowane i nieuszkodzone. Gdy tylko opakowanie jest otwarte albo uszkodzone, trzeba sprawdzić sztuka po sztuce, i warto zwrócić szczególną uwagę na pozycje, przy których rozbieżności już się zdarzały. Pełne liczenie sztuk ma największy sens przy artykułach cennych i małych.
Gdzie przechowywać towar uszkodzony i zwroty?
W oddzielnym, oznaczonym miejscu, trzymanym z dala od zwykłego towaru, i tak, żeby było to widoczne na pierwszy rzut oka. Najczęstszy błąd polega na tym, że uszkodzony artykuł odkłada się tymczasowo na koniec regału, a potem ktoś w dobrej wierze wystawia go na półkę. Oddzielenie to nie brak zaufania: chodzi o to, żeby decyzja nie zależała od tego, kto akurat jest.
Ile towaru trzymać w magazynie?
Tyle, ile na pewno będzie potrzebne do następnej dostawy, plus wąski bufor najważniejszych pozycji. Towar stojący w magazynie to wydane pieniądze, które się nie ruszają, i zabiera miejsce potrzebne przy przyjęciu. Jeśli magazyn jest regularnie pełny, zwykle nie jest to kwestia przechowywania, tylko zamawiania: wprowadzasz większe ilości, niż się sprzedaje.
Jak to się łączy z ubytkiem?
Ściśle: dwie z czterech głównych przyczyn ubytku zaczynają się tutaj. Jedna to towar zapłacony, ale nigdy faktycznie nieotrzymany, druga to towar uszkodzony, którego nikt nigdy nie spisał. Jeśli przyjęcie jest solidne, przy inwentaryzacji nie musisz zgadywać: różnica jest albo w stratach, albo w zużyciu własnym, albo naprawdę gdzie indziej, ale przynajmniej pole się zawęziło.
To, co przyjmujesz, powinno trafić na twój stan.
Przyjęcie ma sens tylko wtedy, gdy zaksięgowanie nie jest osobnym zadaniem. W Boltom App przychodzący towar żyje w tym samym systemie, z którego sprzedajesz, więc przy inwentaryzacji nie uzgadniasz dwóch ewidencji.
- Ruchy na produkt: co weszło, co się sprzedało, co poszło na straty, w jednym miejscu.
- Wszystko, co przy dostawie się nie zgadza, można zapisać od razu, zamiast zostawiać na karteczce pod ladą.
- Przy inwentaryzacji nie pracujesz z pamięci: widzisz, ile POWINNO być.
Bez karty · 2 minuty
