Przygotowanie do końca roku: plan sezonu dla twojego sklepu od października do stycznia

W większości małych sklepów koniec roku zaczyna się od tego, że któregoś listopadowego poranka ktoś pyta: „To do której mamy otwarte w tym roku w Wigilię?”. Wtedy okazuje się, że dwie osoby poprosiły już o urlop w tym samym tygodniu, połowa towaru sezonowego nie jest jeszcze zamówiona, a na duże rachunki z początku grudnia nie odłożono żadnych pieniędzy.

Dla większości sklepów tygodnie przed świętami to najmocniejszy okres w roku — i ten, w którym najłatwiej coś zepsuć. Nie dlatego, że to trudne, tylko dlatego, że w zbyt krótkim czasie gromadzi się zbyt wiele drobnych decyzji. Jeśli z wyprzedzeniem rozłożysz je tydzień po tygodniu, grudzień to po prostu dużo pracy. Jeśli nie — chaos.

Ten artykuł daje ci cały plan sezonu: kalendarz od początku października do połowy stycznia, personel, świąteczne godziny otwarcia i komunikację, asortyment i zamówienia z wyprzedzeniem, promocje, gotówkę, plan na dwa najgorętsze dni, dni między świętami a Nowym Rokiem i styczeń. Jako główny przykład bierzemy Boże Narodzenie i Nowy Rok; jeśli twoje najważniejsze święta przypadają w innym terminie, odpowiednio przesuń kalendarz. Zamawianie, inwentaryzacja, godziny otwarcia i planowanie zmian mają własne artykuły — odsyłamy do nich tam, gdzie trzeba.

Kalendarz sezonu: co i kiedy postanowić

Sezon trwa mniej więcej piętnaście tygodni: od początku października do połowy stycznia. Grudniowy szczyt to tylko dwa–trzy tygodnie z tego, ale jego powodzenie zależy od dziesięciu poprzednich. Sens kalendarza polega na tym, że każda decyzja dostaje swój tydzień — bo wszystko, czego się nie wpisze, zsuwa się na połowę grudnia.

Terminy zamówień to bardziej szczegółowe zagadnienie: różne grupy produktów mają różne terminy, a ilość najlepiej wyliczyć z własnych zeszłorocznych liczb. Piszemy o tym w artykule „Kiedy złożyć zamówienie świąteczne i ile zamówić”. W kalendarzu sezonu wystarczy zanotować, które zamówienie wychodzi w którym tygodniu.

Personel: urlopy, zastępstwa, szkolenie

W grudniu wszyscy chcą wolnego i wszyscy chcą tych samych kilku dni. Jeśli nie załatwisz tego w październiku, o grudniowym grafiku zdecydują wnioski urlopowe, a nie ruch w sklepie. A w tygodniu przed szczytem nie ma już czasu, żeby spokojnie przeszkolić nową osobę.

• Wnioski urlopowe na grudzień i początek stycznia zbierz do połowy października, a zamknij do końca miesiąca. Kto zapyta później, jest po wnioskach już zatwierdzonych.
• Z góry ustal, w które dni nikt nie może wziąć urlopu — zwykle dwa najgorętsze dni i dzień przed każdym z nich. Powiedz to wszystkim w ten sam sposób.
• Zastępstwa szukaj w październiku: była współpracowniczka, student, ktoś z rodziny. W listopadzie szukają już wszyscy, a dobrzy ludzie są zajęci.
• Zastępstwo szkol w listopadzie, w spokojne poranki. Nowa osoba w grudniowe popołudnie się nie uczy, tylko przetrwa.
• W najważniejsze dni nie zostawiaj zastępstwa samego na kasie. Niech uzupełnia towar, pakuje i wydaje zamówienia z wyprzedzeniem — obsługa gotówki zostaje przy osobie, która robi to od lat.
• Zaplanuj też choroby. W połowie grudnia ktoś prawie na pewno wypadnie; miej nazwisko osoby, do której możesz zadzwonić.

Gotowy plan szkolenia znajdziesz w dwóch naszych artykułach: „Wdrożenie nowej osoby na kasie w pięć minut” — do podstaw przy ladzie, i „Jak wdrożyć nowego sprzedawcę w 3 dni” — na całe pierwsze dni. O układaniu grafiku, mierzeniu godzin szczytu i nakładaniu się zmian pisaliśmy w artykule „Grafik pracy w sklepie”.

Świąteczne godziny otwarcia i komunikacja

W sprawie świątecznych godzin otwarcia trzeba zdecydować o dwóch rzeczach: kiedy będziesz otwarty i jak wszyscy się o tym dowiedzą. Przy pierwszej większość sklepikarzy myśli o tym, ile utargu kosztuje zamknięty dzień. Przy drugiej mniej osób bierze pod uwagę, że źle ogłoszone godziny otwarcia odsyłają więcej klientów niż krótsze.

• Spójrz na zeszłoroczną sprzedaż w podziale na dni i godziny. W ostatni dzień przed świętami popołudnie jest często puste — wcześniejsze zamknięcie często nic nie kosztuje.
• Ruch w dni między świętami a Nowym Rokiem bardzo się różni w zależności od sklepu. Na osiedlu jest często duży; w dzielnicy biurowej prawie żaden.
• W sylwestra szczyt przypada na wczesne popołudnie, a w wielu miejscach wieczorem nikt już nie przychodzi. Pierwszy dzień roku jest w większości małych sklepów spokojny, o ile w ogóle wolno ci otworzyć.
• Jeśli będziesz zamknięty, powiedz, gdzie ludzie mogą zrobić zakupy zamiast u ciebie — wspomnienie sąsiedniej piekarni czy sklepu przysparza sympatii, a nie odbiera utargu.

Ustawienie wizytówki na mapach szczegółowo omówiliśmy w artykule „Jak klienci znajdują twój sklep w Mapach Google i w wyszukiwarce” — świąteczne wyjątki można tam z wyprzedzeniem wpisać w osobnym polu. W mediach społecznościowych zmiana godzin otwarcia to najważniejszy post, jaki sklepikarz może opublikować; piszemy o tym w artykule „Jak promować sklep w mediach społecznościowych”. A to, czy warto mieć otwarte o godzinę dłużej, policzysz metodą z artykułu „Do której godziny sklep powinien być otwarty?”.

Asortyment: towar sezonowy, kosze prezentowe, zamówienia z wyprzedzeniem

Przy asortymencie sezonowym pytanie nie brzmi, co jeszcze mógłbyś sprowadzić, tylko co na pewno sprzeda się przed świętami. Każdy produkt sezonowy, który 2 stycznia wciąż stoi na półce, kończy jako przecena albo strata. Dlatego półka sezonowa powinna być krótka i przyciągać wzrok, a budować ją należy na zeszłorocznych liczbach, nie na katalogu dostawcy.

• Trwały towar sezonowy — bombonierki, napoje świąteczne, kosze prezentowe: ten możesz zamówić śmielej, bo część sprzeda się jeszcze po świętach, ale świąteczne opakowanie w styczniu już nie przyciąga.
• Nietrwały towar świąteczny — świąteczne ciasta i wypieki, duże partie świeżego pieczywa, składniki na półmiski: bierz je tylko pod zamówienia z wyprzedzeniem albo bardzo ostrożnie.
• Podstawowe artykuły w większych ilościach — mąka, cukier, masło, śmietana, jajka, napoje, woda mineralna: sprzedają się najpewniej, a ich brak boli najbardziej.
• Drobne prezenty przy ladzie — mała czekolada, świeczki, koperty na karty podarunkowe: mało miejsca, małe ryzyko, dobra marża.

Kosze prezentowe i zamówienia z wyprzedzeniem

Kosze prezentowe sprawdzają się w małym sklepie, jeśli są proste: trzy albo cztery gotowe zestawy w stałej cenie, które klient może obejrzeć przy ladzie. W najważniejsze dni nie przyjmuj zestawów na indywidualne życzenie — tylko w listopadzie, jako zamówienie z wyprzedzeniem. Zamówienia z wyprzedzeniem to najlepsze narzędzie sezonu: wiesz, ile sprowadzić, klient może na to liczyć, a nic nie zostaje ci na głowie.

• Co: świąteczne ciasta, większe ilości pieczywa, kosze prezentowe, wyjątkowy napój albo ser — rzeczy, których klient potrzebuje na ten konkretny dzień.
• Termin: co najmniej dwa–trzy dni robocze przed twoim zamówieniem u dostawcy. Wywieś go przy ladzie i na profilu w mediach społecznościowych.
• Zapis: imię i nazwisko, numer telefonu, produkt, ilość, dzień odbioru. Wystarczy zeszyt albo wydrukowany arkusz, ale zapisuj zawsze w tym samym miejscu.
• Zaliczka: przy większych albo indywidualnych zamówieniach poproś o zaliczkę. Kto zapłacił z góry, przyjdzie odebrać.
• Odbiór: w najważniejsze dni gotowe paczki powinny stać za ladą według nazwisk, w porządku alfabetycznym, żeby nikt nie musiał szukać.

Co zostanie ci na głowie 2 stycznia

Przed każdym zamówieniem sezonowym zadaj sobie pytanie: jeśli zostanie jedna trzecia, co z tym zrobię 2 stycznia? Bombonierki da się jeszcze sprzedać po obniżce, serwetki w świąteczny wzór można przechować przez rok, a ze świątecznymi ciastami nie da się zrobić ani jednego, ani drugiego. Tam, gdzie odpowiedź brzmi „nic”, potrzebujesz mniejszej ilości i zamówień z wyprzedzeniem, a nie więcej odwagi.

Promocje: kiedy tak, kiedy nie

W grudniu wielu sklepikarzy ma poczucie, że też muszą robić promocje, bo robią je wszyscy. A przecież w ostatnim tygodniu przed świętami ludzie nie porównują cen, tylko się spieszą: kupują to, co jest, tam, gdzie nie muszą długo czekać. Nie ma potrzeby obniżać ceny tego, co ludzie i tak kupią — w tym momencie promocja to po prostu prezent z twojej własnej marży.

Promocje warto zaplanować z wyprzedzeniem, żeby we właściwy dzień kasa sama nabijała właściwą cenę i nikt w najważniejsze dni nie musiał wypisywać cen ręcznie. Szczegółowo piszemy o tym w artykule „Promocje z terminem: niech kasa sama liczy właściwą cenę”.

„W grudniu klienci nie szukają najtańszego sklepu, tylko takiego, w którym jest to, czego potrzebują, i w którym nie muszą stać pół godziny w kolejce. To właśnie musisz zapewnić, a nie promocję.”

Gotówka: duży zakup i styczniowa cisza

Grudniowy utarg łatwo może cię przekonać, że sezon przynosi pieniądze. Przynosi zysk — ale gotówka rozkłada się w czasie inaczej. Za towar sezonowy trzeba zapłacić w listopadzie i na początku grudnia, gdy ruch dopiero się rozkręca; potem w styczniu ruch znowu spada, a czynsz, wynagrodzenia i media pozostają takie same. Poniższy przykład pokazuje to w neutralnych jednostkach: przeciętny miesięczny obrót to 100 jednostek.

• W październiku policz, ile będzie kosztował zakup sezonowy i kiedy przyjdą faktury. Wpisz terminy płatności do kalendarza sezonu.
• Poproś dostawcę o dłuższy termin płatności za towar sezonowy — wielu się zgodzi, jeśli zapytasz odpowiednio wcześnie.
• Odłóż na styczeń co najmniej miesięczne koszty stałe. Musi to wyjść z grudniowego utargu, zanim go wydasz.
• Nie trzymaj grudniowej gotówki w sklepie. Wpłacaj ją do banku codziennie albo przynajmniej po każdym ważnym dniu.

Dlaczego sklep może być jednocześnie rentowny i bez gotówki i jak policzyć rezerwę, szczegółowo omówiliśmy w artykule „Sklep jest rentowny, a mimo to nie ma pieniędzy”.

Plan na dwa najgorętsze dni

W większości małych sklepów dwa dni przynoszą dużą część utargu z całego sezonu: ostatni pełny dzień przed głównym świętem i sylwester. W te dni niczego nie da się wymyślać na bieżąco. Potrzebujesz planu, który wszyscy usłyszą dzień wcześniej i który mówi też, co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak.

1. 11. Poprzedni wieczór: uzupełnić i wyłożyćKażda półka pełna, towar sezonowy z przodu magazynu, zamówienia z wyprzedzeniem za ladą według nazwisk, w porządku alfabetycznym. Wszystko, co przyjeżdża jeszcze rano, powinno mieć wyznaczone miejsce, żeby nie stało w przejściu.
2. 22. Role: kto nabija, kto uzupełnia, kto wydajeJedna osoba zostaje przy kasie i od niej nie odchodzi. Druga uzupełnia towar, pakuje, wydaje zamówienia z wyprzedzeniem i w razie potrzeby otwiera drugie stanowisko. Każdy wie, do kogo zwrócić się z pytaniem.
3. 33. Pogotowie kasowe i gotówkaMiej dużo drobnych — więcej niż w zwykły dzień. W ciągu dnia odprowadzaj gotówkę z kasy i zanoś duże banknoty w bezpieczne miejsce na zapleczu, żeby w szufladzie nie gromadziła się gotówka.
4. 44. Krótkie kody dla produktów sezonowychKażdy produkt sezonowy powinien mieć własny krótki kod albo przycisk, a lista powinna leżeć wydrukowana przy ladzie. Nawet zastępstwo nie powinno musieć szukać: świąteczne ciasto czy kosz prezentowy powinny przejść w dwóch ruchach.
5. 55. Zamówienia z wyprzedzeniem według osobnego harmonogramuPoproś klientów, żeby odbierali zamówienia w ustalonym przedziale czasu, a jeśli to możliwe, nie w szczycie. Wydanie opłaconej paczki nie powinno wstrzymywać kolejki.
6. 66. Przerwy poza szczytemSpójrz na zeszłoroczną sprzedaż godzinową i zaplanuj przerwy w spokojniejszych godzinach. Brak jednej osoby w szczycie wydłuża kolejkę bardziej niż cokolwiek innego przez całe popołudnie.
7. 77. Zamknięcie: rozliczyć kasę tego samego dniaNie przenoś ważnego dnia na następny. Zamknij zmianę, rozlicz kasę i zapisz krótką listę tego, co się wyprzedało, a co zostało — to podstawa przyszłorocznego kalendarza.

Między świętami a Nowym Rokiem i w styczniu

Po głównym święcie sklep jest jednocześnie zmęczony i pełen resztek. Te dni służą porządnemu zamknięciu sezonu — zanim pozostały towar i niedokończone sprawy przejdą na kolejny rok.

• Przejrzyj straty z końca sezonu i zapisz je z powodem: co się przeterminowało, co jest uszkodzone, czego nie da się już sprzedać. Wtedy w styczniu zobaczysz, ile przepadło i czego zamówiłeś za dużo.
• Zbierz zwroty: odłóż to, co dostawca przyjmie z powrotem, oznacz to i uzgodnij termin. Co zostanie w kącie magazynu, do lutego będzie twoją stratą.
• Pozostały towar sezonowy przeceń za jednym razem między świętami a Nowym Rokiem, póki ludzie jeszcze go biorą. Do połowy stycznia półka sezonowa powinna być pusta.
• Zrób zapas napojów i podstawowych artykułów na sylwestra — w wielu sklepach to drugi szczyt sezonu.
• Jeśli koniec roku jest dniem, na który robisz inwentaryzację, przygotuj się do niej w dniach między świętami a Nowym Rokiem. Metodę omawia nasz artykuł „Inwentaryzacja na koniec roku w sklepie krok po kroku”.
• W pierwszym tygodniu roku przywróć normalne godziny otwarcia wszędzie tam, gdzie ogłosiłeś świąteczne.

W połowie stycznia zarezerwuj godzinę na podsumowanie, póki jeszcze pamiętasz. Porównaj tegoroczny sezon z zeszłorocznym albo z przeciętnym miesiącem: co sprzedało się lepiej, co zostało, w której godzinie kolejka była najdłuższa i ile poszło w straty. Zapisz trzy rzeczy, które w przyszłym roku zrobisz inaczej — staną się pierwszą stroną przyszłorocznego kalendarza sezonu.

Częste błędy

• Zaczynanie planowania w listopadzie. Wtedy urlopy są już rozdane, zastępstwa zajęte, a część terminów zamówień minęła.
• Wywieszenie świątecznych godzin otwarcia tylko na drzwiach. Ktoś, kto sprawdza w telefonie, wyrusza według starych danych z twojej wizytówki na mapach — i trafia na zamknięte drzwi.
• Zapomnienie o przywróceniu normalnych godzin po świętach. Wizytówka, która w styczniu wciąż pokazuje „świąteczne godziny otwarcia”, przez tygodnie odsyła klientów.
• Promocje w ostatnim tygodniu. Rabat na to, co ludzie i tak by kupili, to czysta utracona marża.
• Sprowadzanie dużych ilości świątecznych ciast i towaru nietrwałego bez zamówień z wyprzedzeniem. Tego, co zostanie, 2 stycznia nikt nie kupi.
• Szkolenie zastępstwa w tygodniu przed szczytem i zostawienie go samego na kasie w najważniejszy dzień.
• Traktowanie grudniowego utargu jako dochodu, a nie kapitału obrotowego. Styczniowy czynsz i wynagrodzenia są takie same; ruch — nie.
• Niezapisywanie strat i resztek na koniec sezonu. Bez tego w przyszłym roku znowu zamówisz ten sam błąd.

Lista kontrolna

W październiku

• Wyciągnij sprzedaż z zeszłego sezonu w podziale na dni i grupy produktów.
• Zbierz i zamknij wnioski urlopowe na grudzień i początek stycznia.
• Ustal świąteczne godziny otwarcia i sprawdź przepisy obowiązujące tam, gdzie prowadzisz sklep.
• Znajdź zastępstwo i umów się, kiedy może przyjść się uczyć.
• Wpisz terminy zamówień i płatności do kalendarza sezonu i zaplanuj rezerwę.

W listopadzie

• Przeszkol zastępstwo w spokojne poranki.
• Dodaj produkty sezonowe do kasy z krótkimi kodami, w osobnej kategorii.
• Wpisz świąteczne godziny otwarcia do wizytówki na mapach.
• Uruchom zamówienia z wyprzedzeniem z terminem i przygotuj kosze prezentowe.
• Ustaw półkę sezonową i zaplanuj promocje na początek sezonu.

W grudniu

• Wywieś godziny otwarcia na drzwiach i opublikuj je na profilu w mediach społecznościowych, co najmniej dwa tygodnie wcześniej.
• Zamknij zamówienia z wyprzedzeniem w zapowiedzianym dniu.
• Dopnij grafik na dwa najgorętsze dni i omów plan.
• Zamów dużo drobnych i zaplanuj odprowadzanie gotówki z kasy w ciągu dnia.
• Żadnych promocji w ostatnim tygodniu — tylko na towar nietrwały, przed zamknięciem.

Między świętami a Nowym Rokiem i w styczniu

• Zapisz straty z końca sezonu z powodem i zbierz zwroty.
• Przeceń pozostały towar sezonowy za jednym razem.
• Przygotuj i przeprowadź inwentaryzację, jeśli wypada u ciebie na koniec roku.
• Wszędzie przywróć normalne godziny otwarcia.
• Podsumuj sezon i zapisz, co w przyszłym roku zrobisz inaczej.

Podsumowanie

• O końcu roku decyduje październik: wtedy trzeba ustalić urlopy, godziny otwarcia, asortyment i plan gotówki.
• Rozpisz kalendarz sezonu od początku października do połowy stycznia, z jedną lub dwiema decyzjami na każdy tydzień.
• Zastępstwo przeszkol w listopadzie i nie zostawiaj go samego na kasie w najważniejsze dni.
• Świąteczne godziny otwarcia w trzech miejscach, identyczne i z wyprzedzeniem: drzwi, wizytówka na mapach, profil w mediach społecznościowych — a potem przywróć normalne.
• Asortyment sezonowy niech będzie krótki i oparty na zeszłorocznych liczbach; towar nietrwały bierz pod zamówienia z wyprzedzeniem.
• Nie przeceniaj tego, co ludzie i tak kupią; promocje mają sens na początku i na końcu sezonu.
• Styczniowa cisza wymaga rezerwy w wysokości co najmniej miesięcznych kosztów stałych, a dwa najgorętsze dni — planu.

Najczęściej zadawane pytania