Inwentaryzacja na koniec roku w sklepie krok po kroku — z listą kontrolną

Większość sklepikarzy myśli o inwentaryzacji na koniec roku jak o nieprzyjemnym obowiązku, który trzeba jakoś odbębnić między świętami. Długi wieczór, zmęczeni ludzie, odręczne kartki, a na końcu liczba, co do której nikt nie jest pewien, czy można jej ufać.

A inwentaryzacja może dać ci dużo więcej. To jedyny moment w roku, kiedy ktoś bierze do ręki każdy produkt i okazuje się, co naprawdę jest na półkach i na zapleczu. Cokolwiek mówi twoja ewidencja, zeszyt czy arkusz, to tylko założenie — inwentaryzacja to dzień, w którym sprawdzasz to założenie z rzeczywistością.

Ten artykuł dotyczy praktycznej metody: kiedy liczyć, co przygotować wcześniej, jak ułożyć arkusz spisowy, jak liczyć i co potem zrobić z różnicami. Na końcu jest lista kontrolna do wydrukowania. Kwestii księgowych i prawnych — czy to obowiązkowe, w jakim terminie, według jakiej wartości — ten artykuł nie rozstrzyga: wyjaśnij je ze swoją księgową.

Dlaczego warto zrobić to porządnie

W ciągu roku stan na papierze i stan w rzeczywistości prawie zawsze się rozjeżdżają. Straty, których nikt nie zapisał; zgrzewka napojów, którą wypiła załoga; dostawa, w której było mniej, niż mówił dokument dostawy; produkt nabity pod złym kodem. Żadna z tych rzeczy sama w sobie nie jest wielka, ale razem przez rok mogą dać znaczącą różnicę. Inwentaryzacja to zeruje: od tej chwili znowu wiesz, co masz.

Inwentaryzacja ma drugą korzyść, o której mówi się mniej: każdy produkt przechodzi przez twoje ręce. Wtedy zauważasz towar, który od miesięcy nie ruszył się z tyłu półki, karton zapomniany w kącie zaplecza, pozycje zbliżające się do terminu. Ta wiedza jest warta co najmniej tyle co końcowa suma — staje się podstawą przyszłorocznych zamówień i układu półek.

Kiedy liczyć

Wiele sklepów liczy w ostatnich dniach roku albo na przełomie roku obrotowego, bo wtedy księgowość potrzebuje stanu końcowego. Który dokładnie dzień obowiązuje ciebie, powie ci księgowa — praktyczne pytanie brzmi, który moment w tych ramach najmniej przeszkadza.

Niezależnie od wybranego terminu: uprzedź dostawców, żeby w dniu inwentaryzacji nie przywozili towaru, albo poproś, żeby dostawa przyszła przed godziną graniczną lub po liczeniu. Jeśli pieczywo musi przyjść tak czy inaczej, odłóż je na bok i przyjmij dopiero po liczeniu. Jeśli sklep będzie zamknięty, wywieś w porę kartkę na drzwiach — informacja tydzień wcześniej oszczędzi stałym klientom zamkniętych drzwi.

Przygotowanie: tydzień–dwa wcześniej

Sekret dobrej inwentaryzacji polega na tym, że w sam dzień zostaje już tylko liczenie. Wszystko, co wymaga decyzji — co liczy się jako jedna jednostka, gdzie trafiają otwarte opakowania, który karton to zwroty — trzeba rozstrzygnąć z góry. Kto zaczyna się zastanawiać w środku liczenia, będzie wolny i będzie się mylił.

• Usuń towar przeterminowany i uszkodzony i zapisz go jako stratę. Czego nie chcesz liczyć, to musi zniknąć przed inwentaryzacją — zapisane, a nie tylko wyrzucone.
• Spróbuj wyprzedać wolno schodzący towar. Mała promocja w tygodniach przed liczeniem to mniej do liczenia i mniej zamrożonych pieniędzy.
• Uporządkuj zaplecze: ten sam produkt w jednym miejscu, kartony etykietami na zewnątrz, otwarte opakowania osobno. W bałaganie na zapleczu liczenie trwa dwa razy dłużej.
• Podziel sklep na ponumerowane strefy: według regałów, lodówek, półek na zapleczu. Każdej strefie daj karteczkę z numerem, żeby nic nie zostało pominięte i nic nie trafiło na arkusz dwa razy.
• Przygotuj arkusz spisowy dla każdej strefy. Jedna kartka na strefę — dzięki temu kartki można rozdać, a potem widać, której części brakuje.
• Odłóż na bok i oznacz wszystko, co nie jest twoje albo nie należy do twojego stanu: towar wracający do dostawcy, towar w komisie, odłożone, jeszcze nieopłacone zamówienia klientów.
• Zapisz numer ostatniego przyjętego dokumentu dostawy i godzinę ostatniej sprzedaży. Dzięki temu później rozdzielisz, co wydarzyło się przed inwentaryzacją, a co po niej.

Jednostki i otwarte opakowania

Najczęstszym błędem przy inwentaryzacji nie jest złe policzenie, lecz zła jednostka. Jedna osoba liczy w zgrzewkach, druga w sztukach, trzecia bierze do połowy pustą tackę za pełną. Zdecyduj z góry i zapisz na arkuszu spisowym, który produkt liczy się w jakiej jednostce.

Arkusz spisowy: jak go ułożyć

Arkusz spisowy nie musi być skomplikowany, ale kilka kolumn jest niezbędnych. Jedna kartka powinna należeć do jednej strefy, z miejscem na drugie liczenie i uwagę. Warto z góry wydrukować nazwy produktów i jednostki, żeby liczący musiał wpisać tylko ilość — ale oczekiwanej ilości na nim nie drukuj.

Zespół i role

Możesz liczyć sam, ale w parach jest to znacznie dokładniejsze i zaskakująco też szybsze. Liczący nie pisze i nie gubi wątku; piszący pilnuje, żeby każdy produkt doczekał się swojej kolejki. W małym sklepie dwie pary zwykle w zupełności wystarczą.

• Liczący: bierze produkt do ręki, mówi na głos nazwę i ilość. Nie pisze, nie patrzy na kartkę.
• Piszący: zapisuje, co słyszy, i pilnuje, żeby każdy wiersz był wypełniony. Jeśli czegoś nie ma na kartce, dopisuje nowy wiersz.
• Nikt nie liczy własnej strefy. Kto cały rok uzupełniał tę półkę, zobaczy liczbę w głowie — to nie nieufność, tylko ludzka natura.
• Drogie pozycje — wyroby tytoniowe, alkohole mocne, kawę, słodycze przy ladzie — przelicza jeszcze raz druga para, niezależnie.
• Niech będzie jeden koordynator — często ty — który rozdaje i zbiera kartki i rozstrzyga sporne przypadki. Nie liczy; pilnuje całości.
• Co dwie godziny zróbcie krótką przerwę. Zmęczony liczący nie jest wolniejszy, tylko mniej dokładny.

Dzień inwentaryzacji krok po kroku

1. 11. Godzina graniczna o ustalonej porzePowiedz to na głos i zapisz: od tej minuty żadnej sprzedaży i żadnych przyjęć. Zamknij dzień na kasie i zanotuj godzinę ostatniego paragonu. Wszystko, co ruszy się później, trzeba obsłużyć osobno.
2. 22. Krótka odprawa dla zespołuDziesięć minut: która para dostaje którą strefę, jaka jest jednostka dla trudnych produktów, co z otwartymi opakowaniami i uszkodzonym towarem i kogo pytać w razie wątpliwości. Pytanie rozstrzygnięte tutaj nie zamieni się później w kłótnię.
3. 33. Strefa po strefie, w kolejności numerówKażda para zaczyna od swoich kartek. Nikt nie przeskakuje gdzie indziej, zanim nie skończy strefy — niedokończona półka to najczęstszy powód, dla którego coś zostaje pominięte albo pojawia się dwa razy.
4. 44. Od lewej do prawej, od góry do dołuNa każdej półce ta sama kolejność. Jeśli zawsze idziesz w tę samą stronę, nikt nie musi pamiętać, gdzie skończył, a po przerwie można od razu kontynuować.
5. 55. Oznacz każdą sekcję, gdy jest policzonaKarteczka albo ptaszek na karteczce strefy: ta sekcja jest gotowa. Jeśli ktoś dotrze tam później, widzi, że nie ma już nic do zrobienia — a ty widzisz, co jeszcze przed wami.
6. 66. Licz na ślepo, nie z ewidencjiLiczący patrzy na półkę, nie na kartkę ani ekran. Co policzył, zostaje zapisane, nawet jeśli wygląda dziwnie. Dziwnymi liczbami zajmujecie się później, nie teraz.
7. 77. Wyrywkowe ponowne liczenieZ każdej strefy wybierz kilka wierszy i niech inna para przeliczy je jeszcze raz. Jeśli się zgadzają, strefa jest w porządku. Jeśli nie, warto przeliczyć całą strefę — błąd rzadko zostaje w jednym wierszu.
8. 88. Zbierz i sprawdź kartkiZanim ktokolwiek pójdzie do domu, przejrzyj je: czy jest kartka dla każdej strefy, czy każdy wiersz jest wypełniony, czy jest podpis? Brakującą kartkę teraz naprawisz w dwie minuty; jutro nie da się jej naprawić.

„W dniu inwentaryzacji nie musisz być bystry. Każdą decyzję trzeba podjąć wcześniej — w sam dzień tylko liczysz, powoli i tak samo, półka za półką.”

Potem: co zrobić z różnicami

Jeśli prowadzisz ewidencję — arkusz albo program — po inwentaryzacji porównujesz policzoną ilość z oczekiwaną. Różnice będą prawie na pewno. Nie zaczynaj od sumy, lecz od największych pojedynczych różnic: jeden czy dwa produkty często stanowią większość luki i właśnie przy nich masz największą szansę znaleźć przyczynę.

O przyczynach różnic pisaliśmy dokładniej w artykule o ubytkach towaru: niedobór zwykle składa się z czterech rzeczy — spożycia personelu, strat, błędów administracyjnych i kradzieży — i każda wymaga innej reakcji. Jeśli straty i spożycie personelu były zapisywane w ciągu roku — na przykład w Boltom App, która zapisuje je przy kasie z powodem i nazwiskiem — to część różnicy znalezionej przy inwentaryzacji da się wyjaśnić, zamiast pozostawać zagadką.

Według jakiej ceny wycenić towar

Policzoną ilość trzeba po jakiejś cenie zamienić na pieniądze. W większości małych sklepów przyjętą praktyką jest cena zakupu, bo pokazuje, ile pieniędzy naprawdę leży na półkach — cena sprzedaży pokazuje oczekiwany przychód, a nie wartość towaru. Która metoda jest w twoim przypadku akceptowana i co zrobić z cenami zakupu, które zmieniły się w ciągu roku, zdecyduje twoja księgowa.

Dokumentacja i cele na przyszły rok

Wypełnione, podpisane arkusze spisowe włóż do segregatora i, jeśli możesz, także je sfotografuj. Jeśli później ty albo księgowa będziecie mieć pytanie, tu je sprawdzicie. Potem zapisz sobie trzy rzeczy: która strefa zajęła najwięcej czasu, przy którym produkcie była największa różnica i co zrobiłbyś inaczej. To staje się planem przyszłorocznej inwentaryzacji — i często pokazuje, że kilka grup produktów warto liczyć co miesiąc także w ciągu roku.

Lista kontrolna

Dwa tygodnie wcześniej

• Ustal z księgową: który dzień, według jakiej wartości, w jakiej formie chce wynik.
• Wybierz dzień i godzinę inwentaryzacji i powiedz o tym zespołowi.
• Uprzedź dostawców, żeby tego dnia nie przywozili towaru.
• Zacznij wyprzedawać wolno schodzący towar.
• Jeśli sklep będzie zamknięty, wywieś kartkę na drzwiach.

Dzień wcześniej

• Usuń towar przeterminowany i uszkodzony i zapisz go jako stratę.
• Uporządkuj zaplecze i porozwieszaj karteczki stref.
• Wydrukuj arkusze spisowe według stref, z produktami i jednostkami, bez oczekiwanych ilości.
• Odłóż na bok i oznacz zwroty, towar w komisie i odłożone zamówienia klientów.
• Przygotuj długopisy, podkładki, wagę i kalkulator.

W dniu inwentaryzacji

• Zapisz godzinę graniczną, ostatni paragon i ostatni dokument dostawy.
• Zrób dziesięciominutową odprawę z przydziałem par i stref.
• Liczcie strefa po strefie, od lewej do prawej, od góry do dołu, na ślepo.
• Niech drogie pozycje policzy druga para.
• W każdej strefie zróbcie wyrywkowe ponowne liczenie.
• Zanim ktokolwiek pójdzie do domu, zbierz i sprawdź kartki.

Potem

• Porównaj policzone ilości z ewidencją i zacznij od największych różnic.
• Dla każdej dużej różnicy znajdź przyczynę, zanim kogokolwiek o cokolwiek zapytasz.
• Wyceń towar tak, jak ustaliłeś z księgową, i przekaż wynik.
• Podpisane arkusze spisowe włóż do segregatora i sfotografuj.
• Zanotuj, co trwało długo i co zrobiłbyś inaczej w przyszłym roku.

Czego nie robić

• Nie licz w godzinach otwarcia, chyba że musisz. Co sprzeda się w trakcie liczenia, zabraknie albo w inwentaryzacji, albo w sprzedaży.
• Nie przyjmuj dostaw w dniu inwentaryzacji. Do połowy rozpakowana paleta to najszybszy sposób, żeby liczby się nie zgadzały.
• Nie drukuj oczekiwanej ilości na arkuszu spisowym. Kto wie, ile powinno być, znajdzie dokładnie tyle.
• Nie każ każdemu liczyć własnej półki. Nie chodzi o uczciwość, tylko o to, że znajomą półkę widzimy pamięcią.
• Nie szacuj towaru na wagę. Zważ go — szacowanie to najsłabszy punkt inwentaryzacji.
• Nie zaczynaj podejrzewać ludzi na podstawie sumy. Najpierw znajdź przyczynę różnicy; najczęściej to administracja.
• Nie wyrzucaj arkuszy spisowych, gdy tylko masz liczbę. Księgowa powie ci dokładnie, jak długo je przechowywać.

Podsumowanie

• Inwentaryzacja to dzień, w którym widzisz rzeczywistość zamiast ewidencji — warto zrobić ją porządnie.
• Wybierz spokojny dzień albo licz po zamknięciu i niech tego dnia nie będzie dostaw.
• Tydzień–dwa wcześniej: usuwanie towaru, porządki na zapleczu, numerowane strefy, jeden arkusz spisowy na strefę, jednostki ustalone z góry.
• W sam dzień: ustalona godzina graniczna, liczenie w parach, od lewej do prawej i od góry do dołu, na ślepo, z wyrywkowym ponownym liczeniem.
• Potem zacznij od dużych różnic i dla każdej znajdź przyczynę.
• W sprawach prawnych i księgowych — obowiązek, termin, wycena, przechowywanie dokumentów — ostatnie słowo ma twoja księgowa.

Najczęściej zadawane pytania