¿Cuánto te cuestan los productos caducados?
Casi ninguna dueña de tienda pequeña conoce esta cifra. No por falta de interés: la mercancía tirada no aparece en ningún sitio. No hay factura ni informe; simplemente sale del estante y va a la basura. El dinero, en cambio, falta a fin de mes exactamente igual que si se hubiera pagado.
En una tienda de alimentación típica, las mermas rondan entre el uno y el tres por ciento de la facturación, y la mayor parte viene de un puñado de familias: panadería fresca, lácteos de vida corta, bocadillos y ensaladas envasados y restos de temporada.
La otra cara: un estante vacío cuesta más de lo que crees
Una rotura de stock es peligrosa porque no deja rastro. Si la leche se acaba a las once, el cliente de la tarde no se queja: se va a la otra tienda y allí compra también el pan. Esa venta nunca aparece como un menos; sencillamente no ocurre.
| Exceso de stock | Rotura de stock | |
|---|---|---|
| ¿Qué pasa con el dinero? | Inmovilizado en el estante y luego a la basura | No llega nunca |
| ¿Se ve? | Sí: mermas, deterioro, rebajas | No: una venta perdida no se puede medir |
| ¿Cuándo te enteras? | En la fecha de caducidad | Nunca, solo por la caída de facturación |
| ¿Cómo se arregla? | Pedir menos por entrega | Pedir más a menudo |
Seis pasos hacia un stock equilibrado
- 11. Registra cada merma durante dos semanas, con motivoNo solo el importe: qué producto, cuánto y por qué. La caducidad apunta a la cantidad de pedido; la rotura, al almacenaje; el fallo de frío, al equipo. A las dos semanas destacan entre cinco y ocho productos.
- 22. Apunta lo que se agotó antes de tiempoLo mismo en el otro sentido. Basta una hoja bajo el mostrador: una raya cada vez que alguien tenga que decir que se ha agotado.
- 33. Separa las dos listasPiden intervenciones opuestas. La merma significa bajar la CANTIDAD; agotarse significa subir la FRECUENCIA. Confundirlas empeora ambas.
- 44. Cambia un producto cada vezQuita entre un diez y un veinte por ciento del pedido de tu peor artículo en mermas, no más. Un recorte grande solo te lanza al otro error, y entonces ya no sabes qué cambio causó qué.
- 55. Observa dos semanas y luego anota la nueva cantidad¿Bajaron las mermas sin quedarte sin género? Esa es tu nueva referencia. Si no la anotas, con el siguiente pedido vuelve la cifra antigua: la razón más común de que las mejoras no cuajen.
- 66. Da salida a lo atascado, no lo tiresUn descuento programado dos o tres días antes de la caducidad recupera al menos el precio de compra. Para eso hay que saber qué está a punto de caducar, y la lista de mermas te lo dice: lo que aparece todos los meses aparecerá también la semana que viene.
Un ejemplo con números: ¿cuánto puedes ahorrar?
Una tienda pide 40 panecillos al día a un coste de 40 forintos cada uno y los vende a 89. De media se venden 33 y se tiran 7 al cerrar.
| Hoy | Cinco menos por pedido | |
|---|---|---|
| Pedido diario | 40 uds. | 35 uds. |
| Ventas diarias | 33 uds. | 33 uds. |
| Merma diaria | 7 uds. | 2 uds. |
| Pérdida diaria a coste | 280 Ft | 80 Ft |
| Pérdida mensual (30 días) | 8400 Ft | 2400 Ft |
| Diferencia mensual | — | 6000 Ft |
Seis mil forintos al mes en un artículo no suena a mucho, pero salen directamente del beneficio, no de la facturación. Con un margen del veinte por ciento equivale a vender treinta mil forintos más. Aplicado a cinco productos, eso es dinero de verdad en una tienda pequeña.
¿Qué error duele más, producto a producto?
| Tipo de producto | Error más caro | Qué hacer |
|---|---|---|
| Panadería fresca | Exceso: al día siguiente no vale nada | Pedir menos y reponer dos veces al día si puedes |
| Leche y lácteos básicos | Rotura: esto es lo que manda a los clientes a otra tienda | Mantén siempre un colchón |
| Bocadillos, ensaladas, platos preparados | Exceso, que solo se descubre por la tarde | Pedir según las ventas de la mañana, no de todo el día |
| Conservas y secos | En realidad ninguno | Pedidos mayores y menos frecuentes |
| Artículos de temporada | Exceso: invendible tras la temporada | Dejar de reponer en el último tercio de la temporada |
Los diez minutos semanales
- 1Abre la lista de mermas de la semana pasada y mira los tres productos principales.
- 2Mira también la otra lista: lo que se agotó antes de tiempo.
- 3Elige UN producto para cambiar: cantidad o frecuencia, no las dos.
- 4Comprueba si algo caduca en pocos días y rebájalo hoy.
- 5Anota la nueva cantidad de pedido donde realmente se hacen los pedidos.
Diez semanas de esto arreglan diez productos, normalmente justo los diez responsables de la mayoría de tus mermas y de tus roturas. No hace falta un sistema de inventario, solo que las mermas se registren en lugar de recordarse.
En resumen
Rotura y exceso no son dos problemas, sino los dos extremos malos de una decisión. Registra las mermas con motivo durante dos semanas, anota lo que se agotó antes de tiempo, cambia después un producto cada vez y solo un poco, y vuelve a mirar dos semanas más tarde.
Cuando las mermas, el consumo propio y las ventas diarias se registran en un mismo sitio, esos diez minutos semanales son solo abrir una lista, y esa es justo la parte que te quita Boltom App: no pide por ti ni hace previsiones, pero muestra qué productos tiras una y otra vez y cuánto cuesta eso.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas mermas son normales en una tienda pequeña?
Entre el uno y el tres por ciento de la facturación es habitual donde se vende fresco. La cifra sola dice poco: lo que importa es de qué productos viene, porque toda mejora empieza en un producto concreto.
¿Cómo controlo los productos que caducan sin un sistema específico?
Registra lo que sale del estante antes de cerrar, y por qué. A las dos semanas el resumen muestra de qué productos se pide de más de forma habitual, y con eso ya se puede actuar.
¿Cuánto debo recortar un pedido?
Entre un diez y un veinte por ciento, y luego observa dos semanas. Un recorte grande te lanza al error contrario y oculta qué cambio causó qué.
¿Qué hago con la mercancía cerca de caducar?
Rebájala dos o tres días antes, con un cartel claro en el estante y una fecha de fin. Así al menos recuperas el precio de compra.
¿Cómo sé que estoy pidiendo poco de algo?
Se agota antes de cerrar, de forma habitual. Es tanto error como una merma; solo que no deja rastro, y por eso hay que anotarlo.
Para pedir bien, primero hay que ver qué se vende y qué acaba en la basura.
Boltom App no pide por ti ni hace previsiones. Lo que sí muestra es qué se vende mejor y qué productos tiras una y otra vez, en dinero. A partir de ahí, la decisión de pedido deja de ser una corazonada.
- Productos top por día: qué se mueve de verdad y qué solo ocupa sitio.
- Mermas diarias con motivo, sumadas en dinero: ese es el precio de pedir de más.
- Con varias tiendas, un informe por tienda: nada de medias mezcladas.
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