¿Mayorista, proveedor o cash & carry? Dónde comprar la mercancía para tu tienda

Jueves por la mañana, antes de abrir. En el almacén se ha acabado el agua mineral, el próximo reparto del mayorista llega el lunes y las cajas de pan ya esperan en la puerta. El tendero mira las llaves del coche: si va ahora al cash & carry, estará de vuelta a mediodía, pero hasta entonces alguien tiene que quedarse detrás del mostrador. Si no va, el estante del agua estará vacío para el fin de semana. La misma pregunta se repite varias veces por semana, y la mayoría de los tenderos deciden por costumbre, no haciendo cuentas.

Y, sin embargo, de dónde viene tu mercancía es una de las decisiones más importantes de una tienda. No solo determina tu margen, sino también cuánto tiempo se te va en comprar, cuánto dinero tienes parado en el almacén y con qué frecuencia se queda vacío un estante. Una combinación de compras bien pensada puede ahorrarte horas y dinero de verdad cada semana; una mala te quita las dos cosas sin que te des cuenta.

En este artículo repasamos los canales de compra, los comparamos, calculamos cuánto cuesta de verdad comprar con tu propio coche y te enseñamos a decidir categoría por categoría. A propósito no mencionamos ninguna empresa, cadena ni tarifa, porque varían mucho entre países y regiones; los ejemplos se calculan en unidades neutras. La negociación de precios se trata en detalle en Proveedores y precio de compra: cómo negociar y cuándo cambiar; las cantidades de pedido, en ¿Roturas de stock o exceso? Cómo encontrar el equilibrio en una tienda pequeña; y la recepción de la mercancía, en La recepción de mercancía paso a paso, y cómo debe ser el almacén.

Seis caminos por los que puede llegar tu mercancía

La mercancía de una tienda pequeña suele llegar de varias fuentes, aunque el tendero no las vea como canales. Merece la pena repasarlas conscientemente una vez para ver en qué es bueno y en qué es malo cada camino, porque solo así se ve dónde pagas de más por comodidad y dónde pagas por costumbre.

• Directamente al fabricante o al agente comercial de la marca. Te visita un comercial, normalmente con un ritmo de pedidos fijo y con entrega. El precio de una marca concreta suele ser el mejor, pero el pedido mínimo puede ser alto y solo consigues los productos de ese fabricante.
• Un mayorista o distribuidor con reparto. Un surtido amplio de muchos fabricantes, un pedido, una factura, una entrega, a menudo con plazo de pago. Es cómodo y previsible, pero a cambio quedas atado a un importe mínimo de pedido y a un día de reparto.
• Cash & carry, el mayorista de autoservicio. Vas tú, cargas tú y pagas en el momento. Es flexible, tienes la mercancía al instante y hay buenas ofertas, pero el transporte, el tiempo y la carga corren de tu cuenta.
• Un productor local o un pequeño agricultor. Frescos, productos especiales, vínculo con la zona: huevos, miel, verdura, bollería casera. Cantidades pequeñas, oferta variable y, a menudo, un acuerdo individual.
• Pedido mayorista online y plataformas. Pides a través de una web a uno o varios proveedores, con entrega. Es cómodo, puedes pedir también por la noche y es fácil comparar precios, pero las condiciones varían mucho de una plataforma a otra.
• Comprar en la promoción de otra tienda en caso de urgencia. Si algo se ha acabado y no hay otra forma, lo compras en oferta en una tienda más grande. Es rápido, pero caro y arriesgado, así que solo puede ser una excepción.

A la mayoría de las tiendas les bastan tres o cuatro canales. Con menos, es fácil acabar dependiendo de un solo proveedor; con más, tus pedidos se fragmentan, crece el número de mínimos, facturas y entregas, y en ningún sitio eres un cliente lo bastante importante como para conseguir buenas condiciones.

Cara a cara: lo que ofrece cada canal

La tabla de abajo muestra el panorama típico. No es una regla: hay fabricantes con mínimos pequeños y cash & carry que reparten. Pero cuando valores una oferta, merece la pena repasar estos puntos uno por uno, porque el precio unitario más barato no siempre es, ni mucho menos, la forma más barata de comprar.

En la tabla salta a la vista una cosa: lo que ganas en una columna a menudo lo pagas en otra. La flexibilidad del cash & carry te cuesta tiempo, el buen precio del fabricante te cuesta un mínimo alto y un ritmo fijo, la comodidad del mayorista te cuesta unos pocos puntos en el precio. Una buena decisión no busca la fila más barata, sino la que, en conjunto, cuesta menos para ese grupo de productos concreto.

Con reparto: fabricante y mayorista

Los canales con reparto son la columna vertebral de la tienda. La mercancía llega el día acordado, la recibes y mientras tanto puedes seguir en el mostrador. Un fabricante o agente de marca suele dar buenos precios y promociones en sus propios productos, a veces también ayuda con la colocación en el lineal, mientras que un mayorista trae la mercancía de muchos fabricantes con un solo pedido y una sola factura.

• Ritmo de pedidos. El comercial o el sistema de pedidos recoge los pedidos en días fijos y entrega en días fijos. Tienes que adaptar tus pedidos a eso: lo que se acabe después del día de reparto faltará hasta el siguiente.
• Pedido mínimo. Muchos proveedores no entregan por debajo de un importe de pedido o de un número de cajas, o cobran gastos de envío. En una tienda pequeña esto puede obligarte fácilmente a pedir cantidades demasiado grandes.
• Una factura, una entrega. La mayor ventaja de un mayorista no siempre es el precio, sino que tratas con un solo socio en lugar de con veinte fabricantes.
• Devoluciones y reclamaciones. Pregunta de antemano cómo gestionan la mercancía dañada, la que falta o la caducada, y cuánto tiempo tienes para comunicarlo.

Una de las mayores ventajas de los canales con reparto, y que a menudo se olvida, es el plazo de pago. Si el proveedor factura a dos semanas, durante dos semanas tus estanterías están llenas con su dinero. Una tienda que compra 1.000 unidades de mercancía por semana con estas condiciones tiene constantemente unas 2.000 unidades de mercancía financiadas por el proveedor. Es crédito gratuito: no hay intereses, no tienes que ir al banco a pedirlo y, si la mercancía de rotación rápida se vende antes del vencimiento, el dinero ya está en la caja cuando toca pagar.

El crédito gratuito solo es bueno mientras lo manejes con disciplina. Si el dinero que entra antes del vencimiento lo gastas en otra cosa, el día de pago te pilla por sorpresa, y un pago con retraso también puede empeorar tus condiciones. Cómo se relacionan el plazo de pago, las existencias y la caja se trata en detalle en La tienda es rentable y aun así no hay dinero: existencias y liquidez.

Cash & carry: flexible, pero no gratis

El cash & carry es la navaja suiza del pequeño tendero. No hay día de pedido ni mínimo, compras lo que ves y ese mismo día está en el estante. Puedes pillar buenas ofertas y probar un producto nuevo con una sola caja. Por eso muchos tenderos lo compran casi todo allí, y precisamente esa es la trampa.

• Ventaja: tienes la mercancía al instante si algo se ha acabado de forma inesperada.
• Ventaja: puedes comprar en cantidades pequeñas, así que puedes probar un producto nuevo sin riesgo.
• Ventaja: ves las ofertas con tus propios ojos y puedes decidir en el momento.
• Inconveniente: pagas en el momento, así que no hay plazo de pago y el dinero sale de la caja de inmediato.
• Inconveniente: el transporte, la carga y la descarga son trabajo tuyo, y mientras tanto o cierras la tienda o alguien tiene que estar en ella.
• Inconveniente: es fácil comprar más de lo previsto; cuesta pasar de largo ante el palé de ofertas.

Así que un cash & carry no es ni caro ni barato: es bueno para aquello para lo que se pensó. Es excelente para cubrir huecos, referencias extra, aprovechar ofertas y probar productos nuevos. Como fuente principal de mercancía, en cambio, sus costes ocultos a menudo lo hacen más caro de lo que sugiere el tique.

El coste oculto: tu propio tiempo y el coche

El tique del cash & carry solo muestra el precio de la mercancía. Lo que no muestra: el trayecto de ida y vuelta, elegir, hacer cola, cargar, el combustible, el desgaste del coche y que mientras tanto la tienda o está cerrada o alguien está en el mostrador por ti. Hagamos las cuentas con un ejemplo, en unidades neutras. Una tienda compra cada semana mercancía de este surtido por valor de 1.000 unidades. En el cash & carry es un 3 por ciento más barata, pero hacen falta dos viajes por semana, de 2 horas cada uno, y valoramos tu propia hora en 15 unidades. El combustible y el desgaste del coche suman 10 unidades por viaje. El mayorista entrega la misma mercancía una vez por semana con unos gastos de envío de 15 unidades.

En el ejemplo, el cash & carry sale 35 unidades más caro por semana, aunque según el tique parece 30 unidades más barato. En cuatro semanas, eso son 140 unidades al mes. El punto de equilibrio es sencillo: el cash & carry tiene que ser más barato en lo que cuestan los viajes menos los gastos de envío que te ahorras, es decir, 60 + 20 − 15 = 65 unidades. Sobre 1.000 unidades de compras, eso es un 6,5 por ciento. Si la diferencia de precio es menor, el reparto sale más barato.

• Si un sustituto atiende el mostrador, su tiempo también es un coste. Si durante los dos viajes le pagas 4 horas a 10 unidades la hora, son otras 40 unidades, y el coste semanal del cash & carry sube a 1.090 unidades.
• Si la tienda está cerrada mientras estás fuera, la facturación perdida es beneficio perdido. En una mañana tranquila puede ser poco; en una hora de mucho movimiento, mucho.
• Si combinas el viaje con otra cosa —el banco, correos, un productor local—, parte del coste no corresponde a las compras. En ese caso, repártelo con honestidad.
• Si en ciertos productos la diferencia de precio es grande, por ejemplo en una buena oferta, el cash & carry sí compensa. Así que la pregunta no es si vas, sino para qué y con qué frecuencia.

Productores locales, pedidos online y urgencias

Además de los tres canales principales, hay otros tres que pueden tener un papel más pequeño pero importante. No conviene meterlos en el mismo saco: uno puede ser la fuente de lo que te hace especial, otro puede facilitar los pedidos y el tercero es más una señal de alarma que una estrategia de compras.

• Productores locales. Huevos, miel, fruta y verdura de temporada, bizcochos caseros: con ellos puedes diferenciarte de las tiendas grandes. El precio suele ser más alto, pero los clientes también pagan más si saben de dónde viene. Pregunta con qué regularidad y cuánto pueden traer, y cómo vas a recibir una factura o un justificante.
• Pedido mayorista online. Puedes pedir por la noche, después de cerrar, es fácil comparar precios y a menudo entregan con un mínimo pequeño. Fíjate en los gastos de envío, los días de entrega y en quién responde si falta algo o llega dañado.
• La promoción de otra tienda en caso de urgencia. Si se ha acabado un producto importante, reponerlo de vez en cuando con una oferta de una tienda minorista está bien. Pero un precio de oferta sigue siendo un precio de venta al público, a menudo hay un límite por cliente, no siempre consigues un justificante en regla de la compra y en tu propia tienda apenas le queda margen. Si pasa con regularidad, el problema está en tus pedidos o en tu proveedor.

Comprar por urgencia es, en realidad, un síntoma. Si pasa varias veces al mes, mira por qué se acaba ese producto: la cantidad del pedido no es la adecuada, los repartos son demasiado espaciados o el proveedor no trae lo que pediste. Eso ya no es una cuestión de compras, sino de pedidos, y se trata en ¿Roturas de stock o exceso? Cómo encontrar el equilibrio en una tienda pequeña.

La combinación de compras adecuada, categoría por categoría

La pregunta no es qué canal es el mejor, sino cuál es el mejor para cada grupo de productos. Las ventas, el margen, la caducidad y el peso de una categoría deciden juntos si conviene comprarla con reparto, a un proveedor diario, en un cash & carry o a un productor local. La tabla de abajo es un punto de partida que tienes que adaptar a tu propia tienda.

El factor más importante de la combinación es el margen. Donde el margen de una categoría es escaso —normalmente en las bebidas y la alimentación básica de larga duración—, unos pocos puntos de diferencia en el precio de compra suponen una gran parte del beneficio, y merece la pena buscar una fuente mejor. Donde es amplio, por ejemplo en los productos especiales o la bollería fresca, la fiabilidad y la calidad valen más que la menor diferencia de precio. Cuánto margen tiene de verdad una categoría se puede calcular con ayuda de ¿Cuál es tu margen en realidad? Markup, margen y el beneficio real de una tienda.

Cuándo cambiar de canal

Una combinación de compras no se fija de una vez para siempre. Cambian las condiciones de los proveedores, cambia la zona y cambia también la tienda. Las señales de abajo indican que merece la pena replantearse de dónde viene la mercancía de una categoría. Si el motivo es el precio, prueba primero a negociar: eso se trata en Proveedores y precio de compra: cómo negociar y cuándo cambiar.

• Problemas de reparto persistentes. Faltan referencias, llega mercancía equivocada, hay retrasos o paquetes dañados varias veces seguidas, y reclamar no cambia nada.
• Precios que se disparan. Los precios de un proveedor suben de forma persistente y sin explicación más deprisa que los de otras fuentes para el mismo producto.
• Un mínimo que no encaja. Tus ventas han bajado y, por culpa del mínimo, tienes que pedir demasiado con regularidad, y eso se queda en el almacén o caduca.
• Ventas que han cambiado. Una categoría ha crecido tanto que ya compensa comprarla con reparto, o ha bajado tanto que basta con completarla en el cash & carry.
• Demasiados viajes. Si vas al cash & carry varias veces por semana por el mismo grupo de productos, es señal de que debería llegar con reparto.
• Una oportunidad nueva. Ha aparecido un proveedor nuevo en la zona, un productor ha ampliado su surtido o una plataforma online te entrega con un mínimo pequeño.

„Un buen proveedor no es el que tiene el precio más barato en el producto más barato, sino el que te deja más a final de mes, una vez que cuentas el tiempo, el coche, los huecos y las mermas.”

Antes de incorporar una fuente nueva: lista de comprobación

Incorporar un proveedor nuevo parece una decisión pequeña, pero puede marcar durante meses cuánto tiempo y dinero gastas. Antes de hacer el primer pedido grande, repasa los pasos de abajo. Un buen socio los responderá de buena gana y por escrito.

1. 11. Pide la tarifa de tus propios productosNo una lista de ofertas escogidas, sino el precio habitual de tus productos más importantes, y compáralo con tus precios de compra actuales. Pregunta con qué frecuencia y cómo cambia la tarifa.
2. 22. Aclara el mínimo y el día de reparto¿Cuál es el importe mínimo de pedido o el número mínimo de cajas, cuánto cuestan los gastos de envío por debajo de él y qué días te entregan? Calcula si encaja con tus ventas semanales.
3. 33. Pregunta por las devoluciones y las reclamacionesQué pasa con la mercancía que falta, la dañada o la de fecha corta, cuánto tiempo tienes para comunicarlo y cómo recuperas tu dinero. Es mejor saberlo antes de la primera entrega mala.
4. 44. Revisa el plazo de pago y la facturación¿Hay plazo de pago y de cuánto, qué pasa si pagas con retraso, y cómo facturan, con qué desglose? Unas facturas ordenadas también le vienen bien a tu gestor.
5. 55. Ten una persona de contacto con nombreUn nombre y un teléfono al que puedas llamar si falta algo o hay un error. Si solo puedes escribir a una dirección genérica, una reclamación puede alargarse semanas.
6. 66. Haz un pedido de pruebaCon un pedido pequeño de unos pocos productos, comprueba si la entrega llega a tiempo, si la factura coincide con la tarifa y en qué estado llega la mercancía. Un pedido de prueba dice más que cualquier promesa.
7. 77. Decide qué categoría vendrá de aquíNo te limites a añadir la fuente nueva: decide qué grupo de productos asume y dónde vas a comprar menos a partir de ahora. Si no, solo tendrás un proveedor más y no llegarás al mínimo con ninguno.

Errores frecuentes

• Demasiados proveedores. Decir que sí a cada oferta nueva significa muchos pedidos pequeños, muchas facturas y muchas entregas, y en ningún sitio eres un cliente importante.
• Pedidos diminutos. Los gastos de envío pagados en pedidos por debajo del mínimo y el tiempo dedicado a muchas entregas se comen en silencio la diferencia de precio.
• Ir al cash & carry todas las semanas. Ir varias veces por semana por costumbre a por la misma mercancía, sin calcular cuánto cuestan el tiempo y el coche.
• Elegir solo por el precio. Detrás del precio unitario más barato puede haber un mal reparto, un mínimo alto, fechas cortas o una gestión de reclamaciones complicada.
• Olvidarse del plazo de pago. De dos precios parecidos, el que pagas más tarde vale más para tu liquidez.
• Convertir las urgencias en rutina. Si repones con regularidad en promociones minoristas, el problema está en tus pedidos, no en tu proveedor.
• Decidir sobre todas las categorías a la vez. Los frescos, las bebidas y los productos especiales necesitan una lógica distinta; lo que está bien para uno puede salir caro para otro.

Resumen

• Hay seis canales de compra: fabricante, mayorista con reparto, cash & carry, productor local, pedido online y, en caso de urgencia, la promoción de otra tienda; la mayoría de las tiendas necesitan tres o cuatro.
• No compares los canales solo por el precio: el mínimo, la entrega, el plazo de pago, la flexibilidad y tu propio tiempo también cuentan.
• El coste oculto de un cash & carry es tu propio tiempo, el coche y que mientras tanto la tienda esté cerrada o la atienda un sustituto; en el ejemplo, hacía falta una ventaja de precio del 6,5 por ciento para que compensara.
• El plazo de pago es crédito gratuito, y eso es bueno para la liquidez, siempre que lo manejes con disciplina.
• Decide categoría por categoría: bebidas y productos de larga duración con reparto, frescos de un proveedor diario, huecos y pruebas del cash & carry, productos especiales de un productor local.
• Incorpora una fuente nueva solo después de la lista de comprobación y de un pedido de prueba, y decide qué categoría asume.

Preguntas frecuentes