Por qué la memoria no funciona
Pedir producto fresco es la decisión que la mayoría de las tiendas toma con menos datos. La entrega llega por la mañana, el pedido hay que hacerlo la tarde anterior o de madrugada, y el número sale de «ayer sobró mucho» o «ayer se agotó rápido». El problema es que esas dos frases no son el mismo tipo de información.
La memoria además distorsiona, y lo hace de forma previsible: recordamos mejor la falta que el sobrante. Si una vez tuviste que decirle a alguien que no había pan, eso te dura una semana; los diez panes que van a la basura cada tarde no son un acontecimiento, son rutina. Por eso los pedidos van subiendo poco a poco, y por eso la merma crece sin que nadie lo haya decidido nunca.
El número diario sale de dos cifras
Para que la cantidad de mañana sea algo más que una suposición, necesitas saber dos cosas del mismo día: cuánto se vendió y cuánto quedaba al cerrar. Juntas dicen algo; por separado, ninguna de las dos.
- Ventas: cuántas unidades pasaron por caja. Es la cifra más fácil de conseguir y, por sí sola, la más engañosa.
- Sobrante: cuánto quedaba en el lineal al cerrar. Sin esto, las ventas no te dicen nada sobre lo que puedas calcular hacia atrás.
- Hora en que se agotó: si a las once ya no había, las ventas muestran la cantidad que pediste, no la demanda.
- Motivo: lo que sobra no siempre tiene que ver con el pedido. Un martes de lluvia, una calle cortada o una promoción al lado aparecen aquí.
- Tipo de día: laborable, fin de semana, víspera de festivo, alrededor del día de cobro: no son comparables entre sí.
- Desglose por producto: «panadería» no es una sola línea. Los bollos y las hogazas viven vidas distintas y necesitan pedidos distintos.
- Promociones: si el producto o su vecino estaba en oferta, ese día no sirve como referencia.
Cómo calcular la cantidad de mañana
- 11. Coge los últimos tres o cuatro días iguales de la semanaSi pides para el martes, necesitas los últimos tres o cuatro martes. No uses la media semanal: el sábado la sube, el lunes la baja y acabas con un número que no es cierto para ningún día.
- 22. Anota en qué días sobró y en cuáles se agotóEn los días con sobrante, las ventas son la demanda real: la gente se llevó todo lo que quiso. En los días de agotado no sabes cuánto más se habrían llevado; allí las ventas son un mínimo, no un dato.
- 33. Calcula con los días en los que sobró algoHaz la media y añade las pocas unidades que quieras de colchón. El colchón no esconde incertidumbre: es la decisión consciente de que prefieres que sobren dos a tener que decir que no.
- 44. Si se agotó todos los días, sube, pero un solo pasoSi en tres días iguales seguidos no quedó nada, la cantidad es claramente demasiado baja. Súbela entre un diez y un veinte por ciento y déjala dos semanas. Un salto grande es malo porque después no sabrás cuánto habría bastado.
- 55. Anota qué cambiaste y cuándoSin esto, en dos semanas no sabrás de dónde salió el número actual. Basta con una línea en una libreta: fecha, producto, cantidad anterior y nueva. Esa línea es lo que convierte el pedido en un método en vez de empezar de cero cada semana.
Los días de la semana no son iguales
Con el producto fresco, el error más común no es la cantidad equivocada, sino la comparación equivocada. Los días laborables y el fin de semana de una tienda se diferencian tanto que su media no tiene nada que ver con la realidad, y entre el principio y el final de la semana también hay una distancia constante.
| Día | Qué vigilar | Por qué |
|---|---|---|
| Lunes | A menudo el día más flojo de la semana | Muchos hicieron compra el fin de semana y aún tienen en casa |
| Martes a jueves | Esta es la base estable | Los días menos alterados: merece la pena promediar estos |
| Viernes | Una subida, a veces grande | La gente compra para el fin de semana y se lleva también más producto fresco |
| Sábado | Su propio número, no un múltiplo de un día laborable | Otras horas del día, otras cestas |
| Domingo | Depende del horario, patrón propio | Si abres menos horas, las ventas no son comparables |
| Víspera de festivo | Nunca la referencia habitual | Un caso aparte: la referencia es el día equivalente del año pasado |
Lo que hacen el tiempo y el calendario
El producto fresco es la categoría en la que un efecto externo se nota en un solo día. No puedes calcularlos, pero sí reconocerlos, y después explicar con ellos un día malo, lo cual importa para no cambiar el pedido por algo que ocurrió una sola vez.
- Rachas largas de lluvia o de calor: entra menos gente y las ventas de producto fresco bajan de forma notable.
- Los primeros días realmente cálidos: la panadería baja, mientras que los refrigerados y las bebidas suben.
- Alrededor del día de cobro: los días de compra grande, típicamente principio y mediados de mes.
- Curso escolar y vacaciones: el pico matinal de panadería desaparece en vacaciones o se desplaza más tarde.
- Un evento local, una calle cortada, unas obras: puntual, pero puede llevarse un día entero.
- Vísperas de festivo: categoría propia; la referencia es el día equivalente del año pasado, no la semana pasada.
Qué hacer con lo que sobra de todos modos
- Haz que las rebajas por caducidad sean previsibles y estén atadas a una hora: siempre la misma hora, siempre la misma señalización. Un descuento ocasional solo enseña al cliente a esperarlo.
- Rebajar no es un fracaso: pan vendido a mitad de precio sigue siendo más que pan en la basura. La pérdida está donde ni siquiera lo intentaste.
- Lo que no se vende ni rebajado, regístralo como merma con motivo. Esa línea se convierte en la base del siguiente pedido.
- Si el mismo producto sobra habitualmente, no es una cuestión de merma sino de pedido: baja la cantidad en vez de profundizar el descuento.
- El consumo propio va en su propia línea, con nombre: no es ni merma ni venta.
- Donar o ceder excedentes de alimentos tiene sus propias reglas: antes de empezar, comprueba qué se aplica en tu país.
En resumen
- El pedido de producto fresco se apoya en dos cifras: cuánto se vendió y cuánto sobró el mismo día.
- Compara los mismos días de la semana, tres o cuatro semanas atrás, no una media semanal.
- Las ventas de un producto agotado no son demanda, son la cantidad que pediste. Redondea al alza ahí.
- Cambia un producto cada vez, entre un diez y un veinte por ciento, y déjalo dos semanas.
- Explica un día malo en vez de seguirlo: un martes de lluvia no es motivo para cambiar un pedido.
- Gestiona el sobrante por regla, no por humor, y lo que aun así no se venda entra en merma con motivo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto sobrante es aceptable?
No hay un único número correcto, porque varía según la tienda y depende de cuánto valga para ti tener producto en el lineal hasta el cierre. La pregunta más útil es si la cantidad que sobra es estable: si cada día sobra más o menos lo mismo, el pedido está bien ajustado y solo tienes que decidir el nivel. Si oscila entre nada y mucho, el problema no es la cantidad: estás comparando los días equivocados.
¿Por qué no subir mucho de golpe si se agota tres días seguidos?
Porque después no sabrás cuánto habría bastado. Si pasas de veinte a cuarenta y sobran cinco, lo único que aprendes es que cuarenta es demasiado. En pasos del diez al veinte por ciento llegas al nivel en el que solo sobra un poco, y ese es justo el punto que buscas.
¿Hay que pedir los bollos y las hogazas por separado?
Sí, y esta es una de las mayores diferencias entre un lineal de panadería bien y mal llevado. Se venden a horas distintas, son para clientes distintos y reaccionan de otra forma al tiempo. Si mantienes una cifra conjunta de «panadería», uno siempre sobra y el otro siempre se agota, mientras el número conjunto sugiere que va más o menos bien, cuando no va bien ninguno.
¿Y si mi proveedor solo sirve en cantidades fijas?
Entonces tu margen es el número de unidades, y por eso importa aún más saber dónde estás. Normalmente se pueden cambiar dos cosas: la frecuencia de entrega y cómo repartes una unidad grande entre variedades. Merece la pena hablarlo también con el proveedor: con tus datos de pedido en la mano suele haber margen para ajustar el tamaño de unidad o la frecuencia.
¿Cómo debo tratar las vísperas de festivo?
Como categoría propia, y nunca con las cifras de la semana pasada. La referencia de una víspera es el día equivalente del año pasado: si entonces se vendió el triple, cuenta con lo mismo. Una proporción es más fiable que una diferencia, porque la facturación de la tienda puede haber cambiado entretanto.
¿De verdad tengo que anotar el sobrante todos los días?
La respuesta honesta es que sí, al menos hasta que la cantidad se asiente. Sin eso solo ves ventas, y las ventas no te dicen si todo se fue porque era exactamente la cantidad correcta o porque había poco. Al cabo de unas semanas puedes hacerlo con menos frecuencia: vuelve a mirar cuando cambie algo alrededor de la tienda.
¿Y si el pedido lo hace otra persona?
Entonces esa persona debería trabajar con las mismas cifras y no con su propia memoria, y debería haber un único sitio compartido donde se anote el sobrante. El problema más común no es una mala decisión, sino que dos personas trabajan con dos números distintos en la cabeza, de modo que el pedido oscila semana a semana según quién estuviera de turno.
El pedido de mañana necesita el número de ayer.
Pedir producto fresco se vuelve preciso en cuanto ves cuánto se vendió justo ese día y cuánto se tiró. Boltom App muestra ambas cosas, cada día y por producto, para que no tengas que pedir de memoria.
- Ventas por producto, semanas atrás, para poder comparar el mismo día de la semana.
- La merma se registra con motivo, así ves cuánto quedó realmente sin vender.
- Si se cae internet, el registro sigue funcionando: se sincroniza solo cuando vuelves a estar en línea.
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