Pourquoi la mémoire ne suffit pas
Commander du frais est la décision que la plupart des commerces prennent avec le moins de données. La livraison arrive le matin, la commande doit partir la veille au soir ou à l'aube, et le chiffre vient de « il en est beaucoup resté hier » ou « ça s'est vendu vite hier ». Le problème, c'est que ces deux phrases ne sont pas le même type d'information.
La mémoire déforme aussi, et de façon prévisible : on se souvient mieux du manque que des invendus. Si tu as dû une fois renvoyer quelqu'un sans pain, cela te reste une semaine ; les dix pains qui partent à la poubelle chaque soir ne sont pas un événement, c'est la routine. C'est pour cela que les commandes grimpent doucement, et que la casse augmente sans que personne ne l'ait jamais décidé.
Le chiffre du jour vient de deux valeurs
Pour que la quantité de demain soit plus qu'une supposition, tu dois savoir deux choses sur le même jour : combien s'est vendu et combien il restait à la fermeture. Ensemble, elles disent quelque chose ; séparément, ni l'une ni l'autre.
- Ventes : combien sont passés en caisse. C'est le chiffre le plus facile à obtenir et, seul, le plus trompeur.
- Invendus : combien il restait en rayon à la fermeture. Sans cela, les ventes ne te disent rien à partir de quoi remonter.
- Heure de rupture : si tout était parti à onze heures, les ventes montrent la quantité commandée, pas la demande.
- Motif : les invendus ne tiennent pas toujours à la commande. Un mardi pluvieux, une rue barrée ou une promotion à côté apparaissent ici.
- Type de journée : jour ouvré, week-end, veille de jour férié, autour de la paie : ils ne sont pas comparables entre eux.
- Détail par produit : « boulangerie » n'est pas une seule ligne. Les petits pains et les pains vivent des vies séparées et demandent des commandes séparées.
- Promotions : si le produit ou son voisin était en promotion, cette journée ne sert pas de référence.
Comment calculer la quantité de demain
- 11. Prends les trois ou quatre derniers mêmes jours de la semaineSi tu commandes pour mardi, il te faut les trois ou quatre derniers mardis. N'utilise pas la moyenne hebdomadaire : le samedi la tire vers le haut, le lundi vers le bas, et tu obtiens un chiffre vrai pour aucun jour.
- 22. Note quels jours il est resté quelque chose et lesquels étaient en ruptureLes jours avec invendus, les ventes sont la vraie demande : les gens ont pris autant qu'ils voulaient. Les jours de rupture, tu ne sais pas combien de plus ils auraient pris : là, les ventes sont un minimum, pas un fait.
- 33. Calcule à partir des jours où il est resté quelque choseFais-en la moyenne, puis ajoute les quelques unités que tu veux en réserve. Cette réserve ne cache pas une incertitude : c'est la décision consciente que tu préfères qu'il en reste deux plutôt que de refuser quelqu'un.
- 44. Si c'était en rupture tous les jours, augmente, mais d'un cranS'il n'est rien resté trois mêmes jours de suite, la quantité est nettement trop basse. Augmente-la de dix à vingt pour cent et laisse-la tranquille deux semaines. Un grand saut est mauvais, parce qu'ensuite tu ne sauras pas combien aurait suffi.
- 55. Note ce que tu as changé et quandSans cela, dans deux semaines tu ne sauras plus d'où vient le chiffre actuel. Une ligne dans un carnet suffit : date, produit, ancienne et nouvelle quantité. C'est cette ligne qui fait de la commande une méthode au lieu d'un recommencement chaque semaine.
Les jours de la semaine ne se ressemblent pas
Avec le frais, l'erreur la plus fréquente n'est pas la mauvaise quantité mais la mauvaise comparaison. Les jours ouvrés et le week-end d'un commerce diffèrent tellement que leur moyenne n'a rien à voir avec la réalité, et il y a aussi un écart régulier entre le début et la fin de semaine.
| Jour | Quoi surveiller | Pourquoi |
|---|---|---|
| Lundi | Souvent le jour le plus faible de la semaine | Beaucoup ont fait leurs courses le week-end et ont encore des réserves |
| Mardi à jeudi | C'est la base stable | Les jours les moins perturbés : ce sont ceux qu'il vaut la peine de moyenner |
| Vendredi | Une hausse, parfois forte | Les gens font les courses du week-end et prennent aussi plus de frais |
| Samedi | Son propre chiffre, pas un multiple d'un jour ouvré | Autres moments de la journée, autres paniers |
| Dimanche | Dépend des horaires, schéma propre | Si tu ouvres moins longtemps, les ventes ne sont pas comparables |
| Veille de jour férié | Jamais la référence habituelle | Un cas à part : la référence est le jour équivalent de l'an dernier |
Ce que font la météo et le calendrier
Le frais est le rayon où un effet extérieur se voit en une seule journée. Tu ne peux pas les calculer, mais tu peux les reconnaître, et ensuite t'en servir pour expliquer une mauvaise journée, ce qui compte pour ne pas changer la commande à cause de quelque chose qui n'est arrivé qu'une fois.
- Longues périodes de pluie ou de chaleur : il entre moins de monde et les ventes de frais baissent nettement.
- Les premiers jours vraiment chauds : la boulangerie recule, tandis que le frais réfrigéré et les boissons bondissent.
- Autour de la paie : les jours de gros achats, généralement en début et au milieu du mois.
- Période scolaire et vacances : le pic matinal de boulangerie disparaît pendant les vacances ou se décale plus tard.
- Un événement local, une rue barrée, un chantier : ponctuel, mais cela peut emporter une journée entière.
- Veilles de jours fériés : catégorie à part ; la référence est le jour équivalent de l'an dernier, pas la semaine dernière.
Que faire de ce qui reste malgré tout
- Rends les démarques prévisibles et liées à une heure : toujours la même heure, toujours le même marquage. Une remise occasionnelle apprend seulement aux clients à l'attendre.
- Une démarque n'est pas un échec : du pain vendu à moitié prix, c'est toujours plus que du pain à la poubelle. La perte est là où tu n'as même pas essayé.
- Ce qui ne se vend même pas démarqué, enregistre-le en casse avec un motif. Cette ligne devient la base de la commande suivante.
- Si le même produit reste régulièrement, ce n'est pas une question de casse mais de commande : baisse la quantité au lieu de creuser la remise.
- La consommation interne va sur sa propre ligne, avec un nom : ce n'est ni de la casse ni une vente.
- Donner ou céder les excédents alimentaires obéit à des règles propres : avant de commencer, vérifie ce qui s'applique chez toi.
En résumé
- La commande de frais repose sur deux chiffres : combien s'est vendu et combien il est resté le même jour.
- Compare les mêmes jours de la semaine, trois ou quatre semaines en arrière, pas une moyenne hebdomadaire.
- Les ventes d'un produit en rupture ne sont pas la demande, c'est la quantité commandée. Arrondis vers le haut là.
- Ne change qu'un produit à la fois, de dix à vingt pour cent, et laisse-le deux semaines.
- Explique une mauvaise journée au lieu de la suivre : un mardi pluvieux n'est pas une raison de changer une commande.
- Traite les invendus par règle et non selon l'humeur, et ce qui ne se vend toujours pas passe en casse avec un motif.
Questions fréquentes
Combien d'invendus est acceptable ?
Il n'y a pas de chiffre unique, parce qu'il varie d'un commerce à l'autre et dépend de ce que vaut pour toi le fait d'avoir de la marchandise en rayon jusqu'à la fermeture. La question plus utile est de savoir si la quantité restante est stable : s'il reste à peu près autant chaque jour, la commande est bien réglée et il te reste seulement à décider du niveau. Si elle oscille entre rien et beaucoup, ce n'est pas la quantité le problème : tu compares les mauvais jours.
Pourquoi ne pas augmenter beaucoup d'un coup si c'est en rupture trois jours de suite ?
Parce qu'ensuite tu ne sauras pas combien aurait suffi. Si tu passes de vingt à quarante et qu'il en reste cinq, tu apprends seulement que quarante c'est trop. Par paliers de dix à vingt pour cent, tu atteins le niveau où il ne reste qu'un peu, et c'est exactement le point que tu cherches.
Faut-il commander séparément les petits pains et les pains ?
Oui, et c'est l'une des plus grandes différences entre un rayon boulangerie bien et mal tenu. Ils se vendent à des moments différents, s'adressent à des clients différents et réagissent autrement à la météo. Si tu gardes un chiffre commun « boulangerie », l'un reste toujours et l'autre est toujours en rupture, tandis que le chiffre global laisse croire que c'est à peu près bon, alors qu'aucun des deux ne l'est.
Et si mon fournisseur ne livre qu'en quantités fixes ?
Alors ta marge de manœuvre est le nombre d'unités, et il est d'autant plus important de savoir où tu en es. En général, deux choses peuvent changer : la fréquence de livraison et la répartition d'une unité plus grande entre les variétés. Cela vaut la peine d'en parler aussi au fournisseur : avec tes données de commande en main, il y a souvent de la marge sur la taille du conditionnement ou la fréquence.
Comment traiter les veilles de jours fériés ?
Comme une catégorie à part, et jamais à partir des chiffres de la semaine passée. La référence d'une veille de férié est le jour équivalent de l'an dernier : s'il s'était vendu trois fois plus, attends-toi à la même chose. Un rapport est plus fiable qu'une différence, car le chiffre d'affaires du commerce a pu changer entre-temps.
Dois-je vraiment noter les invendus tous les jours ?
La réponse honnête est oui, au moins jusqu'à ce que la quantité se stabilise. Sans cela tu ne vois que les ventes, et les ventes ne te disent pas si tout est parti parce que c'était exactement la bonne quantité ou parce qu'il n'y en avait pas assez. Au bout de quelques semaines tu peux le faire moins souvent : regarde de nouveau quand quelque chose change autour du commerce.
Et si c'est quelqu'un d'autre qui passe la commande ?
Alors cette personne devrait travailler avec les mêmes chiffres et non avec sa propre mémoire, et il devrait y avoir un seul endroit commun où les invendus sont notés. Le problème le plus fréquent n'est pas une mauvaise décision, c'est que deux personnes travaillent avec deux chiffres différents en tête, si bien que la commande oscille chaque semaine selon qui était de service.
La commande de demain a besoin du chiffre d'hier.
Commander du frais devient précis dès que tu vois combien s'est vendu ce jour-là précisément, et combien est parti à la casse. Boltom App montre les deux, jour par jour et par produit, pour que tu n'aies pas à commander de mémoire.
- Ventes par produit, sur plusieurs semaines, pour pouvoir comparer le même jour de la semaine.
- La casse est enregistrée avec un motif, ainsi tu vois combien est vraiment resté invendu.
- Si Internet tombe, la saisie continue de fonctionner : elle se synchronise toute seule dès que tu es de nouveau connecté.
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