Grossiste, fournisseur ou cash & carry ? Où acheter la marchandise de votre magasin

Jeudi matin, avant l'ouverture. Il n'y a plus d'eau minérale en réserve, la prochaine livraison du grossiste est lundi, et les caisses de pain attendent déjà devant la porte. Le commerçant regarde les clés de la voiture : s'il part maintenant au cash & carry, il sera de retour vers midi, mais d'ici là, quelqu'un doit tenir le comptoir. S'il n'y va pas, le rayon de l'eau sera vide avant le week-end. La même question revient plusieurs fois par semaine, et la plupart des commerçants tranchent par habitude, pas en faisant le calcul.

Pourtant, l'origine de votre marchandise est l'une des plus grandes décisions d'un magasin. Elle détermine non seulement votre marge, mais aussi combien de votre temps part dans les achats, combien de votre argent dort en réserve, et à quelle fréquence un rayon reste vide. Un mix d'achats bien construit peut vous faire gagner des heures et de l'argent bien réel chaque semaine ; un mauvais vous coûte les deux sans même que vous vous en rendiez compte.

Dans cet article, nous passons en revue les canaux d'approvisionnement, nous les comparons, nous calculons ce que coûte vraiment l'approvisionnement avec votre propre voiture, et nous vous montrons comment décider catégorie par catégorie. Nous ne citons volontairement aucune entreprise, aucune enseigne ni aucun tarif, car ils varient fortement d'un pays et d'une région à l'autre ; les exemples sont en unités neutres. La négociation des prix est traitée en détail dans « Fournisseurs et prix d'achat : comment négocier et quand changer », les quantités à commander dans « Rupture ou surstock ? Trouver l'équilibre dans un petit commerce », et la réception des livraisons dans « La réception des marchandises pas à pas, et à quoi doit ressembler la réserve ».

Six chemins par lesquels votre marchandise peut arriver

La marchandise d'un petit commerce arrive généralement de plusieurs sources, même si le commerçant ne les voit pas comme des canaux. Il vaut la peine de les passer en revue consciemment une fois, pour voir en quoi chaque chemin est bon ou mauvais, car c'est seulement alors que vous voyez où vous payez plus cher pour le confort, et où vous payez pour l'habitude.

• Directement chez le fabricant ou l'agent commercial de la marque. Un commercial vous rend visite, généralement selon un rythme de commande fixe, avec livraison. Le prix pour une marque donnée est souvent le meilleur, mais la commande minimale peut être élevée, et vous n'obtenez que les produits de ce fabricant.
• Un grossiste ou un distributeur avec livraison. Un large assortiment de nombreux fabricants, une commande, une facture, une livraison, souvent avec un délai de paiement. Pratique et prévisible, mais en contrepartie, vous êtes lié à un montant minimum de commande et à un jour de livraison.
• Le cash & carry, le grossiste en libre-service. Vous y allez vous-même, vous chargez vous-même, vous payez sur place. Souple, vous avez la marchandise tout de suite, et il y a de bonnes affaires — mais le transport, le temps et le chargement sont pour vous.
• Un producteur local ou un petit cultivateur. Produits frais, spécialités, ancrage local : œufs, miel, légumes, pâtisseries maison. Petites quantités, offre variable, souvent un arrangement au cas par cas.
• Commande en ligne auprès de grossistes et plateformes. Vous commandez sur un site web auprès d'un ou plusieurs fournisseurs, avec livraison. Pratique, vous pouvez aussi commander le soir, et il est facile de comparer les prix — mais les conditions varient fortement d'une plateforme à l'autre.
• Acheter la promotion d'un autre magasin en dépannage. Si quelque chose est en rupture et qu'il n'y a pas d'autre solution, vous l'achetez en promotion dans un plus grand magasin. Rapide, mais cher et risqué, donc cela ne peut jamais être qu'une exception.

Pour la plupart des magasins, trois ou quatre canaux suffisent. Avec moins, vous devenez facilement dépendant d'un seul fournisseur ; avec plus, vos commandes s'éparpillent, le nombre de minimums, de factures et de livraisons augmente, et vous n'êtes nulle part un client assez important pour obtenir de bonnes conditions.

Côte à côte : ce que chaque canal offre

Le tableau ci-dessous montre la situation type. Ce n'est pas une règle : il existe des fabricants avec de petits minimums, et des cash & carry qui livrent. Mais quand vous évaluez une offre, il vaut la peine de passer ces points en revue un par un, car le prix unitaire le plus bas n'est de loin pas toujours la façon la moins chère d'acheter.

Une chose saute aux yeux dans le tableau : ce que vous gagnez dans une colonne, vous le payez souvent dans une autre. La souplesse d'un cash & carry coûte votre temps, le bon prix d'un fabricant coûte un minimum élevé et un rythme fixe, le confort d'un grossiste coûte quelques pour cent sur le prix. Une bonne décision ne cherche pas la ligne la moins chère, mais celle qui coûte le moins au total pour cette famille de produits précise.

En livraison : fabricant et grossiste

Les canaux qui livrent sont la colonne vertébrale du magasin. La marchandise arrive le jour convenu, vous la réceptionnez, et vous pouvez rester au comptoir pendant ce temps. Un fabricant ou un agent de marque accorde généralement de bons prix et des promotions sur ses propres produits, parfois aussi une aide pour la mise en rayon, tandis qu'un grossiste apporte les produits de nombreux fabricants avec une seule commande et une seule facture.

• Rythme de commande. Le commercial ou le système de commande prend les commandes à jours fixes et livre à jours fixes. Vous devez caler vos commandes sur ce rythme : ce qui manque après le jour de livraison reste absent jusqu'à la suivante.
• Commande minimale. Beaucoup de fournisseurs ne livrent pas en dessous d'un certain montant de commande ou d'un certain nombre de colis, ou bien ils facturent des frais de livraison. Pour un petit commerce, cela peut facilement obliger à commander des quantités trop importantes.
• Une facture, une livraison. Le plus grand avantage d'un grossiste n'est pas toujours le prix, mais le fait de traiter avec un seul partenaire au lieu de vingt fabricants.
• Retours et réclamations. Demandez à l'avance comment sont traitées les marchandises abîmées, manquantes ou périmées, et de combien de temps vous disposez pour les signaler.

L'un des plus grands avantages des canaux qui livrent, et l'un des plus souvent oubliés, c'est le délai de paiement. Si le fournisseur facture à deux semaines, vos rayons sont pleins de son argent pendant deux semaines. Un magasin qui achète chaque semaine pour 1 000 unités à ces conditions a en permanence environ 2 000 unités de marchandise financées par le fournisseur. C'est un crédit gratuit : il n'y a pas d'intérêts, vous n'avez pas besoin d'aller à la banque pour l'obtenir, et si les produits qui tournent vite sont vendus avant l'échéance, l'argent est déjà dans la caisse au moment de payer.

Le crédit gratuit n'est bon que tant que vous le gérez avec discipline. Si vous dépensez l'argent qui rentre pour autre chose avant l'échéance, le jour du paiement vous prend par surprise, et un retard de paiement peut aussi dégrader vos conditions. Le lien entre délai de paiement, stock et caisse est expliqué en détail dans « Le magasin est rentable et n'a pourtant pas d'argent — stock et trésorerie ».

Cash & carry : souple, mais pas gratuit

Le cash & carry est le couteau suisse du petit commerçant. Pas de jour de commande, pas de minimum, vous achetez ce que vous voyez, et c'est en rayon le jour même. Vous pouvez saisir de bonnes affaires, et vous pouvez tester un nouveau produit avec un seul colis. C'est pourquoi beaucoup de commerçants y achètent presque tout — et c'est justement là le piège.

• Avantage : vous avez la marchandise tout de suite si quelque chose est tombé en rupture de façon inattendue.
• Avantage : vous pouvez acheter en petites quantités, et donc tester un nouveau produit sans risque.
• Avantage : vous voyez les bonnes affaires de vos propres yeux et pouvez décider sur place.
• Inconvénient : vous payez sur place, il n'y a donc pas de délai de paiement, et l'argent quitte la caisse immédiatement.
• Inconvénient : le transport, le chargement et le déchargement sont votre travail, et pendant ce temps, soit vous fermez le magasin, soit quelqu'un doit être là.
• Inconvénient : il est facile d'acheter plus que prévu — difficile de passer devant la palette de promotions sans s'arrêter.

Un cash & carry n'est donc ni cher ni bon marché : il est bon pour ce pour quoi il a été conçu. Il est excellent pour combler les ruptures, les références d'appoint, saisir les bonnes affaires et tester de nouveaux produits. Comme source principale d'approvisionnement, en revanche, ses coûts cachés le rendent souvent plus cher que ne le laisse penser le ticket de caisse.

Le coût caché : votre propre temps et la voiture

Un ticket de cash & carry n'indique que le prix de la marchandise. Ce qu'il n'indique pas : l'aller et le retour, le choix, l'attente, le chargement, le carburant, l'usure de la voiture, et le fait que pendant ce temps, le magasin est soit fermé, soit quelqu'un tient le comptoir à votre place. Faisons le calcul avec un exemple, en unités neutres. Un magasin achète chaque semaine pour 1 000 unités de marchandise dans cette gamme. Au cash & carry, c'est 3 pour cent moins cher, mais cela demande deux trajets par semaine, de 2 heures chacun, et nous valorisons votre propre heure à 15 unités. Le carburant et l'usure de la voiture représentent 10 unités par trajet. Le grossiste livre la même marchandise une fois par semaine pour des frais de 15 unités.

Dans l'exemple, le cash & carry coûte 35 unités de plus par semaine, alors que le ticket le fait paraître 30 unités moins cher. Sur quatre semaines, cela fait 140 unités par mois. Le seuil de rentabilité est simple : le cash & carry doit être moins cher du coût des trajets moins les frais de livraison économisés, soit 60 + 20 − 15 = 65 unités. Sur 1 000 unités d'achats, cela représente 6,5 pour cent. Si l'écart de prix est inférieur, la livraison est moins chère.

• Si un remplaçant tient le comptoir, son temps est aussi un coût. Si vous le payez 4 heures à 10 unités de l'heure pendant les deux trajets, cela fait 40 unités de plus, et le coût hebdomadaire du cash & carry monte à 1 090 unités.
• Si le magasin est fermé pendant votre absence, le chiffre d'affaires perdu est du bénéfice perdu. Par une matinée calme, c'est peut-être peu ; à une heure d'affluence, beaucoup.
• Si vous combinez un trajet avec autre chose — la banque, la poste, un producteur local —, une partie du coût ne relève pas des achats. Dans ce cas, répartissez-le honnêtement.
• Si l'écart de prix sur certains produits est important, par exemple sur une bonne affaire, alors le cash & carry vaut le coup. La question n'est donc pas de savoir si vous y allez, mais pourquoi et à quelle fréquence.

Producteurs locaux, commande en ligne et dépannages

À côté des trois canaux principaux, il en existe trois autres qui peuvent jouer un rôle plus modeste, mais important. Il ne faut pas les mettre dans le même sac : l'un peut être la source de ce qui vous rend unique, un autre peut faciliter les commandes, et le troisième est davantage un signal d'alerte qu'une stratégie d'achat.

• Producteurs locaux. Œufs, miel, fruits et légumes de saison, gâteaux maison : c'est ce qui vous permet de vous distinguer des grandes surfaces. Le prix est souvent plus élevé, mais les clients paient aussi plus quand ils savent d'où cela vient. Demandez avec quelle régularité et en quelle quantité ils peuvent livrer, et comment vous obtiendrez une facture ou un justificatif.
• Commande en ligne auprès de grossistes. Vous pouvez commander le soir, après la fermeture, il est facile de comparer les prix, et ils livrent souvent avec un petit minimum. Faites attention aux frais de livraison, aux jours de livraison, et à qui est responsable si quelque chose manque ou arrive abîmé.
• La promotion d'un autre magasin en dépannage. Si un produit important est en rupture, le compléter grâce à une promotion en magasin de détail, c'est acceptable de temps en temps. Mais un prix promotionnel reste un prix de détail, il y a souvent une limite par client, vous n'obtenez pas toujours un justificatif en bonne et due forme pour l'achat, et il ne reste presque rien dessus dans votre propre magasin. Si cela arrive régulièrement, le problème vient de vos commandes ou de votre fournisseur.

L'achat de dépannage est en réalité un symptôme. Si cela arrive plusieurs fois par mois, cherchez pourquoi ce produit tombe en rupture : la quantité commandée n'est pas la bonne, les livraisons sont trop espacées, ou le fournisseur n'apporte pas ce que vous avez commandé. Ce n'est alors plus une question d'achat mais de commande, traitée dans « Rupture ou surstock ? Trouver l'équilibre dans un petit commerce ».

Le bon mix d'achats, catégorie par catégorie

La question n'est pas de savoir quel canal est le meilleur, mais lequel est le meilleur pour quelle famille de produits. Les ventes, la marge, la durée de conservation et le poids d'une catégorie décident ensemble s'il vaut mieux l'acheter en livraison, auprès d'un fournisseur quotidien, au cash & carry ou chez un producteur local. Le tableau ci-dessous est un point de départ que vous devez adapter à votre propre magasin.

Le facteur le plus important du mix, c'est la marge. Là où la marge d'une catégorie est mince — typiquement sur les boissons et l'épicerie de base de longue conservation —, quelques pour cent d'écart sur le prix d'achat représentent une grande partie du bénéfice, et il vaut la peine de chercher une meilleure source. Là où elle est confortable, par exemple sur les spécialités ou les viennoiseries fraîches, la fiabilité et la qualité valent plus que le moindre écart de prix. Pour calculer la marge réelle d'une catégorie, aidez-vous de « Quelle est vraiment votre marge ? Coefficient, marge et le vrai bénéfice d'un magasin ».

Quand changer de canal

Un mix d'achats n'est pas fixé une fois pour toutes. Les conditions des fournisseurs changent, le quartier change, et le magasin aussi. Les signes ci-dessous indiquent qu'il vaut la peine de repenser l'origine de la marchandise d'une catégorie. Si la raison est le prix, essayez d'abord de négocier — c'est le sujet de « Fournisseurs et prix d'achat : comment négocier et quand changer ».

• Des problèmes de livraison persistants. Références manquantes, mauvaise marchandise, retards ou colis abîmés plusieurs fois de suite, et les réclamations n'y changent rien.
• Des prix qui s'envolent. Les prix d'un fournisseur augmentent durablement et sans explication plus vite que ceux d'autres sources pour le même produit.
• Un minimum inadapté. Vos ventes ont baissé, et à cause du minimum vous devez régulièrement commander trop, ce qui reste en réserve ou se périme.
• Des ventes qui ont changé. Une catégorie a tellement progressé qu'il vaut désormais la peine de la faire livrer, ou tellement baissé qu'un complément au cash & carry suffit.
• Trop de trajets. Si vous allez au cash & carry plusieurs fois par semaine pour la même famille de produits, c'est le signe qu'elle devrait arriver en livraison.
• Une nouvelle opportunité. Un nouveau fournisseur est apparu dans le secteur, un producteur a élargi sa gamme, ou une plateforme en ligne vous livre avec un petit minimum.

„Un bon fournisseur n'est pas celui qui a le prix le plus bas sur le produit le moins cher, mais celui avec qui il vous reste le plus en fin de mois — une fois le temps, la voiture, les ruptures et les pertes comptés.”

Avant d'ajouter une nouvelle source : une liste de contrôle

Prendre un nouveau fournisseur ressemble à une petite décision, mais cela peut déterminer pendant des mois combien de temps et d'argent vous y consacrez. Avant de passer la première grosse commande, parcourez les étapes ci-dessous. Un bon partenaire y répondra volontiers et par écrit.

1. 11. Demandez la liste de prix de vos propres produitsPas une liste promotionnelle triée sur le volet, mais le prix habituel de vos produits les plus importants, et comparez-le avec vos prix d'achat actuels. Demandez à quelle fréquence et comment la liste de prix change.
2. 22. Clarifiez le minimum et le jour de livraisonQuel est le montant minimum de commande ou le nombre minimum de colis, quels sont les frais de livraison en dessous, et quels jours vous livrent-ils ? Calculez si cela correspond à vos ventes hebdomadaires.
3. 33. Renseignez-vous sur les retours et les réclamationsQue se passe-t-il avec une marchandise manquante, abîmée ou à date courte, de combien de temps disposez-vous pour la signaler, et comment récupérez-vous votre argent ? Mieux vaut le savoir avant la première mauvaise livraison.
4. 44. Vérifiez le délai de paiement et la facturationY a-t-il un délai de paiement, et de quelle durée, que se passe-t-il si vous payez en retard, et comment, avec quel détail, facturent-ils ? Des factures claires, c'est bien aussi pour votre comptable.
5. 55. Ayez un interlocuteur attitréUn nom et un numéro de téléphone que vous pouvez joindre si quelque chose manque ou ne va pas. Si vous ne pouvez écrire qu'à une adresse générale, une réclamation peut traîner pendant des semaines.
6. 66. Passez une commande d'essaiAvec une petite commande de quelques produits, vérifiez si la livraison arrive à l'heure, si la facture correspond à la liste de prix, et dans quel état arrive la marchandise. Une commande d'essai en dit plus que n'importe quelle promesse.
7. 77. Décidez quelle catégorie viendra de làN'ajoutez pas simplement la nouvelle source ; décidez quelle famille de produits elle reprend, et où vous achèterez moins désormais. Sinon, vous aurez juste un fournisseur de plus, et vous n'atteindrez le minimum chez aucun.

Erreurs courantes

• Trop de fournisseurs. Dire oui à chaque nouvelle offre, c'est beaucoup de petites commandes, beaucoup de factures et beaucoup de livraisons, et vous n'êtes nulle part un client important.
• Des commandes minuscules. Les frais de livraison payés sur des commandes sous le minimum et le temps passé sur de nombreuses livraisons grignotent discrètement l'écart de prix.
• Aller au cash & carry chaque semaine. Y aller plusieurs fois par semaine par habitude pour la même marchandise, sans calculer ce que coûtent le temps et la voiture.
• Choisir uniquement sur le prix. Derrière le prix unitaire le plus bas peuvent se cacher une mauvaise livraison, un minimum élevé, des dates courtes ou des réclamations compliquées.
• Oublier le délai de paiement. De deux prix similaires, celui que vous payez plus tard vaut davantage pour votre trésorerie.
• Faire du dépannage une routine. Si vous complétez régulièrement grâce aux promotions de magasins de détail, le problème vient de vos commandes, pas de votre fournisseur.
• Décider pour toutes les catégories d'un coup. Les produits frais, les boissons et les spécialités demandent une logique différente ; ce qui est juste pour l'une peut coûter cher pour une autre.

Résumé

• Il existe six canaux d'approvisionnement : fabricant, grossiste qui livre, cash & carry, producteur local, commande en ligne et, en dépannage, la promotion d'un autre magasin ; la plupart des magasins en ont besoin de trois ou quatre.
• Ne comparez pas les canaux uniquement sur le prix : le minimum, la livraison, le délai de paiement, la souplesse et votre propre temps comptent tous.
• Le coût caché d'un cash & carry, c'est votre propre temps, la voiture, et le magasin fermé ou tenu par un remplaçant pendant ce temps ; dans l'exemple, il fallait un avantage de prix de 6,5 pour cent pour que cela vaille le coup.
• Le délai de paiement est un crédit gratuit, bon pour la trésorerie — tant que vous le gérez avec discipline.
• Décidez catégorie par catégorie : boissons et produits de longue conservation en livraison, produits frais auprès d'un fournisseur quotidien, ruptures et essais au cash & carry, spécialités chez un producteur local.
• N'ajoutez une nouvelle source qu'après la liste de contrôle et une commande d'essai, et décidez quelle catégorie elle reprend.

Questions fréquentes