Radno vrijeme trgovine za blagdane: kada, koliko dugo, s kim — i kako će kupci to saznati

Sredina prosinca, vrijeme zatvaranja. Stalna mušterija pita za pultom: „Na Badnjak radite, zar ne? A do kada na Staru godinu?” Trgovac odmah kaže „kao i lani”, a navečer shvati da se zapravo ne sjeća točno kako je bilo lani. Ne zna ni tko radi između blagdana ni koji dan dobavljač kruha zadnji put dostavlja.

Blagdani funkcioniraju drukčije od običnog tjedna. Kupci u nekoliko sati kupe ono što bi inače kupovali tjedan dana, a onda danima jedva navraćaju. Dobavljači stanu, i tim zaslužuje blagdane, a na mnogim mjestima postoje posebna pravila o tome kada trgovina smije raditi. Odlučite li u ovo doba godine po navici, lako ćete plaćati djelatnike u praznoj trgovini ili biti zatvoreni upravo kad bi cijelo susjedstvo stajalo u redu.

U ovom članku prolazimo kako na temelju podataka odlučiti o radnom vremenu za blagdane, kako rasporediti tim, što naručiti prije i poslije zatvaranja, kako obavijestiti kupce i na što paziti pri ponovnom otvaranju. Primjeri su složeni oko 24. prosinca, 31. prosinca i Nove godine jer su u mnogim zemljama to ključni dani, no vaši blagdani mogu biti drukčiji; brojke su u neutralnim jedinicama. O tome koliko dugo raditi općenito govori članak Do kada trgovina treba biti otvorena? Granični sat, nedjelje i rano otvaranje, a o pripremi za cijeli kraj godine Priprema za kraj godine: sezonski plan vaše trgovine od listopada do siječnja.

Zašto je radno vrijeme za blagdane drukčije

U običnom tjednu radno vrijeme gotovo se samo vodi: kupci su navikli, raspored se ponavlja, a roba stiže uobičajenim danima. Oko blagdana ta se rutina na nekoliko dana okrene naglavačke i odjednom se mijenja više stvari, koje utječu jedna na drugu.

• Ritam kupaca. Prije blagdana svi kupuju u isto vrijeme, često s punom košaricom, a za blagdana dolaze samo oni kojima je nešto nestalo ili su nešto zaboravili.
• Stanka dobavljača. Mnogi dobavljači stanu na nekoliko dana ili dostavljaju rjeđe. Što se rasproda nakon zadnje dostave, nedostaje danima.
• Potrebe tima. Blagdani su i za obitelj, a svi žele slobodne iste dane. To treba riješiti unaprijed, i to pošteno.
• Pravila. Na mnogim mjestima postoje posebni propisi o radu trgovina blagdanom i nedjeljom, o radu na blagdane i o dodacima na plaću. Razlikuju se od zemlje do zemlje, pa i od mjesta do mjesta.
• Trošak. Blagdanski sat može stajati više od običnoga: dodatak na plaću, grijanje, rasvjeta i osoba koja u to vrijeme nije kod kuće.

Obrazac blagdana i što se kupuje

U većini malih trgovina oko blagdana se iz godine u godinu ponavlja sličan obrazac. Točna vremena ovise o kraju, kupcima i lokalnim blagdanima, ali isplati se krenuti od ove slike i dotjerati je vlastitim prošlogodišnjim brojkama. Padaju li vaši blagdani na druge dane, vrijedi ista logika: vrhunac prije blagdana, miran blagdan, novi vrhunac prije sljedećeg.

Najvažnije u tablici: blagdanski promet se ne razvlači, nego se sabije u nekoliko sati. Jutro 24. prosinca ili rano poslijepodne na Staru godinu često donese koliko cijeli običan dan, ali poslije se vrata satima jedva otvore. Zato pitanje nije hoćete li raditi na blagdan, nego koje točno sate.

Odluka na temelju podataka: isplati li se raditi blagdansko poslijepodne?

Blagdanski sat se isplati ako dobit koju donese — ne promet! — pokriva trošak rada. Za to trebate dvije brojke: prošlogodišnji promet po satima istog dana i trošak jednog sata rada. Prođimo primjer u neutralnim jedinicama. Lani je 31. prosinca, između 2 i 6 popodne, trgovina utržila 600 jedinica, a prosječna marža joj je 25 %. Poslijepodne za pultom radi jedna prodavačica, uz 12 jedinica na sat, a u primjeru pretpostavljamo dodatak za rad na blagdan od 50 %, pa stoji 18 jedinica na sat. Dodatno grijanje, rasvjeta i hlađenje poslijepodne iznose 2 jedinice na sat. Dakle, jedan blagdanski sat rada stoji 20 jedinica.

Poslijepodne se u cjelini isplati: 150 jedinica dobiti minus 80 jedinica troška ostavlja 70 jedinica. Zadnji sat je, međutim, već u gubitku, jer je 15 jedinica dobiti naspram 20 jedinica troška. Zatvorite li u 5 popodne, 135 jedinica dobiti minus 60 jedinica troška ostavlja 75 jedinica — dakle sa satom manje zaradite 5 jedinica više, a vaša kolegica može biti kod kuće sat ranije. To je blagdanski granični sat: sat u kojem dobit više ne pokriva trošak.

• Prilagodite brojke ovoj godini. Ako vam je ove jeseni promet 10 % manji nego lani, srazmjerno smanjite i prošlogodišnje blagdanske brojke. U primjeru tada sat od 4 do 5 popodne donosi 108 jedinica prometa i 27 jedinica dobiti, što je i dalje 7 jedinica više od troška.
• Ako ste i sami za pultom, ni vaš sat nije besplatan. Računajte ga kao da plaćate zamjenu, inače će svaki blagdanski sat izgledati isplativ.
• Pogledajte kamo odlazi izgubljeni promet. Zatvorite li ranije, dio kupaca dođe ujutro, pa promet nije sasvim izgubljen, samo se pomaknuo.
• Mislite i na vjernost. Miran blagdanski sat donese malo novca, ali ako ste jedini otvoreni u blizini, kupci će to zapamtiti. To se ne može izmjeriti u jedinicama, ali o tome možete svjesno odlučiti.
• Jedna godina nije obrazac. Ako imate podatke za dvije ili tri godine, pogledajte sve: kišni blagdan ili blagdan koji padne na vikend može jako iskriviti sliku.

Pravila, dodaci na plaću, dani odmora

Prije nego što išta objesite na vrata, provjerite što je dopušteno. Koji se dani smatraju blagdanima ili neradnim danima, smije li trgovina raditi nedjeljom ili blagdanom i, ako smije, koliko dugo — razlikuje se od zemlje do zemlje, pa i od regije do regije i od grada do grada. Mogu postojati lokalni blagdani za koje u susjednom mjestu nitko nije čuo, a što je dopušteno ponekad ovisi o veličini trgovine, o tome radi li vlasnik osobno u njoj ili o vrsti trgovine.

• Provjerite kojih je dana zatvaranje obvezno, a kojih je dopušteno radno vrijeme kraće.
• Razjasnite koliki dodatak pripada onome tko radi na blagdan ili u nedjelju i uključite ga u trošak sati.
• Raspitajte se koliko odmora djelatnicima pripada između dviju smjena i unutar tjedna, jer se to u gužvi oko blagdana lako prekrši.
• Ako se pravila mijenjaju iz godine u godinu, ne krećite od prošlogodišnje obavijesti, nego uvijek od važećih propisa.

Raspored tima za blagdane

Opća načela planiranja rasporeda — smjene prema prometu i trošak plaća — obrađena su u članku Raspored smjena u dućanu: da trošak plaća ne pojede zaradu. Blagdani ipak imaju nekoliko posebnosti: svi traže slobodne iste dane, vrhunci su kratki i oštri, a tko je radio prošli Badnjak, to se računa i ove godine.

• Najprije dobrovoljci. Pitajte tko bi rado radio oko blagdana. Nekome je važan dodatak na plaću, netko slavi drugi blagdan, a netko bi radije bio slobodan na Staru godinu nego na Badnjak.
• Rotacija iz godine u godinu. Zabilježite tko je lani radio najtraženije dane i ove mu godine dajte prednost za slobodno. To je najjednostavniji način da raspored djeluje pošteno.
• Rane želje. Želje skupite četiri tjedna unaprijed i odredite rok. Tko se do tada ne javi, raspoređuje se prema rotaciji.
• Dodatna osoba za vrhunac. Ujutro 24. prosinca i ujutro 31. prosinca trebate dvije osobe za pult i police; mirnim poslijepodnevima dovoljna je jedna.
• Skraćeno radno vrijeme. Ranije zatvaranje timu često vrijedi više od cijelog slobodnog dana, a trgovinu ne stoji mnogo ako je poslijepodne ionako mirno.
• Zajamčeno slobodan dan za svakoga. Svatko unaprijed zna koji blagdan sigurno ima slobodan, i to mu ne oduzimajte u zadnji čas.

Ako je tim malen i nitko se ne javi dobrovoljno, skraćeno radno vrijeme je pošteno rješenje. Mala trgovina preživjet će zatvaranje u podne na Badnjak, ali dobru prodavačicu teško je zamijeniti ako svake godine baš ona ostaje za pultom dok drugi slave. Poštovanje odmora i obiteljskog vremena dugoročno je u interesu i same trgovine.

„Radno vrijeme za blagdane nije pitanje koliko dugo trgovac može izdržati, nego koji se sat isplati raditi — i čijem blagdanu za to uzimamo vrijeme.”

Naručivanje prije i poslije blagdanskog zatvaranja

Najveća zamka blagdanskog naručivanja nije količina, nego stanka u dostavi. Mnogi dobavljači stanu na nekoliko dana ili dostavljaju u objedinjene dane, pa između zadnje dostave prije blagdana i prve nakon njega može proći četiri-pet dana. Od svakog dobavljača zatražite blagdanski kalendar dostava i narudžbe prilagodite njemu. Koliko naručiti za božićnu sezonu detaljno opisuje članak Kada naručiti za Božić i koliko naručiti; ovdje govorimo o danima oko blagdanskog zatvaranja.

Najvažnije načelo je zadnji dan prije zatvaranja: što tada ne prodate, stari na polici ili u hladnjaku tijekom neradnih dana. Zato svježu robu odmjerite tako da se rasproda sat-dva prije zatvaranja, čak i ako zadnji kupac ne nađe kruha. Prazna polica s kruhom u podne na Badnjak manji je problem od dviju gajbi kruha u otpisu 27. prosinca.

Kako kupci saznaju kada radite

I najbolje radno vrijeme za blagdane ne vrijedi ništa ako kupci za njega ne znaju. Tko na Badnjak poslijepodne nađe zaključana vrata, sljedeći put ide drugamo, a tko ne zna da radite dan nakon Nove godine, krenut će u veliki supermarket. Zato radno vrijeme za blagdane objavite na što više mjesta, i to barem dva tjedna unaprijed.

• Na vratima. Jasno čitljiv list velikim slovima, razrađen po danima. Vidi ga svatko tko prođe, i kad ste zatvoreni.
• Kod blagajne. Mala obavijest na pultu ili pokraj blagajne i rečenica kupcu: „Na Badnjak radimo do jedan.” Tako će stalni kupci sigurno saznati.
• U izlogu. Ploča ili plakat koji se vidi s ulice, pa ga vide i oni koji samo prolaze.
• Na društvenim mrežama. Kratka objava dva tjedna unaprijed i podsjetnik dan prije blagdana. Tekst možete prepisati s obavijesti na vratima.
• U upisu na karti i u pretraživanju. Ne zaboravite ni ondje ažurirati radno vrijeme za blagdane, jer ga mnogi provjere prije nego što krenu. Kako upravljati upisom, opisuje naš članak o pojavljivanju na kartama i u pretraživanju.

Kod obavijesti je najvažnija jasnoća. Ne pišite „za blagdane skraćeno radno vrijeme”, jer iz toga nitko ne može zaključiti zatvarate li na Badnjak u podne ili u šest. Razradite je po danima i satima, a ako koji dan ne radite, napišite i to. Ako nešto promijenite u zadnji čas, ažurirajte to posvuda, inače će kupci vjerovati staroj obavijesti.

Popis zadataka tjedan po tjedan

Radno vrijeme za blagdane ne složi se u jednom danu. Ako krenete četiri tjedna unaprijed, u zadnjem tjednu nema žurbe, tim na vrijeme zna što ga čeka, a kupci isto tako na vrijeme saznaju. Redoslijed u nastavku je polazište koje možete prilagoditi svojim blagdanima.

1. 11. Četiri tjedna prije: odlučite o radnom vremenuPogledajte prošlogodišnji promet po satima za blagdane, izračunajte koji se sati isplate i provjerite lokalna pravila. Odlučite koliko ćete dugo raditi koji dan.
2. 22. Četiri tjedna prije: rasporedSkupite želje za slobodne dane i dobrovoljce, pogledajte prošlogodišnju rotaciju i složite blagdanski raspored. Objesite ga gdje ga svi vide.
3. 33. Tri tjedna prije: kalendari dostavaOd svakog dobavljača zatražite blagdanske dane dostave i naručivanja i zabilježite kada roba zadnji put stiže prije blagdana, a kada prvi put nakon njega.
4. 44. Dva tjedna prije: narudžba i obavijestPošaljite narudžbu dugotrajne robe, isplanirajte zadnju narudžbu svježe robe i objavite radno vrijeme za blagdane na vratima, kod blagajne, u izlogu, na društvenim mrežama i u upisu na karti.
5. 55. U zadnjem tjednu: podsjetnici i provjereProvjerite je li konačno radno vrijeme posvuda objavljeno, recite ga stalnim kupcima i pobrinite se da svatko zna kada radi. Postavite sniženje kvarljive robe za zadnje sate prije blagdana.
6. 66. Zadnji dan prije zatvaranja: zatvorite kako trebaProđite hladnjake, kvarljivu robu ili prodajte ili zabilježite kao otpis, provjerite temperaturu hladnjaka, gotovinu odnesite ili zaključajte, isključite što nije potrebno i uključite alarm.
7. 77. Prvi dan nakon blagdana: ponovno otvaranjeDođite ranije, prođite hladnjake i rokove, izložite svježu robu i pogledajte što nedostaje. Navečer u dnevnom pregledu usporedite promet s istim danom prošle godine.

Ponovno otvaranje nakon blagdana

Prvi dan nakon blagdana često počinje jakim jutrom: kupci žele svjež kruh, mlijeko i povrće, jer im je to kod kuće prvo nestalo. Ako je polica s kruhom prazna ili je u hladnjaku jogurt kojem je istekao rok, kupac počinje godinu s lošim dojmom. Zato ponovno otvaranje ne počinje otključavanjem vrata, nego temeljitom provjerom.

• Hladnjaci i temperatura. Provjerite je li svaki hladnjak tijekom neradnih dana ispravno radio, a ako se neki pokvario, ne izlažite robu koja je bila u njemu.
• Rokovi trajanja. Prođite mliječne proizvode, narezak i robu s kratkim rokom. Što je isteklo tijekom neradnih dana, skida se s police.
• Otpis s razlogom. Robu kojoj je istekao rok ili se pokvarila zabilježite kao otpis zajedno s razlogom, pa ćete iduće godine vidjeti koliko se izgubilo zbog blagdana i čega naručiti manje.
• Sniženja. Robu s kratkim rokom koja je još dobra isplati se prvi dan sniziti, i to zakazanom akcijskom cijenom, da se rasproda do poslijepodneva.
• Zaliha za prvi dan. Svježa roba neka bude na policama do jutra, a kod dugotrajne robe provjerite što se rasprodalo u predblagdanskom vrhuncu i što nedostaje na polici.

Nekoliko dana nakon ponovnog otvaranja isplati se sjesti s brojkama. Koliki su bili promet i dobit za blagdane, sat po sat, koliko je otišlo u otpis, koji je sat bio suvišan i koji se proizvod prerano rasprodao. Zapišite to sada, jer se idućeg studenoga toga nećete sjećati, a upravo tada ćete prema tome planirati sljedeće radno vrijeme za blagdane.

Česte pogreške

• Odluka po navici. „Kao i lani” — samo što nitko ne zna je li se lani isplatilo. Bez prošlogodišnjih brojki po satima odluka je nagađanje.
• Gledanje prometa umjesto dobiti. Blagdanski sat sa 60 jedinica prometa može izgledati dobro, ali ako donese 15 jedinica dobiti naspram 20 jedinica troška, u gubitku je.
• Kasno objavljeno radno vrijeme. List obješen dan prije blagdana većina kupaca neće vidjeti, a stalni kupci računat će sa starim radnim vremenom.
• Zaboravljen upis na karti. Na vratima piše radno vrijeme za blagdane, ali pretraživanje pokazuje uobičajeno, i kupac nađe zaključana vrata.
• Svake godine ista kolegica u rasporedu. Tko je svaki Badnjak za pultom, prije ili kasnije potražit će posao drugdje.
• Zanemarena stanka u dostavi. Tek nakon zadnje narudžbe saznate da dobavljač ne dolazi četiri dana, a hladnjak s mlijekom je prazan.
• Previše svježe robe prije zatvaranja. Puna polica kruha u podne na Badnjak izgleda dobro, ali 27. prosinca to je otpis.
• Ponovno otvaranje kao rutina. Ako se preskoči provjera hladnjaka i rokova, prvi kupac u godini nađe na polici robu kojoj je istekao rok.

Sažetak

• O radnom vremenu za blagdane odlučite prema prošlogodišnjem prometu i dobiti po satima istih dana, a ne po navici.
• Blagdanski sat se isplati ako njegova dobit pokriva plaću, dodatak za rad na blagdan i energiju; u primjeru je zatvaranje u 5 popodne na Staru godinu ostavilo 75 jedinica naspram 70 kod zatvaranja u 6.
• Pravila o blagdanima, obveznom zatvaranju, dodacima na plaću i danima odmora razlikuju se od mjesta do mjesta — uvijek provjerite lokalne propise.
• Raspored složite četiri tjedna unaprijed, s dobrovoljcima, rotacijom i skraćenim radnim vremenom, i svakome dajte zajamčeno slobodan blagdan.
• Narudžbe prilagodite stanci u dostavi: svježa roba neka se rasproda prije zatvaranja, a kvarljive robe naručite manje.
• Radno vrijeme objavite dva tjedna unaprijed, razrađeno po danima i satima, na vratima, kod blagajne, u izlogu, na društvenim mrežama i u upisu na karti.
• Nakon blagdana prođite hladnjake i rokove, zabilježite otpis s razlogom i zapišite pouke za iduću godinu.

Često postavljana pitanja