Klaar voor de jaarwisseling: een seizoensplan voor je winkel van oktober tot januari

In de meeste kleine winkels begint de jaarwisseling ermee dat iemand op een novemberochtend vraagt: „Hoe lang zijn we dit jaar eigenlijk open op 24 december?” Dan blijkt dat twee mensen al dezelfde week vrij hebben gevraagd, dat de helft van de seizoenswaar nog niet besteld is, en dat er geen geld opzij is gezet voor de grote rekeningen van begin december.

Voor de meeste winkels zijn de weken voor de feestdagen de sterkste periode van het jaar — en de periode waarin het het makkelijkst misgaat. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat er te veel kleine beslissingen in te weinig tijd op elkaar stapelen. Spreid je ze van tevoren per week, dan is december gewoon veel werk. Doe je dat niet, dan is het chaos.

Dit artikel geeft je het hele seizoensplan: een seizoenskalender van begin oktober tot half januari, personeel, openingstijden en communicatie rond de feestdagen, assortiment en bestellingen vooraf, acties, geld, een plan voor de twee drukste dagen, de dagen tussen de feestdagen, en januari. We gebruiken Kerst en Oud en Nieuw als hoofdvoorbeeld; vallen jouw belangrijkste feestdagen op een ander moment, verschuif de kalender dan navenant. Bestellen, de inventarisatie, openingstijden en de dienstindeling hebben elk een eigen artikel — daar verwijzen we waar nodig naar.

De seizoenskalender: wat je wanneer beslist

Het seizoen duurt ongeveer vijftien weken: van begin oktober tot half januari. De decemberpiek is daar maar twee of drie weken van, maar het succes ervan hangt af van de tien weken ervoor. Het doel van de kalender is dat elke beslissing een week krijgt — want alles wat er niet in staat, schuift door naar half december.

De timing van bestellingen is een gedetailleerdere vraag: verschillende productgroepen hebben verschillende deadlines, en de hoeveelheid reken je het beste uit met je eigen cijfers van vorig jaar. Dat behandelen we in ons artikel „Wanneer je de kerstbestelling plaatst, en hoeveel je bestelt”. In de seizoenskalender is het genoeg om te noteren welke bestelling in welke week de deur uit gaat.

Personeel: vakanties, vervangers, inwerken

In december wil iedereen vrij, en iedereen wil dezelfde paar dagen. Regel je dat niet in oktober, dan wordt het decemberrooster bepaald door aanvragen, niet door de drukte. En in de week voor de piek is er geen tijd meer om een nieuwe kracht rustig in te werken.

• Verzamel de vakantieaanvragen voor december en begin januari uiterlijk half oktober, en sluit ze eind van de maand af. Wie later vraagt, komt na de aanvragen die al zijn goedgekeurd.
• Bepaal van tevoren op welke dagen niemand verlof kan opnemen — meestal de twee drukste dagen en de dag ervoor. Zeg dat tegen iedereen op dezelfde manier.
• Zoek in oktober een vervanger: een oud-collega, een student, een familielid. In november zoekt iedereen, en dan zijn de goede al weg.
• Werk de vervanger in november in, op rustige ochtenden. Een nieuwe kracht op een decembermiddag leert niet, die overleeft.
• Laat de vervanger op de grote dagen niet alleen achter de kassa staan. Laat hem aanvullen, inpakken en bestellingen vooraf uitgeven — het geld blijft bij wie dat al jaren doet.
• Houd ook rekening met ziekte. Half december valt er vrijwel zeker iemand uit; zorg voor een naam die je kunt bellen.

Twee van onze artikelen geven je een kant-en-klaar schema om in te werken: „Een nieuwe medewerker in vijf minuten inwerken op de kassa” voor de basis aan de toonbank, en „Een nieuwe verkoopmedewerker inwerken in 3 dagen” voor de hele eerste dagen. Het opstellen van het rooster, het meten van piekuren en overlap behandelden we in „Dienstindeling in de winkel”.

Openingstijden rond de feestdagen en communicatie

Over de openingstijden rond de feestdagen moet je twee dingen beslissen: wanneer je open bent, en hoe iedereen dat te weten komt. Bij het eerste denken de meeste winkeliers na over hoeveel omzet een gesloten dag kost. Bij het tweede staan minder mensen stil bij het feit dat slecht gepubliceerde openingstijden meer klanten wegsturen dan kortere.

• Bekijk de verkoop van vorig jaar, uitgesplitst per dag en per uur. Op de laatste dag voor de feestdag is de middag vaak leeg — vroeg sluiten is vaak geen verlies.
• De omzet op de dagen tussen de feestdagen verschilt sterk per winkel. In een woonwijk is die vaak sterk; in een kantorenwijk vrijwel nul.
• Op oudejaarsdag ligt de piek vroeg in de middag, en op veel plaatsen komt 's avonds niemand meer. De eerste dag van het jaar is in de meeste kleine winkels rustig, als je al open mag.
• Ben je gesloten, zeg dan waar mensen in plaats daarvan terechtkunnen — een bakker of winkel in de buurt noemen levert goodwill op, geen gemiste omzet.

Het inrichten van je kaartvermelding behandelden we uitgebreid in „Hoe mensen jouw winkel vinden op Google Maps en in de zoekresultaten” — uitzonderingen rond de feestdagen kun je daar vooraf in een apart veld invoeren. Op sociale media is een wijziging van de openingstijden het belangrijkste bericht dat een winkelier kan plaatsen; ons artikel „Hoe je je winkel promoot op sociale media” gaat erop in. En of een uur het waard is om open te blijven, reken je uit met de methode uit „Hoe laat moet je winkel openblijven?”.

Assortiment: seizoenswaar, kerstpakketten, bestellingen vooraf

Bij het seizoensassortiment is de vraag niet wat je er nog meer bij zou kunnen nemen, maar wat zeker uitverkocht raakt voor de feestdagen. Elk seizoensproduct dat op 2 januari nog in het schap staat, eindigt afgeprijsd of als derving. Houd het seizoensschap dus kort en opvallend, en bouw het op de cijfers van vorig jaar, niet op de catalogus van de leverancier.

• Lang houdbare seizoenswaar — dozen bonbons, feestelijke dranken, kerstpakketten: dit kun je ruimer bestellen, omdat een deel ook na de feestdagen nog verkoopt, maar een feestelijke verpakking trekt in januari niet meer.
• Bederfelijke feestwaar — feesttaarten en gebak, grote partijen vers brood, ingrediënten voor schotels: neem die alleen tegen bestellingen vooraf aan, of heel voorzichtig.
• Basisproducten in grotere hoeveelheden — bloem, suiker, boter, zure room, eieren, frisdrank, mineraalwater: die verkopen het betrouwbaarst, en als ze op zijn doet het het meeste pijn.
• Kleine cadeautjes bij de toonbank — een stukje chocolade, kaarsen, cadeaukaarthouders: weinig ruimte, weinig risico, een goede marge.

Kerstpakketten en bestellingen vooraf

Kerstpakketten werken in een kleine winkel als ze eenvoudig zijn: drie of vier kant-en-klare samenstellingen voor een vaste prijs, die de klant bij de toonbank kan bekijken. Neem op de grote dagen geen samenstellingen op maat aan — alleen in november, tegen een bestelling vooraf. Bestellingen vooraf zijn het beste hulpmiddel van het seizoen: je weet hoeveel je moet inkopen, de klant kan erop rekenen, en er blijft niets over.

• Wat: feesttaarten, grotere hoeveelheden brood en gebak, kerstpakketten, een bijzondere drank of kaas — dingen die de klant precies voor die dag wil.
• Deadline: minstens twee of drie werkdagen voor je eigen bestelling bij de leverancier. Hang hem op bij de toonbank en zet hem op je socialemediapagina.
• Vastleggen: naam, telefoonnummer, product, hoeveelheid, ophaaldag. Een schrift of een geprint blad is genoeg, maar schrijf altijd op dezelfde plek.
• Aanbetaling: vraag bij grotere bestellingen of bestellingen op maat een aanbetaling. Wie vooraf heeft betaald, komt het ook ophalen.
• Ophalen: op de grote dagen horen de klaargemaakte pakketten op naam, in alfabetische volgorde, achter de toonbank te staan, zodat niemand hoeft te zoeken.

Wat er op 2 januari overblijft

Vraag jezelf voor elke seizoensbestelling af: als een derde hiervan overblijft, wat doe ik er dan op 2 januari mee? Dozen bonbons kun je nog afgeprijsd verkopen, servetten met een kerstmotief kun je een jaar bewaren, met feesttaarten kun je geen van beide. Is het antwoord „niets”, dan heb je een kleinere hoeveelheid en bestellingen vooraf nodig, niet meer lef.

Acties: wanneer wel, wanneer niet

In december hebben veel winkeliers het gevoel dat ze ook acties moeten draaien, omdat iedereen dat doet. Maar in de laatste week voor de feestdagen vergelijken mensen geen prijzen, ze hebben haast: ze kopen wat er is, waar ze niet lang hoeven te wachten. Het is niet nodig om de prijs te verlagen van wat mensen toch wel kopen — op dat moment is een actie gewoon een cadeau uit je eigen marge.

Het loont om acties vooraf in te plannen, zodat de kassa op de juiste dag vanzelf de juiste prijs rekent en niemand op de grote dagen met de hand prijzen hoeft te schrijven. Ons artikel „Geplande acties: laat de kassa de juiste prijs rekenen” behandelt dit uitgebreid.

„In december zoeken klanten niet de goedkoopste winkel, maar de winkel die heeft wat ze nodig hebben en waar ze geen half uur in de rij hoeven te staan. Dat is wat jij moet bieden, niet de actie.”

Geld: de grote inkoop en de rust van januari

De decemberopbrengst kan je makkelijk laten geloven dat het seizoen geld oplevert. Het levert winst op — maar de timing van het geld is anders. Seizoenswaar moet in november en begin december worden betaald, als de drukte nauwelijks op gang is; dan zakt in januari de omzet terug, terwijl huur, lonen en energie gelijk blijven. Het voorbeeld hieronder laat in neutrale eenheden zien hoe: de omzet van een gemiddelde maand is 100 eenheden.

• Reken in oktober uit wat de seizoensinkoop gaat kosten en wanneer de facturen komen. Zet de betalingstermijnen in de seizoenskalender.
• Vraag je leverancier om een langere betalingstermijn voor seizoenswaar — velen gaan akkoord als je op tijd vraagt.
• Zet voor januari minstens één maand vaste kosten opzij. Dat moet uit de decemberopbrengst komen voordat je die uitgeeft.
• Houd het geld van december niet in de winkel. Breng het dagelijks naar de bank, of in elk geval na elke grote dag.

Waarom een winkel tegelijk winstgevend kan zijn en krap bij kas, en hoe je de reserve uitrekent, behandelden we uitgebreid in „De winkel is winstgevend en heeft toch geen geld”.

Een plan voor de twee drukste dagen

In de meeste kleine winkels dragen twee dagen een groot deel van de seizoensomzet: de laatste volledige dag voor de belangrijkste feestdag en oudejaarsdag. Op deze dagen kan niets ter plekke worden bedacht. Je hebt een plan nodig dat iedereen de dag ervoor hoort, en dat ook zegt wat er gebeurt als er iets misgaat.

1. 11. De avond ervoor: aanvullen en klaarzettenElk schap vol, seizoenswaar vooraan in het magazijn, bestellingen vooraf op naam en in alfabetische volgorde achter de toonbank. Wat 's ochtends nog binnenkomt, moet een vaste plek hebben, zodat het niet in het gangpad staat.
2. 22. Rollen: wie afrekent, wie aanvult, wie uitgeeftEén persoon blijft achter de kassa en gaat daar niet weg. De ander vult aan, pakt in, geeft bestellingen vooraf uit en opent zo nodig een tweede kassa. Iedereen weet bij wie hij met een vraag terechtkan.
3. 33. Wisselgeld en contant geldZorg voor ruim wisselgeld — meer dan op een gemiddelde dag. Room overdag de kassa af en breng de grote biljetten naar een veilige plek achterin, zodat het geld zich niet in de lade opstapelt.
4. 44. Korte codes voor seizoensproductenElk seizoensproduct hoort een eigen korte code of knop te hebben, met de lijst uitgeprint bij de toonbank. Zelfs de vervanger mag niet hoeven zoeken: een feesttaart of een kerstpakket moet er in twee handelingen doorheen gaan.
5. 55. Bestellingen vooraf volgens een eigen schemaVraag klanten hun bestelling vooraf binnen een vast tijdvak op te halen, en liefst niet op de piek. Het uitgeven van een vooraf betaald pakket mag de rij niet ophouden.
6. 66. Pauzes buiten de piekBekijk de verkoop per uur van vorig jaar en leg pauzes in de rustigere uren. Eén persoon minder op de piek zorgt voor een langere rij dan wat dan ook die middag.
7. 77. Afsluiten: de kassa dezelfde dag laten kloppenNeem de grote dag niet mee naar de volgende. Sluit de dienst af, stem de kassa af, en schrijf een korte lijst van wat uitverkocht is en wat er over is — dat is de basis voor de kalender van volgend jaar.

Tussen de feestdagen en in januari

Na de belangrijkste feestdag is de winkel moe en tegelijk vol restanten. Deze dagen zijn er om het seizoen netjes af te sluiten — voordat de overgebleven voorraad en de onafgemaakte zaken doorschuiven naar het nieuwe jaar.

• Zoek de derving van het seizoenseinde uit en leg die vast met de reden: wat over datum is, wat beschadigd is, wat niet meer te verkopen is. Dan zie je in januari hoeveel er verloren is gegaan en wat er te veel is besteld.
• Verzamel de retouren: zet apart wat de leverancier terugneemt, label het en spreek de termijn af. Wat in de hoek van het magazijn blijft staan, is in februari jouw verlies.
• Prijs de overgebleven seizoenswaar tussen de feestdagen in één keer af, zolang mensen het nog meenemen. Het seizoensschap hoort half januari leeg te zijn.
• Sla dranken en basisproducten in voor oudejaarsdag — in veel winkels is dat de tweede piek van het seizoen.
• Is je jaareinde de peildatum voor de inventarisatie, bereid die dan voor in de dagen tussen de feestdagen. Ons artikel „De jaarlijkse inventarisatie in de winkel, stap voor stap” behandelt de methode.
• Zet in de eerste week van het jaar de openingstijden overal waar je de feestdagtijden hebt gepubliceerd terug naar normaal.

Trek half januari een uur uit voor een evaluatie, zolang je het nog weet. Vergelijk het seizoen van dit jaar met dat van vorig jaar of met een gemiddelde maand: wat verkocht beter, wat bleef er over, op welk uur was de rij het langst, en hoeveel ging er als derving verloren? Schrijf de drie dingen op die je volgend jaar anders doet — die worden de eerste pagina van de seizoenskalender van volgend jaar.

Veelgemaakte fouten

• Pas in november beginnen met plannen. Tegen die tijd zijn de vakanties opgenomen, de vervangers geboekt en zijn sommige besteldeadlines verstreken.
• De feestdagopeningstijden alleen op de deur zetten. Wie op zijn telefoon kijkt, vertrekt op basis van de oude gegevens in je kaartvermelding — en staat voor een dichte deur.
• Vergeten ze na de feestdagen terug te zetten. Een vermelding die in januari nog „openingstijden feestdagen” toont, stuurt wekenlang klanten weg.
• Acties draaien in de laatste week. Korting op wat mensen toch wel kopen, is puur verloren marge.
• Grote hoeveelheden feesttaarten en bederfelijke waar inkopen zonder bestellingen vooraf. Wat overblijft, koopt op 2 januari niemand.
• De vervanger in de week voor de piek inwerken en hem op de grote dag alleen achter de kassa zetten.
• De decemberopbrengst als inkomen zien in plaats van als werkkapitaal. De huur en de lonen van januari zijn hetzelfde; de omzet niet.
• De derving en restanten aan het eind van het seizoen niet vastleggen. Zonder dat bestel je volgend jaar dezelfde fout opnieuw.

Checklist

In oktober

• Pak de verkoop van vorig seizoen erbij, uitgesplitst per dag en per productgroep.
• Verzamel de vakantieaanvragen voor december en begin januari en sluit ze af.
• Bepaal de openingstijden rond de feestdagen, en controleer welke regels bij jou gelden.
• Zoek een vervanger en spreek af wanneer hij kan komen leren.
• Zet de bestel- en betalingsdeadlines in de seizoenskalender, en plan de reserve.

In november

• Werk de vervanger in op rustige ochtenden.
• Zet de seizoensproducten met korte codes in de kassa, in een eigen categorie.
• Voer de feestdagopeningstijden in je kaartvermelding in.
• Start de bestellingen vooraf met een deadline, en stel de kerstpakketten samen.
• Richt het seizoensschap in, en plan de acties voor het begin van het seizoen.

In december

• Zet de openingstijden op de deur en op je socialemediapagina, minstens twee weken vooraf.
• Sluit de bestellingen vooraf af op de aangekondigde dag.
• Leg het rooster voor de twee drukste dagen definitief vast, en neem het plan door.
• Bestel ruim wisselgeld, en plan het afromen van de kassa overdag.
• Geen acties in de laatste week — alleen op bederfelijke waar, voor sluitingstijd.

Tussen de feestdagen en in januari

• Leg de derving van het seizoenseinde vast met de reden, en verzamel de retouren.
• Prijs de overgebleven seizoenswaar in één keer af.
• Bereid de inventarisatie voor en voer hem uit, als die bij jou op het jaareinde valt.
• Zet de openingstijden overal terug naar normaal.
• Evalueer het seizoen, en schrijf op wat je volgend jaar anders doet.

Samenvatting

• De jaarwisseling wordt in oktober beslist: dan regel je vakanties, openingstijden, het assortiment en het geldplan.
• Stel een seizoenskalender op van begin oktober tot half januari, met een of twee beslissingen voor elke week.
• Werk de vervanger in november in, en laat hem op de grote dagen niet alleen achter de kassa staan.
• Feestdagopeningstijden op drie plekken, identiek en op tijd: deur, kaartvermelding, socialemediapagina — en zet ze daarna terug.
• Houd het seizoensassortiment kort en gebaseerd op de cijfers van vorig jaar; neem bederfelijke waar aan tegen bestellingen vooraf.
• Geef geen korting op wat mensen toch wel kopen; acties horen aan het begin en het eind van het seizoen.
• De rust van januari vraagt om een reserve van minstens één maand vaste kosten, en de twee grote dagen vragen om een plan.

Veelgestelde vragen