De jaarlijkse inventarisatie in de winkel, stap voor stap — met checklist

De meeste winkeliers zien de jaarlijkse inventarisatie als een vervelende plicht die tussen de feestdagen op de een of andere manier moet worden afgewerkt. Een lange avond, moe personeel, handgeschreven lijsten, en aan het eind een getal waarvan niemand helemaal zeker weet of het te vertrouwen is.

Toch kan een inventarisatie je veel meer opleveren. Het is de enige keer in het jaar dat iemand elk afzonderlijk product oppakt, en blijkt wat er echt in de schappen en het magazijn ligt. Wat je administratie, schriftje of spreadsheet zegt, is maar een aanname — de inventarisatie is de dag waarop je die aanname toetst aan de werkelijkheid.

Dit artikel gaat over de praktische aanpak: wanneer je telt, wat je vooraf voorbereidt, hoe een tellijst eruitziet, hoe je telt en wat je daarna met de verschillen doet. Aan het eind staat een checklist om uit te printen. De boekhoudkundige en juridische vragen — of het verplicht is, voor welke datum, tegen welke waarde — beantwoordt dit artikel niet: stem die af met je boekhouder.

Waarom het loont om het goed te doen

In de loop van een jaar lopen de voorraad op papier en de voorraad in werkelijkheid bijna altijd uit elkaar. Derving die niemand opschreef; een krat frisdrank die het team opdronk; een levering waarin minder zat dan de pakbon zei; een product aangeslagen onder de verkeerde code. Niets hiervan is op zich een groot probleem, maar samen over een jaar kan het oplopen tot een flink verschil. De inventarisatie zet dit terug op nul: vanaf dan weet je weer wat je hebt.

Een inventarisatie heeft een tweede voordeel waar we minder over praten: elk product gaat door je handen. Dan zie je de goederen die al maanden niet bewogen hebben achter in een schap, de vergeten doos in een hoek van het magazijn, de artikelen die dicht bij hun datum komen. Die informatie is minstens zoveel waard als het eindtotaal — het worden de bestellingen en de schapindeling van volgend jaar.

Wanneer tellen

Veel winkels tellen in de laatste dagen van het jaar of rond de overgang van hun boekjaar, omdat de boekhouding dan de eindvoorraad nodig heeft. Welke dag precies voor jou geldt, vertelt je boekhouder je — de praktische vraag is welk moment daarbinnen het minst verstorend is.

Welk moment je ook kiest: laat je leveranciers vooraf weten dat ze op de inventarisatiedag niet moeten leveren, of vraag om een levering vóór het peilmoment of na het tellen. Moet het brood toch komen, zet het dan apart en neem het pas na het tellen in. Hang tijdig een briefje op de deur als de winkel dicht is — een bordje een week van tevoren bespaart je vaste klanten een dichte deur.

Voorbereiding: een à twee weken vooraf

Het geheim van een goede inventarisatie is dat er op de dag zelf alleen nog geteld hoeft te worden. Alles wat een beslissing vraagt — wat als één eenheid telt, waar aangebroken verpakkingen heen gaan, welke doos een retour is — moet vooraf beslist zijn. Wie midden in het tellen gaat nadenken, wordt traag en maakt fouten.

• Ruim producten over datum en beschadigde goederen op en leg ze vast als derving. Wat je niet wilt tellen, moet vóór de inventarisatie verdwijnen — vastgelegd, niet alleen weggegooid.
• Probeer langzaam lopende voorraad weg te verkopen. Een kleine actie in de weken ervoor betekent minder te tellen en minder vastgezet geld.
• Zet het magazijn op orde: hetzelfde product op één plek, dozen met het etiket naar voren, aangebroken verpakkingen apart. In een rommelig magazijn duurt tellen twee keer zo lang.
• Verdeel de winkel in genummerde zones: per schappenrij, per koeling, per magazijnstelling. Geef elke zone een briefje met het nummer, zodat niets wordt overgeslagen en niets twee keer op een lijst belandt.
• Maak voor elke zone een tellijst klaar. Eén lijst per zone — zo kunnen de lijsten worden uitgedeeld en zie je achteraf welk deel ontbreekt.
• Zet apart en markeer alles wat niet van jou is of niet tot je voorraad hoort: goederen die teruggaan naar een leverancier, consignatievoorraad, klantbestellingen die klaarliggen maar nog niet betaald zijn.
• Noteer het nummer van de laatste pakbon die je hebt ingeboekt en het tijdstip van de laatste verkoop. Zo kun je later scheiden wat er vóór de inventarisatie gebeurde en wat erna.

Eenheden en aangebroken verpakkingen

De meest gemaakte inventarisatiefout is niet verkeerd tellen, maar de verkeerde eenheid. De een telt in kratten, de ander in stuks, een derde neemt een halflege tray voor een volle. Beslis het vooraf en schrijf op de tellijst welk product in welke eenheid wordt geteld.

De tellijst: hoe je hem opzet

Een tellijst hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar een paar kolommen zijn onmisbaar. Eén lijst hoort bij één zone, met ruimte voor een tweede telling en een opmerking. Het loont om productnamen en eenheden vooraf te printen, zodat de teller alleen het aantal hoeft in te vullen — maar print het verwachte aantal er niet op.

Team en rollen

Je kunt alleen tellen, maar in tweetallen is het veel nauwkeuriger en verrassend genoeg ook sneller. Wie telt, schrijft niet en raakt de draad niet kwijt; wie schrijft, zorgt dat elk product aan de beurt komt. In een kleine winkel zijn twee tweetallen meestal ruim genoeg.

• Teller: pakt het product op, zegt naam en aantal hardop. Schrijft niet, kijkt niet op de lijst.
• Schrijver: noteert wat hij hoort en zorgt dat elke regel is ingevuld. Staat iets niet op de lijst, dan voegt hij een nieuwe regel toe.
• Niemand telt zijn eigen zone. Wie dat schap het hele jaar heeft bijgevuld, ziet het getal in zijn hoofd — dat is geen wantrouwen, dat is menselijk.
• Waardevolle artikelen — tabak, sterke drank, koffie, snoep bij de toonbank — worden door een tweede tweetal nog eens geteld, onafhankelijk.
• Wijs één coördinator aan — vaak jijzelf — die de lijsten uitdeelt en ophaalt en twijfelgevallen beslist. Die telt niet mee, maar houdt het overzicht.
• Neem elke twee uur een korte pauze. Een vermoeide teller is niet trager, alleen minder nauwkeurig.

De inventarisatiedag, stap voor stap

1. 11. Peilmoment op een vast tijdstipZeg het hardop en schrijf het op: vanaf deze minuut geen verkoop en geen ontvangst meer. Sluit de dag af op de kassa en noteer het tijdstip van de laatste bon. Alles wat daarna beweegt, moet apart worden behandeld.
2. 22. Een korte briefing voor het teamTien minuten: welk tweetal welke zone krijgt, wat de eenheid is voor de lastige producten, wat er gebeurt met aangebroken verpakkingen en beschadigde goederen, en bij wie men met vragen terechtkan. Een vraag die hier is beantwoord, wordt later geen ruzie.
3. 33. Zone voor zone, in genummerde volgordeElk tweetal begint met zijn eigen lijsten. Niemand springt ergens anders heen voordat een zone af is — een half geteld schap is de meest voorkomende reden dat iets wordt overgeslagen of dubbel verschijnt.
4. 44. Van links naar rechts, van boven naar benedenOp elk schap dezelfde volgorde. Als je altijd dezelfde kant op gaat, hoeft niemand te onthouden waar hij was, en na een onderbreking kun je meteen verder.
5. 55. Markeer elk deel zodra het geteld isEen briefje of een vinkje op het zonebriefje: dit deel is klaar. Komt er later iemand langs, dan ziet die dat er niets meer te doen is — en jij ziet wat er nog voor je ligt.
6. 66. Tel blind, niet vanuit je administratieDe teller kijkt naar het schap, niet naar de lijst of een scherm. Wat geteld is, wordt opgeschreven, ook als het vreemd lijkt. Met vreemde getallen houd je je later bezig, niet nu.
7. 77. Steekproefsgewijs opnieuw tellenKies uit elke zone een paar regels en laat een ander tweetal ze opnieuw tellen. Komen ze overeen, dan is de zone in orde. Zo niet, dan loont het om de hele zone opnieuw te tellen — een fout blijft zelden bij één regel.
8. 88. Lijsten ophalen en controlerenLoop ze door voordat iemand naar huis gaat: is er een lijst voor elke zone, is elke regel ingevuld, is hij ondertekend? Een ontbrekende lijst is nu in twee minuten opgelost; morgen valt het niet meer te herstellen.

„Op de inventarisatiedag hoef je niet slim te zijn. Elke beslissing moet vooraf zijn genomen — op de dag zelf tel je alleen, langzaam en steeds op dezelfde manier, schap na schap.”

Daarna: wat je met de verschillen doet

Als je een administratie bijhoudt — een spreadsheet of een programma — vergelijk je na de inventarisatie het getelde aantal met het verwachte. Er zullen vrijwel zeker verschillen zijn. Begin niet bij het totaal maar bij de grootste afzonderlijke verschillen: een of twee producten maken vaak het grootste deel van het gat uit, en daar heb je de beste kans een oorzaak te vinden.

Over de oorzaken van verschillen schreven we uitgebreider in ons artikel over voorraadverschil: een tekort bestaat meestal uit vier dingen — eigen verbruik, derving, administratieve fouten en diefstal — en elk vraagt een andere aanpak. Als derving en eigen verbruik in de loop van het jaar zijn vastgelegd — bijvoorbeeld in Boltom App, dat ze aan de kassa vastlegt met een reden en een naam — dan kan een deel van het verschil dat bij de inventarisatie wordt gevonden worden verklaard, in plaats van een raadsel te blijven.

Tegen welke prijs je de voorraad waardeert

Het getelde aantal moet tegen een bepaalde prijs in geld worden omgezet. Voor de meeste kleine winkels is de inkoopprijs de gangbare praktijk, omdat die laat zien hoeveel geld er werkelijk in de schappen vastzit — de verkoopprijs toont de verwachte omzet, niet de waarde van de voorraad. Welke methode in jouw geval wordt geaccepteerd, en hoe je omgaat met inkoopprijzen die in de loop van het jaar veranderden, beslist je boekhouder.

Bewaren en doelen voor volgend jaar

Stop de ingevulde, ondertekende tellijsten in een map en maak er, als het kan, ook foto's van. Heeft je boekhouder of heb jij later een vraag, dan kun je het hier terugvinden. Schrijf daarna drie dingen voor jezelf op: welke zone het langst duurde, welk product het grootste verschil had en wat je anders zou doen. Dat wordt het plan voor de inventarisatie van volgend jaar — en vaak blijkt dat het loont om een paar productgroepen ook in de loop van het jaar maandelijks te tellen.

Checklist

Twee weken vooraf

• Stem af met je boekhouder: welke dag, tegen welke waarde, in welke vorm hij het resultaat wil.
• Kies de dag en het tijdstip van de inventarisatie en laat het team het weten.
• Laat leveranciers weten dat ze die dag niet moeten leveren.
• Begin met het wegverkopen van langzaam lopende voorraad.
• Hang een briefje op de deur als de winkel dicht is.

De dag ervoor

• Ruim producten over datum en beschadigde goederen op en leg ze vast als derving.
• Zet het magazijn op orde en hang de zonebriefjes op.
• Print de tellijsten per zone, met producten en eenheden, zonder verwachte aantallen.
• Zet retouren, consignatievoorraad en klaargezette klantbestellingen apart en markeer ze.
• Leg pennen, klemborden, een weegschaal en een rekenmachine klaar.

Op de inventarisatiedag

• Noteer het peilmoment, de laatste bon en de laatste pakbon.
• Houd een briefing van tien minuten en verdeel tweetallen en zones.
• Tel zone voor zone, van links naar rechts, van boven naar beneden, blind.
• Laat een tweede tweetal de waardevolle artikelen tellen.
• Tel in elke zone steekproefsgewijs opnieuw.
• Haal de lijsten op en controleer ze voordat iemand naar huis gaat.

Daarna

• Vergelijk de getelde aantallen met je administratie en begin bij de grootste verschillen.
• Zoek voor elk groot verschil een oorzaak voordat je iemand ondervraagt.
• Waardeer de voorraad zoals afgesproken met je boekhouder en lever het resultaat aan.
• Berg de ondertekende tellijsten op en fotografeer ze.
• Noteer wat lang duurde en wat je volgend jaar anders zou doen.

Wat je niet moet doen

• Tel niet tijdens openingstijden als het niet hoeft. Wat er tijdens het tellen wordt verkocht, ontbreekt óf in de inventarisatie óf in de verkoop.
• Neem op de inventarisatiedag geen leveringen aan. Een half uitgepakte pallet is de snelste manier om de cijfers niet te laten kloppen.
• Print het verwachte aantal niet op de tellijst. Wie weet hoeveel het er moeten zijn, vindt er precies zoveel.
• Laat niet iedereen zijn eigen schap tellen. Het gaat niet om eerlijkheid, maar om het feit dat we een vertrouwd schap met ons geheugen zien.
• Schat goederen per gewicht niet. Weeg ze — schatten is het zwakste punt van een inventarisatie.
• Ga niet op basis van het totaal mensen verdenken. Zoek eerst de oorzaak van het verschil; meestal is het administratie.
• Gooi de tellijsten niet weg zodra je het getal hebt. Je boekhouder kan je precies vertellen hoe lang je ze moet bewaren.

Samenvatting

• De inventarisatie is de dag waarop je de werkelijkheid ziet in plaats van je administratie — het loont om het goed te doen.
• Kies een rustige dag of tel na sluitingstijd, en zorg dat er die dag geen leveringen zijn.
• Een à twee weken vooraf: opruimen, magazijn op orde, zones nummeren, één tellijst per zone, eenheden vooraf bepaald.
• Op de dag zelf: een vast peilmoment, tellen in tweetallen, van links naar rechts en van boven naar beneden, blind, met steekproefsgewijze hertellingen.
• Begin daarna bij de grote verschillen en zoek voor elk een oorzaak.
• Bij juridische en boekhoudkundige vragen — verplichting, termijn, waardering, bewaren — heeft je boekhouder het laatste woord.

Veelgestelde vragen