Groothandel, leverancier of cash & carry? Waar je de voorraad voor je winkel inkoopt

Donderdagochtend, voor openingstijd. In het magazijn is het mineraalwater op, de volgende levering van de groothandel is op maandag, en de broodkratten staan al bij de deur. De winkelier kijkt naar de autosleutels: als hij nu naar de cash & carry gaat, is hij tegen de middag terug, maar tot dan moet er iemand achter de toonbank staan. Gaat hij niet, dan is het waterschap tegen het weekend leeg. Dezelfde vraag komt meerdere keren per week terug, en de meeste winkeliers beslissen uit gewoonte, niet op basis van een berekening.

Toch is de vraag waar je voorraad vandaan komt een van de grootste beslissingen in een winkel. Die bepaalt niet alleen je marge, maar ook hoeveel van je tijd opgaat aan inkopen, hoeveel van je geld in het magazijn staat, en hoe vaak er een schap leeg is. Een goed opgebouwde inkoopmix kan je elke week uren en echt geld besparen; een slechte kost je allebei, zonder dat je het zelfs merkt.

In dit artikel lopen we de inkoopkanalen door, zetten ze naast elkaar, rekenen uit wat inkopen met je eigen auto echt kost, en laten zien hoe je per productgroep beslist. We noemen bewust geen bedrijf, keten of tarief, omdat die sterk verschillen per land en regio; de voorbeelden werken met neutrale eenheden. Over prijsonderhandelingen gaat het uitgebreid in „Leveranciers en inkoopprijs: hoe je onderhandelt en wanneer je overstapt”, over bestelhoeveelheden in „Nee verkopen of te veel voorraad? De balans vinden in een buurtwinkel”, en over het ontvangen van leveringen in „Goederenontvangst stap voor stap, en hoe het magazijn eruit moet zien”.

Zes routes waarlangs je voorraad binnenkomt

De voorraad van een kleine winkel komt meestal uit meerdere bronnen, ook al ziet de winkelier ze niet als kanalen. Het loont om ze één keer bewust door te lopen, om te zien waar elke route goed en slecht in is, want pas dan zie je waar je extra betaalt voor gemak, en waar voor gewoonte.

• Rechtstreeks bij de fabrikant of de verkoopagent van het merk. Een vertegenwoordiger bezoekt je, meestal volgens een vast bestelritme, met levering. De prijs voor een bepaald merk is vaak de beste, maar de minimale bestelling kan hoog zijn, en je krijgt alleen de producten van die fabrikant.
• Een groothandel of distributeur met levering. Een breed assortiment van veel fabrikanten, één bestelling, één factuur, één levering, vaak met betalingstermijn. Handig en voorspelbaar, maar daar staat tegenover dat je vastzit aan een minimale bestelwaarde en een leverdag.
• Cash & carry, de zelfbedieningsgroothandel. Je gaat er zelf heen, laadt zelf in en betaalt ter plekke. Flexibel, je hebt de goederen meteen, en er zijn goede aanbiedingen — maar het vervoer, de tijd en het inladen komen voor jouw rekening.
• Een lokale producent of kleine teler. Verse producten, specialiteiten, lokale binding: eieren, honing, groente, zelfgebakken lekkernijen. Kleine hoeveelheden, wisselend aanbod, vaak een individuele afspraak.
• Online groothandelsbestellingen en platforms. Je bestelt via een website bij een of meer leveranciers, met levering. Handig, je kunt ook ’s avonds bestellen, en het is makkelijk om prijzen te vergelijken — maar de voorwaarden verschillen sterk per platform.
• In noodgevallen de aanbieding van een andere winkel opkopen. Als iets op is en er geen andere manier is, koop je het in de aanbieding bij een grotere winkel. Snel, maar duur en riskant, dus het kan altijd alleen een uitzondering zijn.

Voor de meeste winkels zijn drie of vier kanalen genoeg. Met minder raak je makkelijk afhankelijk van één leverancier; met meer raakt je bestelling versnipperd, groeit het aantal minimums, facturen en leveringen, en ben je nergens een belangrijk genoeg klant om goede voorwaarden te krijgen.

Naast elkaar: wat elk kanaal biedt

De tabel hieronder toont het typische beeld. Het is geen regel: er zijn fabrikanten met kleine minimums, en cash & carry’s die leveren. Maar als je een aanbod beoordeelt, loont het om deze punten één voor één door te lopen, want de laagste stukprijs is lang niet altijd de goedkoopste manier van inkopen.

Eén ding valt op in de tabel: wat je in de ene kolom wint, betaal je vaak in een andere. De flexibiliteit van een cash & carry kost je tijd, de goede prijs van een fabrikant kost een hoog minimum en een vast ritme, het gemak van een groothandel kost een paar procent op de prijs. Een goede beslissing zoekt niet de goedkoopste rij, maar de rij die voor die specifieke productgroep in totaal het minst kost.

Met levering: fabrikant en groothandel

De bezorgende kanalen zijn de ruggengraat van de winkel. De goederen komen op de afgesproken dag, jij neemt ze in ontvangst, en je kunt intussen aan de toonbank blijven. Een fabrikant of merkagent geeft meestal goede prijzen en acties op de eigen producten, soms ook steun bij de schappositie, terwijl een groothandel de goederen van veel fabrikanten brengt met één bestelling en één factuur.

• Bestelritme. De vertegenwoordiger of het bestelsysteem neemt op vaste dagen bestellingen aan en levert op vaste dagen. Je moet je bestellingen daarop afstemmen: wat na de leverdag opraakt, ontbreekt tot de volgende levering.
• Minimale bestelling. Veel leveranciers leveren niet onder een bepaalde bestelwaarde of een bepaald aantal dozen, of ze rekenen bezorgkosten. Voor een kleine winkel kan dat je makkelijk dwingen tot te grote hoeveelheden.
• Eén factuur, één levering. Het grootste voordeel van een groothandel is niet altijd de prijs, maar dat je met één partner te maken hebt in plaats van met twintig fabrikanten.
• Retouren en klachten. Vraag vooraf hoe ze omgaan met beschadigde, ontbrekende of verlopen goederen, en hoeveel tijd je hebt om die te melden.

Een van de grootste voordelen van bezorgende kanalen, en een die vaak wordt vergeten, is de betalingstermijn. Als de leverancier factureert met een termijn van twee weken, staan je schappen twee weken lang vol met zijn geld. Een winkel die onder deze voorwaarden elke week voor 1.000 eenheden inkoopt, heeft voortdurend zo’n 2.000 eenheden aan goederen die door de leverancier worden gefinancierd. Dat is gratis krediet: er is geen rente, je hoeft er niet voor naar de bank, en als snellopers voor de vervaldatum zijn verkocht, zit het geld al in de kassa als je moet betalen.

Gratis krediet is alleen goed zolang je er gedisciplineerd mee omgaat. Als je het binnenkomende geld voor de vervaldatum aan iets anders uitgeeft, overvalt de betaaldag je, en een late betaling kan ook je voorwaarden verslechteren. Hoe betalingstermijn, voorraad en kassa met elkaar samenhangen, lees je uitgebreid in „De winkel is winstgevend en heeft toch geen geld — voorraad en liquiditeit”.

Cash & carry: flexibel, maar niet gratis

De cash & carry is het Zwitserse zakmes van de kleine winkelier. Geen besteldag, geen minimum, je koopt wat je ziet, en dezelfde dag ligt het in het schap. Je kunt goede aanbiedingen meepakken, en je kunt een nieuw product uitproberen met één enkele doos. Daarom kopen veel winkeliers er bijna alles — en dat is precies de valkuil.

• Voordeel: je hebt de goederen meteen als er onverwacht iets op is.
• Voordeel: je kunt in kleine hoeveelheden kopen, dus je kunt een nieuw product zonder risico uitproberen.
• Voordeel: je ziet de aanbiedingen met eigen ogen en kunt ter plekke beslissen.
• Nadeel: je betaalt ter plekke, dus er is geen betalingstermijn, en het geld verlaat meteen de kassa.
• Nadeel: het vervoer, het inladen en het uitladen zijn jouw werk, en intussen doe je de winkel dicht of moet er iemand zijn.
• Nadeel: je koopt makkelijk meer dan gepland — het is moeilijk om de pallet met aanbiedingen voorbij te lopen.

Een cash & carry is dus duur noch goedkoop: hij is goed voor waar hij voor bedoeld is. Voor het opvullen van gaten, extra artikelen, het meepakken van aanbiedingen en het uitproberen van nieuwe producten is hij uitstekend. Als hoofdbron van je voorraad is hij door zijn verborgen kosten echter vaak duurder dan de bon doet vermoeden.

De verborgen kosten: je eigen tijd en de auto

Een bon van de cash & carry laat alleen de prijs van de goederen zien. Wat hij niet laat zien: de rit heen en terug, het uitzoeken, het in de rij staan, het inladen, de brandstof, de slijtage van de auto, en dat de winkel intussen dicht is of iemand voor je aan de toonbank staat. Laten we het uitrekenen met een voorbeeld, in neutrale eenheden. Een winkel koopt elke week voor 1.000 eenheden aan goederen uit dit assortiment in. Bij de cash & carry is dat 3 procent goedkoper, maar het kost twee ritten per week van elk 2 uur, en we waarderen je eigen uur op 15 eenheden. Brandstof en slijtage van de auto komen op 10 eenheden per rit. De groothandel levert dezelfde goederen één keer per week voor 15 eenheden bezorgkosten.

In het voorbeeld is de cash & carry 35 eenheden per week duurder, terwijl hij op de bon 30 eenheden goedkoper lijkt. Over vier weken is dat 140 eenheden per maand. Het omslagpunt is eenvoudig: de cash & carry moet goedkoper zijn met de kosten van de ritten min de bezorgkosten die je bespaart, dus 60 + 20 − 15 = 65 eenheden. Op 1.000 eenheden inkoop is dat 6,5 procent. Is het prijsverschil kleiner, dan is levering goedkoper.

• Als een vervanger de toonbank overneemt, is zijn tijd ook een kostenpost. Betaal je hem tijdens de twee ritten voor 4 uur tegen 10 eenheden per uur, dan is dat nog eens 40 eenheden, en stijgen de wekelijkse kosten van de cash & carry naar 1.090 eenheden.
• Is de winkel dicht terwijl je weg bent, dan is de gemiste omzet gemiste winst. Op een rustige ochtend is dat misschien weinig; in een druk uur veel.
• Als je een rit combineert met iets anders — de bank, het postkantoor, een lokale producent —, hoort een deel van de kosten niet bij de inkoop. Verdeel ze in dat geval eerlijk.
• Als het prijsverschil op bepaalde producten groot is, bijvoorbeeld bij een goede aanbieding, dan is de cash & carry de moeite waard. De vraag is dus niet óf je gaat, maar waarom en hoe vaak.

Lokale producenten, online bestellen en noodgevallen

Naast de drie hoofdkanalen zijn er nog drie die een kleinere, maar belangrijke rol kunnen spelen. Het loont niet om ze op één hoop te gooien: het ene kan de bron zijn van wat jou bijzonder maakt, het andere kan het bestellen makkelijker maken, en het derde is eerder een waarschuwingssignaal dan een inkoopstrategie.

• Lokale producenten. Eieren, honing, seizoensfruit en -groente, zelfgebakken taart: hiermee kun je je onderscheiden van de grote winkels. De prijs is vaak hoger, maar klanten betalen ook meer als ze weten waar het vandaan komt. Vraag hoe regelmatig en hoeveel ze kunnen leveren, en hoe je er een factuur of bon voor krijgt.
• Online groothandelsbestellingen. Je kunt ’s avonds na sluitingstijd bestellen, prijzen zijn makkelijk te vergelijken, en vaak leveren ze al bij een klein minimum. Let op de bezorgkosten, de leverdagen, en wie verantwoordelijk is als er iets ontbreekt of beschadigd aankomt.
• In noodgevallen de aanbieding van een andere winkel. Als een belangrijk product op is, is het af en toe prima om het aan te vullen uit een winkelaanbieding. Maar een actieprijs is nog steeds een winkelprijs, er is vaak een maximum per klant, je krijgt niet altijd een fatsoenlijke bon voor de aankoop, en in je eigen winkel blijft er nauwelijks iets aan over. Gebeurt het regelmatig, dan zit het probleem in je bestellingen of bij je leverancier.

Noodaankopen zijn eigenlijk een symptoom. Gebeurt het meerdere keren per maand, kijk dan waarom dat product opraakt: de bestelhoeveelheid klopt niet, de leveringen zijn te schaars, of de leverancier brengt niet wat je hebt besteld. Dat is dan geen inkoopvraag meer, maar een bestelvraag, en die komt aan bod in „Nee verkopen of te veel voorraad? De balans vinden in een buurtwinkel”.

De juiste inkoopmix, per productgroep

De vraag is niet welk kanaal het beste is, maar welk kanaal het beste is voor welke productgroep. De verkoop, marge, houdbaarheid en het gewicht van een categorie bepalen samen of je die het best inkoopt via levering, bij een dagelijkse leverancier, bij de cash & carry of bij een lokale producent. De tabel hieronder is een vertrekpunt dat je moet afstemmen op je eigen winkel.

De belangrijkste factor in de mix is de marge. Waar de marge van een categorie dun is — meestal bij dranken en basisproducten die lang houdbaar zijn —, maakt een paar procent verschil in inkoopprijs een groot deel van de winst uit, en loont het om een betere bron te zoeken. Waar die dik is, bijvoorbeeld bij specialiteiten of vers gebak, zijn betrouwbaarheid en kwaliteit meer waard dan het kleinste prijsverschil. Hoe groot de marge van een categorie echt is, kun je uitrekenen met behulp van „Hoe hoog is je marge echt? Opslag, marge en de werkelijke winst van een winkel”.

Wanneer je overstapt op een ander kanaal

Een inkoopmix ligt niet voor altijd vast. De voorwaarden van leveranciers veranderen, de buurt verandert, en de winkel ook. De signalen hieronder wijzen erop dat het loont om opnieuw te bekijken waar de voorraad van een categorie vandaan komt. Is de prijs de reden, probeer dan eerst te onderhandelen — daarover gaat „Leveranciers en inkoopprijs: hoe je onderhandelt en wanneer je overstapt”.

• Aanhoudende leveringsproblemen. Ontbrekende artikelen, verkeerde goederen, vertragingen of beschadigde pakketten, meerdere keren achter elkaar, en klagen verandert niets.
• Weglopende prijzen. De prijzen van een leverancier stijgen structureel en zonder uitleg sneller dan die van andere bronnen voor hetzelfde product.
• Een minimum dat niet past. Je verkoop is gedaald, en door het minimum moet je regelmatig te veel bestellen, wat in het magazijn blijft staan of over de datum gaat.
• Veranderde verkoop. Een categorie is zo gegroeid dat levering nu de moeite waard is, of zo gedaald dat aanvullen bij de cash & carry volstaat.
• Te veel ritten. Als je meerdere keren per week voor dezelfde productgroep naar de cash & carry gaat, is dat een teken dat die via levering zou moeten komen.
• Een nieuwe kans. Er is een nieuwe leverancier in de buurt opgedoken, een producent heeft zijn aanbod uitgebreid, of een onlineplatform levert bij jou met een klein minimum.

„Een goede leverancier is niet degene met de laagste prijs op het goedkoopste product, maar degene bij wie je aan het eind van de maand het meest overhoudt — als je tijd, auto, gaten en derving meerekent.”

Voordat je een nieuwe bron neemt: een checklist

Een nieuwe leverancier nemen lijkt een kleine beslissing, maar het kan maandenlang bepalen hoeveel tijd en geld je kwijt bent. Loop de stappen hieronder door voordat je de eerste grote bestelling plaatst. Een goede partner beantwoordt ze graag en schriftelijk.

1. 11. Vraag de prijslijst voor je eigen producten opGeen zorgvuldig uitgekozen actielijst, maar de gewone prijs van je belangrijkste producten, en vergelijk die met je huidige inkoopprijzen. Vraag hoe vaak en hoe de prijslijst verandert.
2. 22. Maak het minimum en de leverdag duidelijkWat is de minimale bestelwaarde of het minimale aantal dozen, wat zijn de bezorgkosten daaronder, en op welke dagen leveren ze bij jou? Reken uit of dat past bij je wekelijkse verkoop.
3. 33. Vraag naar retouren en klachtenWat gebeurt er met ontbrekende, beschadigde of kort houdbare goederen, hoeveel tijd heb je om die te melden, en hoe krijg je je geld terug? Dat weet je beter vóór de eerste slechte levering.
4. 44. Controleer de betalingstermijn en de factureringIs er een betalingstermijn, en hoe lang, wat gebeurt er als je te laat betaalt, en hoe, met welke uitsplitsing, factureren ze? Nette facturen zijn ook goed voor je boekhouder.
5. 55. Zorg voor een vaste contactpersoonEen naam en een telefoonnummer die je kunt bereiken als er iets ontbreekt of niet klopt. Als je alleen naar een algemeen adres kunt schrijven, kan een klacht wekenlang aanslepen.
6. 66. Plaats een proefbestellingControleer met een kleine bestelling van een paar producten of de levering op tijd is, of de factuur klopt met de prijslijst, en in welke staat de goederen aankomen. Een proefbestelling zegt meer dan welke belofte ook.
7. 77. Bepaal welke categorie hiervandaan komtVoeg de nieuwe bron niet gewoon toe; bepaal welke productgroep hij overneemt, en waar je voortaan minder inkoopt. Anders heb je alleen één leverancier meer, en haal je bij geen enkele het minimum.

Veelgemaakte fouten

• Te veel leveranciers. Ja zeggen tegen elk nieuw aanbod betekent veel kleine bestellingen, veel facturen en veel leveringen, en je bent nergens een belangrijke klant.
• Piepkleine bestellingen. Bezorgkosten op bestellingen onder het minimum en de tijd die opgaat aan veel leveringen, vreten ongemerkt het prijsverschil op.
• Elke week naar de cash & carry. Uit gewoonte meerdere keren per week voor dezelfde goederen gaan, zonder uit te rekenen wat de tijd en de auto kosten.
• Alleen op prijs kiezen. Achter de laagste stukprijs kunnen slechte levering, een hoog minimum, korte houdbaarheidsdata of een omslachtige klachtafhandeling schuilgaan.
• De betalingstermijn vergeten. Van twee vergelijkbare prijzen is de prijs die je later betaalt meer waard voor je liquiditeit.
• Noodgevallen tot routine maken. Als je regelmatig aanvult uit winkelaanbiedingen, zit het probleem in je bestellingen, niet bij je leverancier.
• Over alle categorieën tegelijk beslissen. Verse producten, dranken en specialiteiten vragen een andere logica; wat goed is voor de een, kan duur zijn voor de ander.

Samenvatting

• Er zijn zes inkoopkanalen: fabrikant, bezorgende groothandel, cash & carry, lokale producent, online bestellen en, in noodgevallen, de aanbieding van een andere winkel; de meeste winkels hebben er drie of vier nodig.
• Vergelijk de kanalen niet alleen op prijs: het minimum, de levering, de betalingstermijn, de flexibiliteit en je eigen tijd tellen allemaal mee.
• De verborgen kosten van een cash & carry zijn je eigen tijd, de auto, en de winkel die intussen dicht is of door een vervanger wordt gerund; in het voorbeeld was een prijsvoordeel van 6,5 procent nodig om het de moeite waard te maken.
• Een betalingstermijn is gratis krediet, en dat is goed voor je liquiditeit — zolang je er gedisciplineerd mee omgaat.
• Beslis per productgroep: dranken en lang houdbare producten via levering, verse producten van een dagelijkse leverancier, gaten en proefaankopen bij de cash & carry, specialiteiten bij een lokale producent.
• Neem een nieuwe bron pas na de checklist en een proefbestelling, en bepaal welke categorie hij overneemt.

Veelgestelde vragen