Святковий режим роботи магазину: коли, скільки, з ким — і як повідомити покупців

Середина грудня, час закриття. Постійний покупець питає біля прилавка: «Двадцять четвертого ви ж працюєте? А напередодні Нового року до котрої?» Власник одразу відповідає: «Як торік», а ввечері розуміє, що точно не пам'ятає, як було торік. І не знає, хто працює між святами і якого дня хлібний постачальник привезе останню партію.

Свята влаштовані інакше, ніж звичайний тиждень. Покупці за кілька годин купують те, що зазвичай купують за тиждень, а потім днями майже не заходять. Постачальники беруть перерву, команді теж належить свято, і в багатьох місцях діють окремі правила про те, коли магазин може працювати. Якщо в цю пору року вирішувати за звичкою, легко опинитися в ситуації, коли ви платите зарплату в порожньому магазині — або зачинені саме тоді, коли в черзі стояв би весь район.

У цій статті ми розберемо, як вирішити про святковий режим роботи за своїми даними, як розподілити команду на свята, що замовити до і після закриття, як повідомити покупців і на що дивитися після відкриття. Приклади побудовано навколо 24 грудня, 31 грудня і першого січня, бо в багатьох країнах це ключові дні, але ваші свята можуть бути іншими; цифри подано в нейтральних одиницях. Скільки працювати загалом, розібрано у статті «До котрої години тримати магазин відкритим? Погранична година, неділі та ранні відкриття», а підготовку до всього кінця року — у статті «Підготовка до кінця року: сезонний план для вашого магазину з жовтня до січня».

Чому святковий режим роботи — особливий

У звичайний тиждень режим роботи майже живе сам собою: покупці до нього звикли, графік змін повторюється, товар приходить у звичні дні. Навколо свят ця рутина на кілька днів перевертається, і водночас змінюється одразу кілька речей, кожна з яких впливає на інші.

• Ритм покупців. Перед святом усі купують в один і той самий час, часто великими кошиками, а в саме свято заходять лише ті, у кого щось закінчилося або хто щось забув.
• Перерва в постачальників. Багато постачальників зупиняються на кілька днів або возять рідше. Те, що розкупили після останньої поставки, відсутнє днями.
• Потреби команди. Свято — це й час для родини, а вихідні всі хочуть в одні й ті самі дні. Це треба вирішити заздалегідь і справедливо.
• Правила. У багатьох місцях є окремі норми про роботу у свята й неділі, про працю у святкові дні та про доплати. Вони відрізняються в різних країнах і навіть населених пунктах.
• Вартість. Святкова година може коштувати дорожче за звичайну: доплата, опалення, освітлення — і людина, яка в цей час не вдома.

Як минають свята і що купують

У більшості маленьких магазинів навколо свят рік у рік повторюється схожа картина. Точний час залежить від району, покупців і місцевих свят, але варто почати з цієї картини й уточнити її власними торішніми цифрами. Якщо ваші свята припадають на інші дні, логіка та сама: пік перед святом, тихе свято, новий пік перед наступним.

Найважливіше в таблиці: святкова торгівля не розтягується, а стискається в кілька годин. Ранок 24 грудня або початок другої половини дня напередодні Нового року часто приносить стільки ж, скільки цілий звичайний день, але потім двері годинами майже не відчиняються. Тож питання не в тому, чи працювати у свято, а в тому, в які саме години.

Рішення за цифрами: чи варто працювати у свято по обіді?

Святкова година окупається, якщо прибуток, який вона приносить, — не виторг! — покриває вартість роботи в цю годину. Для цього потрібні дві цифри: торішній погодинний виторг за той самий день і вартість однієї години роботи. Порахуймо на прикладі в нейтральних одиницях. Торік 31 грудня з 2 до 6 пополудні магазин виторгував 600 одиниць, його середня маржа — 25 відсотків. По обіді за прилавком один продавець із погодинною ставкою 12 одиниць, і в прикладі ми рахуємо святкову доплату 50 відсотків, тож година його роботи коштує 18 одиниць. Додаткові опалення, освітлення й охолодження по обіді — 2 одиниці на годину. Отже, одна святкова година роботи коштує 20 одиниць.

Загалом друга половина дня окупається: 150 одиниць прибутку мінус 80 одиниць витрат — залишається 70 одиниць. Але остання година вже збиткова: 15 одиниць прибутку проти 20 одиниць витрат. Якщо зачинитися о 5 вечора, зі 135 одиниць прибутку за вирахуванням 60 одиниць витрат залишається 75 одиниць — тобто, працюючи на годину менше, ви заробляєте на 5 одиниць більше, а ваш колега на годину раніше буде вдома. Це і є святкова погранична година: година, у яку прибуток уже не покриває витрат.

• Зробіть поправку на цей рік. Якщо цієї осені ваш виторг на 10 відсотків нижчий за торішній, зменште й торішні святкові цифри. У прикладі година з 4 до 5 тоді дає 108 одиниць виторгу і 27 одиниць прибутку — усе ще на 7 одиниць більше за витрати.
• Якщо за прилавком стоїте ви самі, ваша година теж не безкоштовна. Рахуйте її так, ніби платите тому, хто вас підмінить, інакше будь-яка святкова година здаватиметься прибутковою.
• Подивіться, куди йде втрачений виторг. Якщо ви зачинитеся раніше, частина покупців прийде вранці, тож виторг не пропадає повністю, а зсувається.
• Подумайте й про лояльність. Тиха святкова година приносить мало грошей, але якщо поблизу працюєте тільки ви, покупці це запам'ятають. В одиницях цього не виміряти, але рішення можна ухвалити свідомо.
• Один рік — ще не закономірність. Якщо у вас є дані за два-три роки, подивіться на всі: дощове свято або свято, що випало на вихідні, може сильно спотворити картину.

Правила, доплати, дні відпочинку

Перш ніж щось вішати на двері, перевірте, що дозволено. Які дні вважаються святковими чи неробочими, чи може магазин працювати в неділю або у свято і якщо так, то скільки годин, — усе це відрізняється в різних країнах і навіть регіонах та містах. Бувають місцеві свята, про які в сусідньому місті ніхто не чув, а те, що дозволено, іноді залежить від розміру магазину, від того, чи працює в ньому сам власник, або від типу магазину.

• Перевірте, в які дні закриття обов'язкове, а в які дозволені години роботи коротші.
• Уточніть, яка доплата належить тому, хто працює у свято чи в неділю, і включіть її у вартість годин.
• Запитайте, скільки відпочинку належить працівникам між двома змінами і протягом тижня, бо в завантажені дні навколо свят це легко порушити.
• Якщо правила змінюються з року в рік, виходьте не з торішнього оголошення, а завжди з чинних норм.

Як розподілити команду на свята

Загальні принципи складання графіка — зміни відповідно до обсягу торгівлі та витрати на зарплату — розібрано у статті «Графік змін у магазині: щоб витрати на зарплату не з'їли прибуток». Але свята мають свої особливості: усі просять вихідні на ті самі дні, піки короткі й різкі, а те, хто працював минулого Святвечора, має значення і цього року.

• Спершу добровольці. Запитайте, хто охоче попрацює у свята. Комусь важлива доплата, хтось святкує інше свято, а хтось воліє бути вільним напередодні Нового року, а не на Святвечір.
• Ротація з року в рік. Позначте, хто торік працював у найбажаніші дні, і цього року дайте їм пріоритет на вихідний. Це найпростіший спосіб зробити так, щоб графік здавався команді справедливим.
• Ранні заявки. Збирайте побажання за чотири тижні й призначте крайній термін. Хто до цього терміну нічого не сказав, потрапляє в графік за ротацією.
• Додаткова людина на пік. Уранці 24 грудня й уранці 31 грудня потрібні двоє — на прилавок і на полиці; у тихі пообідні години вистачить одного.
• Скорочені години роботи. Раннє закриття для команди часто цінніше за цілий вихідний, а магазину коштує недорого, якщо по обіді все одно тихо.
• Гарантований вихідний для кожного. Кожен заздалегідь знає, яке свято в нього точно вільне, — і не скасовуйте цього в останній момент.

Якщо команда маленька і добровольців немає, справедливе рішення — скорочені години роботи. Маленький магазин переживе закриття опівдні на Святвечір, а доброго продавця важко замінити, якщо щороку саме він залишається за прилавком, поки інші святкують. Поважати відпочинок і час із родиною в довгостроковій перспективі вигідно й самому магазину.

„Святковий режим роботи — це не про те, скільки протримається власник, а про те, яку годину варто працювати — і в кого ми заради цього забираємо свято.”

Замовлення до і після святкового закриття

Головна пастка святкових замовлень — не кількість, а перерва в поставках. Багато постачальників зупиняються на кілька днів або возять в об'єднані дні, тож між останньою поставкою перед святом і першою після може минути чотири-п'ять днів. Попросіть у кожного постачальника святковий календар поставок і підлаштуйте під нього замовлення. Скільки замовляти на новорічний сезон, докладно розібрано у статті «Коли робити новорічне замовлення і скільки замовляти»; тут ідеться про дні навколо святкового закриття.

Найважливіший принцип — останній день перед закриттям: усе, що ви тоді не продасте, за зачинені дні старіє на полиці чи в холодильнику. Тож розраховуйте свіжий товар так, щоб він розпродався за годину-дві до закриття, навіть якщо останньому покупцеві хліба не дістанеться. Порожня хлібна полиця опівдні на Святвечір — менша біда, ніж два ящики хліба в списанні 27 грудня.

Як покупці дізнаються, коли ви працюєте

Навіть найкращий святковий режим роботи марний, якщо покупці про нього не знають. Хто на Святвечір по обіді наткнеться на зачинені двері, наступного разу піде деінде, а хто не знає, що ви працюєте наступного дня після першого січня, вирушить до великого супермаркету. Тож вивішуйте святковий режим роботи в якомога більшій кількості місць і щонайменше за два тижні.

• На дверях. Добре читабельний аркуш великими літерами, по днях. Його бачить кожен, хто проходить повз, навіть коли ви зачинені.
• Біля каси. Невелике оголошення на прилавку чи поруч із касою і фраза покупцеві: «На Святвечір ми працюємо до першої дня». Так постійні покупці точно дізнаються.
• У вітрині. Табличка чи плакат, який видно з вулиці, щоб його помітили навіть ті, хто просто проходить повз.
• У соцмережах. Короткий допис за два тижні й нагадування напередодні свята. Текст можна взяти з оголошення на дверях.
• У картці на картах і в пошуку. Не забудьте оновити святковий режим роботи й там, бо багато хто дивиться туди, перш ніж вийти з дому. Як вести картку, розповідаємо в нашій статті про те, як вас знаходять на картах і в пошуку.

Найважливіше в оголошенні — ясність. Не пишіть «у свята скорочений режим роботи», бо з цього ніхто не зрозуміє, чи зачиняєтеся ви на Святвечір опівдні чи о шостій. Розписуйте по днях і годинах, а якщо якогось дня зачинено, так і напишіть. Якщо в останній момент щось змінюється, оновіть це всюди, інакше покупці віритимуть старому оголошенню.

Чек-лист по тижнях

Святковий режим роботи за один день не складається. Якщо почати за чотири тижні, в останній тиждень не буде поспіху, команда вчасно дізнається, чого чекати, і покупці теж дізнаються вчасно. Порядок нижче — відправна точка, яку можна підлаштувати під свої свята.

1. 11. За чотири тижні: вирішіть, як працюватиПодивіться торішній погодинний виторг у свята, порахуйте, які години варто працювати, і перевірте місцеві правила. Вирішіть, скільки ви працюватимете кожного з днів.
2. 22. За чотири тижні: графік змінЗберіть побажання щодо вихідних і добровольців, подивіться торішню ротацію і складіть святковий графік. Повісьте його там, де його бачать усі.
3. 33. За три тижні: календарі поставокПопросіть у кожного постачальника святкові дні поставок і замовлень і позначте, коли товар прийде востаннє перед святом і коли вперше після.
4. 44. За два тижні: замовлення й оголошенняЗробіть замовлення товарів тривалого зберігання, сплануйте останнє замовлення свіжого товару і вивісьте святковий режим роботи на дверях, біля каси, у вітрині, у соцмережах і в картці на карті.
5. 55. Останнього тижня: нагадування й перевіркаПеревірте, що остаточний режим роботи всюди вказано однаково, скажіть постійним покупцям і переконайтеся, що кожен знає, коли він працює. Задайте уцінку швидкопсувного товару на останні години перед святом.
6. 66. Останнього дня перед закриттям: зачиніться як слідПройдіть холодильниками, швидкопсувне або продайте, або запишіть у списання, перевірте температуру в холодильниках, заберіть гроші або замкніть їх, вимкніть усе непотрібне і поставте сигналізацію.
7. 77. Першого дня після свята: відкриттяПрийдіть раніше, пройдіть холодильниками й термінами придатності, викладіть свіжий товар і подивіться, чого бракує. Увечері за денним зведенням порівняйте виторг із тим самим днем торік.

Відкриття після свята

Перший день після свята часто починається із сильного ранку: покупці хочуть свіжого хліба, молока й овочів, бо вдома першим закінчилося саме це. Якщо хлібна полиця порожня або в холодильнику прострочений йогурт, покупець починає рік із поганого враження. Тож відкриття починається не з того, що ви відмикаєте двері, а з ретельної перевірки.

• Холодильники й температура. Перевірте, що всі холодильники нормально працювали в зачинені дні, а якщо якийсь зламався, не викладайте товар, що в ньому зберігався.
• Терміни придатності. Пройдіться молочкою, ковбасними нарізками й товаром із коротким терміном. Усе, у чого термін минув за зачинені дні, знімається з полиці.
• Списання з причиною. Записуйте прострочений або зіпсований товар у списання разом із причиною, щоб наступного року бачити, скільки пропало через свято і чого замовляти менше.
• Уцінка. Товар із коротким терміном, який ще в порядку, варто уцінити першого ж дня, хоча б запланованою акційною ціною, щоб він розійшовся до обіду.
• Запас на перший день. Свіжий товар має бути на полицях зранку, а щодо товарів тривалого зберігання перевірте, що закінчилося в передсвятковий пік і чого бракує на полиці.

Через кілька днів після відкриття варто сісти з цифрами. Якими були виторг і прибуток у свята, година за годиною, скільки пішло у списання, яка година була зайвою і який товар закінчився зарано. Запишіть це зараз, бо в листопаді наступного року ви цього не згадаєте, — а саме тоді ви плануватимете за цими записами наступний святковий режим роботи.

Часті помилки

• Вирішувати за звичкою. «Як торік» — тільки ніхто не знає, чи окупився торішній рік. Без торішніх погодинних цифр рішення — це ворожіння.
• Дивитися на виторг, а не на прибуток. Святкова година з виторгом 60 одиниць може виглядати непогано, але якщо вона приносить 15 одиниць прибутку при 20 одиницях витрат, вона збиткова.
• Вивішувати режим роботи запізно. Аркуш, повішений напередодні свята, більшість покупців не побачить, а постійні розраховуватимуть на старі години.
• Забути про картку на карті. На дверях святковий режим, а в пошуку звичайний, і покупець натрапляє на зачинені двері.
• Щороку ставити в графік того самого працівника. Той, хто кожного Святвечора стоїть за прилавком, рано чи пізно знайде роботу деінде.
• Не врахувати перерву в поставках. Лише після останнього замовлення з'ясовується, що постачальник не приїде чотири дні, а холодильник із молоком порожній.
• Замовити перед закриттям забагато свіжого товару. Повна хлібна полиця добре виглядає опівдні на Святвечір, але 27 грудня це вже списання.
• Ставитися до відкриття як до рутини. Якщо пропустити перевірку холодильників і термінів придатності, перший покупець року знайде на полиці прострочку.

Підсумки

• Вирішуйте про святковий режим роботи за торішнім погодинним виторгом і прибутком за ті самі дні, а не за звичкою.
• Святкова година окупається, якщо її прибуток покриває зарплату, доплату й енергію; у прикладі закриття напередодні Нового року о 5 вечора залишило 75 одиниць проти 70 при закритті о 6.
• Правила щодо святкових днів, обов'язкового закриття, доплат і днів відпочинку відрізняються від місця до місця — завжди перевіряйте місцеві норми.
• Складіть графік за чотири тижні з добровольцями, ротацією і скороченими годинами й дайте кожному гарантоване вихідне свято.
• Підлаштуйте замовлення під перерву в поставках: свіжий товар має розпродатися до закриття, а швидкопсувного замовляйте менше.
• Вивісьте режим роботи за два тижні, по днях і годинах, — на дверях, біля каси, у вітрині, у соцмережах і в картці на карті.
• Після свята пройдіть холодильниками й термінами придатності, запишіть списання з причиною і сформулюйте висновки на наступний рік.

Часті запитання