La mayoría de los productos envasados ya llegan a la tienda con código de barras: el fabricante lo imprimió, la caja lo escanea y listo. Pero buena parte de las ventas de una tienda pequeña no funciona así. El panecillo, las manzanas sueltas, el queso cortado en el mostrador, los bollitos salados que horneas tú mismo: no tienen código de barras o, si lo tienen, lo has pegado tú.
De ahí salen todas las preguntas. ¿Tienes que solicitar tu propio código EAN? ¿Puedes inventarte un número sin más? ¿Qué imprime la báscula en la etiqueta? ¿Merece la pena comprar un lector de códigos de barras y qué haces con los productos que no llevan nada? Este artículo las repasa partiendo de lo que de verdad necesita saber una tienda pequeña, no un centro de distribución.
Aclaremos algo desde el principio: hacemos Boltom App, que no lee ni imprime códigos de barras. Registra las ventas por foto, por código corto o diciendo el nombre del producto, es decir, se hizo precisamente para los productos sin código de barras. Los consejos que siguen valen igual, uses la caja que uses.
¿Qué es un código EAN y qué significan sus 13 dígitos?
Un código EAN es un número, y el código de barras es su dibujo legible por máquina. El sistema mundial de códigos de barras llama a ese número GTIN, o número mundial de artículo comercial; en las tiendas, la versión más habitual es la de 13 dígitos. Los primeros dígitos indican qué organización nacional emitió el rango, los siguientes identifican a la empresa y al producto, y el último es un dígito de control que la caja usa para detectar un escaneo erróneo.
| Tipo de código | ¿Para qué sirve? | ¿Quién lo emite? | ¿Puede salir de la tienda? |
|---|---|---|---|
| EAN-13 (GTIN-13) | El código de la mayoría de los productos de consumo, de 13 dígitos | El fabricante o el titular de la marca, a partir de un rango recibido de la organización nacional | Sí: es único en todo el mundo |
| EAN-8 (GTIN-8) | Un código corto para envases muy pequeños en los que no caben 13 dígitos | La misma organización nacional, previa solicitud aparte | Sí |
| UPC (GTIN-12) | Una versión de 12 dígitos que se usa sobre todo en Norteamérica | El fabricante, dentro del mismo sistema mundial | Sí: las cajas suelen leerlo junto con el EAN |
| Código interno | Productos propios, productos al peso, marcado dentro de la tienda; suele empezar por 2 | Tú, según tu propia lista de códigos | No: solo es inequívoco en tu tienda |
| Etiqueta con peso o precio integrado | Productos al peso: además del producto, el código lleva el peso o el precio | La báscula o la impresora de etiquetas, según cómo la configures | No |
| Código 2D (por ejemplo, QR) | Lleva más datos, como el número de lote o la fecha de caducidad; aparece en cada vez más productos | El fabricante | Sí, si se ha creado según las reglas del sistema mundial |
Un error muy extendido: los primeros dígitos no indican el país de origen del producto, solo dónde registró la empresa su código. Un producto fabricado en otro lugar puede llevar un prefijo nacional, y al revés. El código no dice nada del precio, la calidad ni los ingredientes, solo de qué producto se trata.
El código del fabricante es cosa del fabricante, no del tendero
Si no fabricas el producto y no se vende con tu nombre, su código de barras no es asunto tuyo: lo solicita el fabricante o el titular de la marca, que responde de que sea único. El comerciante solo escanea el código y le asigna un precio en su propio sistema. Si a un producto de un proveedor le falta el código o no se puede leer, avisa al proveedor; no lo sustituyas de forma permanente por un número propio.
Necesitas tu propio código oficial cuando el producto se vende con tu nombre y sale de tu tienda. Las situaciones más habituales:
- Vendes un producto de marca propia a otras tiendas, a un mayorista o a una tienda online.
- Una cadena o un marketplace online quiere incluir tu producto; lo normal es que pidan un código oficial.
- Vendes tu propio producto en envases de peso fijo en varios sitios.
- Suministras a un socio cuyo almacén y cuya caja funcionan con códigos de barras.
En ese caso te diriges a la organización nacional del sistema mundial de códigos de barras. Como miembro recibes un prefijo de empresa a partir del cual puedes asignar números a tus propios productos, y registras sus datos en el registro. Esto suele conllevar una cuota de alta y una cuota anual, según el tamaño del surtido. Cuidado con los códigos que se venden baratos por internet «de uno en uno»: originalmente pertenecían a otra empresa, y cada vez más comercios y marketplaces los rechazan porque el registro no muestra tu nombre.
Códigos internos: ¿cuándo bastan?
Para muchos productos de una tienda pequeña, un código oficial es innecesario. Si solo vendes el producto en tu propio mostrador, basta un código interno: uno que emites tú y que solo significa algo en tu propio sistema. El sistema mundial reserva un rango aparte para esto: los prefijos que empiezan por 2 (20–29) están pensados para uso dentro de la tienda, así que nunca chocan con el código de ningún fabricante.
- Panadería y pasteles que horneas tú y vendes solo en tu tienda.
- Productos al peso que envasas en el mostrador: queso, embutido, aceitunas, semillas.
- Género que llega a granel y que divides en unidades más pequeñas.
- Un producto de proveedor al que le falta el código, pero solo hasta que el proveedor lo arregle.
- Una cesta de regalo o un lote que montas tú mismo.
Un código interno tiene una regla estricta: no debe salir de la tienda. Otra tienda puede usar el mismo número para algo completamente distinto, y su caja no lo reconocerá o lo cobrará como otro producto. Además, dentro del rango 2, las cajas y las básculas interpretan algunos prefijos como códigos de peso o de precio; cuáles, lo deciden la recomendación de la organización nacional y la configuración de tus propios equipos. Antes de repartir códigos internos, comprueba en los manuales de tu caja y de tu báscula qué prefijo está libre.
Productos al peso: etiquetas con peso o precio integrado
La báscula etiquetadora detrás del mostrador no solo muestra el peso. Imprime un código de barras que contiene, junto al código interno del producto, el peso o el precio a pagar. La caja lo escanea y, en lugar de buscar el precio asignado al producto, toma la cifra directamente de la etiqueta. Así hasta el queso pesado se convierte en un solo escaneo.
| Parte del código | ¿Qué significa? | ¿A qué hay que prestar atención? |
|---|---|---|
| Prefijo (empieza por 2) | Le dice a la caja que es un código interno que lleva un peso o un precio | La báscula y la caja deben leer el mismo prefijo de la misma manera |
| Número de artículo | El código interno del producto, por ejemplo el del queso semicurado cortado en el mostrador | Un producto, un número de artículo; si el producto se deja de vender, no des su número a otro |
| Peso o precio | El peso medido por la báscula o el precio a pagar que ha calculado | Decide de antemano cuál de los dos codificas y configura la caja igual |
| Dígito de control | Sirve para detectar un escaneo erróneo | Lo calcula la báscula; no modifiques nada a mano en la etiqueta |
Si tu báscula no imprime etiquetas, los productos al peso están en la misma situación que los que no tienen código de barras: hay que registrarlos en el mostrador, de la forma más rápida y coherente posible. En muchos países, las básculas de uso comercial están sujetas a normas de verificación; esto afecta a la báscula, no a la etiqueta, pero conviene informarse antes de comprar.
Tus propios productos: horneado propio, envasado propio
Los panecillos que horneas tú, la mermelada casera, las nueces envasadas en bolsitas: pueden ser los mejores productos de tu tienda, y también los que más dudas generan. La decisión se reduce a una sola pregunta: ¿el producto se queda en tu mostrador o lo venderá también otra persona?
- Solo lo vendes en tu propia tienda: basta un código interno, o puedes registrarlo en el mostrador sin etiqueta, con un código rápido y una foto.
- Lo pesas y lo vendes así: la etiqueta con peso o precio integrado de la báscula lo resuelve.
- Lo vendes en envases de peso fijo, pero solo en tu tienda: aquí también basta un código interno, siempre que cada formato tenga su propio código.
- Una tienda vecina, una cafetería o una tienda online también lo vendería: necesitas un código oficial, a tu nombre.
- Suministrarías a una cadena o a un mayorista: necesitas un código oficial y lo normal es que también te pidan los datos del producto del registro.
Si no lo tienes claro, empieza con un código interno. Si más adelante un socio te pide un código oficial, lo solicitas y a partir de entonces el producto lleva el nuevo código. Luego retira el interno: no uses los dos en paralelo, porque dos códigos en un mismo producto significan dos líneas distintas en el informe.
„Un código de barras no hace vendible un producto; hace más rápido el mostrador. Mientras el producto no salga de tu tienda, la pregunta no es qué código lleva, sino lo rápido que lo encuentra el dependiente.”
Lectores de códigos de barras e impresoras de etiquetas: ¿cuándo compensan?
Un lector de códigos de barras agiliza las cosas donde hay muchos productos envasados que llegan con código del fabricante. En una tienda donde la mitad de las ventas son panadería y verdura suelta, el lector solo agiliza la mitad de la cola; la otra mitad necesita otra solución. Así que, antes de comprar, comprueba qué parte de tus ventas lleva código de barras.
| Tipo de lector | Ventaja | Inconveniente | ¿Para quién es? |
|---|---|---|---|
| Lector de mano con cable | Barato, sencillo, sin cargas; suele comportarse como un teclado y escribe el número donde esté el cursor | La longitud del cable te limita | Mostrador pequeño, una caja, venta moderada de envasados |
| Lector de mano inalámbrico | Los productos grandes y pesados se pueden escanear en la cesta o en la estantería | Hay que cargarlo y se puede perder | Tienda de ultramarinos con envases grandes, tienda de bebidas |
| Lector de sobremesa o empotrado en el mostrador | Las dos manos quedan libres; solo pasas el producto por delante | Más caro, ocupa espacio | Mucha venta de envasados, colas largas |
| Cámara del móvil o de la tableta | No hace falta un aparato aparte | Más lento, poco fiable con poca luz | Uso ocasional, pocos productos envasados |
| Lector de imagen que también lee códigos 2D | Lee tanto los códigos tradicionales como los 2D, incluso en una pantalla | Algo más caro | Quien compre ahora un lector nuevo: los códigos 2D se están extendiendo |
Conviene calcular la amortización en tiempo, no en dinero. Si tecleas a mano 300 artículos envasados al día y el escaneo te ahorra 4 segundos por artículo, son 20 minutos al día: más de una jornada laboral completa al mes. Pero si solo tienes 40 artículos así al día, la ganancia es de unos minutos, y tu dinero rinde más en una impresora de etiquetas o en una estantería mejor organizada.
- Etiqueta térmica directa: no necesita cinta y es barata, pero el calor y la luz la borran; sirve para productos de vida corta, como la panadería del día.
- Etiqueta de transferencia térmica (con cinta): más duradera, sigue siendo legible en la nevera y en el congelador; para todo lo que pasa semanas en la estantería o en el congelador.
- Báscula etiquetadora: para los productos al peso, pesa, calcula el precio e imprime el código de barras de una vez.
- Etiquetadora de precios manual: no imprime código de barras, solo el precio, pero aun así puede ser útil en la estantería y para el género a granel.
Productos sin código de barras en el mostrador
Panecillos, manzanas sueltas, pasteles por unidad, chucherías a granel: una parte importante de las ventas de una tienda pequeña pasa por el mostrador sin código de barras. La solución no es pegar una etiqueta a todo. La solución es que el dependiente encuentre el producto con un solo gesto, sin tener que pensar.
- Código rápido: un número corto y con sentido para los productos más habituales, agrupado por categorías; por ejemplo, la panadería en un rango de números y la verdura en otro. Los dependientes se los saben de memoria en pocos días.
- Foto: una imagen junto al código rápido, para que un dependiente nuevo reconozca el producto de un vistazo, sobre todo con bollería que se parece.
- Categoría: los productos que se venden menos no deberían estar entre los códigos rápidos, sino dentro de una categoría, a dos toques.
- Por unidad o por peso: decide de antemano cómo vendes cada cosa —los panecillos por unidad, las manzanas por kilo— y que el registro siga esa misma lógica.
- Nombre dicho en voz alta: si tu sistema lo permite, decir el nombre del producto también es rápido cuando tienes las manos ocupadas.
- Lo mismo en la estantería y en el mostrador: pon el código rápido también en el cartelito delante de la cesta o de la estantería, no solo en la lista junto a la caja.
Elegir y numerar tus primeros cincuenta códigos rápidos tiene su propio artículo. Aquí la idea es simplemente esta: los productos sin código de barras no son un problema mientras se registren de forma rápida y coherente. El problema es cuando cada uno los cobra de una manera —un dependiente como una línea genérica de «panadería», otro producto por producto—, porque entonces por la noche el informe no te mostrará qué se vendió ni qué dejó beneficio.
Errores habituales y cómo evitarlos
La mayoría de los problemas con códigos de barras no son técnicos, sino de organización. Los mismos errores se repiten de tienda en tienda, y casi todos salen a la luz en el mostrador, delante de un cliente.
| Error | ¿Qué pasa en el mostrador? | ¿Cómo evitarlo? |
|---|---|---|
| El mismo código interno en dos productos | La caja cobra el producto equivocado al precio equivocado | Una lista, una persona responsable; los códigos nuevos solo salen de la lista |
| El mismo código en dos formatos | El paquete de medio kilo y el de un kilo pasan al mismo precio | Cada formato es un producto distinto con su propio código; los fabricantes lo hacen igual |
| Una etiqueta equivocada o antigua en la estantería | El cliente ve en la estantería algo distinto de lo que cobra la caja | Cuando cambie un precio, actualiza a la vez la etiqueta de la estantería y la caja, y repasa una fila de estantería cada semana |
| Se escanea el código de la caja exterior en lugar del de una unidad | La caja cobra la caja entera o un producto desconocido | Desembala las cajas en el almacén y tapa o tacha el código de la caja |
| Un código interno en un producto que ha salido de la tienda | La caja de la tienda asociada no lo reconoce o lo lee como otro producto | Todo lo que sale de la tienda lleva un código oficial |
| Un código interno con un prefijo que la caja lee como código de precio | La caja lee una parte del código como precio o como peso | Comprueba en el manual qué prefijo está libre antes de empezar a numerar |
| Una línea genérica para todo lo que no ha pitado | El mostrador va rápido, pero el informe muestra una sola línea de «otros» | Los productos sin código de barras también deben tener sus propios códigos rápidos |
Implantarlo paso a paso
No tienes que resolverlo todo de golpe. Pero el orden sí importa: primero la lista, luego los códigos y solo al final el equipo. Quien empieza por el lector suele acabar con un montón de números escaneados que no encajan en ninguna parte.
- 11. Averigua qué llega con código de barras y qué sin élDurante una semana, observa qué parte de tus ventas son productos envasados con código del fabricante y qué parte es panadería, productos al peso y género a granel. Eso decide en qué gastar: un lector, una báscula etiquetadora o poner en orden tus códigos rápidos.
- 22. Haz una lista de códigos comúnBasta una hoja de cálculo: código, nombre del producto, formato, unidad de venta (unidad o kilo), precio, categoría. Todo código nuevo nace aquí, y una sola persona es responsable de ella.
- 33. Decide tu rango internoRevisa la configuración de tu caja y de tu báscula: qué prefijo está libre para los códigos internos y cuál ocupan los códigos de peso o de precio. Reserva un rango de números aparte para cada categoría.
- 44. Introduce primero los cincuenta productos más importantesPara los envasados, el código del fabricante; para el resto, un código rápido y una foto. Los artículos poco frecuentes pueden esperar: ya irán llegando sobre la marcha, cuando un cliente los pida.
- 55. Etiqueta y cuadra las estanteríasTus propios productos y los productos al peso deben llevar etiqueta, y la estantería y los carteles delante de las cestas deben mostrar el mismo código y el mismo precio que la caja. Repasa una fila de estantería cada noche, no toda la tienda.
- 66. Revisa el informe a las dos semanasBusca líneas genéricas, códigos que nunca se han vendido y artículos que han pasado sospechosamente baratos. Te muestran dónde falla el sistema y qué código hay que corregir o eliminar.
Lista de control
- Sé qué parte de mis ventas llega con código de barras del fabricante y qué parte sin él.
- No sustituyo los códigos de los proveedores por números propios, salvo de forma temporal, y aviso del problema al proveedor.
- Sé cuáles de mis propios productos salen de la tienda, y he solicitado códigos oficiales para ellos.
- Mis códigos internos están en el rango interno, y he comprobado qué prefijo ocupan los códigos de peso o de precio.
- Cada formato tiene su propio código.
- Hay una lista de códigos común y una persona responsable de ella.
- La caja lee bien la etiqueta de la báscula e interpreta correctamente el peso o el precio.
- Los productos sin código de barras más habituales tienen un código rápido y una foto.
- Las etiquetas de la estantería muestran el mismo precio que la caja.
- Solo compro un lector de códigos de barras si mi venta de envasados lo justifica y mi caja lo admite.
Resumen
- El código EAN del fabricante es responsabilidad del fabricante; el comerciante solo lo escanea y le asigna un precio.
- Necesitas un código oficial cuando tu propio producto sale de tu tienda; se solicita a la organización nacional del sistema mundial de códigos de barras.
- Todo lo que solo se vende en tu tienda funciona con un código interno del rango que empieza por 2, pero nunca debe salir de la tienda.
- La etiqueta con peso o precio integrado convierte los productos al peso en un solo escaneo.
- El lector de códigos de barras es para los envasados; los panecillos, la verdura suelta y lo que horneas tú se agilizan con códigos rápidos, fotos y categorías.
- Una lista de códigos común, una persona responsable y revisiones periódicas de las etiquetas de la estantería evitan la mayoría de los errores.
Preguntas frecuentes
¿Cómo consigo un código EAN?
El código EAN oficial se obtiene de la organización nacional del sistema mundial de códigos de barras, a la que te adhieres como empresa. Como miembro recibes un prefijo de empresa a partir del cual puedes emitir números para tus propios productos, y registras los datos de los productos en el registro. Esto suele suponer una cuota de alta y una cuota anual, cuyo importe varía según el país y el tamaño del surtido. Solo compensa solicitarlo si tu producto se vende con tu nombre y sale de tu tienda.
¿Puedo inventarme un código de barras para mi propio producto?
Dentro de tu tienda, sí, si lo eliges del rango que empieza por 2, reservado para uso interno, y lo mantienes en una lista común. Un código así solo es inequívoco en tu caja; otra tienda puede usar el mismo número para algo completamente distinto. Si el producto va a otra tienda, a una tienda online o a un mayorista, un número inventado no sirve: ahí necesitas un código oficial. Incluso dentro del rango 2, comprueba primero qué prefijo reserva tu caja para los códigos de peso o de precio.
¿Puedo comprar códigos de barras baratos por internet?
Algunas webs venden códigos EAN de uno en uno, pero originalmente pertenecían a otra empresa. Por eso, el registro mundial no muestra tu nombre junto al producto. Cada vez más comercios y marketplaces online lo comprueban y rechazan esos códigos. Si tu producto va camino de una distribución más amplia, es más seguro solicitarlo a la organización nacional.
¿Qué diferencia hay entre un código EAN y un código de barras?
El código EAN es un número que identifica el producto; el sistema mundial lo llama GTIN. El código de barras es el dibujo legible por máquina de ese número, la fila de barras blancas y negras. El mismo número puede aparecer como distintos tipos de código de barras, y cada vez más también como código 2D. La caja vuelve a leer el número a partir del dibujo y busca su precio.
¿Mis productos de panadería propios necesitan código de barras?
Si solo los vendes en tu propia tienda, no es obligatorio. Puedes registrarlos en el mostrador con un código rápido y una foto o, si los envasas, con un código interno del rango interno. Necesitas un código oficial si también los vendiera otra tienda, una cafetería o una tienda online. El etiquetado obligatorio de los alimentos envasados —ingredientes, alérgenos, peso, fecha de consumo preferente— es otro asunto, regulado por las normas locales.
¿Qué significa que un código de barras empiece por 2?
El sistema mundial reserva los prefijos que empiezan por 2 (20–29) para uso dentro de la tienda. Suelen ser los códigos de productos propios, de productos al peso o de las etiquetas con peso o precio integrado que imprime la báscula. Un código así solo es inequívoco en la tienda que lo emitió. Qué prefijo del rango significa peso o precio lo fijan la recomendación de la organización nacional y la configuración de los equipos de la tienda.
¿Cómo funciona la etiqueta de precio que imprime la báscula?
Una báscula etiquetadora imprime un código de barras que contiene un prefijo interno, el número de artículo del producto, el peso o el precio a pagar y un dígito de control. La caja reconoce el prefijo y, en lugar de buscar el precio del producto, lo toma de la etiqueta. Así, los productos al peso también se registran con un solo escaneo. Lo importante es que la báscula y la caja interpreten el mismo prefijo de la misma manera.
¿Qué lector de códigos de barras compro para una tienda pequeña?
Para un mostrador pequeño y una caja, suele bastar un lector de mano con cable: es barato, no hay que cargarlo y la mayoría de los sistemas lo reconocen como un teclado. Si tienes muchos productos grandes y pesados, uno inalámbrico es más cómodo, y con mucha venta de envasados un lector empotrado en el mostrador te deja las dos manos libres. Si compras uno nuevo ahora, elige uno que también lea códigos 2D, porque aparecen en cada vez más productos. Ante todo, pregunta con qué tipo funciona tu caja.
¿Compensa un lector de códigos de barras en una tienda pequeña?
Compensa cuando una parte importante de tus ventas son productos envasados que llegan con código del fabricante. Calcúlalo en tiempo: si tecleas a mano varios cientos de artículos al día y el escaneo te ahorra unos segundos por artículo, pueden ser quince o veinte minutos al día. Si la mayor parte de tus ventas es panadería, verdura suelta y género a granel, el lector no te ayudará con ellos. En ese caso, poner en orden tus códigos rápidos aporta más por el mismo dinero.
¿Qué hago si el producto de un proveedor no tiene código de barras o no se puede leer?
Avisa al proveedor, porque el código es responsabilidad del fabricante o del titular de la marca. Mientras tanto, registra el producto con un código rápido o con un código interno temporal, y anótalo también en la lista de códigos. Cuando la mercancía llegue con un código correcto, retira el temporal. No pegues tu propio código en el producto de forma permanente, porque dos códigos en un mismo producto significan dos líneas distintas en el informe.
¿Cómo gestiono en el mostrador los productos sin código de barras?
Dale a los productos más habituales un código rápido corto y con sentido, agrupado por categorías, y una foto para que también los reconozca un dependiente nuevo. Los productos que se venden menos deberían estar a dos toques, dentro de una categoría. Decide de antemano qué vendes por unidad y qué por kilo, y configura el registro en consecuencia. Lo más importante es que todos los cobren de la misma manera; si no, el informe no te mostrará qué se ha vendido.
¿Boltom App lee códigos de barras?
No, Boltom App no lee ni imprime códigos de barras, y no sustituye a la caja. Funciona junto a tu caja actual y registra las ventas por foto, por código rápido corto o diciendo el nombre del producto. Justo eso es lo que ayuda con los productos sin código de barras: la panadería, la verdura suelta, lo que horneas tú. Y por la noche muestra la facturación y el beneficio por producto y por categoría.
Di el nombre del producto y ya está en la caja.
Boltom App se encarga del trabajo detrás del mostrador. Encuentras un producto mirando su foto o diciendo su nombre en voz alta: sin códigos ni papelitos. Lo que sale del estante o acaba en la basura se registra ahí mismo, no en un cuaderno. Funciona junto a tu caja actual, no en su lugar.
- Código rápido con foto: o di el nombre del producto y la caja lo encuentra.
- Consumo propio en tres toques, a nombre de quien lo registra.
- Merma diaria con su motivo: caducado, roto, invendible — sumado en dinero.
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