Priprema za kraj godine: sezonski plan vaše trgovine od listopada do siječnja

U većini malih trgovina kraj godine počinje tako da netko jednog studenskog jutra pita: „Pa dokad radimo ove godine na Badnjak?” Tada se ispostavi da su dvoje već tražili slobodan isti tjedan, da pola sezonske robe još nije naručeno i da nije odvojen novac za velike račune s početka prosinca.

Za većinu trgovina tjedni prije blagdana najjače su razdoblje u godini — i razdoblje u kojem je najlakše pogriješiti. Ne zato što je teško, nego zato što se previše malih odluka nagomila u premalo vremena. Ako ih unaprijed rasporedite tjedan po tjedan, prosinac je jednostavno mnogo posla. Ako to ne učinite, kaos je.

Ovaj članak daje vam cijeli sezonski plan: sezonski kalendar od početka listopada do sredine siječnja, osoblje, blagdansko radno vrijeme i komunikaciju, asortiman i prednarudžbe, akcije, novac, plan za dva najprometnija dana, dane između blagdana i siječanj. Kao glavni primjer uzimamo Božić i Novu godinu; ako vaši glavni blagdani padaju u drugo vrijeme, pomaknite kalendar u skladu s tim. Naručivanje, inventura, radno vrijeme i raspored smjena imaju vlastite članke — upućujemo na njih gdje je potrebno.

Sezonski kalendar: što kada odlučiti

Sezona traje otprilike petnaest tjedana: od početka listopada do sredine siječnja. Prosinački vrhunac samo su dva ili tri tjedna toga, ali njegov uspjeh ovisi o deset tjedana prije. Smisao kalendara je da svaka odluka dobije svoj tjedan — jer sve što nije upisano sklizne u sredinu prosinca.

Vrijeme narudžbi detaljnije je pitanje: različite skupine proizvoda imaju različite rokove, a količinu je najbolje izračunati iz vlastitih prošlogodišnjih brojki. O tome govori naš članak „Kada naručiti za Božić i koliko naručiti”. U sezonskom kalendaru dovoljno je zabilježiti koja narudžba ide u kojem tjednu.

Osoblje: godišnji odmori, zamjene, obuka

U prosincu svi žele slobodno, i to svi iste nekoliko dana. Ako to ne riješite u listopadu, prosinačkim rasporedom smjena upravljat će zahtjevi, a ne promet. A u tjednu prije vrhunca više nema vremena za mirnu obuku nove osobe.

• Zahtjeve za godišnji odmor u prosincu i početkom siječnja prikupite do sredine listopada, a zatvorite ih do kraja mjeseca. Tko pita kasnije, dolazi na red nakon već odobrenih zahtjeva.
• Unaprijed odlučite na koje dane nitko ne može uzeti slobodno — obično dva najprometnija dana i dan prije svakog od njih. Recite to svima na isti način.
• Zamjenu potražite u listopadu: bivši kolega, student, član obitelji. U studenom svi traže, a dobri su već zauzeti.
• Zamjenu obučite u studenom, u mirnim jutrima. Nova osoba u prosinačkom poslijepodnevu ne uči, nego preživljava.
• U velike dane ne ostavljajte zamjenu samu na blagajni. Neka dopunjava police, pakira i izdaje prednarudžbe — rad s novcem ostaje onome tko to radi godinama.
• Planirajte i bolest. Sredinom prosinca netko će gotovo sigurno ispasti; imajte ime koje možete nazvati.

Dva naša članka daju vam gotov raspored za obuku: „Uvođenje novog zaposlenika na blagajnu u pet minuta” za osnove za pultom i „Kako uvesti novog prodavača u 3 dana” za cijele prve dane. O slaganju rasporeda, mjerenju vršnih sati i preklapanjima pisali smo u članku „Raspored smjena u dućanu”.

Blagdansko radno vrijeme i komunikacija

O blagdanskom radnom vremenu treba odlučiti dvije stvari: kada ćete raditi i kako će to svi saznati. Kod prvoga većina trgovaca razmišlja koliko prometa stoji zatvoren dan. Kod drugoga manje njih uzima u obzir da loše objavljeno radno vrijeme otjera više kupaca nego kraće.

• Pogledajte prošlogodišnju prodaju po danima i po satima. Posljednjeg dana prije blagdana poslijepodne je često prazno — ranije zatvaranje često nije gubitak.
• Promet u danima između blagdana jako se razlikuje od trgovine do trgovine. U stambenom naselju često je jak; u poslovnoj četvrti gotovo nikakav.
• Na Staru godinu vrhunac je u ranim poslijepodnevnim satima, a na mnogim mjestima navečer nitko ne dolazi. Prvi dan godine u većini je malih trgovina miran, ako uopće smijete raditi.
• Ako ćete biti zatvoreni, recite gdje ljudi mogu kupovati umjesto kod vas — spominjanje susjedne pekarnice ili trgovine donosi naklonost, a ne izgubljen promet.

Postavljanje profila na kartama detaljno smo opisali u članku „Kako ljudi pronalaze tvoju trgovinu na Google kartama i u pretraživanju” — blagdanske iznimke ondje se mogu unaprijed unijeti u posebno polje. Na društvenim mrežama promjena radnog vremena najvažnija je objava koju trgovac može objaviti; o tome govori naš članak „Kako promovirati trgovinu na društvenim mrežama”. A isplati li se neki sat držati otvoreno, možete izračunati metodom iz članka „Do kada trgovina treba biti otvorena?”.

Asortiman: sezonska roba, poklon-košarice, prednarudžbe

Kod sezonskog asortimana pitanje nije što biste još mogli nabaviti, nego što će se sigurno rasprodati prije blagdana. Svaki sezonski proizvod koji je 2. siječnja još na polici završi snižen ili kao otpis. Zato neka sezonska polica bude kratka i upadljiva i temelji se na prošlogodišnjim brojkama, a ne na katalogu dobavljača.

• Sezonska roba dugog roka trajanja — bombonijere, blagdanska pića, poklon-košarice: nju možete naručiti hrabrije jer će se dio prodati i nakon blagdana, ali blagdanska ambalaža u siječnju više ne privlači.
• Kvarljiva blagdanska roba — blagdanski kolači i peciva, velike količine svježih pekarskih proizvoda, sastojci za plate: uzimajte je samo na prednarudžbe ili vrlo oprezno.
• Osnovne namirnice u većim količinama — brašno, šećer, maslac, kiselo vrhnje, jaja, bezalkoholna pića, mineralna voda: one se prodaju najpouzdanije, a kad ih nestane, najviše boli.
• Mali pokloni uz pult — mala čokolada, svijeće, omotnice za poklon-kartice: malo prostora, mali rizik, dobra marža.

Poklon-košarice i prednarudžbe

Poklon-košarice djeluju u maloj trgovini ako su jednostavne: tri ili četiri gotova izbora po fiksnoj cijeni koje kupac može pogledati uz pult. Ne primajte izbore po narudžbi u velike dane — samo u studenom, uz prednarudžbu. Prednarudžbe su najbolji alat sezone: znate koliko nabaviti, kupac može računati na to i ništa vam ne ostaje.

• Što: blagdanski kolači, veće količine pekarskih proizvoda, poklon-košarice, posebno piće ili sir — stvari koje kupac želi točno za taj dan.
• Rok: najmanje dva ili tri radna dana prije vaše narudžbe kod dobavljača. Istaknite ga uz pult i na stranici na društvenim mrežama.
• Bilježenje: ime, telefonski broj, proizvod, količina, dan preuzimanja. Dovoljna je bilježnica ili ispisani list, ali uvijek pišite na isto mjesto.
• Predujam: za veće narudžbe ili narudžbe po mjeri tražite predujam. Tko je platio unaprijed, doći će po robu.
• Preuzimanje: u velike dane gotovi paketi trebaju stajati iza pulta po imenima, abecednim redom, da nitko ne mora tražiti.

Što vam ostaje 2. siječnja

Prije svake sezonske narudžbe zapitajte se: ako mi ostane trećina ovoga, što ću s tim 2. siječnja? Bombonijere se još mogu prodati snižene, salvete s božićnim uzorkom mogu se spremiti na godinu dana, a s blagdanskim kolačima ne možete ni jedno ni drugo. Gdje je odgovor „ništa”, trebate manju količinu i prednarudžbe, a ne više hrabrosti.

Akcije: kada da, kada ne

U prosincu mnogi trgovci osjećaju da i oni moraju imati akcije jer ih svi drugi imaju. A ipak u posljednjem tjednu prije blagdana ljudi ne uspoređuju cijene, nego im se žuri: kupuju ono što ima, ondje gdje ne moraju dugo čekati. Nema potrebe snižavati cijenu onoga što će ljudi ionako kupiti — tada je akcija jednostavno poklon iz vaše vlastite marže.

Akcije vrijedi zakazati unaprijed, tako da blagajna pravoga dana sama naplati pravu cijenu i da nitko u velike dane ne mora ručno pisati cijene. O tome detaljno govori naš članak „Vremenski ograničene akcije: neka blagajna naplati pravu cijenu”.

„U prosincu kupci ne traže najjeftiniju trgovinu, nego onu koja ima ono što im treba i u kojoj ne moraju pola sata stajati u redu. To je ono što trebate osigurati, a ne akciju.”

Novac: velika nabava i siječanjsko zatišje

Prosinački utržak lako vas može uvjeriti da sezona donosi novac. Donosi dobit — ali novac pristiže u drugo vrijeme. Sezonsku robu treba platiti u studenom i početkom prosinca, kad se promet tek počeo dizati; zatim u siječnju promet pada, a najam, plaće i režije ostaju isti. Primjer u nastavku pokazuje kako to izgleda u neutralnim jedinicama: promet prosječnog mjeseca je 100 jedinica.

• U listopadu izračunajte koliko će stajati sezonska nabava i kada će stići računi. Rokove plaćanja upišite u sezonski kalendar.
• Zatražite od dobavljača dulje rokove plaćanja za sezonsku robu — mnogi će pristati ako pitate na vrijeme.
• Za siječanj odvojite najmanje jedan mjesec fiksnih troškova. To mora izaći iz prosinačkog utrška prije nego što ga potrošite.
• Ne držite prosinačku gotovinu u trgovini. Polažite je u banku svaki dan ili barem nakon svakog velikog dana.

Zašto trgovina istodobno može biti profitabilna i bez novca te kako izračunati rezervu, detaljno smo objasnili u članku „Trgovina je profitabilna, a ipak nema novca”.

Plan za dva najprometnija dana

U većini malih trgovina dva dana nose velik dio sezonskog prometa: posljednji puni dan prije glavnog blagdana i Stara godina. Tih se dana ništa ne može smišljati u hodu. Trebate plan koji svi čuju dan ranije i koji kaže i što se događa ako nešto pođe po zlu.

1. 11. Večer prije: dopuniti i posložitiSvaka polica puna, sezonska roba na prednjem dijelu skladišta, prednarudžbe iza pulta po imenima, abecednim redom. Sve što još stiže ujutro treba imati određeno mjesto, da ne stoji u prolazu.
2. 22. Uloge: tko naplaćuje, tko dopunjava, tko izdajeJedna osoba ostaje na blagajni i ne odlazi od nje. Druga dopunjava police, pakira, izdaje prednarudžbe i po potrebi otvara drugi pult. Svi znaju kome se obratiti s pitanjem.
3. 33. Sitniš za povrat i gotovinaImajte mnogo sitniša — više nego prosječnog dana. Tijekom dana izdvajajte gotovinu iz blagajne i velike novčanice odnesite na sigurno mjesto straga, da se novac ne gomila u ladici.
4. 44. Kratke šifre za sezonske proizvodeSvaki sezonski proizvod treba imati vlastitu kratku šifru ili tipku, s popisom ispisanim uz pult. Ni zamjena ne bi trebala morati tražiti: blagdanski kolač ili poklon-košarica trebaju proći u dva poteza.
5. 55. Prednarudžbe po zasebnom rasporeduZamolite kupce da prednarudžbe preuzmu u dogovorenom vremenskom okviru i, ako je moguće, ne u vrhuncu. Izdavanje unaprijed plaćenog paketa ne smije zadržavati red.
6. 66. Stanke izvan vrhuncaPogledajte prošlogodišnju prodaju po satima i stanke stavite u mirnije sate. Jedna osoba koja nedostaje u vrhuncu stvara dulji red nego bilo što drugo cijelo poslijepodne.
7. 77. Zatvaranje: blagajnu uskladite isti danNe prenosite veliki dan na sljedeći. Zatvorite smjenu, uskladite blagajnu i napišite kratak popis onoga što je rasprodano i što je ostalo — to je temelj kalendara za sljedeću godinu.

Između blagdana i u siječnju

Nakon glavnog blagdana trgovina je istodobno umorna i puna ostataka. Ti su dani za uredno zatvaranje sezone — prije nego što preostala roba i nedovršeni poslovi skliznu u sljedeću godinu.

• Razvrstajte otpis s kraja sezone i zabilježite ga s razlogom: čemu je istekao rok, što je oštećeno, što se više ne može prodati. Tada u siječnju možete vidjeti koliko je izgubljeno i čega je naručeno previše.
• Prikupite povrate: izdvojite ono što će dobavljač preuzeti natrag, označite i dogovorite rok. Što ostane u kutu skladišta, do veljače će biti vaš gubitak.
• Preostalu sezonsku robu snizite odjednom između blagdana, dok je ljudi još uzimaju. Sezonska polica treba biti prazna do sredine siječnja.
• Za Staru godinu opskrbite se pićima i osnovnim namirnicama — u mnogim je trgovinama to drugi vrhunac sezone.
• Ako vam je kraj godine datum inventure, pripremite se za nju u danima između blagdana. Metodu opisuje naš članak „Inventura na kraju godine u trgovini, korak po korak”.
• U prvom tjednu godine vratite radno vrijeme na redovno svugdje gdje ste objavili blagdansko.

Sredinom siječnja odvojite sat vremena za pregled, dok se još sjećate. Usporedite ovogodišnju sezonu s prošlogodišnjom ili s prosječnim mjesecom: što se prodavalo bolje, što je ostalo, u kojem je satu red bio najdulji i koliko je otišlo u otpis. Zapišite tri stvari koje ćete sljedeće godine raditi drukčije — one postaju prva stranica sezonskog kalendara za sljedeću godinu.

Česte pogreške

• Početi planirati u studenom. Tada su godišnji odmori već podijeljeni, zamjene zauzete, a neki rokovi narudžbi već su prošli.
• Staviti blagdansko radno vrijeme samo na vrata. Tko provjerava na mobitelu, krene prema starim podacima iz vašeg profila na kartama — i nađe zaključana vrata.
• Zaboraviti ga nakon blagdana vratiti na redovno. Profil koji u siječnju još pokazuje „blagdansko radno vrijeme” tjednima tjera kupce.
• Akcije u posljednjem tjednu. Popust na ono što bi ljudi ionako kupili čista je izgubljena marža.
• Nabaviti velike količine blagdanskih kolača i kvarljive robe bez prednarudžbi. Što ostane, 2. siječnja nitko neće kupiti.
• Obučavati zamjenu u tjednu prije vrhunca i u veliki dan je ostaviti samu na blagajni.
• Smatrati prosinački utržak prihodom, a ne obrtnim kapitalom. Najam i plaće u siječnju su isti; promet nije.
• Ne bilježiti otpis i ostatke na kraju sezone. Bez toga ćete sljedeće godine ponovno naručiti istu pogrešku.

Kontrolni popis

U listopadu

• Izvucite prodaju iz prošle sezone po danima i skupinama proizvoda.
• Prikupite i zatvorite zahtjeve za godišnji odmor u prosincu i početkom siječnja.
• Odlučite o blagdanskom radnom vremenu i provjerite pravila koja vrijede kod vas.
• Nađite zamjenu i dogovorite kada može doći učiti.
• Upišite rokove narudžbi i plaćanja u sezonski kalendar i isplanirajte rezervu.

U studenom

• Obučite zamjenu u mirnim jutrima.
• Unesite sezonske proizvode u blagajnu s kratkim šiframa, u vlastitu kategoriju.
• Unesite blagdansko radno vrijeme u profil na kartama.
• Pokrenite prednarudžbe s rokom i složite poklon-košarice.
• Postavite sezonsku policu i zakažite akcije za početak sezone.

U prosincu

• Stavite radno vrijeme na vrata i na stranicu na društvenim mrežama, najmanje dva tjedna unaprijed.
• Zatvorite prednarudžbe na najavljeni dan.
• Dovršite raspored smjena za dva najprometnija dana i prođite plan.
• Naručite dovoljno sitniša i isplanirajte izdvajanje gotovine tijekom dana.
• Bez akcija u posljednjem tjednu — samo na kvarljivu robu, prije zatvaranja.

Između blagdana i u siječnju

• Zabilježite otpis s kraja sezone s razlogom i prikupite povrate.
• Snizite preostalu sezonsku robu odjednom.
• Pripremite i provedite inventuru, ako vam pada na kraj godine.
• Svugdje vratite radno vrijeme na redovno.
• Pregledajte sezonu i zapišite što ćete sljedeće godine raditi drukčije.

Sažetak

• O kraju godine odlučuje se u listopadu: tada riješite godišnje odmore, radno vrijeme, asortiman i plan novca.
• Napravite sezonski kalendar od početka listopada do sredine siječnja, s jednom ili dvije odluke za svaki tjedan.
• Zamjenu obučite u studenom i u velike dane ne ostavljajte je samu na blagajni.
• Blagdansko radno vrijeme na tri mjesta, jednako i na vrijeme: vrata, profil na kartama, stranica na društvenim mrežama — i poslije ga vratite na redovno.
• Sezonski asortiman neka bude kratak i temelji se na prošlogodišnjim brojkama; kvarljivu robu uzimajte na prednarudžbe.
• Ne snižavajte ono što će ljudi ionako kupiti; akcijama je mjesto na početku i na kraju sezone.
• Siječanjsko zatišje traži rezervu od najmanje jednog mjeseca fiksnih troškova, a dva velika dana trebaju plan.

Često postavljana pitanja