Većina trgovaca inventuru na kraju godine doživljava kao neugodnu obvezu koju treba nekako obaviti između blagdana. Duga večer, umorni ljudi, rukom pisane liste i na kraju broj za koji nitko nije baš siguran može li mu vjerovati.
A inventura vam može dati mnogo više od toga. To je jedini put u godini kad netko uzme u ruke svaki pojedini proizvod i pokaže se što zaista ima na policama i u skladištu. Što god kažu vaša evidencija, bilježnica ili tablica, to je samo pretpostavka — inventura je dan kad tu pretpostavku provjeravate u odnosu na stvarnost.
Ovaj članak govori o praktičnom postupku: kada brojati, što pripremiti unaprijed, kako složiti inventurnu listu, kako brojati i što poslije raditi s razlikama. Na kraju je kontrolni popis koji možete ispisati. Računovodstvena i pravna pitanja — je li obvezna, do kojeg roka, po kojoj vrijednosti — ovaj članak ne rješava: njih razjasnite sa svojim knjigovođom.
Zašto se isplati napraviti je kako treba
Tijekom godine zaliha na papiru i zaliha u stvarnosti gotovo se uvijek razilaze. Otpis koji nitko nije zapisao; gajba sokova koju je ekipa popila; isporuka u kojoj je bilo manje nego što je pisalo na otpremnici; proizvod otkucan pod pogrešnom šifrom. Ništa od toga samo po sebi nije velika stvar, ali zajedno, tijekom godine, može se zbrojiti u znatnu razliku. Inventura to vraća na nulu: od tada ponovno znate što imate.
Inventura ima i drugu korist o kojoj se manje govori: svaki proizvod prođe kroz vaše ruke. Tada primijetite robu koja se mjesecima nije pomaknula na dnu police, kutiju zaboravljenu u kutu skladišta, artikle kojima se bliži rok. Ta informacija vrijedi barem koliko i konačni zbroj — iz nje nastaju naručivanje i raspored polica za sljedeću godinu.
Kada brojati
Mnoge trgovine broje posljednjih dana u godini ili na prijelazu poslovne godine, jer tada knjigovodstvu treba zaliha na kraju razdoblja. Koji dan točno vrijedi za vas reći će vam knjigovođa — praktično pitanje je koje vrijeme unutar toga najmanje ometa posao.
| Vrijeme | Prednost | Nedostatak | Za koga je? |
|---|---|---|---|
| Nakon zatvaranja, navečer | Nema potrebe za zatvaranjem, nema izgubljenog prometa | Umorna ekipa, može se otegnuti duboko u noć | Mala prodajna površina, malo artikala |
| Neradnim danom, cijeli dan | Miran tempo, danje svjetlo, ima vremena za ponovno brojanje | Jedan dan zatvoreno | Srednja trgovina s mnogo artikala |
| Rano ujutro, prije otvaranja | Odmorna ekipa, trgovina u jutarnjem redu | Vrijeme otvaranja pritišće | Pekarnica s mnogo svježe robe navečer |
| Prije blagdanske gužve | Manje zaliha, brže brojanje | Ne poklapa se s datumom kraja godine | Ondje gdje to knjigovođa prihvaća |
| Nakon blagdanske gužve | Istanjene zalihe, manje brojanja | Često kad su svi najumorniji | Ondje gdje je kraj godine datum izvještavanja |
Koje god vrijeme odaberete: unaprijed javite dobavljačima da na dan inventure ne isporučuju, ili zatražite da isporuka stigne prije presjeka ili nakon brojanja. Ako kruh mora stići u svakom slučaju, odložite ga sa strane i zaprimite ga tek nakon brojanja. Pravodobno stavite obavijest na vrata ako će trgovina biti zatvorena — natpis tjedan dana ranije poštedjet će vaše stalne kupce zaključanih vrata.
Priprema: tjedan do dva ranije
Tajna dobre inventure je u tome da na sam dan ostane samo brojanje. Sve što zahtijeva odluku — što se računa kao jedna jedinica, kamo idu otvorena pakiranja, koja je kutija povrat — mora se odlučiti unaprijed. Tko počne razmišljati usred brojanja, bit će spor i griješit će.
- Uklonite robu kojoj je istekao rok i oštećenu robu te je evidentirajte kao otpis. Ono što ne želite brojati mora nestati prije inventure — evidentirano, ne samo bačeno.
- Pokušajte rasprodati robu koja se sporo kreće. Mala akcija u tjednima prije toga znači manje brojanja i manje vezanog novca.
- Uredite skladište: isti proizvod na jednom mjestu, kutije s naljepnicama okrenutima prema van, otvorena pakiranja zasebno. U neurednom skladištu brojanje traje dvostruko dulje.
- Podijelite trgovinu na numerirane zone: po nizu polica, po hladnjaku, po polici u skladištu. Svakoj zoni dajte ceduljicu s njezinim brojem, da se ništa ne propusti i da ništa ne završi dvaput na listi.
- Za svaku zonu pripremite inventurnu listu. Jedna lista po zoni — tako se liste mogu podijeliti, a poslije se vidi koji dio nedostaje.
- Odložite i označite sve što nije vaše ili nije dio vaših zaliha: robu koja se vraća dobavljaču, robu u komisiji, odložene a još neplaćene narudžbe kupaca.
- Zapišite broj posljednje proknjižene otpremnice i vrijeme posljednje prodaje. Tako poslije možete razdvojiti što se dogodilo prije inventure, a što nakon nje.
Jedinice i otvorena pakiranja
Najčešća pogreška na inventuri nije pogrešno brojanje, nego pogrešna jedinica. Jedan broji u gajbama, drugi na komad, treći poluprazan podložak računa kao pun. Odlučite unaprijed i na inventurnu listu napišite koji se proizvod broji u kojoj jedinici.
| Vrsta robe | Brojite je u | Otvoreno pakiranje | Primjer |
|---|---|---|---|
| Pakirani artikli | Komadima | Preostali komadi | 7 čašica jogurta preostalo s podloška: 7 komada |
| Pića skladištena u skupnim pakiranjima | Komadima, ne gajbama | Pojedinačni komadi u zasebnom retku | 3 pune gajbe × 6 + 4 komada = 22 komada |
| Roba koja se prodaje na vagu | Po težini, na vagi | Izvažite, ne procjenjujte | Suhomesnati proizvodi, sir, orašasti plodovi u rinfuzi |
| Kruh i svježa roba | Komadima, u trenutku presjeka | Ono što se ne može prodati je otpis | Ono što je ostalo navečer evidentirajte prije brojanja |
| Otvoreni artikli za internu upotrebu | Ne broje se u zalihu | Označite ih da ostanu izvan liste | Otvoreno pakiranje vrećica ispod pulta |
Inventurna lista: kako je složiti
Inventurna lista ne mora biti komplicirana, ali nekoliko stupaca je nužno. Jedna lista treba pripadati jednoj zoni, s mjestom za ponovno brojanje i napomenu. Isplati se unaprijed ispisati nazive proizvoda i jedinice, tako da onaj tko broji upisuje samo količinu — ali očekivanu količinu nemojte ispisivati na nju.
| Zona | Proizvod | Jedinica | Prebrojena količina | Ponovno brojanje | Napomena | Brojao / Zapisao |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 — hladnjak za pića | Mineralna voda 1,5 l | kom | 46 | 46 | A. / B. | |
| 3 — hladnjak za pića | Sok od naranče 1 l | kom | 13 | 12 | Ponovno prebrojano: 12 | A. / B. |
| 7 — skladište, gornja polica | Brašno 1 kg | kom | 38 | — | 1 vrećica oštećena, izdvojena | C. / D. |
| 9 — polica pokraj pulta | Čokolada, mala | kom | 64 | 64 | Visoka vrijednost: prebrojao drugi par | A. / D. |
Ekipa i uloge
Možete brojati i sami, ali u paru je mnogo točnije i, iznenađujuće, i brže. Onaj tko broji ne piše i ne gubi nit; onaj tko piše pazi da svaki proizvod dođe na red. U maloj trgovini dva su para obično i više nego dovoljna.
- Brojač: uzima proizvod, naglas izgovara naziv i količinu. Ne piše, ne gleda u listu.
- Zapisničar: bilježi ono što čuje i pazi da svaki redak bude popunjen. Ako nečega nema na listi, dodaje novi redak.
- Nitko ne broji svoju zonu. Tko je tu policu punio cijelu godinu, vidjet će broj u glavi — to nije nepovjerenje, to je ljudska priroda.
- Artikle visoke vrijednosti — duhan, žestoka pića, kavu, slatkiše pokraj pulta — neovisno ponovno broji drugi par.
- Neka postoji jedan koordinator — često vi — koji dijeli i skuplja liste i rješava sporne slučajeve. On ne broji; on drži sve na oku.
- Svaka dva sata napravite kratku stanku. Umoran brojač nije sporiji, samo je manje točan.
Dan inventure, korak po korak
- 11. Presjek u točno određeno vrijemeIzgovorite to naglas i zapišite: od ove minute nema prodaje ni primitka. Zatvorite dan na blagajni i zabilježite vrijeme posljednjeg računa. Sve što se nakon toga pomakne mora se voditi zasebno.
- 22. Kratak dogovor s ekipomDeset minuta: koji par dobiva koju zonu, koja je jedinica za nezgodne proizvode, što s otvorenim pakiranjima i oštećenom robom i koga pitati kad postoje pitanja. Pitanje riješeno ovdje poslije neće postati svađa.
- 33. Zonu po zonu, redoslijedom brojevaSvaki par počinje sa svojim listama. Nitko ne skače drugamo prije nego što završi zonu — napola obrađena polica najčešći je razlog da se nešto propusti ili pojavi dvaput.
- 44. Slijeva nadesno, odozgo prema doljeIsti redoslijed na svakoj polici. Ako se uvijek krećete na isti način, nitko ne mora pamtiti gdje je stao, a nakon prekida možete odmah nastaviti.
- 55. Označite svaki dio kad je prebrojenCeduljica ili kvačica na ceduljici zone: ovaj je dio gotov. Ako netko poslije stigne ovamo, vidi da nema više što raditi — a vi vidite što je još preostalo.
- 66. Brojite naslijepo, ne iz evidencijeBrojač gleda u policu, ne u listu ili zaslon. Što god prebroji, zapisuje se, čak i ako izgleda čudno. Čudnim brojevima bavite se poslije, ne sada.
- 77. Kontrolno ponovno brojanjeIz svake zone odaberite nekoliko redaka i neka ih drugi par ponovno prebroji. Ako se podudaraju, zona je u redu. Ako ne, isplati se ponovno prebrojati cijelu zonu — pogreška rijetko ostane u jednom retku.
- 88. Skupite i provjerite listePrije nego što itko ode kući, prođite kroz njih: postoji li lista za svaku zonu, je li svaki redak popunjen, je li potpisana? Lista koja nedostaje sada se sredi za dvije minute; sutra se više ne može srediti.
„Na dan inventure ne morate biti pametni. Svaka odluka mora biti donesena unaprijed — tog dana samo brojite, polako i na isti način, policu za policom.”
Nakon toga: što s razlikama
Ako vodite evidenciju — tablicu ili program — nakon inventure uspoređujete prebrojenu količinu s očekivanom. Razlika će gotovo sigurno biti. Ne počinjite od zbroja, nego od najvećih pojedinačnih razlika: jedan ili dva proizvoda često čine najveći dio manjka, i kod njih imate najviše izgleda pronaći uzrok.
| Vrsta razlike | Vjerojatan uzrok | Što provjeriti |
|---|---|---|
| Mali manjak kod mnogo proizvoda | Nezabilježen otpis, potrošnja osoblja | Jesu li otpis i potrošnja bilježeni tijekom godine |
| Velik manjak kod jednog proizvoda | Pogreška pri primitku ili prodaja otkucana pod pogrešnom šifrom | Otpremnice i prodaja sličnih proizvoda |
| Višak kod jednog proizvoda | Otkucan umjesto sličnog proizvoda | Pokazuje li sličan proizvod pokraj njega manjak |
| Manjak kod robe koja se prodaje na vagu | Razlike u vaganju, gubitak pri rezanju | Vage i način posluživanja |
| Manjak kod malih artikala visoke vrijednosti | Moguća krađa | Gdje je polica, vidljivost, ponavlja li se |
| Cijela zona odstupa | Zona propuštena ili prebrojena dvaput | Inventurne liste i ceduljice zona |
O uzrocima razlika detaljnije smo pisali u članku o manjku robe: manjak se obično sastoji od četiri stvari — potrošnje osoblja, otpisa, administrativne pogreške i krađe — i svaka traži drugačiji odgovor. Ako su otpis i potrošnja osoblja bilježeni tijekom godine — na primjer u Boltom Appu, koji ih bilježi na blagajni s razlogom i imenom — onda se dio razlike utvrđene na inventuri može objasniti, umjesto da ostane misterij.
Po kojoj cijeni vrednovati zalihu
Prebrojenu količinu treba po nekoj cijeni pretvoriti u novac. Za većinu malih trgovina uobičajena je praksa nabavna cijena, jer pokazuje koliko je novca zaista vezano na policama — prodajna cijena pokazuje očekivani prihod, a ne vrijednost zaliha. Koja je metoda prihvaćena u vašem slučaju i kako postupati s nabavnim cijenama koje su se mijenjale tijekom godine, odlučuje vaš knjigovođa.
Čuvanje dokumentacije i ciljevi za sljedeću godinu
Ispunjene, potpisane inventurne liste stavite u registrator i, ako možete, fotografirajte ih. Ako kasnije vaš knjigovođa ili vi imate pitanje, ovdje ćete moći provjeriti. Zatim za sebe zapišite tri stvari: koja je zona trajala najdulje, koji je proizvod imao najveću razliku i što biste učinili drugačije. To postaje plan za inventuru sljedeće godine — i često pokaže da se neke skupine proizvoda isplati brojati mjesečno i tijekom godine.
Kontrolni popis
Dva tjedna ranije
- Provjerite sa svojim knjigovođom: koji dan, po kojoj vrijednosti, u kojem obliku želi rezultat.
- Odaberite dan i vrijeme inventure i obavijestite ekipu.
- Javite dobavljačima da taj dan ne isporučuju.
- Počnite rasprodavati robu koja se sporo kreće.
- Stavite obavijest na vrata ako će trgovina biti zatvorena.
Dan prije
- Uklonite robu kojoj je istekao rok i oštećenu robu te je evidentirajte kao otpis.
- Uredite skladište i postavite ceduljice zona.
- Ispišite inventurne liste po zonama, s proizvodima i jedinicama, bez očekivanih količina.
- Odložite i označite povrate, robu u komisiji i odložene narudžbe kupaca.
- Pripremite olovke, podloge za pisanje, vagu i kalkulator.
Na dan inventure
- Zabilježite vrijeme presjeka, posljednji račun i posljednju otpremnicu.
- Održite desetominutni dogovor i podijelite parove i zone.
- Brojite zonu po zonu, slijeva nadesno, odozgo prema dolje, naslijepo.
- Neka drugi par prebroji artikle visoke vrijednosti.
- U svakoj zoni napravite kontrolno ponovno brojanje.
- Prije nego što itko ode kući, skupite i provjerite liste.
Nakon toga
- Usporedite prebrojene količine sa svojom evidencijom i krenite od najvećih razlika.
- Za svaku veliku razliku pronađite uzrok prije nego što ikoga ispitujete.
- Vrednujte zalihu onako kako ste se dogovorili s knjigovođom i predajte rezultat.
- Arhivirajte i fotografirajte potpisane inventurne liste.
- Zapišite što je dugo trajalo i što biste sljedeće godine učinili drugačije.
Što ne raditi
- Ne brojite tijekom radnog vremena ako ne morate. Što god se proda tijekom brojanja, nedostajat će ili na inventuri ili u prodaji.
- Ne zaprimajte isporuke na dan inventure. Napola raspakirana paleta najbrži je način da se brojke ne poklope.
- Ne ispisujte očekivanu količinu na inventurnu listu. Tko zna koliko bi trebalo biti, pronaći će upravo toliko.
- Ne dopustite da svatko broji svoju policu. Ne radi se o poštenju, nego o tome da poznatu policu gledamo sjećanjem.
- Ne procjenjujte robu koja se prodaje na vagu. Izvažite je — procjena je najslabija točka inventure.
- Ne počinjite sumnjati u ljude na temelju zbroja. Najprije pronađite uzrok razlike; najčešće je riječ o administraciji.
- Ne bacajte inventurne liste čim dobijete broj. Vaš knjigovođa može vam reći točno koliko ih dugo treba čuvati.
Sažetak
- Inventura je dan kad vidite stvarnost umjesto svoje evidencije — isplati se napraviti je kako treba.
- Odaberite miran dan ili brojite nakon zatvaranja, i taj dan nemojte imati isporuke.
- Tjedan do dva ranije: raščišćavanje, uređeno skladište, numerirane zone, jedna inventurna lista po zoni, jedinice određene unaprijed.
- Na sam dan: točno određen presjek, brojanje u parovima, slijeva nadesno i odozgo prema dolje, naslijepo, s kontrolnim ponovnim brojanjem.
- Nakon toga krenite od velikih razlika i za svaku pronađite uzrok.
- O pravnim i računovodstvenim pitanjima — obvezi, roku, vrednovanju, čuvanju dokumentacije — posljednju riječ ima vaš knjigovođa.
Često postavljana pitanja
Je li dovoljno raditi inventuru jednom godišnje?
Mnogim trgovinama potrebna je potpuna inventura jednom godišnje, ali to nije dovoljno da se problemi tijekom godine uoče na vrijeme. Ono što vidite tek nakon dvanaest mjeseci teško je ispraviti. Zato se, uz potpunu inventuru, isplati svaki mjesec prebrojati nekoliko desetaka najskupljih proizvoda ili onih koji najčešće odstupaju. Koliko se često mora raditi potpuna inventura, može vam reći vaš knjigovođa.
Može li se inventura raditi dok je trgovina otvorena?
Može, ali ju je mnogo teže napraviti točno. Što god se proda ili stigne tijekom brojanja lako se može pojaviti dvaput ili biti propušteno. Ako ne možete zatvoriti, skladište prebrojite prije otvaranja, prodajni prostor zonu po zonu u najmirnijim satima, i za svaku zonu zabilježite točno vrijeme brojanja. Tako prodaju možete naknadno uračunati, ali to je više posla nego inventura u zatvorenoj trgovini.
Koliko traje inventura u maloj trgovini?
Najviše ovisi o broju artikala i o pripremi, a ne o površini. U dobro pripremljenoj maloj trgovini dva para obično završe za nekoliko sati; s neurednim skladištem i jedinicama koje nisu određene unaprijed, isti posao može potrajati cijelu noć. Na svojoj prvoj inventuri mjerite vrijeme za svaku zonu: sljedeće godine to vam točno kaže koliko vremena i koliko ljudi trebate. Najbrže poboljšanje gotovo je uvijek unaprijed uređeno skladište.
Što učiniti s razlikom?
Počnite od najvećih pojedinačnih razlika, ne od zbroja. Provjerite otpremnice, prodaju sličnih proizvoda i je li bilo otpisa ili potrošnje osoblja koji nisu zapisani. Manjak kod jednog proizvoda često stoji uz višak kod sličnog: u tom je slučaju otkucan pod pogrešnom šifrom. Ono što i nakon svih provjera ostane neobjašnjeno isplati se dalje istražiti — u tome pomaže naš članak o manjku robe.
Vrednovati zalihu po nabavnoj ili prodajnoj cijeni?
Za većinu malih trgovina uobičajena je praksa vrednovanje po nabavnoj cijeni, jer pokazuje koliko je novca zaista u vašim zalihama. Prodajna cijena pokazuje očekivani prihod, koji sadrži vašu maržu, pa napuhuje vrijednost zaliha. Koja je metoda prihvaćena u vašem slučaju i što učiniti ako se nabavna cijena u međuvremenu promijenila, odlučuje vaš knjigovođa. Pitajte unaprijed, da znate koje podatke prikupiti uz inventurne liste.
Trebam li unaprijed obavijestiti knjigovođu?
Da, i to dosta unaprijed. Vaš knjigovođa može vam reći za koji je dan potrebna zaliha na kraju razdoblja, po kojoj vrijednosti i u kojem obliku želi rezultat te koliko dugo treba čuvati inventurne liste. Ako to saznate tek nakon inventure, mogu nedostajati podaci koji se naknadno ne mogu dopuniti. Kratak razgovor dva tjedna ranije poslije štedi mnogo posla.
Mogu li inventuru napraviti sam?
Možete, osobito u vrlo maloj trgovini, ali je sporije i lakše je pogriješiti. Ako brojite sami, izdiktirajte brojke u glasovnu bilješku na mobitelu, ili najprije brojite pa zatim zapisujte, policu po policu, da između toga ne morate gledati u listu. Artikle visoke vrijednosti prebrojite dvaput, u odvojenim navratima. Ako za taj dan možete naći barem jednog pomoćnika, to vrijedi više od bilo kojeg trika.
Što treba biti s robom kojoj je istekao rok i s oštećenom robom?
Prije inventure je uklonite i evidentirajte kao otpis, da je ne biste brojali kao zalihu. Sve što se pojavi tijekom brojanja odložite sa strane, upišite u stupac za napomene na inventurnoj listi i ne računajte kao prodajnu zalihu. Ako to nigdje ne zabilježite, na inventuri se pojavljuje kao običan manjak i nećete znati što ga je uzrokovalo. Otpis je jedan od najpoštenijih dijelova inventure: vidljiv je i ima objašnjenje.
Kako postupiti s povratima i robom u komisiji?
Prije inventure ih odložite i jasno označite, da se ne pomiješaju s vašim zalihama. Roba koja se vraća dobavljaču više nije vaša, roba u komisiji obično nikad nije ni bila, a odložena narudžba kupca već je prodana. Isplati se popisati ih na zasebnoj listi, kako bi vaš knjigovođa mogao odlučiti kako ih tretirati. Poanta je da nijedna od njih ne završi na običnoj inventurnoj listi.
Što s otvorenim pakiranjima?
Odlučite unaprijed i napišite to na inventurnu listu. Iz otvorenog skupnog pakiranja brojite preostale komade, robu koja se prodaje na vagu izvažite, a ne računajte u zalihu ništa što je otvoreno za internu upotrebu — kao što su vrećice ispod pulta. Većina pogrešaka s jedinicama proizlazi iz toga što jedan broji u gajbama, a drugi na komad. Ako je jedinica na listi, ta se pogreška ne događa.
Trebam li za inventuru čitač barkoda ili softver?
Za inventuru u maloj trgovini ne nužno. Dobro osmišljena papirnata inventurna lista, numerirane zone i brojanje u parovima daju pouzdan rezultat. Ako imate program koji vodi stanje zaliha, on pomaže pri usporedbi nakon toga, ali brojanje ne skida s vas, a i ondje vrijedi načelo brojanja naslijepo. Metoda je važnija od alata.
Što ako je neobjašnjeni manjak i nakon inventure i dalje velik?
Najprije još jednom prođite kroz velike razlike i provjerite da nijedna zona nije propuštena ili prebrojena dvaput. Zatim razmislite gdje je tijekom godine izostalo bilježenje: otpis, potrošnja osoblja, primitak, povrati. Nikad ne sumnjajte ni na koga na temelju zbroja — većina manjkova administrativnog je podrijetla. Ako neobjašnjeni dio ostane velik, isplati se sljedeće godine nekoliko skupina proizvoda brojati mjesečno, da na vrijeme vidite gdje nastaje.
Izgovorite naziv proizvoda i već je na blagajni.
Boltom App preuzima posao iza pulta. Proizvod pronađete po fotografiji ili tako da jednostavno izgovorite njegovo ime — bez kodova i bez papirića. Ono što ode s police ili u kantu bilježi se odmah na mjestu, a ne u bilježnicu. Radi uz vašu postojeću blagajnu, a ne umjesto nje.
- Brzi kod s fotografijom — ili izgovorite naziv proizvoda i blagajna će ga pronaći.
- Vlastita potrošnja u tri dodira, zabilježena na ime osobe.
- Dnevni otpis s razlogom: isteklo, razbijeno, neupotrebljivo — zbrojeno u novcu.
Bez kartice · 2 minute
