Većina malih trgovina počinje otprilike ovako: bilježnica ispod pulta s crticama u njoj, i jednog dana netko sve to prebaci u tablicu. To nije loš put. Dobro složen Excel list može godinama služiti maloj trgovini, pekarnici ili prodavaonici voća i povrća — ako znate čemu služi, a čemu ne.
Problem obično nije Excel, nego struktura. U mnogim trgovinama tablica se sastoji od jednog stupca: „zaliha“, koji netko s vremena na vrijeme prepiše. Iz toga se nikad ne vidi zašto je postalo dvanaest umjesto petnaest — prodano, bačeno, netko je uzeo ili je jednostavno pogrešno utipkano. Dobra tablica ne čuva broj, nego ono što mu se dogodilo.
Ovaj članak ima tri dijela: gotov predložak sa stupcima i formulama, tjednu rutinu koja ga održava živim i iskren popis mjesta gdje obično puca. Ako na kraju zaključite da vaša trgovina još stane u tablicu, slobodno ostanite uz nju.
Kada je Excel dobar izbor
Počnimo poštenom tvrdnjom: Excel nije alat za početnike koji treba što prije zamijeniti. Besplatan je ili vrlo jeftin, svi ga donekle poznaju i radi točno ono što u njega unesete. U maloj trgovini to je često dovoljno — pitanje je samo je li vaša trgovina takva.
- Vodi ga jedna osoba. Ako tablicu uvijek popunjava ista osoba, nema miješanja verzija ni pitanja „tko je ovo promijenio“.
- Obuhvaća nekoliko stotina proizvoda. Na tristotinjak redaka tablica je još pregledna; iznad tisuću, pretraživanje i pomicanje postaju posao za sebe.
- Dovoljan je tjedni ritam. Ako jednom tjedno sjednete i unesete kretanja tog tjedna, tablica je točno onoliko svježa koliko su vam podaci potrebni za naručivanje.
- Osim prodaje, izlaznih kretanja je malo. Ondje gdje su otpis i vlastita potrošnja rijetki, manje se toga zaboravi.
- Primitak je jednostavan. Nekoliko dobavljača, jedna ili dvije isporuke tjedno — to se iz otpremnice unese za nekoliko minuta.
- Postoji samo jedna trgovina. Dvije trgovine znače dvije tablice, a njihova usporedba posao je za sebe.
Ako za vas vrijedi većina ovoga, Excel je dobar izbor i sljedeći dio članka namijenjen je vama. Ako već više ljudi bilježi, a otpis stiže na papiriću na kraju smjene, isplati se početi od odjeljka „Gdje puca“.
Predložak: jedanaest stupaca, tri formule
Struktura u nastavku opisuje list „Zalihe“ u kojem je svaki redak jedan proizvod i obuhvaća jedno razdoblje — obično tjedan ili mjesec, vrijeme između dvaju prebrojavanja. Ide od stupca A do stupca K; formule se odnose na drugi redak i odatle ih povlačite prema dolje.
| Stupac | Što se upisuje? | Formula ili primjer |
|---|---|---|
| A — Proizvod | Naziv proizvoda onako kako biste ga tražili na polici | Crni kruh |
| B — Šifra | Kratka, jedinstvena oznaka koja se nikad ne mijenja | BRD01 |
| C — Jedinica | U čemu brojite: komad, kg, pakiranje, gajba | kom |
| D — Početna zaliha | Prebrojena količina na početku razdoblja | Utipkan broj, npr. 20 |
| E — Primitak | Ono što je stiglo tijekom razdoblja, iz otpremnica | Utipkan broj ili zbroj iz lista Kretanja |
| F — Prodaja | Ono što je izašlo kao prodano | Utipkan broj ili zbroj iz lista Kretanja |
| G — Otpis | Istekla, razbijena, pokvarena, neprodajna roba | Utipkan broj ili zbroj iz lista Kretanja |
| H — Vlastita potrošnja | Ono što su zaposlenici ili vlasnik uzeli za sebe | Utipkan broj ili zbroj iz lista Kretanja |
| I — Izračunata zaliha | Ono što bi prema papiru trebalo biti na polici | =D2+E2-F2-G2-H2 |
| J — Stvarno (prebrojeno) | Ono što ste zaista prebrojali na kraju razdoblja | Utipkan broj |
| K — Razlika | Razlika između prebrojenog i izračunatog; minus = manjak | =J2-I2 |
Isplati se na kraju dodati dva pomoćna stupca: L — Nabavna cijena (po jedinici) i M — Vrijednost razlike, s formulom =K2*L2. To je treća formula, i možda najkorisnija: sam broj komada vara, jer tri pakiranja žvakaćih guma koja nedostaju i tri boce ulja koje nedostaju nisu isto. Ako tablicu sortirate po stupcu M, na vrhu popisa vidite gdje se isplati istraživati.
Dva lista: zašto je dnevnik kretanja bolji od prepisanog broja
Gornju tablicu možete popunjavati ručno: na kraju tjedna utipkate koliko je stiglo i koliko je izašlo. To funkcionira, ali ima slabost — iza zbroja nestaju kada, što i tko. Ako u stupcu otpisa piše četrnaest, ne znate je li to bio jedan loš dan ili dva tjedna sporog curenja. Zato se isplati dodati drugi list, nazvan „Kretanja“, u kojem nikad ništa ne ispravljate i ne brišete, samo dodajete.
| Datum | Proizvod (šifra) | Vrsta | Količina | Unio/la |
|---|---|---|---|---|
| Ponedjeljak | BRD01 | Primitak | +24 | Ana |
| Ponedjeljak | BRD01 | Prodaja | −18 | blagajna |
| Utorak | MLK02 | Otpis (istekao rok) | −3 | Petar |
| Utorak | COF05 | Vlastita potrošnja | −1 | Ana |
| Srijeda | MLK02 | Primitak | +30 | Petar |
Količine s predznakom imaju jednu veliku prednost: na listu Zalihe jedna funkcija zbraja cijelu promjenu proizvoda. U Excelu je to SUMIF: =D2+SUMIF(Kretanja!B:B;B2;Kretanja!D:D) — drugim riječima, početnoj zalihi dodaje svaki redak lista Kretanja čija se šifra podudara sa šifrom u tom retku. Ako želite i raščlambu po vrsti (koliko je bilo otpisa, koliko vlastite potrošnje), najpraktičnija je zaokretna tablica, koja se osvježava jednim klikom.
Dnevnik kretanja bolji je od prepisanog broja zato što ga možete pratiti unatrag. Ako je razlika na kraju mjeseca negativna, vidite u kojem je tjednu počela, kod kojih proizvoda i u čijoj smjeni. Prepisani broj kaže samo koliko ima sada. Dnevnik kaže i kako se do toga došlo.
Postavljanje u jedno poslijepodne
Ne treba vam vikend. Dovoljni su mirnije poslijepodne, računalo i police — najviše vremena ne odlazi na tablicu, nego na popisivanje proizvoda i prvo prebrojavanje.
- 11. Popišite proizvode i svakome dodijelite šifruProđite uz police i popunite stupce A–C. Šifra treba biti kratka i trajna (BRD01, MLK02) — naziv se može promijeniti, šifra nikad. To je korak koji se poslije najteže ispravlja, zato ga nemojte požurivati.
- 22. Odlučite o jedinicamaBrojite li u komadima, kilogramima ili pakiranjima? Važno je da svaki proizvod ima jednu jedinicu i da i primitak unosite u njoj. Ako dobavljač isporučuje u gajbama, a vi prodajete na komad, pri primitku preračunajte u komade.
- 33. Prebrojite policu — to je vaša početna zalihaNakon zatvaranja ili prije otvaranja, kad se ništa ne miče. Prebrojena količina ide u stupac D. Ako je proizvoda previše, počnite od dvadeset ili trideset najvažnijih, a ostale dodajte tijekom sljedećih tjedana.
- 44. Izradite list KretanjaPet stupaca: datum, šifra, vrsta, količina, tko. Za vrstu upotrijebite padajući popis (Provjera valjanosti podataka), da „otpis“, „Otpis“ i „bačeno“ ne postanu tri zasebne kategorije.
- 55. Unesite formule i isprobajte ih na tri proizvodaDodajte nekoliko izmišljenih kretanja i provjerite podudara li se izračunata zaliha s onim što dobijete ručno. Ako se podudara, obrišite probne retke i povucite formule prema dolje na sve proizvode.
- 66. Odlučite tko što bilježi i kadaTo nije pitanje tablice, ali sve ovisi o njemu. Tko unosi isporuku? Tko unosi otpis? Kamo ide ceduljica ako računalo nije pri ruci? Ako prvog dana nema odgovora, do trećeg tjedna stupci će biti prazni.
Tjedna rutina koja je održava živom
Tablica nije točna zato što je formula dobra, nego zato što u nju redovito stižu podaci. Ova rutina traje otprilike dvadeset minuta tjedno ako se kretanja skupljaju usput — a sat vremena ako se sve mora skupiti na kraju tjedna.
- 1Unesite otpremnice tog tjedna kao primitak. Držite otpremnice u pretincu pokraj računala dok ne budu unesene.
- 2Unesite prodaju. Ako vaša blagajna može dati zbroj po proizvodu, prepišite ga odande; ako ne može, to je najslabija točka tablice.
- 3Skupite otpis i vlastitu potrošnju iz bilješki ili bilježnice tog tjedna. Ako je popis prazan, zapitajte se: je li ga zaista bilo, ili ga nitko nije zapisao?
- 4Prebrojite pet do deset proizvoda — ne sve. Svaki tjedan druge, ali skupi proizvodi i oni koji se brzo prodaju trebaju češće dolaziti na red.
- 5Pogledajte razliku kod prebrojenih proizvoda. Ako proizvodu nedostaje pri dva prebrojavanja zaredom, bavite se time, a ne jednokratnim odstupanjem.
- 6Spremite datoteku na jedno mjesto, pod jednim imenom. Datum držite u datoteci, a ne u nazivu datoteke.
Gdje Excel puca
Excel rijetko griješi u računu. Puca ondje gdje se susreće s ljudima i s načinom na koji trgovina radi: kad u njemu radi više ljudi, kad se kretanje događa negdje drugdje, a ne ondje gdje je datoteka, i kad mala pogreška tjednima prolazi nezapaženo. To se ne pojavljuje preko noći, nego postupno — i obično izađe na vidjelo kad se na inventuri ništa ne poklapa.
| Simptom | Zašto se događa? | Koliko košta? |
|---|---|---|
| Više ljudi želi pisati istodobno | Jednu datoteku sigurno uređuje jedna osoba u isto vrijeme; zajednička verzija se sudara ili prepisuje | Izgubljeni retci koje nitko ne traži |
| Datoteka je straga, prodaja je sprijeda | Računalo stoji u uredu, kretanje se događa za pultom | Brojke upisane naknadno, iz sjećanja |
| „zalihe_final_2.xlsx“ | Svatko sprema na svoje računalo i šalje dalje e-poštom | Ne znate koja je prava, a dvije se moraju spojiti |
| Povučena formula tiho isklizne | Umetnut redak, ćelija prepisana ručno, pogrešan raspon | Tjednima pogrešna zaliha koju nitko ne primjećuje |
| Ne vidi se tko je što promijenio | Tablica ne bilježi promjene | Kad postoji razlika, nema koga pitati |
| Nespretno na mobitelu | Sitne ćelije, pomicanje, slučajni dodiri | Tijekom smjene nitko ne bilježi |
| Otpis i vlastita potrošnja ostaju neuneseni | Nitko ne ide straga zbog jednog isteklog jogurta ili jedne kave | Razlika postaje „nepoznat manjak“, iako to nije |
Posljednji redak je najvažniji. Primitak se gotovo uvijek unese, jer je otpremnica tu, a prodaja nekako uđe ako blagajna daje zbroj. Otpis i vlastita potrošnja, međutim, ne ostavljaju papir: istekli jogurt ode u kantu, kava se popije na početku smjene i nitko ne ide straga to unijeti. Na kraju mjeseca sve to završi u stupcu „manjak“ i izgleda kao krađa — a najveći dio jednostavno nije zapisan.
„Tablica ne zakazuje ondje gdje računa, nego ondje gdje čeka: u stražnjem uredu, dok se netko ne sjeti što se dogodilo sprijeda.”
Znakovi da je vrijeme za softver
Ne postoji jedna točka u kojoj Excel postaje „loš“. Postoje, međutim, znakovi koji zajedno pokazuju da na održavanje tablice trošite više vremena nego što vam ona vraća. Ako za vas vrijede tri ili četiri od sljedećih, isplati se ozbiljno raspitati.
- Bilježi vas više, i nečiji je unos već nestao ili se pojavio dvaput.
- Stupci otpisa i vlastite potrošnje redovito su prazni ili pokazuju sumnjivo okrugle brojke.
- Postoji nekoliko verzija datoteke i nije sigurno koja je aktualna.
- Tjedna rutina redovito se preskače, jer je od jednog sata postalo dva.
- Razlika je svaki mjesec velika, ali ne znate reći u kojem je tjednu ili u čijoj smjeni nastala.
- Zbog druge trgovine ili novog pulta kretanja se sada događaju na više mjesta.
- Pogreška u formuli izašla je na vidjelo tek na inventuri, tjednima kasnije.
Na što pripaziti kod softvera
Pri prelasku pitanje nije koliko funkcija program ima, nego rješava li onaj dio gdje vaša tablica puca. Ako kod vas izostaju izlazna kretanja, složen skladišni sustav neće nimalo pomoći ako je bilježenje za pultom teško kao i prije.
| Kriterij | Zašto je važno? | Kako to provjeriti |
|---|---|---|
| Bilježenje ondje gdje se događa | Ono što se ne unese odmah, obično se nikad i ne unese | Pokušajte zabilježiti otpis iza pulta, na mobitelu |
| Više uređaja istodobno | Ako ste vas dvoje za pultom, nitko ne bi trebao čekati | Bilježite na dva mobitela u isto vrijeme i provjerite jesu li oba unosa sačuvana |
| Tko je zabilježio | Kad postoji razlika, znate koga pitati | Provjerite prikazuje li se ime pokraj svake stavke |
| Brzo za pultom | Postoji red, nema vremena za kopanje po izbornicima | Izmjerite koliko traje bilježenje prodaje ili otpisa |
| Radi uz vašu blagajnu | Ne morate uvijek mijenjati postojeću opremu | Pitajte mora li se zbog toga mijenjati blagajna |
| Podaci koji se mogu izvesti | Ne morate baciti svoju tablicu ako brojke možete izvesti | Provjerite možete li preuzeti izvještaj koji možete zalijepiti |
Prelazak ne znači bacanje tablice. U mnogim trgovinama najbolje radi postavka u kojoj se teško dostupni podaci — prodaja, otpis, vlastita potrošnja — bilježe ondje gdje nastaju i na kraju tjedna stižu u tablicu iz izvještaja. Primitak i prebrojavanje ostaju u staroj rutini. Tako tablica ostaje ono u čemu je dobra: sažimanje i pronalaženje razlika.
Što ne raditi
- Ne prepisujte brojku zalihe. Kad se broj prepiše, nestaje razlog zbog kojeg je postao takav — dnevnik ga čuva.
- Ne koristite naziv datoteke za praćenje verzija. Pokraj „final_2“ i „final_novi“ nikad neće biti jasno koji je pravi.
- Ne tipkajte u ćeliju s formulom. Prepisana formula ne javlja pogrešku; samo od tada pokazuje pogrešan broj.
- Ne brojite cijelu trgovinu svaki tjedan. Pet do deset proizvoda redovito vrijedi više od potpune inventure koja se nikad ne dogodi.
- Ne tretirajte razliku kao krađu dok otpis i vlastita potrošnja nisu uredno uneseni. Najveći dio manjka obično su nezabilježena kretanja.
- Ne komplicirajte. Umjesto makronaredbi i složenih funkcija, jedanaest stupaca i dvije formule — to će netko razumjeti i dok ste na godišnjem odmoru.
- Ne čekajte potpuni slom prije prelaska. Ako vrijedi više znakova, tablica već stoji više nego što štedi.
Sažetak
- Excel je dobar početak za jednu osobu, nekoliko stotina proizvoda i tjedni ritam.
- Zaliha je zbroj kretanja: početna + primitak − prodaja − otpis − vlastita potrošnja, i s njom uspoređujete prebrojenu količinu.
- Dva lista: dnevnik kretanja u koji samo dodajete i sažetak koji računa formulama.
- Tjedna rutina od dvadeset minuta i pet do deset prebrojenih proizvoda održavaju je živom.
- Puca ondje gdje se kretanje događa: za pultom, u više ruku, u isto vrijeme.
- Pri prelasku provjerite bilježi li program ondje gdje se podaci danas gube — tablicu ne morate baciti.
Često postavljana pitanja
Je li Excel prikladan za evidenciju zaliha u maloj trgovini?
Da, do određene veličine dobro radi. Ako ga vodi jedna osoba, ako obuhvaća nekoliko stotina proizvoda i ako se ažurira jednom tjedno, dobro složena tablica može vam služiti godinama. Granica nije u računanju, nego u bilježenju: čim vas radi više i kretanja se događaju za pultom, tablica sve češće kasni. Do tada slobodno ostanite uz nju.
Koji su stupci potrebni tablici za evidenciju zaliha?
Radni minimum: proizvod, šifra, jedinica, početna zaliha, primitak, prodaja, otpis, vlastita potrošnja, izračunata zaliha, stvarna (prebrojena) zaliha i razlika. Isplati se dodati nabavnu cijenu i vrijednost razlike, jer sam broj komada vara. Više stupaca od toga obično samo usporava popunjavanje. Ključno je da svako izlazno kretanje ima svoj stupac, a ne zajedničko „ostalo“.
Kojom formulom izračunati zalihu u Excelu?
Izračunata zaliha je početna zaliha plus primitak, minus prodaja, minus otpis, minus vlastita potrošnja — u predlošku =D2+E2-F2-G2-H2. Razlika je razlika između prebrojenog i izračunatog: =J2-I2, gdje minus znači manjak. Vrijednost razlike je razlika pomnožena nabavnom cijenom. Maloj trgovini rijetko treba nešto složenije.
Zašto je dnevnik kretanja bolji od jednog stupca sa zalihom?
Zato što vam prepisani broj kaže samo koliko ima sada, a ne kako se do toga došlo. U dnevniku kretanja svaki primitak, prodaja, otpis i vlastita potrošnja stoje u svom retku s datumom i imenom, pa kad postoji razlika, možete utvrditi u kojem je tjednu i kod kojeg proizvoda počela. Dnevnik je i blagonakloniji: pogrešan redak može se ispraviti, dok pogrešno prepisivanje nestaje bez traga. A list Zalihe iz njega se može automatski izračunati funkcijom SUMIF.
Kako koristiti SUMIF uz dnevnik kretanja?
Ako na listu Kretanja ulazne količine imaju predznak plus, a izlazne minus, ukupna promjena proizvoda jedan je jedini zbroj. Na listu Zalihe formula glasi =D2+SUMIF(Kretanja!B:B;B2;Kretanja!D:D) i početnoj zalihi dodaje svako kretanje za tu šifru. U nekim jezičnim verzijama Excela funkcija ima lokalni naziv, a razdjelnik argumenata je točka-zarez. Za raščlambu po vrsti praktičnija je zaokretna tablica.
Koliko često raditi inventuru ako zalihe vodim u Excelu?
Potpuna inventura obično je dovoljna tromjesečno ili godišnje ako u međuvremenu svaki tjedan prebrojite pet do deset proizvoda. U tjednom uzorku skupi proizvodi i oni koji se brzo prodaju trebaju češće dolaziti na red, spori i jeftini artikli rjeđe. Tako se razlike pokažu u roku od nekoliko tjedana, a ne tek na kraju godine. Detaljnom inventurom na kraju godine bavimo se u zasebnom članku.
Što učiniti ako tablica pokazuje manjak, a ne znam odakle dolazi?
Najprije provjerite jesu li uneseni sav otpis i sva vlastita potrošnja za to razdoblje — u mnogim trgovinama najveći dio manjka jednostavno su nezabilježena kretanja. Zatim utvrdite u kojem je tjednu počeo i kod kojih se proizvoda ponavlja; jednokratno odstupanje rijetko nešto znači. Provjerite i formule, jer iskliznuli raspon izgleda baš kao manjak. Tek ako je sve to u redu, isplati se tražiti drugi uzrok.
Može li više ljudi istodobno koristiti tablicu?
Sa zajedničkom tablicom u oblaku tehnički može, ali u praksi tu počinju problemi. Ako dvoje piše u isti redak ili netko radi u starijoj preuzetoj kopiji, retci mogu nestati ili se udvostručiti, a naknadno se teško utvrđuje tko je što promijenio. Ako ipak radite ovako, svatko neka piše samo na listu Kretanja, u novi redak, a list s formulama neka vodi samo jedna osoba. Ako to redovito zapinje, to je jedan od najjačih znakova za prelazak.
Zašto otpis i vlastita potrošnja uvijek ostanu izvan tablice?
Zato što ne ostavljaju papir i događaju se za pultom, dok je tablica straga. Primitak ima otpremnicu, a prodaja blagajnu, ali nitko ne ide do računala straga zbog jedne istekle čaše vrhnja ili jedne kave. Ono što se ne unese odmah obično se do kraja tjedna zaboravi. Pomaže bilježnica ili držač za ceduljice ispod pulta, ali trajno rješenje je da se bilježi ondje gdje se kretanje događa.
Kada se isplati prijeći s Excela na softver?
Kad vas bilježi više, kad su stupci otpisa i vlastite potrošnje redovito prazni, kad kruži nekoliko verzija datoteke ili kad tjedna rutina više ne stane u vaše vrijeme. Jedan znak sam po sebi nije razlog za prelazak, ali tri ili četiri zajedno jesu. Pri odlučivanju ne gledajte broj funkcija, nego bilježi li program ondje gdje se podaci danas gube. Mnoge trgovine tablicu i ne bacaju; samo teško dostupne stupce popunjavaju iz drugog izvora.
Na što pripaziti pri odabiru softvera za zalihe?
Da je bilježenje brzo za pultom, na mobitelu ili tabletu, da više uređaja radi istodobno i da pokraj svake stavke pokazuje tko ju je zabilježio. Važno je da radi uz vašu postojeću blagajnu i da podatke možete izvesti u izvještaj. Isprobajte ga u svojoj trgovini nekoliko dana, u zaista gužvovitom satu, prije nego što odlučite. Ono što je brzo na demonstraciji nije uvijek brzo pred redom.
Zamjenjuje li Boltom App moju tablicu zaliha?
Ne potpuno, i nije za to ni napravljen. Boltom App za pultom bilježi ono što napušta policu: prodaju, otpis s razlogom i vlastitu potrošnju s imenom onoga tko je uzeo, na više uređaja istodobno, uz vašu postojeću blagajnu. Ne radi primku robe, narudžbe, inventuru čitačem barkoda ni potpunu skladišnu evidenciju. Zato mnoge trgovine zadržavaju svoju jednostavnu tablicu zaliha i izlazne stupce popunjavaju iz izvještaja aplikacije.
Izgovorite naziv proizvoda i već je na blagajni.
Boltom App preuzima posao iza pulta. Proizvod pronađete po fotografiji ili tako da jednostavno izgovorite njegovo ime — bez kodova i bez papirića. Ono što ode s police ili u kantu bilježi se odmah na mjestu, a ne u bilježnicu. Radi uz vašu postojeću blagajnu, a ne umjesto nje.
- Brzi kod s fotografijom — ili izgovorite naziv proizvoda i blagajna će ga pronaći.
- Vlastita potrošnja u tri dodira, zabilježena na ime osobe.
- Dnevni otpis s razlogom: isteklo, razbijeno, neupotrebljivo — zbrojeno u novcu.
Bez kartice · 2 minute
