Priprema za kraj godine: plan sezone za vašu prodavnicu od oktobra do januara

U većini malih prodavnica kraj godine počinje tako što neko jednog novembarskog jutra pita: „A do kada radimo ove godine uoči praznika?“ Tada se ispostavi da su dvije osobe već tražile slobodno za istu nedjelju, da polovina sezonske robe još nije naručena i da za velike račune s početka decembra nije odvojen novac.

Za većinu prodavnica nedjelje pred praznike su najjači period u godini — i period u kojem se najlakše pogreši. Ne zato što je teško, nego zato što se previše sitnih odluka nagomila u premalo vremena. Ako ih unaprijed rasporedite nedjelju po nedjelju, decembar je jednostavno mnogo posla. Ako ne, to je haos.

Ovaj članak vam daje cio plan sezone: kalendar sezone od početka oktobra do sredine januara, zaposleni, praznično radno vrijeme i komunikacija, asortiman i prednarudžbine, akcije, novac, plan za dva najprometnija dana, dani između praznika i januar. Kao glavni primjer koristimo Božić i Novu godinu; ako vaši glavni praznici padaju u drugo vrijeme, pomjerite kalendar u skladu s tim. Naručivanje, popis, radno vrijeme i raspored smjena imaju svoje članke — na njih upućujemo gdje je potrebno.

Kalendar sezone: šta kada odlučiti

Sezona traje otprilike petnaest nedjelja: od početka oktobra do sredine januara. Decembarski vrhunac je samo dvije-tri nedjelje od toga, ali njegov uspjeh zavisi od deset nedjelja prije njega. Smisao kalendara je da svaka odluka dobije svoju nedjelju — jer sve što nije upisano sklizne u sredinu decembra.

Tempiranje porudžbina je detaljnije pitanje: različite grupe proizvoda imaju različite rokove, a količinu je najbolje izračunati iz sopstvenih prošlogodišnjih brojki. O tome govori naš članak „Kada naručiti za Božić i koliko naručiti“. U kalendaru sezone dovoljno je zabilježiti koja porudžbina ide u kojoj nedjelji.

Zaposleni: godišnji odmori, zamjene, obuka

U decembru svi žele slobodne dane, i svi žele istih nekoliko dana. Ako to ne riješite u oktobru, decembarskim rasporedom upravljaće zahtjevi, a ne promet. A u nedjelji pred vrhunac više nema vremena da se nova osoba mirno obuči.

• Zahtjeve za godišnji odmor za decembar i početak januara skupite do sredine oktobra, a zatvorite ih do kraja mjeseca. Ko pita kasnije, dolazi poslije već odobrenih zahtjeva.
• Unaprijed odlučite u koje dane niko ne može na odmor — obično su to dva najprometnija dana i dan pred svaki od njih. Recite to svima na isti način.
• Zamjenu tražite u oktobru: bivši kolega, student, član porodice. Do novembra svi traže, a dobri su već zauzeti.
• Zamjenu obučite u novembru, u mirna jutra. Nova osoba u decembarsko popodne ne uči, nego preživljava.
• U velike dane ne ostavljajte zamjenu samu na kasi. Neka dopunjava police, pakuje i izdaje prednarudžbine — rad sa gotovinom ostaje onome ko ga radi godinama.
• Planirajte i bolovanje. Neko će gotovo sigurno ispasti sredinom decembra; imajte ime koje možete da pozovete.

Dva naša članka daju vam gotov plan obuke: „Uvođenje novog zaposlenog na kasu za pet minuta“ za osnove za pultom i „Kako obučiti novog prodavca za 3 dana“ za cio prvi period. Pravljenje rasporeda, mjerenje špica i preklapanja smjena obradili smo u članku „Raspored smjena u prodavnici“.

Praznično radno vrijeme i komunikacija

O prazničnom radnom vremenu treba odlučiti dvije stvari: kada ćete raditi i kako će svi to saznati. Kod prve većina trgovaca razmišlja koliko prometa košta zatvoren dan. Kod druge manje njih uzima u obzir da loše objavljeno radno vrijeme otjera više kupaca nego kraće.

• Pogledajte prošlogodišnju prodaju raščlanjenu po danima i satima. Posljednjeg dana pred praznik popodne je često prazno — ranije zatvaranje često nije gubitak.
• Promet u danima između praznika veoma se razlikuje od prodavnice do prodavnice. U stambenom naselju je često jak; u poslovnoj četvrti skoro nikakav.
• Na dan dočeka Nove godine vrhunac je rano popodne, a na mnogim mjestima uveče niko ne dolazi. Prvi dan u godini je u većini malih prodavnica miran, ako uopšte smijete da radite.
• Ako ćete biti zatvoreni, recite gdje ljudi mogu da kupuju umjesto toga — pominjanje susjedne pekare ili prodavnice donosi naklonost, a ne izgubljen promet.

Podešavanje profila na mapama detaljno smo obradili u članku „Kako ljudi pronalaze tvoju prodavnicu na Google kartama i u pretraživanju“ — praznični izuzeci mogu se tamo unaprijed unijeti u posebno polje. Na društvenim mrežama promjena radnog vremena je najvažnija objava koju trgovac može da postavi; o tome govori naš članak „Kako promovisati prodavnicu na društvenim mrežama“. A da li se neki sat isplati raditi, možete da izračunate metodom iz članka „Do kada prodavnica treba da bude otvorena?“.

Asortiman: sezonska roba, poklon-paketi, prednarudžbine

Kod sezonskog asortimana pitanje nije šta još biste mogli da nabavite, nego šta će se sigurno rasprodati prije praznika. Svaki sezonski proizvod koji je 2. januara još na polici završava snižen ili kao otpis. Zato neka sezonska polica bude kratka i upadljiva, i gradite je na prošlogodišnjim brojkama, a ne na katalogu dobavljača.

• Sezonska roba dugog roka — bombonjere, praznična pića, poklon-paketi: nju možete da naručite hrabrije, jer će se dio prodati i poslije praznika, ali praznično pakovanje u januaru više ne privlači.
• Kvarljiva praznična roba — praznične torte i kolači, velike količine svježeg peciva, sastojci za plate: nju uzimajte samo uz prednarudžbine ili veoma oprezno.
• Osnovne namirnice u većim količinama — brašno, šećer, puter, pavlaka, jaja, sokovi, mineralna voda: one se prodaju najpouzdanije, a kada ih ponestane, najviše boli.
• Sitni pokloni kod pulta — mala čokolada, svijeće, koverte za poklon-kartice: malo mjesta, mali rizik, dobra marža.

Poklon-paketi i prednarudžbine

Poklon-paketi funkcionišu u maloj prodavnici ako su jednostavni: tri ili četiri gotova izbora po fiksnoj cijeni, koje kupac može da pogleda kod pulta. Pakete po želji ne primajte u velike dane — samo u novembru, uz prednarudžbinu. Prednarudžbine su najbolji alat sezone: znate koliko da nabavite, kupac može da računa na to i ništa vam ne ostaje na rukama.

• Šta: praznične torte i kolači, veće količine peciva, poklon-paketi, posebno piće ili sir — ono što kupac želi baš za taj dan.
• Rok: najmanje dva-tri radna dana prije vaše porudžbine kod dobavljača. Istaknite ga za pultom i na stranici na društvenim mrežama.
• Bilježenje: ime, broj telefona, proizvod, količina, dan preuzimanja. Dovoljni su sveska ili odštampan list, ali uvijek upisujte na isto mjesto.
• Kapara: za veće porudžbine ili porudžbine po želji tražite kaparu. Ko je platio unaprijed, doći će po robu.
• Preuzimanje: u velike dane gotovi paketi treba da stoje iza pulta po imenima, abecednim redom, da niko ne mora da traži.

Šta vam ostaje na rukama 2. januara

Prije svake sezonske porudžbine zapitajte se: ako trećina ovoga preostane, šta ću s tim 2. januara? Bombonjere se još mogu prodati snižene, salvete sa prazničnim motivom mogu da se sačuvaju godinu dana, a sa prazničnim tortama i kolačima ne možete ni jedno ni drugo. Gdje je odgovor „ništa“, potrebni su vam manja količina i prednarudžbine, a ne više hrabrosti.

Akcije: kada da, kada ne

U decembru mnogi trgovci osjećaju da i oni moraju da imaju akcije, jer ih svi drugi imaju. A u posljednjoj nedjelji pred praznike ljudi ne porede cijene, nego žure: kupuju ono što ima, tamo gdje ne moraju dugo da čekaju. Nema potrebe spuštati cijenu onoga što ljudi ionako kupuju — u tom trenutku akcija je samo poklon iz vaše sopstvene marže.

Akcije vrijedi unaprijed zakazati, tako da pravog dana kasa sama naplati pravu cijenu i da niko u velike dane ne mora ručno da piše cijene. Detaljno o tome govori naš članak „Vremenski ograničene akcije: neka kasa naplati pravu cijenu“.

„U decembru kupci ne traže najjeftiniju prodavnicu, nego onu koja ima ono što im treba i gdje ne moraju pola sata da stoje u redu. To je ono što treba da obezbedite, a ne akcija.”

Novac: velika nabavka i januarsko zatišje

Decembarski pazar lako može da vas ubijedi da sezona donosi novac. Donosi dobit — ali tok gotovine ima drugačiji tajming. Sezonska roba mora da se plati u novembru i početkom decembra, kada promet tek počinje da raste; zatim u januaru promet opada, dok zakup, plate i režije ostaju isti. Primjer ispod pokazuje kako, u neutralnim jedinicama: promet prosječnog mjeseca je 100 jedinica.

• U oktobru izračunajte koliko će koštati sezonska nabavka i kada će stići računi. Rokove plaćanja upišite u kalendar sezone.
• Zamolite dobavljača za duže rokove plaćanja za sezonsku robu — mnogi će pristati ako pitate na vrijeme.
• Za januar odvojite najmanje jednomjesečne fiksne troškove. To mora da se izdvoji iz decembarskog pazara prije nego što ga potrošite.
• Decembarsku gotovinu ne držite u prodavnici. Polažite je u banku svakog dana, ili bar poslije svakog velikog dana.

Zašto prodavnica može istovremeno da bude profitabilna i bez gotovine i kako izračunati rezervu, detaljno smo obradili u članku „Prodavnica je profitabilna, a ipak nema novca“.

Plan za dva najprometnija dana

U većini malih prodavnica dva dana nose veliki dio prometa sezone: posljednji cio dan pred glavni praznik i dan dočeka Nove godine. Tih dana ništa ne može da se smišlja u hodu. Potreban vam je plan koji svi čuju dan ranije i koji kaže i šta se dešava ako nešto pođe naopako.

1. 11. Veče prije: dopunite i složiteSvaka polica puna, sezonska roba na prednjem dijelu magacina, prednarudžbine iza pulta po imenima, abecednim redom. Sve što još stiže ujutru treba da ima određeno mjesto, da ne stoji u prolazu.
2. 22. Uloge: ko kuca, ko dopunjava, ko izdajeJedna osoba ostaje na kasi i ne napušta je. Druga dopunjava police, pakuje, izdaje prednarudžbine i, ako treba, otvara drugi pult. Svi znaju kome da se obrate sa pitanjem.
3. 33. Sitnina za kusur i gotovinaImajte dosta sitnine — više nego prosječnog dana. Tokom dana izuzimajte novac iz kase i krupne novčanice odnesite na sigurno mjesto pozadi, da se gotovina ne gomila u fioci.
4. 44. Kratke šifre za sezonske proizvodeSvaki sezonski proizvod treba da ima kratku šifru ili sopstveno dugme, sa odštampanom listom kod pulta. Ni zamjena ne treba da traži: praznična torta ili poklon-paket treba da prođu u dva poteza.
5. 55. Prednarudžbine po posebnom rasporeduZamolite kupce da prednarudžbine preuzmu u dogovorenom vremenskom okviru, i po mogućnosti ne u špicu. Izdavanje unaprijed plaćenog paketa ne treba da zadržava red.
6. 66. Pauze van špicaPogledajte prošlogodišnju prodaju po satima i stavite pauze u mirnije sate. Jedna osoba koja nedostaje u špicu pravi duži red od bilo čega drugog cijelo popodne.
7. 77. Zatvaranje: uskladite kasu istog danaNe prenosite veliki dan u sljedeći. Zatvorite smjenu, uskladite kasu i napišite kratku listu šta se rasprodalo, a šta je ostalo — to je osnova kalendara za sljedeću godinu.

Između praznika i u januaru

Poslije glavnog praznika prodavnica je istovremeno umorna i puna ostataka. Ovi dani služe da se sezona zatvori kako treba — prije nego što preostala roba i nezavršeni poslovi skliznu u sljedeću godinu.

• Razvrstajte otpis s kraja sezone i zabilježite ga sa razlogom: šta je isteklo, šta je oštećeno, šta se više ne može prodati. Tada u januaru vidite koliko je izgubljeno i čega je naručeno previše.
• Skupite povraćaj robe: izdvojite ono što će dobavljač uzeti nazad, označite i dogovorite rok. Šta ostane u uglu magacina, do februara će biti vaš gubitak.
• Preostalu sezonsku robu snizite odjednom između praznika, dok je ljudi još uzimaju. Sezonska polica treba da bude prazna do sredine januara.
• Nabavite dovoljno pića i osnovnih namirnica za doček Nove godine — u mnogim prodavnicama to je drugi vrhunac sezone.
• Ako vam je kraj godine datum popisa, pripremite se za njega u danima između praznika. Metod obrađuje naš članak „Popis na kraju godine u prodavnici, korak po korak“.
• U prvoj nedjelji godine vratite radno vrijeme na redovno svuda gdje ste objavili praznično.

Sredinom januara odvojite sat za pregled, dok se još sjećate. Uporedite ovogodišnju sezonu sa prošlogodišnjom ili sa prosječnim mjesecom: šta se prodavalo bolje, šta je preostalo, u kom satu je red bio najduži i koliko je završilo kao otpis. Zapišite tri stvari koje ćete sljedeće godine uraditi drugačije — one postaju prva strana kalendara sezone za sljedeću godinu.

Česte greške

• Početi sa planiranjem u novembru. Do tada su godišnji odmori podijeljeni, zamjene zauzete, a neki rokovi za porudžbine su prošli.
• Istaći praznično radno vrijeme samo na vratima. Ko provjerava na telefonu, krene na osnovu starih podataka na vašem profilu na mapama — i zatekne zaključana vrata.
• Zaboraviti da se poslije praznika vrati na staro. Profil na kojem u januaru i dalje piše „praznično radno vrijeme“ nedjeljama odbija kupce.
• Akcije u posljednjoj nedjelji. Popust na ono što bi ljudi ionako kupili čista je izgubljena marža.
• Nabaviti velike količine prazničnih torti i kvarljive robe bez prednarudžbina. Šta god preostane, 2. januara niko neće kupiti.
• Obučiti zamjenu u nedjelji pred vrhunac i ostaviti je samu na kasi u veliki dan.
• Smatrati decembarski pazar prihodom, a ne obrtnim sredstvima. Januarski zakup i plate su isti; promet nije.
• Ne zabilježiti otpis i ostatke na kraju sezone. Bez toga ćete sljedeće godine ponovo naručiti istu grešku.

Kontrolna lista

U oktobru

• Izvucite prodaju iz prošle sezone raščlanjenu po danima i po grupama proizvoda.
• Skupite i zatvorite zahtjeve za godišnji odmor za decembar i početak januara.
• Odlučite o prazničnom radnom vremenu i provjerite pravila koja važe kod vas.
• Nađite zamjenu i dogovorite kada može da dođe na obuku.
• Upišite rokove za porudžbine i plaćanja u kalendar sezone i isplanirajte rezervu.

U novembru

• Obučite zamjenu u mirna jutra.
• Unesite sezonske proizvode u kasu sa kratkim šiframa, u sopstvenu kategoriju.
• Unesite praznično radno vrijeme na profil na mapama.
• Pokrenite prednarudžbine sa rokom i složite poklon-pakete.
• Postavite sezonsku policu i zakažite akcije za početak sezone.

U decembru

• Istaknite radno vrijeme na vratima i na stranici na društvenim mrežama, najmanje dvije nedjelje unaprijed.
• Zatvorite prednarudžbine na najavljeni dan.
• Završite raspored za dva najprometnija dana i prođite kroz plan.
• Naručite dosta sitnine i isplanirajte izuzimanje gotovine tokom dana.
• Bez akcija u posljednjoj nedjelji — samo na kvarljivu robu, prije zatvaranja.

Između praznika i u januaru

• Zabilježite otpis s kraja sezone sa razlogom i skupite povraćaj robe.
• Snizite preostalu sezonsku robu odjednom.
• Pripremite i sprovedite popis, ako vam pada na kraj godine.
• Svuda vratite radno vrijeme na redovno.
• Pregledajte sezonu i zapišite šta ćete sljedeće godine uraditi drugačije.

Sažetak

• O kraju godine odlučuje se u oktobru: tada riješite godišnje odmore, radno vrijeme, asortiman i plan novca.
• Napravite kalendar sezone od početka oktobra do sredine januara, sa jednom ili dvije odluke za svaku nedjelju.
• Zamjenu obučite u novembru i ne ostavljajte je samu na kasi u velike dane.
• Praznično radno vrijeme na tri mjesta, identično i na vrijeme: vrata, profil na mapama, stranica na društvenim mrežama — a poslije ga vratite na staro.
• Neka sezonski asortiman bude kratak i zasnovan na prošlogodišnjim brojkama; kvarljivu robu uzimajte uz prednarudžbine.
• Ne dajte popust na ono što ljudi ionako kupuju; akcije pripadaju početku i kraju sezone.
• Januarsko zatišje traži rezervu od najmanje jednomjesečnih fiksnih troškova, a dva velika dana traže plan.

Često postavljana pitanja