Većina prodavaca popis na kraju godine doživljava kao neprijatnu obavezu koju treba nekako obaviti između praznika. Duga večer, umorni ljudi, rukom pisane liste i na kraju broj za koji niko nije baš siguran da mu može vjerovati.
Ipak, popis vam može dati mnogo više od toga. To je jedini put u godini kada neko uzme u ruke svaki pojedinačni proizvod i ispostavi se šta zaista ima na policama i u magacinu. Šta god kažu vaša evidencija, sveska ili tabela, to je samo pretpostavka — popis je dan kada tu pretpostavku provjeravate u odnosu na stvarnost.
Ovaj članak govori o praktičnom postupku: kada brojati, šta pripremiti unaprijed, kako urediti popisnu listu, kako brojati i šta poslije raditi s razlikama. Na kraju je kontrolna lista koju možete da odštampate. Računovodstvena i pravna pitanja — da li je obavezan, do kog roka, po kojoj vrijednosti — ovaj članak ne rješava: njih razjasnite sa svojim knjigovođom.
Zašto se isplati uraditi ga kako treba
Tokom godine zaliha na papiru i zaliha u stvarnosti skoro se uvijek razilaze. Otpis koji niko nije zapisao; gajba sokova koju je ekipa popila; isporuka u kojoj je bilo manje nego što je pisalo na otpremnici; proizvod otkucan pod pogrešnom šifrom. Ništa od toga samo po sebi nije velika stvar, ali zajedno, tokom godine, može da se sabere u značajnu razliku. Popis to vraća na nulu: od tada ponovo znate šta imate.
Popis ima i drugu korist o kojoj se manje govori: svaki proizvod prođe kroz vaše ruke. Tada primijetite robu koja se mjesecima nije pomjerila u dnu police, kutiju zaboravljenu u uglu magacina, artikle kojima se bliži rok. Ta informacija vrijedi najmanje koliko i konačni zbir — iz nje nastaju naručivanje i raspored polica za sljedeću godinu.
Kada brojati
Mnoge prodavnice broje posljednjih dana u godini ili na prelazu poslovne godine, jer tada knjigovodstvu treba zaliha na kraju perioda. Koji dan tačno važi za vas reći će vam knjigovođa — praktično pitanje je koje vrijeme unutar toga najmanje remeti posao.
| Vrijeme | Prednost | Nedostatak | Za koga je? |
|---|---|---|---|
| Poslije zatvaranja, uveče | Nema potrebe za zatvaranjem, nema izgubljenog prometa | Umorna ekipa, može da se oduži do duboko u noć | Mala prodajna površina, malo artikala |
| Neradnim danom, cio dan | Miran tempo, dnevna svjetlost, ima vremena za ponovno brojanje | Jedan dan zatvoreno | Srednja prodavnica s mnogo artikala |
| Rano ujutru, prije otvaranja | Odmorna ekipa, prodavnica u jutarnjem redu | Vrijeme otvaranja pritiska | Pekara s mnogo svježe robe uveče |
| Prije prazničke gužve | Manje zaliha, brže brojanje | Ne poklapa se s datumom kraja godine | Tamo gdje to knjigovođa prihvata |
| Poslije prazničke gužve | Istanjene zalihe, manje brojanja | Često kada su svi najumorniji | Tamo gdje je kraj godine datum izvještavanja |
Koje god vrijeme izaberete: unaprijed javite dobavljačima da na dan popisa ne isporučuju, ili tražite da isporuka stigne prije presjeka ili poslije brojanja. Ako hljeb mora da stigne u svakom slučaju, sklonite ga u stranu i primite ga tek poslije brojanja. Blagovremeno stavite obavještenje na vrata ako će prodavnica biti zatvorena — natpis nedjelju dana ranije poštedjeće vaše stalne kupce zaključanih vrata.
Priprema: nedjelju do dvije ranije
Tajna dobrog popisa je u tome da na sam dan ostane samo brojanje. Sve što zahtijeva odluku — šta se računa kao jedna jedinica, kuda idu otvorena pakovanja, koja kutija je povrat — mora da se odluči unaprijed. Ko počne da razmišlja usred brojanja, biće spor i praviće greške.
- Uklonite robu kojoj je istekao rok i oštećenu robu i evidentirajte je kao otpis. Ono što ne želite da brojite mora da nestane prije popisa — evidentirano, ne samo bačeno.
- Pokušajte da rasprodate robu koja se sporo kreće. Mala akcija u nedjeljama prije toga znači manje brojanja i manje vezanog novca.
- Sredite magacin: isti proizvod na jednom mjestu, kutije s naljepnicama okrenutim napolje, otvorena pakovanja odvojeno. U neuređenom magacinu brojanje traje duplo duže.
- Podijelite prodavnicu na numerisane zone: po nizu polica, po frižideru, po polici u magacinu. Svakoj zoni dajte ceduljicu s njenim brojem, da se ništa ne propusti i da ništa ne završi dvaput na listi.
- Za svaku zonu pripremite popisnu listu. Jedna lista po zoni — tako se liste mogu podijeliti, a poslije se vidi koji dio nedostaje.
- Sklonite i označite sve što nije vaše ili nije dio vaših zaliha: robu koja se vraća dobavljaču, robu u komisionu, odložene a još neplaćene porudžbine kupaca.
- Zapišite broj posljednje proknjižene otpremnice i vrijeme posljednje prodaje. Tako kasnije možete da razdvojite šta se dogodilo prije popisa, a šta poslije.
Jedinice i otvorena pakovanja
Najčešća greška na popisu nije pogrešno brojanje, već pogrešna jedinica. Jedan broji u gajbama, drugi na komad, treći polupraznu podlogu računa kao cijelu. Odlučite unaprijed i na popisnu listu napišite koji se proizvod broji u kojoj jedinici.
| Vrsta robe | Brojite je u | Otvoreno pakovanje | Primer |
|---|---|---|---|
| Pakovani artikli | Komadima | Preostali komadi | 7 čašica jogurta preostalo s podloge: 7 komada |
| Pića skladištena u zbirnim pakovanjima | Komadima, ne gajbama | Rasuti komadi u posebnom redu | 3 pune gajbe × 6 + 4 komada = 22 komada |
| Roba koja se prodaje na mjeru | Po težini, na vagi | Izmjerite, ne procjenjujte | Suhomesnati proizvodi, sir, rinfuzni orašasti plodovi |
| Hljeb i svježa roba | Komadima, u trenutku presjeka | Ono što ne može da se proda je otpis | Ono što je ostalo uveče evidentirajte prije brojanja |
| Otvoreni artikli za internu upotrebu | Ne broje se u zalihu | Označite ih da ostanu izvan liste | Otvoreno pakovanje kesa ispod pulta |
Popisna lista: kako je urediti
Popisna lista ne mora da bude komplikovana, ali nekoliko kolona je neophodno. Jedna lista treba da pripada jednoj zoni, s mjestom za ponovno brojanje i napomenu. Isplati se unaprijed odštampati nazive proizvoda i jedinice, tako da onaj ko broji upisuje samo količinu — ali očekivanu količinu nemojte da štampate na nju.
| Zona | Proizvod | Jedinica | Prebrojana količina | Ponovno brojanje | Napomena | Brojao / Zapisao |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 — frižider za pića | Mineralna voda 1,5 l | kom | 46 | 46 | A. / B. | |
| 3 — frižider za pića | Sok od pomorandže 1 l | kom | 13 | 12 | Ponovo prebrojano: 12 | A. / B. |
| 7 — magacin, gornja polica | Brašno 1 kg | kom | 38 | — | 1 kesa oštećena, izdvojena | C. / D. |
| 9 — polica pored pulta | Čokolada, mala tabla | kom | 64 | 64 | Velika vrijednost: prebrojao drugi par | A. / D. |
Ekipa i uloge
Možete brojati i sami, ali u paru je mnogo tačnije i, iznenađujuće, i brže. Onaj ko broji ne piše i ne gubi nit; onaj ko piše pazi da svaki proizvod dođe na red. U maloj prodavnici dva para su obično i više nego dovoljna.
- Brojač: uzima proizvod, naglas izgovara naziv i količinu. Ne piše, ne gleda u listu.
- Zapisničar: bilježi ono što čuje i pazi da svaki red bude popunjen. Ako nečega nema na listi, dodaje novi red.
- Niko ne broji svoju zonu. Ko je tu policu punio cijelu godinu, vidjeće broj u glavi — to nije nepovjerenje, to je ljudska priroda.
- Artikle velike vrijednosti — duvan, žestoka pića, kafu, slatkiše pored pulta — nezavisno ponovo broji drugi par.
- Neka postoji jedan koordinator — često vi — koji dijeli i skuplja liste i rješava sporne slučajeve. On ne broji; on drži sve na oku.
- Na svaka dva sata napravite kratku pauzu. Umoran brojač nije sporiji, samo je manje tačan.
Dan popisa, korak po korak
- 11. Presjek u tačno određeno vrijemeIzgovorite to naglas i zapišite: od ovog minuta nema prodaje ni prijema. Zatvorite dan na kasi i zabilježite vrijeme posljednjeg računa. Sve što se poslije toga pomjeri mora da se vodi posebno.
- 22. Kratak dogovor s ekipomDeset minuta: koji par dobija koju zonu, koja je jedinica za nezgodne proizvode, šta s otvorenim pakovanjima i oštećenom robom i koga pitati kada postoje pitanja. Pitanje riješeno ovdje kasnije neće postati svađa.
- 33. Zonu po zonu, po redoslijedu brojevaSvaki par počinje sa svojim listama. Niko ne skače negdje drugdje prije nego što završi zonu — napola urađena polica najčešći je razlog da se nešto propusti ili pojavi dvaput.
- 44. Slijeva nadesno, odozgo nadoleIsti redoslijed na svakoj polici. Ako se uvijek krećete na isti način, niko ne mora da pamti gdje je stao, a poslije prekida možete odmah da nastavite.
- 55. Označite svaki dio kada je prebrojanCeduljica ili kvačica na ceduljici zone: ovaj dio je gotov. Ako neko kasnije stigne tu, vidi da nema više šta da se radi — a vi vidite šta je još preostalo.
- 66. Brojite naslijepo, ne iz evidencijeBrojač gleda u policu, ne u listu ili ekran. Šta god prebroji, zapisuje se, čak i ako izgleda čudno. Čudnim brojevima bavite se kasnije, ne sada.
- 77. Kontrolno ponovno brojanjeIz svake zone izaberite nekoliko redova i neka ih drugi par ponovo prebroji. Ako se poklapaju, zona je u redu. Ako ne, isplati se ponovo prebrojati cijelu zonu — greška rijetko ostane u jednom redu.
- 88. Skupite i provjerite listePrije nego što iko ode kući, prođite kroz njih: postoji li lista za svaku zonu, da li je svaki red popunjen, da li je potpisana? Lista koja nedostaje sada se sredi za dva minuta; sutra se ne može srediti.
„Na dan popisa ne morate da budete pametni. Svaka odluka mora da bude donijeta unaprijed — tog dana samo brojite, polako i na isti način, policu za policom.”
Poslije toga: šta raditi s razlikama
Ako vodite evidenciju — tabelu ili program — poslije popisa poredite prebrojanu količinu s očekivanom. Razlika će skoro sigurno biti. Ne počinjite od zbira, već od najvećih pojedinačnih razlika: jedan ili dva proizvoda često čine najveći dio manjka, i kod njih imate najviše šanse da pronađete uzrok.
| Vrsta razlike | Vjerovatan uzrok | Šta proveriti |
|---|---|---|
| Mali manjak kod mnogo proizvoda | Nezabilježen otpis, potrošnja osoblja | Da li su otpis i potrošnja bilježeni tokom godine |
| Veliki manjak kod jednog proizvoda | Greška pri prijemu ili prodaja otkucana pod pogrešnom šifrom | Otpremnice i prodaja sličnih proizvoda |
| Višak kod jednog proizvoda | Otkucan umjesto sličnog proizvoda | Da li sličan proizvod pored njega pokazuje manjak |
| Manjak kod robe koja se prodaje na mjeru | Razlike u mjerenju, gubitak pri sječenju | Vage i način posluživanja |
| Manjak kod malih artikala velike vrijednosti | Moguća krađa | Gdje je polica, vidljivost, da li se ponavlja |
| Cijela zona odstupa | Zona propuštena ili prebrojana dvaput | Popisne liste i ceduljice zona |
O uzrocima razlika detaljnije smo pisali u članku o manjku robe: manjak se obično sastoji od četiri stvari — potrošnje osoblja, otpisa, administrativne greške i krađe — i svaka zahtijeva drugačiji odgovor. Ako su otpis i potrošnja osoblja bilježeni tokom godine — na primjer u Boltom Appu, koji ih bilježi za kasom s razlogom i imenom — onda dio razlike utvrđene na popisu može da se objasni, umjesto da ostane misterija.
Po kojoj cijeni vrednovati zalihu
Prebrojanu količinu treba po nekoj cijeni pretvoriti u novac. Za većinu malih prodavnica uobičajena praksa je nabavna cijena, jer pokazuje koliko je novca zaista vezano na policama — prodajna cijena pokazuje očekivani prihod, a ne vrijednost zaliha. Koji je metod prihvaćen u vašem slučaju i kako postupati s nabavnim cijenama koje su se mijenjale tokom godine, odlučuje vaš knjigovođa.
Čuvanje dokumentacije i ciljevi za sljedeću godinu
Popunjene, potpisane popisne liste stavite u fasciklu i, ako možete, fotografišite ih. Ako kasnije vaš knjigovođa ili vi imate pitanje, ovdje ćete moći da provjerite. Zatim za sebe zapišite tri stvari: koja je zona trajala najduže, koji je proizvod imao najveću razliku i šta biste uradili drugačije. To postaje plan za popis sljedeće godine — i često pokaže da se neke grupe proizvoda isplati brojati mjesečno i tokom godine.
Kontrolna lista
Dvije nedjelje ranije
- Provjerite sa svojim knjigovođom: koji dan, po kojoj vrijednosti, u kom obliku želi rezultat.
- Izaberite dan i vrijeme popisa i obavijestite ekipu.
- Javite dobavljačima da tog dana ne isporučuju.
- Počnite da rasprodajete robu koja se sporo kreće.
- Stavite obavještenje na vrata ako će prodavnica biti zatvorena.
Dan ranije
- Uklonite robu kojoj je istekao rok i oštećenu robu i evidentirajte je kao otpis.
- Sredite magacin i postavite ceduljice zona.
- Odštampajte popisne liste po zonama, s proizvodima i jedinicama, bez očekivanih količina.
- Sklonite i označite povrate, robu u komisionu i odložene porudžbine kupaca.
- Pripremite olovke, podloge za pisanje, vagu i kalkulator.
Na dan popisa
- Zabilježite vrijeme presjeka, posljednji račun i posljednju otpremnicu.
- Održite desetominutni dogovor i podijelite parove i zone.
- Brojite zonu po zonu, slijeva nadesno, odozgo nadole, naslijepo.
- Neka drugi par prebroji artikle velike vrijednosti.
- U svakoj zoni uradite kontrolno ponovno brojanje.
- Prije nego što iko ode kući, skupite i provjerite liste.
Poslije toga
- Uporedite prebrojane količine sa svojom evidencijom i krenite od najvećih razlika.
- Za svaku veliku razliku pronađite uzrok prije nego što ikoga ispitujete.
- Vrednujte zalihu onako kako ste se dogovorili s knjigovođom i predajte rezultat.
- Arhivirajte i fotografišite potpisane popisne liste.
- Zapišite šta je dugo trajalo i šta biste sljedeće godine uradili drugačije.
Šta ne raditi
- Ne brojite tokom radnog vremena ako ne morate. Šta god se proda tokom brojanja, nedostajaće ili na popisu ili u prodaji.
- Ne primajte isporuke na dan popisa. Napola raspakovana paleta najbrži je način da se brojke ne poklope.
- Ne štampajte očekivanu količinu na popisnu listu. Ko zna koliko bi trebalo da ima, naći će upravo toliko.
- Ne dozvolite da svako broji svoju policu. Ne radi se o poštenju, već o tome što poznatu policu gledamo sjećanjem.
- Ne procjenjujte robu koja se prodaje na mjeru. Izmjerite je — procjena je najslabija tačka popisa.
- Ne počinjite da sumnjate u ljude na osnovu zbira. Najprije pronađite uzrok razlike; najčešće je u pitanju administracija.
- Ne bacajte popisne liste čim dobijete broj. Vaš knjigovođa može da vam kaže tačno koliko dugo treba da ih čuvate.
Sažetak
- Popis je dan kada vidite stvarnost umjesto svoje evidencije — isplati se uraditi ga kako treba.
- Izaberite miran dan ili brojite poslije zatvaranja, i tog dana nemojte imati isporuke.
- Nedjelju do dvije ranije: raščišćavanje, sređen magacin, numerisane zone, jedna popisna lista po zoni, jedinice određene unaprijed.
- Na sam dan: tačno određen presjek, brojanje u parovima, slijeva nadesno i odozgo nadole, naslijepo, s kontrolnim ponovnim brojanjem.
- Poslije toga krenite od velikih razlika i za svaku pronađite uzrok.
- O pravnim i računovodstvenim pitanjima — obavezi, roku, vrednovanju, čuvanju dokumentacije — posljednju riječ ima vaš knjigovođa.
Često postavljana pitanja
Da li je dovoljno raditi popis jednom godišnje?
Mnogim prodavnicama potreban je potpun popis jednom godišnje, ali to nije dovoljno da se problemi tokom godine uoče na vrijeme. Ono što vidite tek poslije dvanaest mjeseci teško je ispraviti. Zato se, pored potpunog popisa, isplati svakog mjeseca prebrojati nekoliko desetina najskupljih proizvoda ili onih koji najčešće odstupaju. Koliko često potpun popis mora da se radi, može da vam kaže vaš knjigovođa.
Može li popis da se radi dok je prodavnica otvorena?
Može, ali je mnogo teže uraditi ga tačno. Šta god se proda ili stigne tokom brojanja lako se može pojaviti dvaput ili biti propušteno. Ako ne možete da zatvorite, magacin prebrojte prije otvaranja, prodajni prostor zonu po zonu u najmirnijim satima, i za svaku zonu zabilježite tačno vrijeme brojanja. Tako prodaju možete naknadno da uračunate, ali to je više posla nego popis pri zatvorenoj prodavnici.
Koliko traje popis u maloj prodavnici?
Najviše zavisi od broja artikala i od pripreme, a ne od površine. U dobro pripremljenoj maloj prodavnici dva para obično završe za nekoliko sati; s neuređenim magacinom i jedinicama koje nisu određene unaprijed, isti posao može da potraje cijelu noć. Na svom prvom popisu mjerite vrijeme za svaku zonu: sljedeće godine vam to tačno kaže koliko vremena i koliko ljudi vam treba. Najbrže poboljšanje je skoro uvijek unaprijed sređen magacin.
Šta da radim s razlikom?
Počnite od najvećih pojedinačnih razlika, ne od zbira. Provjerite otpremnice, prodaju sličnih proizvoda i da li je bilo otpisa ili potrošnje osoblja koji nisu zapisani. Manjak kod jednog proizvoda često stoji pored viška kod sličnog: u tom slučaju je otkucan pod pogrešnom šifrom. Ono što i poslije svih provjera ostane neobjašnjeno isplati se dalje istražiti — u tome pomaže naš članak o manjku robe.
Da li zalihu da vrednujem po nabavnoj ili prodajnoj cijeni?
Za većinu malih prodavnica uobičajena praksa je vrednovanje po nabavnoj cijeni, jer pokazuje koliko je novca zaista u vašim zalihama. Prodajna cijena pokazuje očekivani prihod, koji sadrži vašu maržu, pa naduvava vrijednost zaliha. Koji je metod prihvaćen u vašem slučaju i šta raditi ako se nabavna cijena u međuvremenu promijenila, odlučuje vaš knjigovođa. Pitajte unaprijed, da znate koje podatke da prikupite uz popisne liste.
Da li treba unaprijed da obavijestim knjigovođu?
Da, i to dosta unaprijed. Vaš knjigovođa može da vam kaže za koji dan je potrebna zaliha na kraju perioda, po kojoj vrijednosti i u kom obliku želi rezultat i koliko dugo popisne liste treba čuvati. Ako to saznate tek poslije popisa, mogu da nedostaju podaci koji se naknadno ne mogu dopuniti. Kratak razgovor dvije nedjelje ranije kasnije štedi mnogo posla.
Mogu li popis da uradim sam?
Možete, naročito u vrlo maloj prodavnici, ali je sporije i lakše je pogrešiti. Ako brojite sami, izdiktirajte brojke u glasovnu bilješku na telefonu, ili najprije brojite pa zatim zapisujte, policu po policu, da između toga ne morate da gledate u listu. Artikle velike vrijednosti prebrojte dvaput, u odvojenim navratima. Ako za taj dan možete da nađete makar jednog pomoćnika, to vrijedi više od bilo kog trika.
Šta treba da bude s robom kojoj je istekao rok i s oštećenom robom?
Prije popisa je uklonite i evidentirajte kao otpis, da je ne biste brojali kao zalihu. Sve što se pojavi tokom brojanja sklonite u stranu, upišite u kolonu za napomene na popisnoj listi i ne računajte kao prodajnu zalihu. Ako to nigdje ne zabilježite, na popisu se pojavljuje kao običan manjak i nećete znati šta ga je izazvalo. Otpis je jedan od najpoštenijih djelova popisa: vidljiv je i ima objašnjenje.
Kako da postupim s povratima i robom u komisionu?
Prije popisa ih sklonite i jasno označite, da se ne pomiješaju s vašim zalihama. Roba koja se vraća dobavljaču više nije vaša, roba u komisionu obično nikad nije ni bila, a odložena porudžbina kupca već je prodata. Isplati se da ih popišete na posebnoj listi, kako bi vaš knjigovođa mogao da odluči kako da ih tretira. Poenta je da nijedna od njih ne završi na običnoj popisnoj listi.
Šta da radim s otvorenim pakovanjima?
Odlučite unaprijed i napišite to na popisnu listu. Iz otvorenog zbirnog pakovanja brojite preostale komade, robu koja se prodaje na mjeru izmjerite, a ne računajte u zalihu ništa što je otvoreno za internu upotrebu — kao što su kese ispod pulta. Većina grešaka s jedinicama potiče od toga što jedan broji u gajbama, a drugi na komad. Ako je jedinica na listi, ta greška se ne dešava.
Da li mi za popis treba barkod čitač ili softver?
Za popis u maloj prodavnici ne nužno. Dobro osmišljena papirna popisna lista, numerisane zone i brojanje u parovima daju pouzdan rezultat. Ako imate program koji vodi stanje zaliha, on pomaže pri poređenju poslije toga, ali brojanje ne skida s vas, a i tamo važi načelo brojanja naslijepo. Metod je važniji od alata.
Šta ako je neobjašnjeni manjak i poslije popisa i dalje veliki?
Najprije još jednom prođite kroz velike razlike i provjerite da nijedna zona nije propuštena ili prebrojana dvaput. Zatim razmislite gdje je tokom godine izostalo bilježenje: otpis, potrošnja osoblja, prijem, povrati. Nikad ne sumnjajte ni na koga na osnovu zbira — većina manjkova je administrativnog porijekla. Ako neobjašnjeni dio ostane velik, isplati se sljedeće godine nekoliko grupa proizvoda brojati mjesečno, da na vrijeme vidite gdje nastaje.
Izgovorite naziv proizvoda i već je na kasi.
Boltom App preuzima posao iza pulta. Proizvod nalazite po fotografiji ili tako što jednostavno izgovorite njegovo ime — bez kodova i bez papirića. Ono što ode s police ili u kantu bilježi se odmah tu, a ne u bilježnicu. Radi uz vašu postojeću kasu, a ne umjesto nje.
- Brzi kod s fotografijom — ili izgovorite naziv proizvoda i kasa će ga pronaći.
- Sopstvena potrošnja u tri dodira, zabilježena na ime osobe.
- Dnevni otpis s razlogom: isteklo, razbijeno, neupotrebljivo — sabrano u novcu.
Bez kartice · 2 minuta
