Većina malih prodavnica počinje otprilike ovako: sveska ispod pulta s crticama u njoj, i jednog dana neko prebaci sve to u tabelu. To nije loš put. Dobro napravljen Excel list može godinama da služi maloj prodavnici, pekari ili piljarnici — ako znate čemu služi, a čemu ne.
Problem obično nije Excel, već struktura. U mnogim prodavnicama tabela se sastoji od jedne kolone: „zaliha“, koju neko s vremena na vrijeme prepiše. Iz toga se nikad ne vidi zašto je postalo dvanaest umjesto petnaest — prodato, bačeno, neko je uzeo ili je jednostavno pogrešno ukucano. Dobra tabela ne čuva broj, već ono što mu se dogodilo.
Ovaj članak ima tri dijela: gotov šablon s kolonama i formulama, nedjeljnu rutinu koja ga održava u životu i iskren spisak mjesta gdje obično puca. Ako na kraju zaključite da vaša prodavnica još staje u tabelu, slobodno ostanite uz nju.
Kada je Excel dobar izbor
Počnimo poštenom konstatacijom: Excel nije alat za početnike koji treba što prije zamijeniti. Besplatan je ili vrlo jeftin, svi ga donekle poznaju i radi tačno ono što u njega unesete. U maloj prodavnici to je često dovoljno — pitanje je samo da li je vaša prodavnica takva.
- Vodi ga jedna osoba. Ako tabelu uvijek popunjava ista osoba, nema miješanja verzija ni pitanja „ko je ovo promijenio“.
- Obuhvata nekoliko stotina proizvoda. Na oko tri stotine redova tabela je još pregledna; preko hiljadu, pretraživanje i skrolovanje postaju posao za sebe.
- Dovoljan je nedjeljni ritam. Ako jednom nedjeljno sjednete i unesete kretanja za tu nedjelju, tabela je tačno onoliko svježa koliko su vam podaci potrebni za naručivanje.
- Osim prodaje, izlaznih kretanja je malo. Tamo gdje su otpis i sopstvena potrošnja rijetki, manje se toga zaboravi.
- Prijem je jednostavan. Nekoliko dobavljača, jedna ili dvije isporuke nedjeljno — to se iz otpremnice unese za nekoliko minuta.
- Postoji samo jedna prodavnica. Dvije prodavnice znače dvije tabele, a njihovo poređenje je posao za sebe.
Ako za vas važi većina ovoga, Excel je dobar izbor, i sljedeći dio članka je za vas. Ako već više ljudi bilježi, a otpis stiže na papiriću na kraju smjene, isplati se početi od odjeljka „Gdje puca“.
Šablon: jedanaest kolona, tri formule
Struktura u nastavku opisuje list „Zalihe“ u kojem je svaki red jedan proizvod i obuhvata jedan period — obično nedjelju ili mjesec, vrijeme između dva prebrojavanja. Ide od kolone A do kolone K; formule se odnose na drugi red i odatle ih prevlačite nadole.
| Kolona | Šta se upisuje? | Formula ili primjer |
|---|---|---|
| A — Proizvod | Naziv proizvoda onako kako biste ga tražili na polici | Crni hljeb |
| B — Šifra | Kratka, jedinstvena oznaka koja se nikad ne mijenja | BRD01 |
| C — Jedinica | U čemu brojite: komad, kg, pakovanje, gajba | kom |
| D — Početna zaliha | Prebrojana količina na početku perioda | Ukucan broj, npr. 20 |
| E — Prijem | Ono što je stiglo tokom perioda, iz otpremnica | Ukucan broj ili zbir iz lista Kretanja |
| F — Prodaja | Ono što je izašlo kao prodato | Ukucan broj ili zbir iz lista Kretanja |
| G — Otpis | Istekla, polomljena, pokvarena, neprodajna roba | Ukucan broj ili zbir iz lista Kretanja |
| H — Sopstvena potrošnja | Ono što su zaposleni ili vlasnik uzeli za sebe | Ukucan broj ili zbir iz lista Kretanja |
| I — Obračunska zaliha | Ono što bi po papiru trebalo da bude na polici | =D2+E2-F2-G2-H2 |
| J — Stvarno (prebrojano) | Ono što ste zaista prebrojali na kraju perioda | Ukucan broj |
| K — Razlika | Razlika između prebrojanog i obračunskog; minus = manjak | =J2-I2 |
Isplati se na kraju dodati dvije pomoćne kolone: L — Nabavna cijena (po jedinici) i M — Vrijednost razlike, s formulom =K2*L2. To je treća formula, i možda najkorisnija: sam broj komada zavarava, jer tri pakovanja žvaka koja nedostaju i tri flaše ulja koje nedostaju nisu isto. Ako tabelu sortirate po koloni M, na vrhu spiska vidite gdje se isplati istraživati.
Dva lista: zašto je dnevnik kretanja bolji od prepisanog broja
Gornju tabelu možete popunjavati ručno: na kraju nedjelje ukucate koliko je stiglo i koliko je izašlo. To funkcioniše, ali ima slabost — iza zbira nestaju kada, šta i ko. Ako u koloni otpisa piše četrnaest, ne znate da li je to bio jedan loš dan ili dvije nedjelje sporog curenja. Zato se isplati dodati drugi list, nazvan „Kretanja“, u kojem nikad ništa ne ispravljate i ne brišete, samo dodajete.
| Datum | Proizvod (šifra) | Vrsta | Količina | Unio/la |
|---|---|---|---|---|
| Ponedjeljak | BRD01 | Prijem | +24 | Ana |
| Ponedjeljak | BRD01 | Prodaja | −18 | kasa |
| Utorak | MLK02 | Otpis (istekao rok) | −3 | Petar |
| Utorak | COF05 | Sopstvena potrošnja | −1 | Ana |
| Srijeda | MLK02 | Prijem | +30 | Petar |
Količine s predznakom imaju jednu veliku prednost: na listu Zalihe jedna funkcija sabira cijelu promjenu proizvoda. U Excelu je to SUMIF: =D2+SUMIF(Kretanja!B:B;B2;Kretanja!D:D) — drugim riječima, početnoj zalihi dodaje svaki red lista Kretanja čija se šifra poklapa sa šifrom u tom redu. Ako želite i raščlanjavanje po vrsti (koliko je bilo otpisa, koliko sopstvene potrošnje), najpraktičnija je izvedena tabela, koja se osvježava jednim klikom.
Dnevnik kretanja je bolji od prepisanog broja zato što ga možete pratiti unazad. Ako je razlika na kraju mjeseca negativna, vidite u kojoj je nedjelji počela, kod kojih proizvoda i u čijoj smjeni. Prepisani broj kaže samo koliko ima sada. Dnevnik kaže i kako se do toga došlo.
Postavljanje za jedno popodne
Ne treba vam vikend. Dovoljni su mirnije popodne, laptop i police — najviše vremena ne odlazi na tabelu, već na popisivanje proizvoda i prvo prebrojavanje.
- 11. Popišite proizvode i svakom dodijelite šifruProđite duž polica i popunite kolone A–C. Šifra treba da bude kratka i trajna (BRD01, MLK02) — naziv može da se promijeni, šifra nikad. Ovo je korak koji se kasnije najteže ispravlja, zato ga ne žurite.
- 22. Odlučite o jedinicamaBrojite li u komadima, kilogramima ili pakovanjima? Važno je da svaki proizvod ima jednu jedinicu i da i prijem unosite u njoj. Ako dobavljač isporučuje u gajbama, a vi prodajete na komad, pri prijemu preračunajte u komade.
- 33. Prebrojte policu — to je vaša početna zalihaPoslije zatvaranja ili prije otvaranja, kada se ništa ne kreće. Prebrojana količina ide u kolonu D. Ako je proizvoda previše, počnite od dvadeset ili trideset najvažnijih, a ostale dodajte tokom narednih nedjelja.
- 44. Napravite list KretanjaPet kolona: datum, šifra, vrsta, količina, ko. Za vrstu koristite padajuću listu (Validacija podataka), da „otpis“, „Otpis“ i „bačeno“ ne postanu tri odvojene kategorije.
- 55. Unesite formule i isprobajte ih na tri proizvodaDodajte nekoliko izmišljenih kretanja i provjerite da li se obračunska zaliha poklapa s onim što dobijete ručno. Ako se poklapa, obrišite probne redove i prevucite formule nadole na sve proizvode.
- 66. Odlučite ko šta bilježi i kadaOvo nije pitanje tabele, ali sve zavisi od njega. Ko unosi isporuku? Ko unosi otpis? Gdje ide ceduljica ako laptop nije pri ruci? Ako prvog dana nema odgovora, do treće nedjelje kolone će biti prazne.
Nedjeljna rutina koja je održava u životu
Tabela nije tačna zato što je formula dobra, već zato što u nju redovno stižu podaci. Ova rutina traje otprilike dvadeset minuta nedjeljno ako se kretanja skupljaju usput — a sat vremena ako sve mora da se skupi na kraju nedjelje.
- 1Unesite otpremnice za tu nedjelju kao prijem. Držite otpremnice u pregradi pored laptopa dok ne budu unijete.
- 2Unesite prodaju. Ako vaša kasa umije da da zbir po proizvodu, prepišite ga odatle; ako ne umije, ovo je najslabija tačka tabele.
- 3Skupite otpis i sopstvenu potrošnju iz bilješki ili sveske za tu nedjelju. Ako je spisak prazan, zapitajte se: da li ga zaista nije bilo, ili ga niko nije zapisao?
- 4Prebrojte pet do deset proizvoda — ne sve. Svake nedjelje druge, ali skupi proizvodi i oni koji se brzo prodaju treba da dolaze na red češće.
- 5Pogledajte razliku kod prebrojanih proizvoda. Ako proizvodu nedostaje pri dva prebrojavanja zaredom, bavite se time, a ne jednokratnim odstupanjem.
- 6Sačuvajte fajl na jednom mjestu, pod jednim imenom. Datum držite u fajlu, a ne u nazivu fajla.
Gdje Excel puca
Excel rijetko greši u računu. Puca tamo gdje se sretne s ljudima i s načinom na koji prodavnica radi: kada u njemu radi više ljudi, kada se kretanje dešava negdje drugdje, a ne tamo gdje je fajl, i kada mala greška nedjeljama prolazi neprimijećeno. To se ne pojavljuje preko noći, već postepeno — i obično izađe na vidjelo kada se na popisu ništa ne poklapa.
| Simptom | Zašto se dešava? | Koliko košta? |
|---|---|---|
| Više ljudi želi da piše istovremeno | Jedan fajl bezbjedno uređuje jedna osoba u isto vrijeme; dijeljena verzija se sudara ili prepisuje | Izgubljeni redovi koje niko ne traži |
| Fajl je pozadi, prodaja je naprijed | Laptop stoji u kancelariji, kretanje se dešava za pultom | Brojke upisane naknadno, iz sjećanja |
| „zalihe_final_2.xlsx“ | Svako čuva na svom računaru i šalje dalje mejlom | Ne znate koja je prava, a dvije moraju da se spoje |
| Prevučena formula tiho isklizne | Umetnut red, ćelija prepisana ručno, pogrešan opseg | Nedjeljama pogrešna zaliha koju niko ne primjećuje |
| Ne vidi se ko je šta promijenio | Tabela ne bilježi izmjene | Kada postoji razlika, nema koga da pitate |
| Nezgodno na telefonu | Sitne ćelije, skrolovanje, slučajni dodiri | Tokom smjene niko ne bilježi |
| Otpis i sopstvena potrošnja ostaju neunijeti | Niko ne ide pozadi zbog jednog isteklog jogurta ili jedne kafe | Razlika postaje „nepoznat manjak“, iako to nije |
Posljednji red je najvažniji. Prijem se skoro uvijek unese, jer je otpremnica tu, a prodaja nekako uđe ako kasa daje zbir. Otpis i sopstvena potrošnja, međutim, ne ostavljaju papir: istekli jogurt ode u kantu, kafa se popije na početku smjene, i niko ne ide pozadi da to unese. Na kraju mjeseca sve to završi u koloni „manjak“ i izgleda kao krađa — dok najveći dio jednostavno nije zapisan.
„Tabela ne zakazuje tamo gdje računa, već tamo gdje čeka: u zadnjoj kancelariji, dok se neko ne sjeti šta se dogodilo naprijed.”
Znaci da je vrijeme za softver
Ne postoji jedna tačka u kojoj Excel postaje „loš“. Postoje, međutim, znaci koji zajedno pokazuju da na održavanje tabele trošite više vremena nego što vam ona vraća. Ako za vas važe tri ili četiri od sljedećih, isplati se ozbiljno se raspitati.
- Bilježi vas više njih, i nečiji unos je već nestao ili se pojavio dvaput.
- Kolone otpisa i sopstvene potrošnje redovno su prazne ili pokazuju sumnjivo okrugle brojke.
- Postoji nekoliko verzija fajla i nije sigurno koja je aktuelna.
- Nedjeljna rutina se redovno preskače, jer je od jednog sata postalo dva.
- Razlika je svakog mjeseca velika, ali ne umijete da kažete u kojoj je nedjelji ili u čijoj smjeni nastala.
- Zbog druge prodavnice ili novog pulta kretanja se sada dešavaju na više mjesta.
- Greška u formuli izašla je na vidjelo tek na popisu, nedjeljama kasnije.
Na šta da obratite pažnju kod softvera
Pri prelasku pitanje nije koliko funkcija program ima, već da li rješava onaj dio gdje vaša tabela puca. Ako kod vas izostaju izlazna kretanja, složen magacinski sistem neće pomoći nimalo ako je bilježenje za pultom teško kao i ranije.
| Kriterijum | Zašto je važno? | Kako to provjeriti |
|---|---|---|
| Bilježenje tamo gdje se dešava | Ono što se ne unese odmah, obično se nikad i ne unese | Probajte da zabilježite otpis iza pulta, na telefonu |
| Više uređaja istovremeno | Ako ste vas dvoje za pultom, niko ne bi trebalo da čeka | Bilježite na dva telefona u isto vrijeme i provjerite da li su oba unosa sačuvana |
| Ko je zabilježio | Kada postoji razlika, znate koga da pitate | Provjerite da li se ime prikazuje pored svake stavke |
| Brzo za pultom | Postoji red, nema vremena za kopanje po menijima | Izmjerite koliko traje bilježenje prodaje ili otpisa |
| Radi uz vašu kasu | Ne morate uvijek da mijenjate postojeću opremu | Pitajte da li zbog toga mora da se mijenja kasa |
| Podaci koji se mogu izvesti | Ne morate da bacite svoju tabelu ako brojke možete da izvezete | Provjerite da li možete da preuzmete izvještaj koji možete da nalijepite |
Prelazak ne znači bacanje tabele. U mnogim prodavnicama najbolje radi postavka u kojoj se teško dostupni podaci — prodaja, otpis, sopstvena potrošnja — bilježe tamo gdje nastaju i na kraju nedjelje stižu u tabelu iz izvještaja. Prijem i prebrojavanje ostaju u staroj rutini. Tako tabela ostaje ono u čemu je dobra: sumiranje i pronalaženje razlika.
Šta ne raditi
- Ne prepisujte brojku zalihe. Kada se broj prepiše, nestaje razlog zbog kojeg je postao takav — dnevnik ga čuva.
- Ne koristite naziv fajla za praćenje verzija. Pored „final_2“ i „final_novi“ nikad neće biti jasno koji je pravi.
- Ne kucajte u ćeliju s formulom. Prepisana formula ne javlja grešku; samo od tada pokazuje pogrešan broj.
- Ne brojte cijelu prodavnicu svake nedjelje. Pet do deset proizvoda redovno vrijedi više od potpunog popisa koji se nikad ne dogodi.
- Ne tretirajte razliku kao krađu dok otpis i sopstvena potrošnja nisu uredno unijeti. Najveći dio manjka obično su nezabilježena kretanja.
- Ne komplikujte. Umjesto makroa i složenih funkcija, jedanaest kolona i dvije formule — to će neko razumjeti i dok ste na odmoru.
- Ne čekajte potpuni krah prije prelaska. Ako važi više znakova, tabela već košta više nego što štedi.
Sažetak
- Excel je dobar početak za jednu osobu, nekoliko stotina proizvoda i nedjeljni ritam.
- Zaliha je zbir kretanja: početna + prijem − prodaja − otpis − sopstvena potrošnja, i s njom poredite prebrojanu količinu.
- Dva lista: dnevnik kretanja u koji samo dodajete i zbirni list koji računa formulama.
- Nedjeljna rutina od dvadeset minuta i pet do deset prebrojanih proizvoda održavaju je u životu.
- Puca tamo gdje se kretanje dešava: za pultom, u više ruku, u isto vrijeme.
- Pri prelasku provjerite da li program bilježi tamo gdje se podaci danas gube — tabelu ne morate da bacite.
Često postavljana pitanja
Da li je Excel pogodan za evidenciju zaliha u maloj prodavnici?
Da, do određene veličine dobro radi. Ako ga vodi jedna osoba, ako obuhvata nekoliko stotina proizvoda i ako se ažurira jednom nedjeljno, dobro napravljena tabela može vam služiti godinama. Granica nije u računanju, već u bilježenju: čim vas radi više i kretanja se dešavaju za pultom, tabela sve češće kasni. Do tada slobodno ostanite uz nju.
Koje kolone su potrebne tabeli za evidenciju zaliha?
Radni minimum: proizvod, šifra, jedinica, početna zaliha, prijem, prodaja, otpis, sopstvena potrošnja, obračunska zaliha, stvarna (prebrojana) zaliha i razlika. Isplati se dodati nabavnu cijenu i vrijednost razlike, jer sam broj komada zavarava. Više kolona od toga obično samo usporava popunjavanje. Ključ je da svako izlazno kretanje ima svoju kolonu, a ne zajedničko „ostalo“.
Kojom formulom da izračunam zalihu u Excelu?
Obračunska zaliha je početna zaliha plus prijem, minus prodaja, minus otpis, minus sopstvena potrošnja — u šablonu =D2+E2-F2-G2-H2. Razlika je razlika između prebrojanog i obračunskog: =J2-I2, gdje minus znači manjak. Vrijednost razlike je razlika pomnožena nabavnom cijenom. Maloj prodavnici rijetko treba nešto složenije.
Zašto je dnevnik kretanja bolji od jedne kolone sa zalihom?
Zato što vam prepisani broj kaže samo koliko ima sada, a ne kako se do toga došlo. U dnevniku kretanja svaki prijem, prodaja, otpis i sopstvena potrošnja stoje u svom redu s datumom i imenom, pa kada postoji razlika, možete da utvrdite u kojoj je nedjelji i kod kog proizvoda počela. Dnevnik je i blagonakloniji: pogrešan red može da se ispravi, dok pogrešno prepisivanje nestaje bez traga. A list Zalihe iz njega može automatski da se izračuna funkcijom SUMIF.
Kako da koristim SUMIF uz dnevnik kretanja?
Ako na listu Kretanja ulazne količine imaju predznak plus, a izlazne minus, ukupna promjena proizvoda je jedan jedini zbir. Na listu Zalihe formula glasi =D2+SUMIF(Kretanja!B:B;B2;Kretanja!D:D) i početnoj zalihi dodaje svako kretanje za tu šifru. U nekim jezičkim verzijama Excela funkcija ima lokalni naziv, a separator argumenata je tačka-zarez. Za raščlanjavanje po vrsti praktičnija je izvedena tabela.
Koliko često treba raditi popis ako zalihe vodim u Excelu?
Potpun popis obično je dovoljan tromjesečno ili godišnje ako u međuvremenu svake nedjelje prebrojite pet do deset proizvoda. U nedjeljnom uzorku skupi proizvodi i oni koji se brzo prodaju treba da dolaze na red češće, spori i jeftini artikli rjeđe. Tako se razlike pokažu u roku od nekoliko nedjelja, a ne tek na kraju godine. Detaljnim popisom na kraju godine bavimo se u posebnom članku.
Šta da radim ako tabela pokazuje manjak, a ne znam odakle potiče?
Najprije provjerite da li su unijeti sav otpis i sva sopstvena potrošnja za taj period — u mnogim prodavnicama najveći dio manjka jednostavno su nezabilježena kretanja. Zatim utvrdite u kojoj je nedjelji počeo i kod kojih proizvoda se ponavlja; jednokratno odstupanje rijetko nešto znači. Provjerite i formule, jer isklizli opseg izgleda baš kao manjak. Tek ako je sve to u redu, isplati se tražiti drugi uzrok.
Može li više ljudi istovremeno da koristi tabelu?
S dijeljenom tabelom u oblaku tehnički može, ali u praksi tu počinju problemi. Ako dvoje piše u isti red ili neko radi u starijoj preuzetoj kopiji, redovi mogu da nestanu ili da se dupliraju, a naknadno se teško utvrđuje ko je šta promijenio. Ako ipak radite ovako, svako treba da piše samo na listu Kretanja, u novi red, a list s formulama treba da vodi samo jedna osoba. Ako ovo redovno zapinje, to je jedan od najjačih znakova za prelazak.
Zašto otpis i sopstvena potrošnja uvijek ostanu izvan tabele?
Zato što ne ostavljaju papir i dešavaju se za pultom, dok je tabela pozadi. Prijem ima otpremnicu, a prodaja kasu, ali niko ne ide do laptopa pozadi zbog jedne istekle čaše pavlake ili jedne kafe. Ono što se ne unese odmah obično se do kraja nedjelje zaboravi. Pomaže sveska ili držač za ceduljice ispod pulta, ali trajno rješenje je da se bilježi tamo gdje se kretanje dešava.
Kada se isplati preći s Excela na softver?
Kada vas bilježi više njih, kada su kolone otpisa i sopstvene potrošnje redovno prazne, kada kruži nekoliko verzija fajla ili kada nedjeljna rutina više ne staje u vaše vrijeme. Jedan znak sam po sebi nije razlog za prelazak, ali tri ili četiri zajedno jesu. Pri odlučivanju ne gledajte broj funkcija, već da li program bilježi tamo gdje se podaci danas gube. Mnoge prodavnice tabelu i ne bacaju; samo teško dostupne kolone popunjavaju odnekud drugdje.
Na šta da obratim pažnju pri izboru softvera za zalihe?
Da je bilježenje brzo za pultom, na telefonu ili tabletu, da više uređaja radi istovremeno i da pored svake stavke pokazuje ko ju je zabilježio. Važno je da radi uz vašu postojeću kasu i da podatke možete da izvezete u izvještaj. Isprobajte ga u svojoj prodavnici nekoliko dana, u zaista gužvovitom satu, prije nego što odlučite. Ono što je brzo na demonstraciji nije uvijek brzo pred redom.
Da li Boltom App zamjenjuje moju tabelu zaliha?
Ne potpuno, i nije za to ni napravljen. Boltom App za pultom bilježi ono što napušta policu: prodaju, otpis s razlogom i sopstvenu potrošnju s imenom onoga ko je uzeo, na više uređaja istovremeno, uz vašu postojeću kasu. Ne radi prijem robe, porudžbine, popis barkod čitačem niti potpunu magacinsku evidenciju. Zato mnoge prodavnice zadržavaju svoju jednostavnu tabelu zaliha i izlazne kolone popunjavaju iz izvještaja aplikacije.
Izgovorite naziv proizvoda i već je na kasi.
Boltom App preuzima posao iza pulta. Proizvod nalazite po fotografiji ili tako što jednostavno izgovorite njegovo ime — bez kodova i bez papirića. Ono što ode s police ili u kantu bilježi se odmah tu, a ne u bilježnicu. Radi uz vašu postojeću kasu, a ne umjesto nje.
- Brzi kod s fotografijom — ili izgovorite naziv proizvoda i kasa će ga pronaći.
- Sopstvena potrošnja u tri dodira, zabilježena na ime osobe.
- Dnevni otpis s razlogom: isteklo, razbijeno, neupotrebljivo — sabrano u novcu.
Bez kartice · 2 minuta
