Príprava na koniec roka: sezónny plán pre váš obchod od októbra do januára

Vo väčšine malých obchodov sa koniec roka začína tým, že sa niekto jedno novembrové ráno opýta: „Tak dokedy máme tento rok otvorené na Štedrý deň?“ Vtedy sa ukáže, že dvaja ľudia si už vypýtali voľno na ten istý týždeň, polovica sezónneho tovaru ešte nie je objednaná a na veľké faktúry zo začiatku decembra nie sú odložené žiadne peniaze.

Pre väčšinu obchodov sú týždne pred sviatkami najsilnejším obdobím roka — a zároveň obdobím, ktoré sa najľahšie pokazí. Nie preto, že by to bolo ťažké, ale preto, že sa v príliš krátkom čase nahromadí príliš veľa drobných rozhodnutí. Ak ich vopred rozložíte po týždňoch, december je jednoducho veľa práce. Ak nie, je to chaos.

Tento článok vám dáva celý sezónny plán: sezónny kalendár od začiatku októbra do polovice januára, personál, sviatočné otváracie hodiny a komunikáciu, sortiment a predobjednávky, akcie, peniaze, plán na dva najrušnejšie dni, dni medzi sviatkami a január. Ako hlavný príklad používame Vianoce a Nový rok; ak vaše hlavné sviatky pripadajú na iný čas, kalendár primerane posuňte. Objednávanie, inventúra, otváracie hodiny a rozpis zmien majú vlastné články — odkazujeme na ne tam, kde treba.

Sezónny kalendár: čo kedy rozhodnúť

Sezóna trvá zhruba pätnásť týždňov: od začiatku októbra do polovice januára. Decembrová špička z nej tvorí len dva či tri týždne, ale jej úspech závisí od desiatich predchádzajúcich. Zmyslom kalendára je, aby každé rozhodnutie dostalo svoj týždeň — pretože čo nie je zapísané, skĺzne do polovice decembra.

Načasovanie objednávok je podrobnejšia otázka: rôzne skupiny tovaru majú rôzne termíny a množstvo sa najlepšie vypočíta z vlastných vlaňajších čísel. Venuje sa tomu náš článok „Kedy podať vianočnú objednávku a koľko objednať“. V sezónnom kalendári stačí poznačiť, ktorá objednávka ide v ktorom týždni.

Personál: dovolenky, zástupy, zaškolenie

V decembri chce mať voľno každý, a každý tých istých pár dní. Ak to nevyriešite v októbri, decembrový rozpis budú určovať žiadosti, nie tržby. A v týždni pred špičkou už nie je čas pokojne zaškoliť nového človeka.

• Žiadosti o dovolenku na december a začiatok januára zozbierajte do polovice októbra a do konca mesiaca ich uzavrite. Kto sa ozve neskôr, prichádza na rad až po už schválených žiadostiach.
• Vopred rozhodnite, v ktoré dni si nikto nemôže vziať voľno — zvyčajne dva najrušnejšie dni a deň pred každým z nich. Povedzte to všetkým rovnako.
• Zástup hľadajte v októbri: bývalý kolega, študent, člen rodiny. V novembri hľadá každý a tí dobrí sú už preč.
• Zástup zaškoľte v novembri, v tichých dopoludniach. Nový človek sa v decembrové popoludnie neučí, ale prežíva.
• Vo veľké dni nenechávajte zástup samého pri pokladnici. Nech dopĺňa, balí a vydáva predobjednávky — narábanie s hotovosťou zostáva tomu, kto to robí roky.
• Počítajte aj s chorobou. V polovici decembra takmer určite niekto vypadne; majte meno, komu môžete zavolať.

Hotový postup na zaškolenie vám dajú dva naše články: „Zaškolenie nového zamestnanca na pokladni za päť minút“ na základy pri pulte a „Ako zaškoliť nového predavača za 3 dni“ na celé prvé dni. Zostavenie rozpisu, meranie špičiek a prekrývania sme rozobrali v článku „Rozpis zmien v obchode“.

Sviatočné otváracie hodiny a komunikácia

Pri sviatočných otváracích hodinách treba rozhodnúť dve veci: kedy budete mať otvorené a ako sa to všetci dozvedia. Pri prvej väčšina obchodníkov zvažuje, koľko tržieb stojí zatvorený deň. Pri druhej si menej z nich uvedomí, že zle zverejnené otváracie hodiny odoženú viac zákazníkov než kratšie.

• Pozrite sa na vlaňajšie predaje rozpísané po dňoch a hodinách. V posledný deň pred sviatkami je popoludnie často prázdne — skoršie zatvorenie často nie je žiadna strata.
• Tržby v dňoch medzi sviatkami sa od obchodu k obchodu veľmi líšia. Na sídlisku sú často silné; v štvrti kancelárií takmer nulové.
• Na Silvestra je špička skoro popoludní a na mnohých miestach večer nepríde nikto. Prvý deň roka je vo väčšine malých obchodov pokojný, ak vôbec smiete otvoriť.
• Ak budete mať zatvorené, povedzte, kde môžu ľudia medzitým nakúpiť — zmienka o susednej pekárni alebo obchode vám získa sympatie, nie stratené tržby.

Nastavenie zápisu na mape sme podrobne rozobrali v článku „Ako ľudia nájdu tvoj obchod na Mapách Google a vo vyhľadávaní“ — sviatočné výnimky sa tam dajú zadať vopred v samostatnom poli. Na sociálnych sieťach je zmena otváracích hodín najdôležitejším príspevkom, aký môže obchodník uverejniť; venuje sa tomu náš článok „Ako propagovať obchod na sociálnych sieťach“. A či sa oplatí mať otvorené o hodinu dlhšie, si vypočítate metódou z článku „Dokedy má byť obchod otvorený?“.

Sortiment: sezónny tovar, darčekové koše, predobjednávky

Pri sezónnom sortimente neznie otázka, čo ešte by ste mohli priviezť, ale čo sa pred sviatkami určite vypredá. Každý sezónny produkt, ktorý je v regáli ešte 2. januára, skončí zlacnený alebo ako odpis. Sezónny regál preto majte krátky a pútavý a postavte ho na vlaňajších číslach, nie na katalógu dodávateľa.

• Trvanlivý sezónny tovar — bonboniéry, sviatočné nápoje, darčekové koše: ten môžete objednať odvážnejšie, lebo časť sa predá aj po sviatkoch, no sviatočný obal v januári už neláka.
• Rýchlo sa kaziaci sviatočný tovar — sviatočné koláče a pečivo, veľké množstvá čerstvého pečiva, suroviny na misy: tie berte len na predobjednávky alebo veľmi opatrne.
• Základný tovar vo väčších množstvách — múka, cukor, maslo, kyslá smotana, vajcia, nealko nápoje, minerálka: tie sa predávajú najspoľahlivejšie a ich nedostatok bolí najviac.
• Drobné darčeky pri pulte — malá čokoláda, sviečky, obálky na darčekové poukážky: málo miesta, malé riziko, dobrá marža.

Darčekové koše a predobjednávky

Darčekové koše fungujú v malom obchode, ak sú jednoduché: tri či štyri hotové zostavy za pevnú cenu, ktoré si zákazník môže pozrieť pri pulte. Zostavy na mieru neberte vo veľké dni — len v novembri, na predobjednávku. Predobjednávky sú najlepším nástrojom sezóny: viete, koľko priviezť, zákazník sa na to môže spoľahnúť a nič vám nezostane na krku.

• Čo: sviatočné koláče, väčšie množstvá pečiva, darčekové koše, zvláštny nápoj alebo syr — veci, ktoré zákazník chce presne na ten deň.
• Termín: aspoň dva či tri pracovné dni pred vašou objednávkou u dodávateľa. Vyveste ho pri pulte a na stránke na sociálnych sieťach.
• Zápis: meno, telefónne číslo, produkt, množstvo, deň vyzdvihnutia. Stačí zošit alebo vytlačený hárok, ale zapisujte vždy na to isté miesto.
• Záloha: pri väčších objednávkach alebo objednávkach na mieru si pýtajte zálohu. Kto zaplatil vopred, príde si to vyzdvihnúť.
• Výdaj: vo veľké dni by mali hotové balíky stáť za pultom podľa mien, v abecednom poradí, aby nikto nemusel hľadať.

Čo vám zostane na krku 2. januára

Pred každou sezónnou objednávkou sa opýtajte: ak z toho zostane tretina, čo s tým urobím 2. januára? Bonboniéry sa dajú ešte predať zlacnené, servítky s vianočným vzorom sa dajú rok uskladniť, so sviatočnými koláčmi nemôžete ani jedno. Kde je odpoveď „nič“, potrebujete menšie množstvo a predobjednávky, nie viac odvahy.

Akcie: kedy áno, kedy nie

V decembri má mnoho obchodníkov pocit, že aj oni musia robiť akcie, lebo ich robia všetci. V poslednom týždni pred sviatkami však ľudia neporovnávajú ceny, ale ponáhľajú sa: kúpia, čo tam je, tam, kde nemusia dlho čakať. Nie je dôvod zlacňovať to, čo si ľudia kúpia aj tak — v tej chvíli je akcia len darom z vlastnej marže.

Akcie sa oplatí naplánovať vopred, aby pokladnica v správny deň sama naúčtovala správnu cenu a nikto nemusel vo veľké dni písať ceny ručne. Podrobne sa tomu venuje náš článok „Časované akcie: nech pokladňa naúčtuje správnu cenu“.

„V decembri zákazníci nehľadajú najlacnejší obchod, ale ten, ktorý má, čo potrebujú, a kde nemusia pol hodiny stáť v rade. Toto musíte zabezpečiť, nie akciu.”

Peniaze: veľký nákup a januárový pokoj

Decembrové tržby vás ľahko presvedčia, že sezóna prináša peniaze. Prináša zisk — ale peniaze prichádzajú v inom čase. Sezónny tovar treba zaplatiť v novembri a začiatkom decembra, keď sa tržby sotva rozbehli; v januári potom tržby klesnú, kým nájom, mzdy a energie zostávajú rovnaké. Príklad nižšie to ukazuje v neutrálnych jednotkách: obrat priemerného mesiaca je 100 jednotiek.

• V októbri si vypočítajte, koľko bude stáť sezónny nákup a kedy prídu faktúry. Termíny splatnosti zapíšte do sezónneho kalendára.
• Požiadajte dodávateľa o dlhšiu splatnosť pri sezónnom tovare — mnohí súhlasia, ak sa opýtate včas.
• Na január odložte aspoň jeden mesiac fixných nákladov. Musí to pochádzať z decembrových tržieb skôr, než ich minete.
• Decembrovú hotovosť nenechávajte v obchode. Vkladajte ju do banky denne alebo aspoň po každom veľkom dni.

Prečo môže byť obchod ziskový a zároveň nemať peniaze a ako vypočítať rezervu, sme podrobne rozobrali v článku „Obchod je ziskový, a predsa nemá peniaze“.

Plán na dva najrušnejšie dni

Vo väčšine malých obchodov nesú veľkú časť sezónnych tržieb dva dni: posledný celý deň pred hlavným sviatkom a Silvester. V tieto dni sa nedá nič vymýšľať za pochodu. Potrebujete plán, ktorý si všetci vypočujú deň vopred a ktorý hovorí aj o tom, čo sa stane, keď sa niečo pokazí.

1. 11. Večer predtým: doplniť a vyložiťKaždý regál plný, sezónny tovar vpredu v sklade, predobjednávky za pultom podľa mien, v abecednom poradí. Čo ešte príde ráno, by malo mať určené miesto, aby nestálo v uličke.
2. 22. Úlohy: kto markuje, kto dopĺňa, kto vydávaJeden človek zostáva pri pokladnici a neodchádza od nej. Druhý dopĺňa, balí, vydáva predobjednávky a v prípade potreby otvorí druhý pult. Každý vie, na koho sa obrátiť s otázkou.
3. 33. Drobné na výdavok a hotovosťMajte dostatok drobných — viac než v priemerný deň. Počas dňa z pokladnice odvádzajte a veľké bankovky odneste na bezpečné miesto vzadu, aby sa hotovosť nehromadila v zásuvke.
4. 44. Krátke kódy pre sezónne produktyKaždý sezónny produkt by mal mať krátky kód alebo vlastné tlačidlo a pri pulte vytlačený zoznam. Ani zástup by nemal musieť hľadať: sviatočný koláč alebo darčekový kôš by mal prejsť dvoma pohybmi.
5. 55. Predobjednávky v samostatnom časePožiadajte zákazníkov, aby si predobjednávky vyzdvihli v určenom časovom okne a podľa možnosti nie v špičke. Výdaj vopred zaplateného balíka by nemal zdržiavať rad.
6. 66. Prestávky mimo špičkyPozrite sa na vlaňajšie predaje po hodinách a prestávky dajte do pokojnejších hodín. Jeden chýbajúci človek v špičke spôsobí dlhší rad než čokoľvek iné za celé popoludnie.
7. 77. Uzávierka: odsúhlasiť pokladnicu ešte v ten deňVeľký deň neprenášajte do ďalšieho. Uzavrite zmenu, odsúhlaste pokladnicu a napíšte krátky zoznam toho, čo sa vypredalo a čo zostalo — to je základ budúcoročného kalendára.

Medzi sviatkami a v januári

Po hlavnom sviatku je obchod unavený a zároveň plný zvyškov. Tieto dni sú na to, aby ste sezónu poriadne uzavreli — skôr než zvyšky tovaru a nedokončené veci skĺznu do ďalšieho roka.

• Roztrieďte odpis na konci sezóny a zapíšte ho s dôvodom: čo je po dátume, čo je poškodené, čo sa už nedá predať. V januári potom uvidíte, koľko sa stratilo a čo sa objednalo navyše.
• Zozbierajte vratky: vyčleňte, čo dodávateľ vezme späť, označte to a dohodnite termín. Čo zostane v kúte skladu, bude vo februári vašou stratou.
• Zvyšky sezónneho tovaru zlacnite naraz medzi sviatkami, kým si ich ľudia ešte vezmú. Sezónny regál by mal byť do polovice januára prázdny.
• Zásobte sa nápojmi a základným tovarom na Silvestra — v mnohých obchodoch je to druhá špička sezóny.
• Ak je koniec roka rozhodujúcim dňom inventúry, pripravte sa na ňu v dňoch medzi sviatkami. Postupu sa venuje náš článok „Koncoročná inventúra v obchode krok za krokom“.
• V prvom týždni roka vráťte otváracie hodiny na bežné všade tam, kde ste zverejnili sviatočné.

V polovici januára si vyhraďte hodinu na vyhodnotenie, kým si ešte pamätáte. Porovnajte tohtoročnú sezónu s vlaňajšou alebo s priemerným mesiacom: čo sa predávalo lepšie, čo zostalo, v ktorej hodine bol rad najdlhší a koľko skončilo ako odpis. Zapíšte si tri veci, ktoré budúci rok urobíte inak — stanú sa prvou stranou budúcoročného sezónneho kalendára.

Časté chyby

• Začať plánovať v novembri. Dovtedy sú dovolenky rozobraté, zástupy zadané a niektoré termíny objednávok už prešli.
• Vyvesiť sviatočné otváracie hodiny len na dvere. Kto si to overuje v telefóne, vyrazí podľa starých údajov v zápise na mape — a nájde zamknuté dvere.
• Zabudnúť ich po sviatkoch vrátiť späť. Zápis, ktorý v januári stále ukazuje „sviatočné otváracie hodiny“, odháňa zákazníkov celé týždne.
• Robiť akcie v poslednom týždni. Zľava na to, čo by si ľudia kúpili aj tak, je čistá stratená marža.
• Priviezť veľké množstvá sviatočných koláčov a rýchlo sa kaziaceho tovaru bez predobjednávok. Čo zostane, to 2. januára nikto nekúpi.
• Zaškoliť zástup v týždni pred špičkou a vo veľký deň ho nechať samého pri pokladnici.
• Považovať decembrové tržby za príjem, a nie za prevádzkový kapitál. Januárový nájom a mzdy sú rovnaké; tržby nie.
• Nezapísať odpis a zvyšky na konci sezóny. Bez toho budúci rok objednáte tú istú chybu znova.

Kontrolný zoznam

V októbri

• Vytiahnite predaje z minulej sezóny rozpísané po dňoch a skupinách tovaru.
• Zozbierajte a uzavrite žiadosti o dovolenku na december a začiatok januára.
• Rozhodnite o sviatočných otváracích hodinách a overte si pravidlá, ktoré platia tam, kde podnikáte.
• Nájdite zástup a dohodnite sa, kedy sa môže prísť učiť.
• Zapíšte termíny objednávok a splatnosti do sezónneho kalendára a naplánujte rezervu.

V novembri

• Zaškoľte zástup v tichých dopoludniach.
• Pridajte sezónne produkty do pokladnice s krátkymi kódmi, vo vlastnej kategórii.
• Zadajte sviatočné otváracie hodiny do zápisu na mape.
• Spustite predobjednávky s termínom a zostavte darčekové koše.
• Pripravte sezónny regál a naplánujte akcie na začiatok sezóny.

V decembri

• Vyveste otváracie hodiny na dvere a na stránku na sociálnych sieťach, aspoň dva týždne vopred.
• Uzavrite predobjednávky v ohlásený deň.
• Dokončite rozpis na dva najrušnejšie dni a prejdite plán.
• Objednajte dostatok drobných a naplánujte odvádzanie hotovosti počas dňa.
• Žiadne akcie v poslednom týždni — len na rýchlo sa kaziaci tovar, pred zatvorením.

Medzi sviatkami a v januári

• Zapíšte odpis na konci sezóny s dôvodom a zozbierajte vratky.
• Zvyšky sezónneho tovaru zlacnite naraz.
• Pripravte a vykonajte inventúru, ak pripadá na koniec roka.
• Všade vráťte otváracie hodiny na bežné.
• Vyhodnoťte sezónu a zapíšte si, čo budúci rok urobíte inak.

Zhrnutie

• O konci roka sa rozhoduje v októbri: vtedy treba vyriešiť dovolenky, otváracie hodiny, sortiment a finančný plán.
• Zostavte si sezónny kalendár od začiatku októbra do polovice januára, s jedným či dvoma rozhodnutiami na každý týždeň.
• Zástup zaškoľte v novembri a vo veľké dni ho nenechávajte samého pri pokladnici.
• Sviatočné otváracie hodiny na troch miestach, rovnaké a včas: dvere, zápis na mape, stránka na sociálnych sieťach — a potom ich vráťte späť.
• Sezónny sortiment majte krátky a postavený na vlaňajších číslach; rýchlo sa kaziaci tovar berte na predobjednávky.
• Nezlacňujte to, čo si ľudia kúpia aj tak; akcie patria na začiatok a koniec sezóny.
• Januárový pokoj potrebuje rezervu aspoň na jeden mesiac fixných nákladov a dva veľké dni potrebujú plán.

Často kladené otázky