Koncoročná inventúra v obchode krok za krokom — s kontrolným zoznamom

Väčšina obchodníkov vníma koncoročnú inventúru ako nepríjemnú povinnosť, ktorú treba nejako odbaviť medzi sviatkami. Dlhý večer, unavení ľudia, ručne písané hárky a na konci číslo, o ktorom nikto nevie naisto, či mu môže veriť.

Inventúra vám však môže dať oveľa viac. Je to jediný raz v roku, keď niekto vezme do ruky každý jeden produkt a ukáže sa, čo je naozaj na regáloch a v sklade. Čokoľvek hovorí vaša evidencia, zošit či tabuľka, je len predpoklad — inventúra je deň, keď tento predpoklad overíte so skutočnosťou.

Tento článok je o praktickom postupe: kedy počítať, čo pripraviť vopred, ako zostaviť inventúrny hárok, ako počítať a čo potom robiť s rozdielmi. Na konci je kontrolný zoznam, ktorý si môžete vytlačiť. Účtovné a právne otázky — či je povinná, do akého termínu, v akej hodnote — tento článok nerieši: vyjasnite si ich so svojím účtovníkom.

Prečo sa oplatí urobiť ju poriadne

Za rok sa zásoba na papieri a zásoba v skutočnosti takmer vždy rozídu. Odpis, ktorý nikto nezapísal; prepravka nealka, ktorú vypil tím; dodávka, v ktorej bolo menej, než uvádzal dodací list; produkt nablokovaný pod zlým kódom. Nič z toho samo osebe nie je veľká vec, no spolu za rok z toho môže byť výrazný rozdiel. Inventúra to vynuluje: odvtedy zase viete, čo máte.

Inventúra má aj druhý prínos, o ktorom sa hovorí menej: každý produkt vám prejde rukami. Vtedy si všimnete tovar, ktorý sa vzadu na regáli mesiace nepohol, krabicu zabudnutú v kúte skladu, položky blížiace sa k dátumu. Tieto informácie majú aspoň takú cenu ako konečný súčet — stanú sa z nich objednávky a rozloženie regálov na budúci rok.

Kedy počítať

Mnohé obchody počítajú v posledných dňoch roka alebo na prelome svojho hospodárskeho roka, lebo vtedy účtovníctvo potrebuje konečný stav zásob. Ktorý deň presne platí pre vás, vám povie účtovník — praktická otázka je, ktorý čas v rámci toho najmenej ruší.

Nech zvolíte akýkoľvek čas: vopred povedzte dodávateľom, aby v deň inventúry nedodávali, alebo požiadajte, aby dodávka prišla pred uzávierkou či po počítaní. Ak chlieb musí prísť tak či tak, odložte ho bokom a prijmite ho až po počítaní. Ak bude obchod zatvorený, dajte včas oznam na dvere — ceduľka týždeň vopred ušetrí stálym zákazníkom zamknuté dvere.

Príprava: týždeň až dva vopred

Tajomstvom dobrej inventúry je, že v samotný deň zostáva už len počítanie. Všetko, čo si vyžaduje rozhodnutie — čo je jedna jednotka, kam patria otvorené balenia, ktorá krabica je vratka — treba rozhodnúť vopred. Kto začne premýšľať uprostred počítania, bude pomalý a bude sa mýliť.

• Vyraďte tovar po záruke a poškodený tovar a zapíšte ho ako odpis. Čo nechcete počítať, musí pred inventúrou zmiznúť — zapísané, nie len vyhodené.
• Pomaly predajné zásoby sa pokúste dopredať. Malá akcia v týždňoch predtým znamená menej počítania a menej viazaných peňazí.
• Upracte sklad: rovnaký produkt na jednom mieste, krabice štítkami von, otvorené balenia zvlášť. V neporiadnom sklade trvá počítanie dvakrát dlhšie.
• Rozdeľte obchod na očíslované zóny: podľa radu regálov, podľa chladničky, podľa police v sklade. Každej zóne dajte lístok s jej číslom, aby sa nič nevynechalo a nič sa neocitlo na hárku dvakrát.
• Pre každú zónu pripravte inventúrny hárok. Jeden hárok na zónu — hárky sa tak dajú rozdať a potom vidíte, ktorá časť chýba.
• Odložte bokom a označte všetko, čo nie je vaše alebo nepatrí k vašim zásobám: tovar vracaný dodávateľovi, komisionálny tovar, odložené objednávky zákazníkov, ktoré ešte nie sú zaplatené.
• Zapíšte si číslo posledného zaúčtovaného dodacieho listu a čas posledného predaja. Vďaka tomu neskôr oddelíte, čo sa stalo pred inventúrou a čo po nej.

Jednotky a otvorené balenia

Najčastejšou chybou pri inventúre nie je zlé spočítanie, ale zlá jednotka. Jeden počíta na prepravky, druhý na kusy, tretí berie poloprázdnu tácku ako celú. Rozhodnite to vopred a na inventúrny hárok napíšte, ktorý produkt sa počíta v akej jednotke.

Inventúrny hárok: ako ho zostaviť

Inventúrny hárok nemusí byť zložitý, ale niekoľko stĺpcov je nevyhnutných. Jeden hárok má patriť jednej zóne, s miestom na druhé počítanie a poznámku. Oplatí sa vopred vytlačiť názvy produktov a jednotky, aby počítajúci vypĺňal len množstvo — očakávané množstvo však naň netlačte.

Tím a úlohy

Počítať môžete aj sami, ale vo dvojici je to oveľa presnejšie a prekvapivo aj rýchlejšie. Ten, kto počíta, nepíše a nestratí niť; ten, kto píše, dbá na to, aby prišiel na rad každý produkt. V malom obchode zvyčajne bohato stačia dve dvojice.

• Počítajúci: vezme produkt do ruky, nahlas povie názov a množstvo. Nepíše, nepozerá do hárku.
• Zapisovateľ: zapisuje, čo počuje, a dbá na to, aby bol vyplnený každý riadok. Ak niečo na hárku nie je, pridá nový riadok.
• Nikto nepočíta svoju vlastnú zónu. Kto celý rok dopĺňal ten regál, uvidí číslo v hlave — to nie je nedôvera, to je ľudská povaha.
• Drahé položky — tabak, liehoviny, kávu, sladkosti pri pulte — prepočíta ešte raz druhá dvojica, nezávisle.
• Majte jedného koordinátora — často vás —, ktorý rozdáva a zbiera hárky a rozhoduje sporné prípady. Nepočíta; dohliada.
• Každé dve hodiny si dajte krátku prestávku. Unavený počítajúci nie je pomalší, len menej presný.

Deň inventúry krok za krokom

1. 11. Uzávierka v pevnom časePovedzte to nahlas a zapíšte: od tejto minúty žiadny predaj a žiadny príjem. Uzavrite deň na pokladnici a poznačte si čas posledného bloku. Čokoľvek sa pohne potom, treba riešiť zvlášť.
2. 22. Krátka porada s tímomDesať minút: ktorá dvojica dostane ktorú zónu, aká je jednotka pri zložitých produktoch, čo s otvorenými baleniami a poškodeným tovarom a koho sa pýtať. Otázka vyriešená tu sa neskôr nezmení na hádku.
3. 33. Zóna po zóne, v poradí číselKaždá dvojica začína svojimi hárkami. Nikto neodbieha inam, kým nedokončí zónu — napoly spočítaný regál je najčastejší dôvod, prečo sa niečo vynechá alebo objaví dvakrát.
4. 44. Zľava doprava, zhora nadolNa každom regáli rovnaké poradie. Ak postupujete vždy rovnako, nikto si nemusí pamätať, kde skončil, a po prerušení hneď pokračujete.
5. 55. Spočítaný úsek označteLístok alebo fajka na lístku zóny: tento úsek je hotový. Ak sa tam niekto dostane neskôr, vidí, že tam už nie je čo robiť — a vy vidíte, čo je ešte pred vami.
6. 66. Počítajte naslepo, nie z evidenciePočítajúci sa pozerá na regál, nie do hárku ani na obrazovku. Čo napočítal, to sa zapíše, aj keď to vyzerá čudne. S čudnými číslami sa zaoberáte neskôr, nie teraz.
7. 77. Výberové prepočítanieZ každej zóny vyberte niekoľko riadkov a nechajte ich prepočítať inú dvojicu. Ak sedia, zóna je v poriadku. Ak nie, oplatí sa prepočítať celú zónu — chyba zriedka zostane v jednom riadku.
8. 88. Zozbierajte a skontrolujte hárkySkôr než ktokoľvek odíde domov, prejdite ich: je hárok pre každú zónu, je vyplnený každý riadok, je podpísaný? Chýbajúci hárok teraz vyriešite za dve minúty; zajtra sa už vyriešiť nedá.

„V deň inventúry netreba byť dôvtipný. Každé rozhodnutie musí padnúť vopred — v daný deň už len počítate, pomaly a rovnako, regál za regálom.”

Potom: čo s rozdielmi

Ak vediete evidenciu — tabuľku alebo program —, po inventúre porovnáte spočítané množstvo s očakávaným. Rozdiely budú takmer určite. Nezačínajte súčtom, ale najväčšími jednotlivými rozdielmi: jeden či dva produkty často tvoria väčšinu medzery a pri nich máte najväčšiu šancu nájsť príčinu.

O príčinách rozdielov sme podrobnejšie písali v článku o mankách na sklade: manko sa zvyčajne skladá zo štyroch vecí — spotreby personálu, odpisu, administratívnej chyby a krádeže — a každá si žiada inú reakciu. Ak sa odpis a spotreba personálu počas roka zapisovali — napríklad v Boltom App, ktorá ich zapisuje pri pokladnici s dôvodom a menom —, časť rozdielu zisteného pri inventúre sa dá vysvetliť, namiesto toho, aby zostala záhadou.

V akej cene oceniť zásoby

Spočítané množstvo treba v nejakej cene premeniť na peniaze. Pre väčšinu malých obchodov je bežnou praxou nákupná cena, lebo ukazuje, koľko peňazí je na regáloch skutočne viazaných — predajná cena ukazuje očakávaný obrat, nie hodnotu zásob. Ktorá metóda je vo vašom prípade prijateľná a ako naložiť s nákupnými cenami, ktoré sa počas roka zmenili, rozhodne váš účtovník.

Uchovanie záznamov a ciele na budúci rok

Vyplnené, podpísané inventúrne hárky vložte do šanónu a ak môžete, aj ich odfoťte. Ak budete mať vy alebo účtovník neskôr otázku, tu ju nájdete. Potom si zapíšte tri veci: ktorá zóna trvala najdlhšie, pri ktorom produkte bol najväčší rozdiel a čo by ste urobili inak. To sa stane plánom inventúry na budúci rok — a často ukáže, že niekoľko skupín produktov sa oplatí počítať aj počas roka mesačne.

Kontrolný zoznam

Dva týždne vopred

• Overte si u účtovníka: ktorý deň, v akej hodnote a v akej forme chce výsledok.
• Vyberte deň a čas inventúry a oznámte ich tímu.
• Povedzte dodávateľom, aby v ten deň nedodávali.
• Začnite dopredávať pomaly predajné zásoby.
• Ak bude obchod zatvorený, dajte oznam na dvere.

Deň vopred

• Vyraďte tovar po záruke a poškodený tovar a zapíšte ho ako odpis.
• Upracte sklad a rozmiestnite lístky zón.
• Vytlačte inventúrne hárky podľa zón, s produktmi a jednotkami, bez očakávaných množstiev.
• Odložte bokom a označte vratky, komisionálny tovar a odložené objednávky zákazníkov.
• Pripravte perá, podložky, váhu a kalkulačku.

V deň inventúry

• Zapíšte čas uzávierky, posledný blok a posledný dodací list.
• Urobte desaťminútovú poradu s rozdelením dvojíc a zón.
• Počítajte zónu po zóne, zľava doprava, zhora nadol, naslepo.
• Drahé položky nechajte spočítať druhú dvojicu.
• V každej zóne urobte výberové prepočítanie.
• Skôr než ktokoľvek odíde domov, zozbierajte a skontrolujte hárky.

Potom

• Porovnajte spočítané množstvá s evidenciou a začnite najväčšími rozdielmi.
• Ku každému veľkému rozdielu nájdite príčinu skôr, než sa začnete niekoho vypytovať.
• Oceňte zásoby tak, ako ste sa dohodli s účtovníkom, a odovzdajte výsledok.
• Podpísané inventúrne hárky založte a odfoťte.
• Poznačte si, čo trvalo dlho a čo by ste budúci rok urobili inak.

Čo nerobiť

• Nepočítajte počas otváracích hodín, ak nemusíte. Čo sa počas počítania predá, bude chýbať buď v inventúre, alebo v predaji.
• V deň inventúry nepreberajte dodávky. Napoly vybalená paleta je najrýchlejší spôsob, ako dosiahnuť, že čísla nebudú sedieť.
• Netlačte na inventúrny hárok očakávané množstvo. Kto vie, koľko by toho malo byť, nájde presne toľko.
• Nenechávajte každého počítať vlastný regál. Nejde o poctivosť, ale o to, že známy regál vidíme pamäťou.
• Tovar predávaný na váhu neodhadujte. Odvážte ho — odhad je najslabším miestom inventúry.
• Nezačínajte ľudí podozrievať na základe súčtu. Najprv nájdite príčinu rozdielu; väčšinou ide o administratívu.
• Inventúrne hárky nevyhadzujte, hneď ako máte číslo. Ako dlho ich uchovávať, vám presne povie účtovník.

Zhrnutie

• Inventúra je deň, keď namiesto evidencie vidíte skutočnosť — oplatí sa ju urobiť poriadne.
• Vyberte si pokojný deň alebo počítajte po zatvorení a v ten deň nemajte žiadne dodávky.
• Týždeň až dva vopred: vyradiť, upratať sklad, očíslovať zóny, jeden inventúrny hárok na zónu, jednotky rozhodnuté vopred.
• V daný deň: pevná uzávierka, počítanie vo dvojiciach, zľava doprava a zhora nadol, naslepo, s výberovým prepočítaním.
• Potom začnite veľkými rozdielmi a ku každému nájdite príčinu.
• V právnych a účtovných otázkach — povinnosť, termín, oceňovanie, uchovávanie záznamov — má posledné slovo váš účtovník.

Často kladené otázky