Popis na kraju godine u prodavnici, korak po korak — s kontrolnom listom

Većina prodavaca popis na kraju godine doživljava kao neprijatnu obavezu koju treba nekako obaviti između praznika. Duga večer, umorni ljudi, rukom pisane liste i na kraju broj za koji niko nije baš siguran da mu može verovati.

Ipak, popis vam može dati mnogo više od toga. To je jedini put u godini kada neko uzme u ruke svaki pojedinačni proizvod i ispostavi se šta zaista ima na policama i u magacinu. Šta god kažu vaša evidencija, sveska ili tabela, to je samo pretpostavka — popis je dan kada tu pretpostavku proveravate u odnosu na stvarnost.

Ovaj članak govori o praktičnom postupku: kada brojati, šta pripremiti unapred, kako urediti popisnu listu, kako brojati i šta posle raditi s razlikama. Na kraju je kontrolna lista koju možete da odštampate. Računovodstvena i pravna pitanja — da li je obavezan, do kog roka, po kojoj vrednosti — ovaj članak ne rešava: njih razjasnite sa svojim knjigovođom.

Zašto se isplati uraditi ga kako treba

Tokom godine zaliha na papiru i zaliha u stvarnosti skoro se uvek razilaze. Otpis koji niko nije zapisao; gajba sokova koju je ekipa popila; isporuka u kojoj je bilo manje nego što je pisalo na otpremnici; proizvod otkucan pod pogrešnom šifrom. Ništa od toga samo po sebi nije velika stvar, ali zajedno, tokom godine, može da se sabere u značajnu razliku. Popis to vraća na nulu: od tada ponovo znate šta imate.

Popis ima i drugu korist o kojoj se manje govori: svaki proizvod prođe kroz vaše ruke. Tada primetite robu koja se mesecima nije pomerila u dnu police, kutiju zaboravljenu u uglu magacina, artikle kojima se bliži rok. Ta informacija vredi najmanje koliko i konačni zbir — iz nje nastaju naručivanje i raspored polica za sledeću godinu.

Kada brojati

Mnoge prodavnice broje poslednjih dana u godini ili na prelazu poslovne godine, jer tada knjigovodstvu treba zaliha na kraju perioda. Koji dan tačno važi za vas reći će vam knjigovođa — praktično pitanje je koje vreme unutar toga najmanje remeti posao.

Koje god vreme izaberete: unapred javite dobavljačima da na dan popisa ne isporučuju, ili tražite da isporuka stigne pre preseka ili posle brojanja. Ako hleb mora da stigne u svakom slučaju, sklonite ga u stranu i primite ga tek posle brojanja. Blagovremeno stavite obaveštenje na vrata ako će prodavnica biti zatvorena — natpis nedelju dana ranije poštedeće vaše stalne kupce zaključanih vrata.

Priprema: nedelju do dve ranije

Tajna dobrog popisa je u tome da na sam dan ostane samo brojanje. Sve što zahteva odluku — šta se računa kao jedna jedinica, kuda idu otvorena pakovanja, koja kutija je povrat — mora da se odluči unapred. Ko počne da razmišlja usred brojanja, biće spor i praviće greške.

• Uklonite robu kojoj je istekao rok i oštećenu robu i evidentirajte je kao otpis. Ono što ne želite da brojite mora da nestane pre popisa — evidentirano, ne samo bačeno.
• Pokušajte da rasprodate robu koja se sporo kreće. Mala akcija u nedeljama pre toga znači manje brojanja i manje vezanog novca.
• Sredite magacin: isti proizvod na jednom mestu, kutije s nalepnicama okrenutim napolje, otvorena pakovanja odvojeno. U neuređenom magacinu brojanje traje duplo duže.
• Podelite prodavnicu na numerisane zone: po nizu polica, po frižideru, po polici u magacinu. Svakoj zoni dajte ceduljicu s njenim brojem, da se ništa ne propusti i da ništa ne završi dvaput na listi.
• Za svaku zonu pripremite popisnu listu. Jedna lista po zoni — tako se liste mogu podeliti, a posle se vidi koji deo nedostaje.
• Sklonite i označite sve što nije vaše ili nije deo vaših zaliha: robu koja se vraća dobavljaču, robu u komisionu, odložene a još neplaćene porudžbine kupaca.
• Zapišite broj poslednje proknjižene otpremnice i vreme poslednje prodaje. Tako kasnije možete da razdvojite šta se dogodilo pre popisa, a šta posle.

Jedinice i otvorena pakovanja

Najčešća greška na popisu nije pogrešno brojanje, već pogrešna jedinica. Jedan broji u gajbama, drugi na komad, treći polupraznu podlogu računa kao celu. Odlučite unapred i na popisnu listu napišite koji se proizvod broji u kojoj jedinici.

Popisna lista: kako je urediti

Popisna lista ne mora da bude komplikovana, ali nekoliko kolona je neophodno. Jedna lista treba da pripada jednoj zoni, s mestom za ponovno brojanje i napomenu. Isplati se unapred odštampati nazive proizvoda i jedinice, tako da onaj ko broji upisuje samo količinu — ali očekivanu količinu nemojte da štampate na nju.

Ekipa i uloge

Možete brojati i sami, ali u paru je mnogo tačnije i, iznenađujuće, i brže. Onaj ko broji ne piše i ne gubi nit; onaj ko piše pazi da svaki proizvod dođe na red. U maloj prodavnici dva para su obično i više nego dovoljna.

• Brojač: uzima proizvod, naglas izgovara naziv i količinu. Ne piše, ne gleda u listu.
• Zapisničar: beleži ono što čuje i pazi da svaki red bude popunjen. Ako nečega nema na listi, dodaje novi red.
• Niko ne broji svoju zonu. Ko je tu policu punio celu godinu, videće broj u glavi — to nije nepoverenje, to je ljudska priroda.
• Artikle velike vrednosti — duvan, žestoka pića, kafu, slatkiše pored pulta — nezavisno ponovo broji drugi par.
• Neka postoji jedan koordinator — često vi — koji deli i skuplja liste i rešava sporne slučajeve. On ne broji; on drži sve na oku.
• Na svaka dva sata napravite kratku pauzu. Umoran brojač nije sporiji, samo je manje tačan.

Dan popisa, korak po korak

1. 11. Presek u tačno određeno vremeIzgovorite to naglas i zapišite: od ovog minuta nema prodaje ni prijema. Zatvorite dan na kasi i zabeležite vreme poslednjeg računa. Sve što se posle toga pomeri mora da se vodi posebno.
2. 22. Kratak dogovor s ekipomDeset minuta: koji par dobija koju zonu, koja je jedinica za nezgodne proizvode, šta s otvorenim pakovanjima i oštećenom robom i koga pitati kada postoje pitanja. Pitanje rešeno ovde kasnije neće postati svađa.
3. 33. Zonu po zonu, po redosledu brojevaSvaki par počinje sa svojim listama. Niko ne skače negde drugde pre nego što završi zonu — napola urađena polica najčešći je razlog da se nešto propusti ili pojavi dvaput.
4. 44. Sleva nadesno, odozgo nadoleIsti redosled na svakoj polici. Ako se uvek krećete na isti način, niko ne mora da pamti gde je stao, a posle prekida možete odmah da nastavite.
5. 55. Označite svaki deo kada je prebrojanCeduljica ili kvačica na ceduljici zone: ovaj deo je gotov. Ako neko kasnije stigne tu, vidi da nema više šta da se radi — a vi vidite šta je još preostalo.
6. 66. Brojite naslepo, ne iz evidencijeBrojač gleda u policu, ne u listu ili ekran. Šta god prebroji, zapisuje se, čak i ako izgleda čudno. Čudnim brojevima bavite se kasnije, ne sada.
7. 77. Kontrolno ponovno brojanjeIz svake zone izaberite nekoliko redova i neka ih drugi par ponovo prebroji. Ako se poklapaju, zona je u redu. Ako ne, isplati se ponovo prebrojati celu zonu — greška retko ostane u jednom redu.
8. 88. Skupite i proverite listePre nego što iko ode kući, prođite kroz njih: postoji li lista za svaku zonu, da li je svaki red popunjen, da li je potpisana? Lista koja nedostaje sada se sredi za dva minuta; sutra se ne može srediti.

„Na dan popisa ne morate da budete pametni. Svaka odluka mora da bude doneta unapred — tog dana samo brojite, polako i na isti način, policu za policom.”

Posle toga: šta raditi s razlikama

Ako vodite evidenciju — tabelu ili program — posle popisa poredite prebrojanu količinu s očekivanom. Razlika će skoro sigurno biti. Ne počinjite od zbira, već od najvećih pojedinačnih razlika: jedan ili dva proizvoda često čine najveći deo manjka, i kod njih imate najviše šanse da pronađete uzrok.

O uzrocima razlika detaljnije smo pisali u članku o manjku robe: manjak se obično sastoji od četiri stvari — potrošnje osoblja, otpisa, administrativne greške i krađe — i svaka zahteva drugačiji odgovor. Ako su otpis i potrošnja osoblja beleženi tokom godine — na primer u Boltom Appu, koji ih beleži za kasom s razlogom i imenom — onda deo razlike utvrđene na popisu može da se objasni, umesto da ostane misterija.

Po kojoj ceni vrednovati zalihu

Prebrojanu količinu treba po nekoj ceni pretvoriti u novac. Za većinu malih prodavnica uobičajena praksa je nabavna cena, jer pokazuje koliko je novca zaista vezano na policama — prodajna cena pokazuje očekivani prihod, a ne vrednost zaliha. Koji je metod prihvaćen u vašem slučaju i kako postupati s nabavnim cenama koje su se menjale tokom godine, odlučuje vaš knjigovođa.

Čuvanje dokumentacije i ciljevi za sledeću godinu

Popunjene, potpisane popisne liste stavite u fasciklu i, ako možete, fotografišite ih. Ako kasnije vaš knjigovođa ili vi imate pitanje, ovde ćete moći da proverite. Zatim za sebe zapišite tri stvari: koja je zona trajala najduže, koji je proizvod imao najveću razliku i šta biste uradili drugačije. To postaje plan za popis sledeće godine — i često pokaže da se neke grupe proizvoda isplati brojati mesečno i tokom godine.

Kontrolna lista

Dve nedelje ranije

• Proverite sa svojim knjigovođom: koji dan, po kojoj vrednosti, u kom obliku želi rezultat.
• Izaberite dan i vreme popisa i obavestite ekipu.
• Javite dobavljačima da tog dana ne isporučuju.
• Počnite da rasprodajete robu koja se sporo kreće.
• Stavite obaveštenje na vrata ako će prodavnica biti zatvorena.

Dan ranije

• Uklonite robu kojoj je istekao rok i oštećenu robu i evidentirajte je kao otpis.
• Sredite magacin i postavite ceduljice zona.
• Odštampajte popisne liste po zonama, s proizvodima i jedinicama, bez očekivanih količina.
• Sklonite i označite povrate, robu u komisionu i odložene porudžbine kupaca.
• Pripremite olovke, podloge za pisanje, vagu i kalkulator.

Na dan popisa

• Zabeležite vreme preseka, poslednji račun i poslednju otpremnicu.
• Održite desetominutni dogovor i podelite parove i zone.
• Brojite zonu po zonu, sleva nadesno, odozgo nadole, naslepo.
• Neka drugi par prebroji artikle velike vrednosti.
• U svakoj zoni uradite kontrolno ponovno brojanje.
• Pre nego što iko ode kući, skupite i proverite liste.

Posle toga

• Uporedite prebrojane količine sa svojom evidencijom i krenite od najvećih razlika.
• Za svaku veliku razliku pronađite uzrok pre nego što ikoga ispitujete.
• Vrednujte zalihu onako kako ste se dogovorili s knjigovođom i predajte rezultat.
• Arhivirajte i fotografišite potpisane popisne liste.
• Zapišite šta je dugo trajalo i šta biste sledeće godine uradili drugačije.

Šta ne raditi

• Ne brojite tokom radnog vremena ako ne morate. Šta god se proda tokom brojanja, nedostajaće ili na popisu ili u prodaji.
• Ne primajte isporuke na dan popisa. Napola raspakovana paleta najbrži je način da se brojke ne poklope.
• Ne štampajte očekivanu količinu na popisnu listu. Ko zna koliko bi trebalo da ima, naći će upravo toliko.
• Ne dozvolite da svako broji svoju policu. Ne radi se o poštenju, već o tome što poznatu policu gledamo sećanjem.
• Ne procenjujte robu koja se prodaje na meru. Izmerite je — procena je najslabija tačka popisa.
• Ne počinjite da sumnjate u ljude na osnovu zbira. Najpre pronađite uzrok razlike; najčešće je u pitanju administracija.
• Ne bacajte popisne liste čim dobijete broj. Vaš knjigovođa može da vam kaže tačno koliko dugo treba da ih čuvate.

Sažetak

• Popis je dan kada vidite stvarnost umesto svoje evidencije — isplati se uraditi ga kako treba.
• Izaberite miran dan ili brojite posle zatvaranja, i tog dana nemojte imati isporuke.
• Nedelju do dve ranije: raščišćavanje, sređen magacin, numerisane zone, jedna popisna lista po zoni, jedinice određene unapred.
• Na sam dan: tačno određen presek, brojanje u parovima, sleva nadesno i odozgo nadole, naslepo, s kontrolnim ponovnim brojanjem.
• Posle toga krenite od velikih razlika i za svaku pronađite uzrok.
• O pravnim i računovodstvenim pitanjima — obavezi, roku, vrednovanju, čuvanju dokumentacije — poslednju reč ima vaš knjigovođa.

Često postavljana pitanja