Yıl sonuna hazırlık: ekimden ocağa dükkânınız için bir sezon planı

Küçük dükkânların çoğunda yıl sonu, bir kasım sabahı birinin şunu sormasıyla başlar: “Bu yıl yılbaşı gecesi saat kaça kadar açığız?” İşte o zaman iki kişinin aynı hafta için izin istediği, sezonluk malların yarısının henüz sipariş edilmediği ve aralık başının büyük faturaları için hiç para ayrılmadığı ortaya çıkar.

Çoğu dükkân için tatillerden önceki haftalar yılın en güçlü dönemidir — ve hata yapmaya en müsait olanı. Zor olduğu için değil, çok az zamanda çok fazla küçük karar birikir. Bunları önceden haftalara yayarsanız aralık yalnızca çok iştir. Yaymazsanız kaostur.

Bu yazı size sezon planının tamamını veriyor: ekim başından ocak ortasına kadar bir sezon takvimi, personel, tatil çalışma saatleri ve duyurular, ürün yelpazesi ve ön siparişler, kampanyalar, nakit, en yoğun iki gün için bir plan, iki zirve arasındaki günler ve ocak. Ana örnek olarak yıl sonu tatillerini ve yılbaşını kullanıyoruz; sizin ana bayramlarınız başka bir zamana denk geliyorsa takvimi buna göre kaydırın. Siparişin, sayımın, çalışma saatlerinin ve vardiya planlamasının kendi yazıları var — gerektiği yerde onlara atıf yapıyoruz.

Sezon takvimi: neye ne zaman karar verilir

Sezon kabaca on beş hafta sürer: ekim başından ocak ortasına kadar. Aralık zirvesi bunun yalnızca iki üç haftasıdır, ama başarısı önceki on haftaya bağlıdır. Takvimin amacı her karara bir hafta vermektir — çünkü yazılmayan her şey aralığın ortasına kayar.

Siparişlerin zamanlaması daha ayrıntılı bir sorudur: farklı ürün gruplarının farklı son tarihleri vardır ve miktar en iyi geçen yılki kendi rakamlarınızdan hesaplanır. Bunu “Yılbaşı siparişini ne zaman vermeli ve ne kadar sipariş etmeli” yazımızda anlatıyoruz. Sezon takviminde hangi siparişin hangi hafta çıktığını not etmek yeterlidir.

Personel: izinler, yedekler, eğitim

Aralıkta herkes izin ister ve herkes aynı birkaç günü ister. Bunu ekimde halletmezseniz aralık vardiya çizelgesini işin yoğunluğu değil, talepler belirler. Zirveden önceki haftada ise yeni birini sakin sakin eğitecek zaman kalmaz.

• Aralık ve ocak başı için izin taleplerini ekim ortasına kadar toplayın ve ay sonuna kadar kapatın. Daha sonra soran, zaten onaylanmış taleplerden sonra gelir.
• Hangi günlerde kimsenin izin alamayacağına önceden karar verin — tipik olarak en yoğun iki gün ve her birinden önceki gün. Bunu herkese aynı şekilde söyleyin.
• Ekimde bir yedek eleman arayın: eski bir çalışma arkadaşı, bir öğrenci, bir aile üyesi. Kasıma gelindiğinde herkes arıyordur ve iyileri kapılmıştır.
• Yedek elemanı kasımda, sakin sabahlarda eğitin. Bir aralık öğleden sonrasında yeni biri öğrenmez, hayatta kalmaya çalışır.
• Büyük günlerde yedek elemanı kasada yalnız bırakmayın. Rafları doldursun, paketlesin ve ön siparişleri teslim etsin — nakit işlemleri yıllardır bu işi yapan kişide kalır.
• Hastalık için de plan yapın. Aralık ortasında neredeyse kesinlikle biri düşecektir; arayabileceğiniz bir isim olsun.

İki yazımız size eğitim için hazır bir program veriyor: tezgâhtaki temel bilgiler için “Yeni bir çalışanı kasada beş dakikada yetiştirmek”, ilk günlerin tamamı için “Yeni bir tezgâhtar 3 günde nasıl yetiştirilir”. Vardiya çizelgesini kurmayı, yoğun saatleri ve çakışmaları ölçmeyi “Dükkânda vardiya planlaması” yazısında anlattık.

Tatil çalışma saatleri ve duyurular

Tatil çalışma saatleri konusunda karar verilecek iki şey vardır: ne zaman açık olacağınız ve herkesin bunu nasıl öğreneceği. İlkinde çoğu dükkân sahibi kapalı bir günün ne kadar ciroya mal olduğunu düşünür. İkincisinde ise daha azı, kötü duyurulmuş çalışma saatlerinin kısaltılmış saatlerden daha fazla müşteri kaçırdığını hesaba katar.

• Geçen yılın satışlarına gün ve saat bazında bakın. Tatilden önceki son günün öğleden sonrası çoğu zaman boştur — erken kapatmak çoğu zaman bir kayıp değildir.
• İki zirve arasındaki günlerdeki iş dükkândan dükkâna çok değişir. Bir konut sitesinde çoğu zaman güçlüdür; bir ofis bölgesinde neredeyse hiç yoktur.
• Yılbaşı gecesi zirve öğleden sonranın başındadır ve birçok yerde akşam kimse gelmez. Yılın ilk günü, açmanıza izin varsa bile, küçük dükkânların çoğunda sessizdir.
• Kapalı olacaksanız insanların bunun yerine nereden alışveriş yapabileceğini söyleyin — komşu bir fırını ya da dükkânı anmak kaybedilen iş değil, iyi niyet kazandırır.

Harita kaydınızı kurmayı “İnsanlar dükkânını Google Haritalar'da ve aramada nasıl buluyor” yazısında ayrıntılı olarak anlattık — tatil istisnaları orada ayrı bir alana önceden girilebilir. Sosyal medyada çalışma saatlerindeki bir değişiklik, bir dükkân sahibinin yapabileceği en önemli paylaşımdır; “Dükkânınızı sosyal medyada nasıl tanıtırsınız” yazımız bunu ele alıyor. Bir saat için açık kalmaya değip değmediğini de “Dükkânınız saat kaça kadar açık olmalı?” yazısındaki yöntemle hesaplayabilirsiniz.

Ürün yelpazesi: sezonluk mallar, hediye sepetleri, ön siparişler

Sezonluk ürün yelpazesinde soru, başka neler getirebileceğiniz değil, tatillerden önce neyin kesinlikle tükeneceğidir. 2 Ocak'ta hâlâ rafta duran her sezonluk ürün indirime ya da fireye gider. Bu yüzden sezonluk rafı kısa ve göz alıcı tutun ve onu tedarikçinin kataloğuna değil, geçen yılın rakamlarına dayandırın.

• Uzun ömürlü sezonluk mallar — kutulu şekerlemeler, özel gün içecekleri, hediye sepetleri: bunları daha cesur sipariş edebilirsiniz, çünkü bir kısmı tatilden sonra da satar, ama özel gün ambalajının ocakta çekiciliği yoktur.
• Çabuk bozulan özel gün ürünleri — özel gün pastaları ve tatlıları, büyük partiler hâlinde taze fırın ürünleri, tabaklar için malzemeler: bunları yalnızca ön siparişe karşı ya da çok temkinli alın.
• Daha büyük miktarlarda temel ürünler — un, şeker, tereyağı, krema, yumurta, meşrubat, maden suyu: bunlar en güvenilir biçimde satar ve tükenmeleri en çok acıtır.
• Tezgâhın yanında küçük hediyeler — küçük bir çikolata, mumlar, hediye kartı zarfları: az yer, az risk, iyi marj.

Hediye sepetleri ve ön siparişler

Hediye sepetleri küçük bir dükkânda basit olurlarsa işe yarar: müşterinin tezgâhın yanında görebileceği, sabit fiyatlı üç dört hazır seçki. Büyük günlerde özel seçki siparişi almayın — yalnızca kasımda, ön siparişe karşı. Ön siparişler sezonun en iyi aracıdır: ne kadar getireceğinizi bilirsiniz, müşteri güvenebilir ve elinizde hiçbir şey kalmaz.

• Ne: özel gün pastaları, daha büyük miktarlarda fırın ürünü, hediye sepetleri, özel bir içecek ya da peynir — müşterinin tam o gün için istediği şeyler.
• Son tarih: tedarikçiye vereceğiniz siparişten en az iki üç iş günü önce. Tezgâhta ve sosyal medya sayfanızda gösterin.
• Kayıt: ad, telefon numarası, ürün, miktar, teslim alma günü. Bir defter ya da basılı bir liste yeterlidir, ama her zaman aynı yere yazın.
• Kapora: daha büyük ya da özel siparişler için kapora isteyin. Önceden ödeme yapan kişi almaya gelir.
• Teslim: büyük günlerde hazır paketler tezgâhın arkasında isme göre, alfabetik sırayla durmalı, böylece kimse aramak zorunda kalmaz.

2 Ocak'ta elinizde ne kalır

Her sezonluk siparişten önce kendinize sorun: bunun üçte biri kalırsa 2 Ocak'ta onunla ne yapacağım? Kutulu şekerlemeler hâlâ indirimle satılabilir, yılbaşı desenli peçeteler bir yıl saklanabilir, özel gün pastalarıyla ikisini de yapamazsınız. Cevabın “hiçbir şey” olduğu yerde daha fazla cesarete değil, daha küçük bir miktara ve ön siparişlere ihtiyacınız var.

Kampanyalar: ne zaman evet, ne zaman hayır

Aralıkta birçok dükkân sahibi, herkes yaptığı için kendisinin de kampanya yapması gerektiğini hisseder. Oysa tatillerden önceki son haftada insanlar fiyat karşılaştırmaz, acele eder: orada ne varsa, uzun beklemek zorunda kalmadıkları yerden alırlar. İnsanların zaten alacağı şeyin fiyatını düşürmeye gerek yoktur — o noktada kampanya, kendi marjınızdan verilmiş bir hediyeden ibarettir.

Kampanyaları önceden planlamaya değer; böylece doğru günde kasa doğru fiyatı kendiliğinden okur ve büyük günlerde kimse elle fiyat yazmak zorunda kalmaz. “Zamanlı kampanyalar: doğru fiyatı kasa okusun” yazımız bunu ayrıntılı olarak ele alıyor.

„Aralıkta müşteri en ucuz dükkânı değil, ihtiyacı olan şeyin bulunduğu ve yarım saat kuyrukta beklemek zorunda kalmadığı dükkânı arar. Sağlamanız gereken bu, kampanya değil.”

Nakit: büyük alım ve ocak sessizliği

Aralık hasılatı sizi sezonun para getirdiğine kolayca inandırabilir. Kâr getirir — ama nakdin zamanlaması farklıdır. Sezonluk malların parası kasımda ve aralık başında, iş henüz zar zor canlanmışken ödenmelidir; sonra ocakta iş geriler, kira, maaşlar ve faturalar ise aynı kalır. Aşağıdaki örnek bunu nötr birimlerle gösteriyor: ortalama bir ayın cirosu 100 birimdir.

• Ekimde sezonluk alımın ne kadara mal olacağını ve faturaların ne zaman geleceğini hesaplayın. Ödeme son tarihlerini sezon takvimine girin.
• Tedarikçinizden sezonluk mallar için daha uzun ödeme vadesi isteyin — zamanında sorarsanız birçoğu kabul eder.
• Ocak için en az bir aylık sabit gideri kenara koyun. Bu, aralık hasılatından onu harcamadan önce ayrılmalıdır.
• Aralık nakdini dükkânda tutmayın. Her gün, ya da en azından her büyük günden sonra bankaya yatırın.

Bir dükkânın neden aynı anda hem kârlı hem nakit sıkıntısında olabileceğini ve yedeğin nasıl hesaplanacağını “Dükkân kârlı ama yine de parası yok” yazısında ayrıntılı olarak anlattık.

En yoğun iki gün için bir plan

Küçük dükkânların çoğunda iki gün sezonun cirosunun büyük bir kısmını taşır: ana tatilden önceki son tam gün ve yılbaşı gecesi. Bu günlerde hiçbir şey anında çözülemez. Herkesin bir gün önce duyduğu ve bir şey ters giderse ne olacağını da söyleyen bir plana ihtiyacınız var.

1. 11. Önceki akşam: rafları doldurun ve yerleştirinHer raf dolu, sezonluk mallar deponun önünde, ön siparişler tezgâhın arkasında isme göre, alfabetik sırayla. Sabah hâlâ gelecek olan her şeyin belirli bir yeri olsun, koridorda durmasın.
2. 22. Roller: kasayı kim yapar, rafları kim doldurur, teslimi kim yaparBir kişi kasada kalır ve oradan ayrılmaz. Diğeri rafları doldurur, paketler, ön siparişleri teslim eder ve gerekirse ikinci bir tezgâh açar. Herkes bir soruyla kime başvuracağını bilir.
3. 33. Bozuk para ve nakitBol bozuk paranız olsun — ortalama bir gündekinden fazla. Gün içinde kasadan para çekin ve büyük banknotları arkada güvenli bir yere götürün, böylece nakit çekmecede birikmesin.
4. 44. Sezonluk ürünler için hızlı kodlarHer sezonluk ürünün kendine ait bir hızlı kodu ya da düğmesi olmalı, listesi de tezgâhın yanında basılı durmalı. Yedek eleman bile aramak zorunda kalmamalı: bir özel gün pastası ya da bir hediye sepeti iki hareketle geçmeli.
5. 55. Ön siparişler ayrı bir programlaMüşterilerden ön siparişlerini belirli bir zaman aralığında, mümkünse zirve dışında almalarını isteyin. Önceden ödenmiş bir paketin teslimi kuyruğu tutmamalı.
6. 66. Zirve dışında molalarGeçen yılın saatlik satışlarına bakın ve molaları daha sakin saatlere koyun. Zirvede bir kişinin eksik olması, bütün öğleden sonra boyunca başka her şeyden daha uzun bir kuyruğa yol açar.
7. 77. Kapanış: kasa mutabakatını aynı gün yapınBüyük günü ertesi güne taşımayın. Vardiyayı kapatın, kasa mutabakatını yapın ve neyin tükendiğini, neyin kaldığını gösteren kısa bir liste yazın — bu, gelecek yılın takviminin temelidir.

İki zirve arasında ve ocakta

Ana tatilden sonra dükkân hem yorgundur hem de kalan mallarla doludur. Bu günler, kalan mallar ve yarım kalan işler yeni yıla kaymadan önce sezonu düzgünce kapatmak içindir.

• Sezon sonu firesini ayıklayın ve sebebiyle kaydedin: tarihi geçen, hasar gören, artık satılamayan. Böylece ocakta ne kadar kaybedildiğini ve neyin fazla sipariş edildiğini görebilirsiniz.
• İadeleri toplayın: tedarikçinin geri alacağını ayırın, etiketleyin ve son tarihi kararlaştırın. Deponun bir köşesinde kalan her şey şubata kadar sizin kaybınız olur.
• Kalan sezonluk malları iki zirve arasında, insanlar hâlâ alırken, bir kerede indirime sokun. Sezonluk raf ocak ortasına kadar boş olmalı.
• Yılbaşı gecesi için içecek ve temel ürün stoklayın — birçok dükkânda bu, sezonun ikinci zirvesidir.
• Yıl sonu sayım için referans tarihinizse, ona iki zirve arasındaki günlerde hazırlanın. “Dükkânda yıl sonu sayımı adım adım” yazımız yöntemi anlatıyor.
• Yılın ilk haftasında, tatil saatlerini duyurduğunuz her yerde çalışma saatlerini normale döndürün.

Ocak ortasında, henüz aklınızdayken, değerlendirme için bir saat ayırın. Bu yılın sezonunu geçen yılınkiyle ya da ortalama bir ayla karşılaştırın: ne daha iyi sattı, ne kaldı, kuyruk hangi saatte en uzundu ve ne kadarı fireye gitti. Gelecek yıl farklı yapacağınız üç şeyi yazın — bunlar gelecek yılın sezon takviminin ilk sayfası olur.

Sık yapılan hatalar

• Planlamaya kasımda başlamak. O zamana kadar izinler alınmış, yedekler kapılmış ve sipariş son tarihlerinin bir kısmı geçmiştir.
• Tatil çalışma saatlerini yalnızca kapıya asmak. Telefonundan bakan biri harita kaydınızdaki eski bilgilere göre yola çıkar — ve kapıyı kilitli bulur.
• Tatilden sonra onları eski hâline döndürmeyi unutmak. Ocakta hâlâ “tatil çalışma saatleri” gösteren bir kayıt, müşterileri haftalarca geri çevirir.
• Son haftada kampanya yapmak. İnsanların zaten alacağı şeyde indirim, katıksız kaybedilmiş marjdır.
• Ön sipariş olmadan büyük miktarlarda özel gün pastası ve çabuk bozulan ürün getirmek. Kalanı 2 Ocak'ta kimse almaz.
• Yedek elemanı zirveden önceki haftada eğitmek ve büyük günde onu kasada yalnız bırakmak.
• Aralık hasılatını işletme sermayesi yerine gelir saymak. Ocağın kirası ve maaşları aynıdır; iş ise aynı değildir.
• Sezon sonunda fireyi ve kalan malları kaydetmemek. Bu olmadan gelecek yıl aynı hatayı yeniden sipariş edersiniz.

Kontrol listesi

Ekimde

• Geçen sezonun satışlarını gün ve ürün grubu bazında çıkarın.
• Aralık ve ocak başı için izin taleplerini toplayın ve kapatın.
• Tatil çalışma saatlerine karar verin ve bulunduğunuz yerde geçerli kuralları kontrol edin.
• Bir yedek eleman bulun ve öğrenmeye ne zaman gelebileceğini kararlaştırın.
• Sipariş ve ödeme son tarihlerini sezon takvimine girin ve yedeği planlayın.

Kasımda

• Yedek elemanı sakin sabahlarda eğitin.
• Sezonluk ürünleri hızlı kodlarla, kendilerine ait bir kategoride kasaya ekleyin.
• Tatil çalışma saatlerini harita kaydınıza girin.
• Ön siparişleri bir son tarihle başlatın ve hediye sepetlerini hazırlayın.
• Sezonluk rafı kurun ve sezon başı kampanyalarını planlayın.

Aralıkta

• Çalışma saatlerini en az iki hafta önceden kapıya ve sosyal medya sayfanıza koyun.
• Ön siparişleri duyurulan günde kapatın.
• En yoğun iki günün vardiya çizelgesini kesinleştirin ve planı gözden geçirin.
• Bol bozuk para sipariş edin ve gün içinde kasadan para çekmeyi planlayın.
• Son haftada kampanya yok — yalnızca çabuk bozulan ürünlerde, kapanıştan önce.

İki zirve arasında ve ocakta

• Sezon sonu firesini sebebiyle kaydedin ve iadeleri toplayın.
• Kalan sezonluk malları bir kerede indirime sokun.
• Sayımınız yıl sonuna denk geliyorsa hazırlayın ve yapın.
• Çalışma saatlerini her yerde normale döndürün.
• Sezonu değerlendirin ve gelecek yıl neyi farklı yapacağınızı yazın.

Özet

• Yıl sonu ekimde belirlenir: izinler, çalışma saatleri, ürün yelpazesi ve nakit planı o zaman netleşmelidir.
• Ekim başından ocak ortasına kadar, her hafta için bir iki kararla bir sezon takvimi hazırlayın.
• Yedek elemanı kasımda eğitin ve büyük günlerde onu kasada yalnız bırakmayın.
• Tatil çalışma saatleri üç yerde, birebir aynı ve zamanında: kapı, harita kaydı, sosyal medya sayfası — ve sonrasında eski hâline döndürün.
• Sezonluk yelpazeyi kısa ve geçen yılın rakamlarına dayalı tutun; çabuk bozulan ürünleri ön siparişe karşı alın.
• İnsanların zaten alacağı şeyde indirim yapmayın; kampanyaların yeri sezonun başı ve sonudur.
• Ocak sessizliği en az bir aylık sabit gider tutarında bir yedek, iki büyük gün ise bir plan gerektirir.

Sık sorulan sorular