Dükkânda yıl sonu sayımı adım adım — kontrol listesiyle

Çoğu esnaf yıl sonu sayımını, yılbaşı telaşının ortasında bir şekilde başından savılacak nahoş bir görev olarak düşünür. Uzun bir akşam, yorgun insanlar, elle yazılmış kâğıtlar ve sonunda kimsenin tam güvenemediği bir rakam.

Oysa sayım size bundan çok daha fazlasını verebilir. Yılda birinin her bir ürünü tek tek eline aldığı tek zamandır ve raflarda ve depoda gerçekten ne olduğu ortaya çıkar. Kayıtlarınızın, defterinizin ya da tablonuzun söylediği yalnızca bir varsayımdır — sayım, bu varsayımı gerçekle karşılaştırdığınız gündür.

Bu yazı pratik yöntemi anlatıyor: ne zaman sayılır, önceden neler hazırlanır, sayım listesi nasıl düzenlenir, nasıl sayılır ve sonra farklarla ne yapılır. Sonunda yazdırabileceğiniz bir kontrol listesi var. Muhasebe ve hukuk soruları — zorunlu olup olmadığı, hangi tarihe kadar, hangi değerle — bu yazıyla çözülmez: bunları muhasebecinizle netleştirin.

Neden düzgün yapmaya değer

Bir yıl içinde kâğıt üzerindeki stok ile gerçekteki stok neredeyse her zaman birbirinden uzaklaşır. Kimsenin yazmadığı fire; ekibin içtiği bir koli gazlı içecek; irsaliyede yazandan az mal getiren bir teslimat; yanlış kodla kasadan geçirilen bir ürün. Bunların hiçbiri tek başına büyük bir şey değildir, ama bir yıl boyunca bir araya gelince ciddi bir farka ulaşabilir. Sayım bunu sıfırlar: o andan itibaren elinizde ne olduğunu yeniden bilirsiniz.

Sayımın daha az konuştuğumuz ikinci bir faydası var: her ürün elinizden geçer. İşte o zaman bir rafın arkasında aylardır kıpırdamayan malı, deponun bir köşesinde unutulmuş kutuyu, tarihi yaklaşan ürünleri fark edersiniz. Bu bilgi en az nihai toplam kadar değerlidir — gelecek yılın siparişlerine ve raf düzenine dönüşür.

Ne zaman sayılır

Birçok dükkân yılın son günlerinde ya da mali yılının dönümünde sayar, çünkü muhasebe kapanış stokuna o zaman ihtiyaç duyar. Sizin için tam olarak hangi günün geçerli olduğunu muhasebeciniz söyler — pratik soru, bunun içinde hangi zamanın işi en az aksattığıdır.

Hangi zamanı seçerseniz seçin: tedarikçilerinize sayım günü teslimat yapmamalarını önceden söyleyin ya da teslimatın kesimden önce veya sayımdan sonra gelmesini isteyin. Ekmek ne olursa olsun gelmek zorundaysa kenara ayırın ve ancak sayımdan sonra kabul edin. Dükkân kapalı olacaksa kapıya zamanında bir not asın — bir hafta önceden asılan bir not, müdavimlerinizi kilitli bir kapıdan kurtarır.

Hazırlık: bir iki hafta önce

İyi bir sayımın sırrı, o gün geriye yalnızca saymanın kalmasıdır. Karar gerektiren her şey — neyin bir birim sayılacağı, açılmış paketlerin nereye gideceği, hangi kutunun iade olduğu — önceden kararlaştırılmalıdır. Saymanın ortasında düşünmeye başlayan yavaşlar ve hata yapar.

• Tarihi geçmiş ve hasarlı malı ayıklayın ve fire olarak kaydedin. Saymak istemediğiniz her şey sayımdan önce ortadan kalkmalı — yalnızca atılarak değil, kaydedilerek.
• Yavaş dönen stoğu satarak eritmeye çalışın. Önceki haftalarda küçük bir kampanya, sayılacak daha az şey ve bağlanan daha az para demektir.
• Depoyu toparlayın: aynı ürün tek yerde, kutuların etiketleri dışarı dönük, açılmış paketler ayrı. Dağınık bir depoda sayım iki kat uzun sürer.
• Dükkânı numaralı bölgelere ayırın: raf dizisine, buzdolabına, depo rafına göre. Her bölgeye numarasını taşıyan küçük bir fiş koyun, böylece hiçbir şey atlanmaz ve hiçbir şey iki kez listeye girmez.
• Her bölge için bir sayım listesi hazırlayın. Bölge başına bir liste — böylece listeler dağıtılabilir ve sonra hangi kısmın eksik olduğunu görebilirsiniz.
• Size ait olmayan ya da stoğunuza dahil olmayan her şeyi kenara ayırıp işaretleyin: tedarikçiye geri gidecek mal, konsinye stok, ayrılmış ama henüz ödenmemiş müşteri siparişleri.
• Kaydettiğiniz son irsaliyenin numarasını ve son satışın saatini not edin. Bu, sonradan neyin sayımdan önce, neyin sonra olduğunu ayırmanızı sağlar.

Birimler ve açılmış paketler

Sayımın en yaygın hatası yanlış saymak değil, yanlış birimdir. Biri koliyle, diğeri adetle sayar, üçüncüsü yarı boş bir tepsiyi tam sayar. Önceden karar verin ve hangi ürünün hangi birimle sayıldığını sayım listesine yazın.

Sayım listesi: nasıl düzenlenir

Bir sayım listesinin karmaşık olması gerekmez, ama birkaç sütun şarttır. Bir liste tek bir bölgeye ait olmalı, ikinci sayım ve not için yeri olmalı. Ürün adlarını ve birimlerini önceden yazdırmaya değer ki sayan yalnızca miktarı doldursun — ama beklenen miktarı üzerine yazdırmayın.

Ekip ve roller

Tek başınıza da sayabilirsiniz, ama çift olarak çok daha doğru ve şaşırtıcı biçimde daha hızlıdır. Sayan kişi yazmaz ve ipin ucunu kaçırmaz; yazan kişi her ürünün sırasının gelmesini sağlar. Küçük bir dükkânda genellikle iki çift fazlasıyla yeterlidir.

• Sayan: ürünü eline alır, adını ve miktarını yüksek sesle söyler. Yazmaz, listeye bakmaz.
• Yazan: duyduğunu kaydeder ve her satırın doldurulmasını sağlar. Bir şey listede yoksa yeni bir satır ekler.
• Kimse kendi bölgesini saymaz. Bütün yıl o rafı dolduran kişi rakamı kafasında görür — bu güvensizlik değil, insan doğasıdır.
• Yüksek değerli ürünleri — tütün, sert içki, kahve, tezgâh yanındaki şekerlemeler — ikinci bir çift bağımsız olarak yeniden sayar.
• Listeleri dağıtan ve toplayan, tartışmalı durumlara karar veren bir koordinatör olsun — çoğu zaman siz. O saymaz; gözünü dört açar.
• Her iki saatte bir kısa bir mola verin. Yorgun bir sayan daha yavaş değil, yalnızca daha az doğrudur.

Sayım günü, adım adım

1. 11. Belirli bir saatte kesimYüksek sesle söyleyin ve yazın: bu dakikadan itibaren satış da mal kabulü de yok. Kasada günü kapatın ve son fişin saatini not edin. Bundan sonra hareket eden her şey ayrıca ele alınmalıdır.
2. 22. Ekibe kısa bir bilgilendirmeOn dakika: hangi çift hangi bölgeyi alıyor, zor ürünlerde birim ne, açılmış paketler ve hasarlı mallarla ne yapılacak ve sorular kime sorulacak. Burada çözülen bir soru sonra tartışmaya dönüşmez.
3. 33. Bölge bölge, numara sırasıylaHer çift kendi listeleriyle başlar. Kimse bir bölgeyi bitirmeden başka yere atlamaz — yarım kalmış bir raf, bir şeyin atlanmasının ya da iki kez görünmesinin en yaygın nedenidir.
4. 44. Soldan sağa, yukarıdan aşağıyaHer rafta aynı sıra. Hep aynı yönde ilerlerseniz kimse nerede kaldığını hatırlamak zorunda kalmaz ve bir kesintiden sonra hemen devam edebilirsiniz.
5. 55. Sayılan her bölümü işaretleyinBölge fişine bir not ya da bir tik: bu bölüm bitti. Biri sonradan oraya gelirse yapacak bir şey kalmadığını görür — siz de önünüzde neyin kaldığını görürsünüz.
6. 66. Kayıtlarınızdan değil, kör sayınSayan kişi rafa bakar, listeye ya da bir ekrana değil. Ne saydıysa, tuhaf görünse bile yazılır. Tuhaf rakamlarla şimdi değil, sonra ilgilenirsiniz.
7. 77. Örneklemeli yeniden sayımHer bölgeden birkaç satır seçin ve başka bir çifte yeniden saydırın. Tutuyorsa bölge tamamdır. Tutmuyorsa bütün bölgeyi yeniden saymaya değer — bir hata nadiren tek satırda kalır.
8. 88. Listeleri toplayın ve kontrol edinKimse eve gitmeden önce üzerlerinden geçin: her bölge için bir liste var mı, her satır dolu mu, imzalı mı? Eksik bir liste şimdi iki dakikada düzelir; yarın düzeltilemez.

„Sayım günü akıllı olmanız gerekmez. Her karar önceden verilmiş olmalı — o gün yalnızca sayarsınız, yavaşça ve hep aynı şekilde, raf raf.”

Sonrası: farklarla ne yapmalı

Kayıt tutuyorsanız — bir tablo ya da bir program — sayımdan sonra sayılan miktarı beklenenle karşılaştırırsınız. Neredeyse kesin olarak farklar çıkacaktır. Toplamla değil, en büyük tekil farklarla başlayın: açığın çoğunu çoğu zaman bir iki ürün oluşturur ve bir neden bulma şansınız en yüksek orada.

Farkların nedenlerini stok kaybı yazımızda daha ayrıntılı anlattık: bir eksik genellikle dört şeyden oluşur — personel tüketimi, fire, idari hata ve hırsızlık — ve her biri farklı bir tepki ister. Fire ve personel tüketimi yıl içinde kaydedildiyse — örneğin onları kasada gerekçe ve isimle kaydeden Boltom App'te — sayımda bulunan farkın bir kısmı sır olarak kalmak yerine açıklanabilir.

Stok hangi fiyatla değerlendirilir

Sayılan miktarın bir fiyatla paraya çevrilmesi gerekir. Çoğu küçük dükkân için alış fiyatı olağan uygulamadır, çünkü raflarda gerçekte ne kadar paranın bağlı olduğunu gösterir — satış fiyatı stoğun değerini değil, beklenen hasılatı gösterir. Sizin durumunuzda hangi yöntemin kabul edildiğine ve yıl içinde değişen alış fiyatlarının nasıl ele alınacağına muhasebeciniz karar verir.

Kayıtların saklanması ve gelecek yılın hedefleri

Doldurulmuş, imzalı sayım listelerini bir klasöre koyun ve mümkünse fotoğraflarını da çekin. Muhasebecinizin ya da sizin sonradan bir sorunuz olursa, bakacağınız yer burasıdır. Sonra kendiniz için üç şey not edin: hangi bölge en uzun sürdü, hangi üründe en büyük fark çıktı ve neyi farklı yapardınız. Bu, gelecek yılın sayım planı olur — ve çoğu zaman birkaç ürün grubunun yıl içinde her ay sayılmaya değer olduğunu da gösterir.

Kontrol listesi

İki hafta önce

• Muhasebecinizle netleştirin: hangi gün, hangi değerle, sonucu hangi biçimde istiyor.
• Sayımın gününü ve saatini seçin ve ekibe haber verin.
• Tedarikçilere o gün teslimat yapmamalarını söyleyin.
• Yavaş dönen stoğu satarak eritmeye başlayın.
• Dükkân kapalı olacaksa kapıya bir not asın.

Bir gün önce

• Tarihi geçmiş ve hasarlı malı ayıklayın ve fire olarak kaydedin.
• Depoyu toparlayın ve bölge fişlerini yerleştirin.
• Sayım listelerini bölgelere göre, ürünler ve birimlerle, beklenen miktarlar olmadan yazdırın.
• İadeleri, konsinye stoğu ve ayrılmış müşteri siparişlerini kenara ayırıp işaretleyin.
• Kalemleri, altlıkları, bir teraziyi ve bir hesap makinesini hazırlayın.

Sayım günü

• Kesim saatini, son fişi ve son irsaliyeyi kaydedin.
• Çiftleri ve bölgeleri paylaştıran on dakikalık bir bilgilendirme yapın.
• Bölge bölge, soldan sağa, yukarıdan aşağıya, kör sayın.
• Yüksek değerli ürünleri ikinci bir çifte saydırın.
• Her bölgede örneklemeli yeniden sayım yapın.
• Kimse eve gitmeden önce listeleri toplayın ve kontrol edin.

Sonrası

• Sayılan miktarları kayıtlarınızla karşılaştırın ve en büyük farklarla başlayın.
• Kimseyi sorgulamadan önce her büyük fark için bir neden bulun.
• Stoğu muhasebecinizle kararlaştırılan şekilde değerlendirin ve sonucu teslim edin.
• İmzalı sayım listelerini dosyalayın ve fotoğraflayın.
• Neyin uzun sürdüğünü ve gelecek yıl neyi farklı yapacağınızı not edin.

Ne yapılmamalı

• Mecbur değilseniz açık saatlerde saymayın. Sayım sırasında satılan ya sayımdan ya da satışlardan eksik kalır.
• Sayım günü teslimat kabul etmeyin. Yarısı açılmış bir palet, rakamların tutmamasının en hızlı yoludur.
• Beklenen miktarı sayım listesine yazdırmayın. Kaç tane olması gerektiğini bilen, tam olarak onu bulur.
• Herkese kendi rafını saydırmayın. Mesele dürüstlük değil, tanıdık bir rafı hafızamızla görmemizdir.
• Tartıyla satılan malı tahmin etmeyin. Tartın — tahmin, sayımın en zayıf noktasıdır.
• Toplama bakarak insanlardan şüphelenmeye başlamayın. Önce farkın nedenini bulun; çoğu zaman idari bir hatadır.
• Rakamı elde eder etmez sayım listelerini atmayın. Ne kadar saklamanız gerektiğini muhasebeciniz tam olarak söyleyebilir.

Özet

• Sayım, kayıtlarınız yerine gerçeği gördüğünüz gündür — düzgün yapmaya değer.
• Sakin bir gün seçin ya da kapanıştan sonra sayın ve o gün teslimat olmasın.
• Bir iki hafta önce: ayıklama, depoyu toparlama, bölgeleri numaralandırma, bölge başına bir sayım listesi, önceden kararlaştırılmış birimler.
• O gün: belirli bir kesim, çift olarak sayım, soldan sağa ve yukarıdan aşağıya, kör, örneklemeli yeniden sayımla.
• Ardından büyük farklarla başlayın ve her biri için bir neden bulun.
• Hukuki ve muhasebe sorularında — zorunluluk, son tarih, değerleme, kayıtların saklanması — son sözü muhasebeciniz söyler.

Sık sorulan sorular