Hogyan állítsd be az első 50 gyorskódot a boltodban

A bevezetés leggyakoribb hibája, hogy valaki egy csendes délután nekiül, és megpróbálja egyszerre felvinni mind a több száz termékét. Két-három óra után kimerül, a rendszer félkészen marad, és másnap a pénztárnál újra a cetli kerül elő. Innen nagyon nehéz visszatérni: a csapat azt tapasztalja, hogy „az az új dolog úgysem működik”.

Pedig nincs rá szükség, hogy a teljes választék benne legyen. Egy átlagos kisboltban a napi eladások nagyjából felét ötven-hatvan termék adja, és pontosan ezek azok, amiknél a pénztáros a legtöbbet keresgél: a pékáru, a tej, a kávé, az üdítők, a dohányáru és néhány szezonális cikk. Ha ez az ötven bekerül, a kassza már az első napon érezhetően gyorsabb lesz.

Melyik ötven termék legyen az első?

A kiválasztásnál ne az árrés és ne a készletérték számítson, hanem a napi darabszám. Az a termék kerüljön be először, amit a legtöbbször ütnek be — még akkor is, ha olcsó. Egy 89 forintos kifli napi kétszáz alkalommal viszi el a pénztáros idejét; egy drága, de havi egyszer eladott cikk nem.

1. 1Írd össze, mit üttök be a leggyakrabban. Ha van pénztárgép-kimutatásod, abból indulj ki; ha nincs, egy hét alatt a pénztárosok fejből fel tudják sorolni.
2. 2Vedd hozzá a mérlegelt és kód nélküli tételeket — ezeknél a legnagyobb a keresgélés.
3. 3Egészítsd ki azzal, amit az új kollégák szoktak kérdezni. Ezek a „nem tudom, mi ez” termékek.
4. 4Hagyd ki egyelőre a szezonális és az egyszeri cikkeket. Azok később, menet közben kerülnek be.

Milyen legyen maga a gyorskód?

A gyorskód akkor jó, ha rövid, egyértelmű, és a pénztáros két-három karakter után már tudja, hol tart. A legtöbb boltban három- vagy négyjegyű szám a praktikus: elég sok kombináció fér bele, de még beírható egyetlen mozdulattal.

Ha a boltban már használtok kódokat — akár a pénztárgépből, akár a régi cetliről —, azokat tartsátok meg. Ez a legfontosabb szabály az egész bevezetésben. A kollégák fejében ezek a számok már ott vannak, és semmi értelme újratanítani őket csak azért, mert egy új rendszerbe kerülnek át.

Ha viszont nulláról indultok, érdemes kategóriánként számozni. Így a kód elejéből már látszik, milyen termékről van szó, és a bővítés is rendezett marad:

Miért fontos a kép a kód mellett?

Ez az a pont, ahol egy gyorskódos rendszer többet ad egy egyszerű terméklistánál. A név alapján csak az talál meg valamit, aki tudja, hogy hívják. Egy új kolléga viszont nem tudja, hogy a pulton lévő pogácsa a „Tepertős pogácsa” vagy a „Sajtos pogi”, és a kettő ára sem ugyanaz.

Ha a gyorskód mellett ott a termék fotója, ez a bizonytalanság megszűnik. A pénztáros ránéz, felismeri, megnyomja. Nem kell ismernie a nevet, és nem kell tudnia a kódot sem.

A Boltomban a képet nem kell magadnak lefotóznod: beírod a termék nevét, a rendszer keres hozzá képet, és a hátterét is kivágja, hogy a kártyán tisztán látszódjon. Ha van saját fotód, természetesen azt is feltöltheted — a saját polcodról készült kép mindig a legjobb.

Kategóriák: kövesd a bolt saját logikáját

A kategóriák akkor működnek, ha ugyanaz a rendezés, amit a kolléga a polcokon lát. Ha a boltban a pékáru van elöl, a hűtős hátul, akkor a rendszerben is ez a sorrend legyen. Így nem kell külön rendszert megtanulnia: elég, ha tudja, merre menne a boltban.

• Ne legyen húsz kategória. Öt-hat elég, és mindegyik elférjen egy képernyőn.
• A kategórianév legyen az, amit a boltban is mondtok — ne „Bakery”, hanem „Pékáru”.
• A leggyakoribb kategória kerüljön előre; ez általában a pékáru vagy az italok.

Az első hét: mit csinálj menet közben?

1. 11. nap — vidd fel az ötven terméketKét ember két óra alatt megcsinálja. Egyikőtök diktál a cetliről, a másik gépel. Ne akarjatok árat is felvinni mindenhez, ha még nincs meg — a kód és a kép a fontos.
2. 22–3. nap — figyeljétek, mi hiányzikAmikor egy vevő olyat kér, ami nincs a rendszerben, a pénztáros egy gombbal hozzáadja. Ez tíz másodperc, és pont akkor történik, amikor a termék úgyis a kezében van.
3. 34–7. nap — kedvencek beállításaAmi minden nap előjön, azt tegyétek a kedvencek közé. Onnantól egyetlen koppintással elérhető, keresés nélkül.
4. 42–3. hét — a maradék készletEkkorra a rendszer magától összeáll. Nem kell külön időt szánni rá, és senkinek nem kell estig gépelnie.

Mennyi időt nyersz ezzel valójában?

Egy közepes forgalmú boltban naponta több száz alkalommal kell megállapítani, mi az a termék és mennyi az ára. Ha ezek fele cetlin van, és egy keresés fél percet visz el, az napi másfél-két óra — ami nem jelenik meg semmilyen kimutatásban, mégis ettől lesz hosszú a sor csúcsidőben.

Mi történik, ha rögtön kétszáz kódot viszel fel?

Ez a leggyakoribb hiba, és mindig jó szándékból születik. A tulajdonos leül egy csendes vasárnap délután, és feltölti a teljes kínálatot, mert „akkor már legyen kész”. Két héttel később a rendszer tele van olyan kódokkal, amiket senki nem használ, a keresés pedig lassabb lett, mint amilyen az elején volt.

A gond nem a mennyiség, hanem hogy a ritkán fogyó termékek kódját senki nem tanulja meg. Ha egy kódot havonta kétszer ütnek be, az ugyanolyan lassú marad, mintha nem is lenne — közben viszont ott van a listában, találatot ad a keresésre, és elveszi a helyet a valóban fontos terméktől. Ötven jól választott kód gyorsabb boltot csinál, mint kétszáz félig ismert.

Ki tartsa karban a listát, és milyen gyakran?

A gyorskódlista élő dolog. Változik a szezon, kikerül egy beszállító, bejön egy új termék, ami hirtelen mindenki kedvence lesz. Ha senki nem felelős érte, fél év alatt elavul, és a csapat visszaáll a keresésre — onnantól a rendszer nem gyorsít, csak van.

1. 1Legyen egy név mellette. A legtöbb boltban ez a tulajdonos vagy a boltvezető, nem a teljes csapat.
2. 2Havonta egyszer nézd meg a legtöbbet eladott termékek listáját, és hasonlítsd össze a gyorskódokkal.
3. 3Ami az első húszban van kód nélkül, az kap kódot. Ami hónapok óta nem fogyott, arról leveheted.
4. 4Szezonváltáskor számíts nagyobb cserére: nyáron a fagylalt és az üdítő, télen a forró ital és a sütemény kerül előre.

Ez a havi kör tíz percnél nem tart tovább, mert nem gondolkodni kell, hanem összehasonlítani két listát. A hozadéka viszont az, hogy a kódrendszer egy évvel később is ugyanolyan gyors, mint az első héten.

Mit tegyél, ha többen dolgoznak a boltban?

Egyszemélyes boltban a kódokat úgy is meg lehet jegyezni, ha nincs mögöttük logika. Amint hárman-négyen állnak a pult mögött, ez megváltozik: a rendszernek olyannak kell lennie, amit egy új ember magától is kitalál, mert a betanítás sosem tart addig, ameddig kellene.

• Írd ki a kódokat egy laminált lapra, és tedd a kassza mellé — az első két hétben ez többet ér minden magyarázatnál.
• A hasonló termékek kódja is legyen hasonló, hogy a logika egy példából érthető legyen.
• Ha valaki rendszeresen keresésből visz be egy terméket, az jelzés: annak a terméknek kód kell.
• Új kód bevezetésekor szólj mindenkinek egyszer — egy mondat a csoportban elég, de ne maradjon el.

Összefoglalva

Az első ötven gyorskód nem adminisztrációs feladat, hanem egy döntés arról, hogy a bolt melyik ötven terméke érdemli meg a leggyorsabb utat a kasszáig. Ha ezt a listát a valós forgalom alapján állítod össze, rövid és következetes kódokat adsz, képet teszel melléjük, és havonta egyszer ránézel, akkor a rendszer egy év múlva is ugyanolyan gyors lesz, mint az első héten.

Ha viszont a teljes kínálatot próbálod egyszerre leképezni, a lista pont attól veszíti el az értelmét, amiért létrehoztad. Kevesebb kód, jobban választva — ez a különbség egy működő és egy elhagyott rendszer között.