Felkészülés az év végére: szezonterv a boltnak októbertől januárig

A legtöbb kisboltban az év vége úgy kezdődik, hogy egy novemberi reggelen valaki megkérdezi: „És idén meddig leszünk nyitva szenteste?" Ekkor derül ki, hogy két ember már szabadságot kért ugyanarra a hétre, a szezonális áru fele még nincs megrendelve, és a december eleji nagy számlákra nincs félretéve pénz.

Az ünnepek előtti hetek a legtöbb boltnak az év legerősebb időszaka — és a legkönnyebb elrontani. Nem azért, mert nehéz lenne, hanem mert túl sok kis döntés torlódik össze túl rövid idő alatt. Aki ezeket előre, hétről hétre szétteríti, annak december csak sok munka. Aki nem, annak káosz.

Ez a cikk a teljes szezontervet adja: szezonnaptár október elejétől január közepéig, személyzet, ünnepi nyitvatartás és kommunikáció, kínálat és előrendelés, akciók, pénz, a két legforgalmasabb nap forgatókönyve, a két ünnep közötti napok és a január. A karácsonyt és az újévet használjuk fő példának; ha nálad a nagy ünnepek más időpontra esnek, told el a naptárt ennek megfelelően. A rendelésről, a leltárról, a nyitvatartásról és a beosztásról külön cikkeink szólnak — ezekre ahol kell, hivatkozunk.

Szezonnaptár: mit mikor dönts el

A szezon nagyjából tizenöt hét: október elejétől január közepéig. A decemberi csúcs ebből csak két-három hét, de a sikere az előtte lévő tízen múlik. A naptár lényege, hogy minden döntésnek legyen egy hete — mert ami nincs beírva, az mind a december közepére csúszik.

A rendelés időzítése ennél részletesebb kérdés: a különböző termékcsoportoknak más-más a határideje, és a mennyiséget a tavalyi saját adatodból érdemes kiszámolni. Erről „Mikor kezdd a karácsonyi rendelést, és mennyit rendelj?" című cikkünk szól. A szezonnaptárba elég annyit beírni, hogy melyik héten melyik rendelés megy el.

Személyzet: szabadság, beugró, betanítás

Decemberben mindenki szabadságot szeretne, és mindenki ugyanarra a pár napra. Ha ezt nem októberben döntöd el, a decemberi beosztás a kéréseken fog múlni, nem a forgalmon. A csúcs előtti héten pedig már nincs idő arra, hogy egy új embert nyugodtan betaníts.

• Kérd be a decemberi és január eleji szabadságkéréseket október közepéig, és a hónap végéig zárd le őket. Aki később szól, annak a kérése a már elfogadottak után jön.
• Döntsd el előre, melyik napokon nem lehet szabadságot kivenni — jellemzően a két legforgalmasabb napon és az előttük lévő napon. Ezt mondd ki mindenkinek egyformán.
• Keress beugrót októberben: egy volt kollégát, egy diákot, egy családtagot. Novemberben már mindenki keres, és a jók elfogynak.
• A beugrót novemberben tanítsd be, csendes délelőttökön. Egy új ember egy decemberi délutánon nem tanul, hanem túlél.
• A nagy napokon ne a beugró álljon egyedül a kasszánál. Ő töltsön, csomagoljon, adja ki az előrendeléseket — a pénzkezelés maradjon annál, aki évek óta csinálja.
• Tervezz a betegséggel is. December közepén valaki szinte biztosan kiesik; legyen egy név, akit fel tudsz hívni.

A betanításhoz két cikkünk ad kész menetrendet: „Új dolgozó betanítása a kasszához öt perc alatt" a pult alapjairól, „Hogyan taníts be új eladót 3 nap alatt?" a teljes első napokról. A beosztás elkészítéséről, a csúcsidő méréséről és az átfedésekről pedig a „Munkaidő-beosztás a boltban" című cikkünkben írtunk.

Ünnepi nyitvatartás és kommunikáció

Az ünnepi nyitvatartásról két dolgot kell eldönteni: mikor leszel nyitva, és hogyan tudja meg mindenki. Az elsőnél a legtöbb boltos arra gondol, mennyi forgalmat veszít egy zárt nappal. A másodiknál arra kevesebben, hogy a rosszul kiírt nyitvatartás több vevőt küld el, mint egy rövidebb.

• Nézd meg a tavalyi forgalmat napokra és órákra bontva. Az ünnepek előtti utolsó napon a délután gyakran üres — a korai zárás sokszor nem veszteség.
• A két ünnep közötti napokon a forgalom boltonként nagyon eltér. Lakótelepen sokszor erős, irodanegyedben szinte semmi.
• Szilveszter napján a kora délután a csúcs, este sok helyen már senki nem jön. Az év első napja a legtöbb kisboltban csendes, ha egyáltalán nyitva lehet.
• Ha zárva leszel, azt is mondd meg, hol lehet vásárolni helyetted — egy szomszéd pékség vagy bolt megemlítése jóindulatot szül, nem veszteséget.

A térképes profil beállításáról a „Hogyan találják meg a boltodat a Google Térképen és a keresőben" című cikkünkben írtunk részletesen — az ünnepi eltéréseket ott külön mezőben, előre is fel lehet venni. A közösségi oldalon a nyitvatartás-változás a legfontosabb poszt, amit egy boltos kitehet; erről „Hogyan hirdesd a boltodat a közösségi médiában" című cikkünk szól. Hogy egy órát megér-e nyitva tartani, azt pedig a „Meddig legyen nyitva a boltod?" című írásunk módszerével tudod kiszámolni.

Kínálat: szezonális áru, ajándékcsomag, előrendelés

A szezonális kínálatnál a kérdés nem az, mit lehetne még behozni, hanem hogy mi fogy el biztosan az ünnepek előtt. Minden szezonális termék, ami január 2-án a polcon marad, leárazva vagy selejtként végzi. Ezért a szezonális polc legyen rövid, látványos, és a tavalyi adatodra épüljön, ne a beszállító katalógusára.

• Tartós szezonáru — díszdobozos édesség, ünnepi ital, ajándékcsomag: ebből lehet bátrabban rendelni, mert egy része az ünnep után is elvihető, de a díszcsomagolás januárban már nem vonz.
• Romlandó ünnepi áru — ünnepi sütemény, friss pékáru nagy tételben, hidegtál-alapanyag: ezt csak előrendelésre vagy nagyon óvatosan érdemes vállalni.
• Alapáru nagyobb mennyiségben — liszt, cukor, vaj, tejföl, tojás, üdítő, ásványvíz: ez fogy a legbiztosabban, és ebből a legfájdalmasabb a hiány.
• Apró ajándék a pult mellé — kis csokoládé, gyertya, ajándékkártya-tartó: kis helyen, kis kockázattal, jó árréssel.

Ajándékcsomag és előrendelés

Az ajándékcsomag kisboltban akkor működik, ha egyszerű: három-négy kész összeállítás, fix áron, amit a vevő megnézhet a pult mellett. Ne vállalj egyedi összeállítást a nagy napokon — azt csak novemberben, előrendelésre. Az előrendelés a szezon legjobb eszköze: tudod, mennyit kell hozni, a vevő biztosra mehet, és nem marad a nyakadon semmi.

• Mit: ünnepi sütemény, nagyobb tétel pékáru, ajándékcsomag, különleges ital vagy sajt — amit a vevő pontosan arra a napra akar.
• Határidő: legalább két-három munkanappal a beszállítói rendelés előtt. Írd ki a pultnál és a közösségi oldaladon.
• Rögzítés: név, telefonszám, termék, mennyiség, átvétel napja. Egy füzet vagy egy nyomtatott lap elég, de mindig ugyanabba írj.
• Előleg: nagyobb vagy egyedi rendelésnél kérj előleget. Aki előre fizetett, az el is jön érte.
• Átvétel: a nagy napokon a kész csomagok névvel, ábécérendben álljanak a pult mögött, hogy ne kelljen keresgélni.

Ami január 2-án a nyakadon marad

Minden szezonális rendelés előtt tedd fel a kérdést: ha ennek a harmada megmarad, mit kezdek vele január 2-án? A díszdobozos édességet leárazva még el lehet adni, a karácsonyi mintás szalvétát egy évig tárolhatod, az ünnepi süteménnyel viszont egyiket sem teheted meg. Ahol a válasz az, hogy „semmit", ott kisebb tétel és előrendelés kell, nem nagyobb bátorság.

Akciók: mikor igen, mikor ne

Decemberben sok boltos úgy érzi, hogy neki is akcióznia kell, mert mindenki akciózik. Pedig az ünnepek előtti utolsó héten az emberek nem árat hasonlítanak, hanem sietnek: azt veszik meg, ami ott van, és ahol nem kell sokat várni. Amit úgyis megvesznek, annak az árát nem kell levinni — az akció ilyenkor csak a saját árrésedből ad ajándékot.

Az akciókat érdemes előre időzíteni, hogy a kassza a megfelelő napon magától a megfelelő áron üssön, és ne kelljen a nagy napokon kézzel árat írni. Erről „Időzített akciók a boltban" című cikkünk szól részletesen.

„Decemberben a vevő nem a legolcsóbb boltot keresi, hanem azt, ahol megvan, amit keres, és nem kell fél órát sorban állni. Ezt kell biztosítani, nem az akciót.”

Pénz: a nagy beszerzés és a januári csend

A decemberi forgalom könnyen elhiteti, hogy a szezon pénzt hoz. Nyereséget hoz — de a pénz ideje máshogy alakul. A szezonális árut novemberben és december elején kell kifizetni, amikor a forgalom még alig nőtt; januárban pedig a forgalom visszaesik, a bérleti díj, a bér és a rezsi viszont ugyanannyi. Az alábbi példa semleges egységekben mutatja, hogyan: egy átlagos hónap forgalma 100 egység.

• Októberben számold ki, mennyibe kerül a szezonális beszerzés, és mikor jönnek a számlák. Írd be a szezonnaptárba a fizetési határidőket.
• Kérj a beszállítótól hosszabb fizetési határidőt a szezonális árura — sokan adnak, ha időben kéred.
• Tegyél félre legalább egy hónapnyi fix költséget januárra. Ezt a decemberi forgalomból kell kivenni, mielőtt elköltöd.
• A decemberi készpénzt ne tartsd a boltban. Vidd be naponta, vagy legalább minden nagy nap után.

Hogy miért lehet egy bolt egyszerre nyereséges és pénz nélkül, és hogyan számold ki a tartalékot, arról a „Nyereséges a bolt, mégsincs pénz" című cikkünkben írtunk részletesen.

A két legforgalmasabb nap forgatókönyve

A legtöbb kisboltban két nap viszi a szezon forgalmának jelentős részét: a nagy ünnep előtti utolsó teljes nap és szilveszter napja. Ezeken a napokon nem lehet menet közben kitalálni semmit. Kell egy forgatókönyv, amit előző nap mindenki hall, és ami azt is megmondja, mi történik, ha valami elromlik.

1. 11. Előző este: feltöltés és kikészítésMinden polc tele, a raktárban a szezonáru legelöl, az előrendelések névvel, ábécérendben a pult mögött. Ami reggel még megjön, annak legyen kijelölt helye, hogy ne a folyosón álljon.
2. 22. Szerepek: ki üt, ki tölt, ki ad kiEgy ember csak a kasszánál áll, és nem hagyja ott. A másik tölt, csomagol, előrendelést ad ki, és ha kell, beáll a második pulthoz. Mindenki tudja, kihez fordul kérdéssel.
3. 33. Váltópénz és készpénzLegyen bőven váltópénz — több, mint egy átlagos napon. Napközben fölözd le a kasszát, és a nagy címleteket vidd hátra biztonságos helyre, hogy a fiókban ne gyűljön a pénz.
4. 44. Gyorskód a szezonális termékekreMinden szezonális terméknek legyen rövid kódja vagy saját gombja, a lista kinyomtatva a pult mellett. A beugró se keresgéljen: egy ünnepi süteményt vagy ajándékcsomagot két mozdulattal lehessen ütni.
5. 55. Az előrendelések külön ütembenKérd a vevőket, hogy egy megadott időablakban jöjjenek az előrendelésért, és ha lehet, ne a csúcsórában. Az előre kifizetett csomag kiadása ne akassza meg a sort.
6. 66. Szünetek a csúcson kívülNézd meg a tavalyi óránkénti forgalmat, és a szüneteket tedd a csendesebb órákra. Egy ember kiesése a csúcsban hosszabb sort okoz, mint egész délután bármi más.
7. 77. Zárás: kasszaegyeztetés aznapA nagy napot ne vidd át a következőre. Zárd le a műszakot, egyeztesd a kasszát, és írj egy rövid listát arról, mi fogyott el és mi maradt — ez a jövő évi naptár alapja.

A két ünnep között és januárban

A nagy ünnep után a bolt egyszerre fáradt és tele van maradékkal. Ezek a napok arra valók, hogy a szezon végét rendesen lezárd — mielőtt a maradék áru és a félbehagyott ügyek átcsúsznak a következő évbe.

• Szórd ki és rögzítsd okkal a szezon végi selejtet: ami lejárt, ami megsérült, ami már nem eladható. Így januárban látod, mennyi ment kárba, és mi volt túlrendelve.
• Szedd össze a visszárut: amit a beszállító visszavesz, azt tedd külön, jelöld meg, és egyeztesd a határidőt. Ami a raktár sarkában marad, az februárra már a te veszteséged.
• A megmaradt szezonárut egyszerre árazd le a két ünnep között, amíg még viszik. Január közepére ürüljön ki a szezonális polc.
• Szilveszterre töltsd fel az italokat és az alapárut — ez sok boltban a szezon második csúcsa.
• Ha nálad az év vége a leltár fordulónapja, a két ünnep közötti napokban készítsd elő. A módszerről „Év végi leltár a boltban lépésről lépésre" című cikkünk szól.
• Az év első hetében állítsd vissza a normál nyitvatartást mindenhol, ahol az ünnepit kiírtad.

Január közepén szánj egy órát a kiértékelésre, amíg még emlékszel. Vesd össze az idei szezont a tavalyival vagy egy átlagos hónappal: mi fogyott jobban, mi maradt meg, melyik órában volt a legnagyobb sor, és mennyi ment selejtbe. Írd fel azt a három dolgot, amit jövőre másképp csinálsz — ebből lesz a jövő évi szezonnaptár első oldala.

Gyakori hibák

• Novemberben kezdeni a tervezést. Addigra a szabadságok elkeltek, a beugrók foglaltak, a rendelési határidők egy része lejárt.
• Az ünnepi nyitvatartást csak az ajtóra kiírni. Aki a telefonján nézi meg, az a térképes profilban látott régi adat alapján indul el — és zárt ajtót talál.
• Az ünnep utáni visszaállítást elfelejteni. Egy januárban is „ünnepi nyitvatartást" mutató profil hetekig küldi el a vevőket.
• Akciózni az utolsó héten. Amit úgyis megvesznek, annak az árengedménye tiszta árrésveszteség.
• Az ünnepi süteményből és a romlandó áruból előrendelés nélkül nagy tételt hozni. Ami megmarad, azt január 2-án senki nem veszi meg.
• A beugrót a csúcs előtti héten betanítani, és a nagy napon egyedül a kasszához állítani.
• A decemberi kasszát bevételnek tekinteni, nem forgóeszköznek. A januári bérleti díj és bér ugyanakkora, a forgalom nem.
• A szezon végén nem rögzíteni a selejtet és a maradékot. Enélkül jövőre ugyanazt a hibát rendeled meg újra.

Ellenőrzőlista

Októberben

• Vedd elő a tavalyi szezon forgalmát napokra és termékcsoportokra bontva.
• Kérd be és zárd le a decemberi, január eleji szabadságkéréseket.
• Döntsd el az ünnepi nyitvatartást, és nézz utána a nálad érvényes szabályoknak.
• Keress beugrót, és egyeztesd, mikor tud betanulni.
• Írd fel a rendelési és fizetési határidőket a szezonnaptárba, és tervezd meg a tartalékot.

Novemberben

• Tanítsd be a beugrót csendes délelőttökön.
• Vedd fel a szezonális termékeket a kasszába rövid kóddal, saját kategóriában.
• Írd be az ünnepi nyitvatartást a térképes profilodba.
• Indítsd el az előrendelést határidővel, és állítsd össze az ajándékcsomagokat.
• Állítsd fel a szezonális polcot, és időzítsd a szezon eleji akciókat.

Decemberben

• Írd ki a nyitvatartást az ajtóra és a közösségi oldaladra, legalább két héttel előtte.
• Zárd le az előrendelést a meghirdetett napon.
• Véglegesítsd a beosztást a két legforgalmasabb napra, és beszéld át a forgatókönyvet.
• Rendelj bőven váltópénzt, és tervezd meg a napközbeni lefölözést.
• Az utolsó héten ne akciózz — csak a romlandót, zárás előtt.

A két ünnep között és januárban

• Rögzítsd okkal a szezon végi selejtet, és szedd össze a visszárut.
• Árazd le egyszerre a megmaradt szezonárut.
• Készítsd elő és végezd el a leltárt, ha nálad ez az év végére esik.
• Állítsd vissza a normál nyitvatartást mindenhol.
• Értékeld ki a szezont, és írd fel, mit csinálsz másképp jövőre.

Összefoglalás

• Az év vége októberben dől el: akkor zárd le a szabadságokat, a nyitvatartást, a kínálatot és a pénztervet.
• Készíts szezonnaptárt október elejétől január közepéig, minden hétre egy-két döntéssel.
• A beugrót novemberben tanítsd be, és a nagy napokon ne állítsd egyedül a kasszához.
• Az ünnepi nyitvatartás három helyen, egyformán és időben: ajtó, térképes profil, közösségi oldal — és utána vissza is kell állítani.
• A szezonális kínálat legyen rövid és a tavalyi adatra épüljön; a romlandót előrendelésre vállald.
• Ne akciózd, amit úgyis megvesznek; az akció ideje a szezon eleje és vége.
• A januári csendre legalább egy havi fix költségnek megfelelő tartalék kell, a két nagy napra pedig forgatókönyv.

Gyakori kérdések