Év végi leltár a boltban lépésről lépésre — ellenőrzőlistával

A legtöbb boltos úgy gondol az év végi leltárra, mint egy kellemetlen kötelességre, amit valahogy le kell tudni az ünnepek között. Egy hosszú este, fáradt emberek, kézzel írt papírok, és a végén egy szám, amiről senki nem tudja pontosan, mennyire lehet megbízni benne.

Pedig a leltár ennél sokkal többet adhat. Ez az egyetlen alkalom az évben, amikor minden egyes terméket valaki a kezébe vesz, és kiderül, mi van ténylegesen a polcon és a raktárban. Amit a nyilvántartás, a füzet vagy a táblázat mond, az mind csak feltételezés — a leltár az a nap, amikor a feltételezést összeveted a valósággal.

Ez a cikk a gyakorlati módszerről szól: mikor érdemes leltározni, mit kell előtte előkészíteni, hogyan épüljön fel egy leltárív, hogyan számoljatok, és mit kezdj utána az eltérésekkel. A végén egy ellenőrzőlistát is találsz, amit kinyomtathatsz. A könyvelési és jogi kérdéseket — kötelező-e, milyen határidővel, milyen értéken — nem ez a cikk dönti el: azokat a könyvelőddel érdemes tisztázni.

Miért érdemes rendesen megcsinálni

Egy év alatt a papíron vezetett készlet és a valóság szinte mindig elcsúszik egymástól. Selejt, amit nem írtak fel; egy doboz üdítő, amit a csapat megivott; egy szállítás, amiben kevesebb volt, mint a szállítólevélen; egy termék, amit rossz kóddal ütöttek be. Egyik sem nagy dolog külön, de együtt egy év alatt jelentős eltérést tudnak okozni. A leltár ezt nullázza le: onnantól újra tudod, mi van.

A leltárnak van egy második haszna is, amiről ritkábban beszélünk: minden termék a kezedbe kerül. Ilyenkor látod meg a polc hátuljában álló, régóta mozdulatlan árut, a raktár sarkában felejtett dobozt, a lejárat felé közelítő tételeket. Ez az információ legalább annyit ér, mint maga a végösszeg — ebből lesz a jövő évi rendelés és polcrend.

Mikor leltározz

Sok bolt az év utolsó napjaiban vagy az üzleti év fordulóján leltároz, mert a könyveléshez ekkor kell a záró készlet. Hogy nálad pontosan melyik nap számít, azt a könyvelőd mondja meg — a gyakorlati kérdés az, hogy azon belül melyik időpont a legkevésbé zavaró.

Amit bármelyik időpontnál érdemes megtenni: szólj előre a szállítóknak, hogy a leltár napján ne hozzanak árut, vagy kérd, hogy a szállítás a lezárás előtt vagy a leltár után érkezzen. Ha a pékáru mindenképp megjön, azt tedd félre, és csak a számlálás után vedd be. Írd ki az ajtóra is időben, ha zárva lesz a bolt — egy tábla egy héttel előtte megkíméli a törzsvásárlókat a zárt ajtótól.

Előkészítés: egy-két héttel előtte

A jó leltár titka, hogy a leltár napján már csak számolni kell. Minden, ami döntést igényel — mi számít egy darabnak, hova kerül a bontott csomag, mi a visszárus doboz —, azt előre el kell dönteni. Aki számlálás közben kezd gondolkodni, az lassú lesz és hibázni fog.

• Szórd ki a lejárt és sérült árut, és rögzítsd selejtként. Amit nem akarsz megszámolni, azt a leltár előtt kell eltüntetni — rögzítve, nem csak kidobva.
• Próbáld meg lefuttatni a lassan mozgó árut. Egy kis akció a leltár előtti hetekben kevesebb számolnivalót és kevesebb lekötött pénzt jelent.
• Tedd rendbe a raktárt: azonos termék egy helyre, a dobozok felirattal kifelé, a bontott csomagok külön. A rendetlen raktárban dupla idő a számolás.
• Oszd fel a boltot számozott zónákra: polcsoronként, hűtőnként, raktárpolconként. Minden zóna kapjon egy kis cetlit a számával, hogy semmi ne maradjon ki és semmi ne kerüljön kétszer a lapra.
• Készíts leltárívet zónánként. Egy lap egy zóna — így a lapok szétoszthatók, és utólag is látszik, melyik rész hiányzik.
• Tedd külön, és jelöld meg, ami nem a tiéd vagy nem a készleted része: a szállítónak visszamenő árut, a bizományi árut, a még ki nem fizetett, félretett vevői rendelést.
• Írd fel az utolsó bevételezett szállítólevél számát és az utolsó eladás időpontját. Ezzel tudod később elválasztani, mi történt a leltár előtt és mi utána.

Egységek és bontott csomagok

A leggyakoribb leltári hiba nem a rossz számolás, hanem a rossz egység. Az egyik ember kartonban számol, a másik darabban, a harmadik a félig üres tálcát egésznek veszi. Döntsd el előre, és írd rá a leltárívre, hogy melyik terméket milyen egységben kell számolni.

A leltárív: így épüljön fel

A leltárív nem kell, hogy bonyolult legyen, de néhány oszlop nélkülözhetetlen. Egy lap egy zónához tartozzon, és legyen rajta hely a második számolásnak és a megjegyzésnek is. Érdemes előre kinyomtatni a termékneveket és az egységet, hogy a számlálónak csak a mennyiséget kelljen beírnia — de a várt mennyiséget ne nyomtasd rá.

Csapat és szerepek

Egyedül is lehet leltározni, de párban sokkal pontosabb és meglepően gyorsabb is. Aki számol, az nem írogat, és nem veszíti el a fonalat; aki ír, az figyel arra, hogy minden termék sorra kerüljön. Egy kis boltban két pár általában bőven elég.

• Számláló: kézbe veszi a terméket, hangosan mondja a nevet és a mennyiséget. Nem ír, nem néz a lapra.
• Író: rögzíti, amit hall, és figyel, hogy minden sor kitöltésre kerüljön. Ha valami nincs a lapon, új sort nyit.
• Senki ne a saját zónáját számolja. Aki egész évben azt a polcot tölti, az a fejében lévő számot fogja látni — és ez nem bizalmatlanság, hanem emberi természet.
• A drága termékeket — dohányáru, szeszes ital, kávé, édesség a pult mellett — számolja meg egy második pár is, egymástól függetlenül.
• Legyen egy koordinátor — sokszor te —, aki kiosztja és visszagyűjti a lapokat, és eldönti a vitás eseteket. Ő nem számol, hanem figyel.
• Tartsatok rövid szünetet kétóránként. A fáradt számláló nem lassabb, hanem pontatlanabb.

A leltár napja lépésről lépésre

1. 11. Lezárás egy rögzített időpontbanMondd ki, és írd fel: ettől a perctől nincs eladás, nincs bevételezés. Zárd le a napot a kasszán, és jegyezd fel az utolsó blokk idejét. Ami ezután mozdul, azt külön kell kezelni.
2. 22. Rövid eligazítás a csapatnakTíz perc: melyik pár melyik zónát kapja, mi az egység a kényes termékeknél, mi a teendő a bontott csomaggal és a sérült áruval, és kihez kell fordulni kérdéssel. Az itt eldöntött kérdés később nem vita.
3. 33. Zónáról zónára, a számozás szerintMinden pár a saját lapjaival indul. Egy zóna befejezése előtt senki ne ugorjon át máshova — a félbehagyott polc a leggyakoribb oka annak, hogy valami kimarad vagy kétszer szerepel.
4. 44. Balról jobbra, fentről lefeléMinden polcon ugyanaz a sorrend. Ha mindig ugyanúgy haladtok, nem kell emlékezni arra, hol tartottatok, és egy megszakítás után is azonnal folytatható.
5. 55. A megszámolt szakaszt jelöld megEgy cetli vagy egy pipa a zónacetlin: ez a szakasz kész. Ha valaki később odaér, látja, hogy ott már nincs dolga — és te is látod, mi van még hátra.
6. 66. Vakon számolj, ne a nyilvántartásbólA számláló a polcot nézze, ne a lapot vagy a képernyőt. Amit megszámolt, azt írják be, akkor is, ha furcsának tűnik. A furcsa számokkal később foglalkozol, nem most.
7. 77. Mintavételes újraszámolásMinden zónából válassz ki néhány sort, és számoltasd újra egy másik párral. Ha egyezik, a zóna rendben van. Ha nem, a zónát érdemes teljesen újraszámolni — a hiba ritkán marad egyetlen soron.
8. 88. Lapok visszagyűjtése és ellenőrzéseMielőtt bárki hazamegy, nézd át: minden zónához van-e lap, minden sor ki van-e töltve, alá van-e írva. Egy hiányzó lapot most két perc pótolni, holnap már nem lehet.

„A leltár napján nem kell okosnak lenni. Minden döntést előtte kell meghozni — aznap csak számolni kell, lassan és ugyanúgy, polcról polcra.”

Utána: mit kezdj az eltérésekkel

Ha van nyilvántartásod — akár egy táblázat, akár egy program —, a leltár után összeveted a számolt mennyiséget a várttal. Szinte biztos, hogy lesz eltérés. Ne az összeggel kezdd, hanem a legnagyobb egyedi eltérésekkel: egy-két termék gyakran a teljes különbség nagyobbik részét adja, és ezeknél van a legtöbb esélyed okot találni.

Az eltérés okairól részletesebben a leltárhiányról szóló cikkünkben írtunk: a hiány jellemzően négy dologból áll össze — saját fogyasztás, selejt, adminisztrációs hiba és lopás —, és mindegyikre más a teendő. Ha az év során a selejt és a saját fogyasztás fel volt írva — például a Boltom Appban, ami ezeket a kasszánál, okkal és névvel rögzíti —, akkor a leltárnál talált különbség egy része megmagyarázható, és nem marad rejtély.

Milyen áron értékeld a készletet

A megszámolt mennyiséget valamilyen áron pénzre kell váltani. A kisboltok többségénél a beszerzési ár a bevett gyakorlat, mert ez mutatja, mennyi pénz van ténylegesen a polcon lekötve — az eladási ár a várt bevételt mutatja, nem a készlet értékét. Hogy nálad melyik módszer az elfogadott, és hogyan kell kezelni például a közben változó beszerzési árakat, azt a könyvelő dönti el.

Megőrzés és célok a következő évre

A kitöltött, aláírt leltáríveket tedd el egy dossziéba, és ha lehet, fotózd is le őket. Ha a könyvelőnek vagy neked később kérdésed lesz, ezekből lehet visszakeresni. Aztán írd fel magadnak három dolgot: melyik zóna tartott a legtovább, melyik terméknél volt a legnagyobb eltérés, és mit csinálnál másképp. Ebből lesz a jövő évi leltár terve — és sokszor az is kiderül belőle, hogy néhány termékcsoportot érdemes év közben, havonta is megszámolni.

Ellenőrzőlista

Két héttel előtte

• Egyeztess a könyvelővel: melyik nap, milyen értéken, milyen formában kéri az eredményt.
• Válaszd ki a leltár napját és időpontját, és szólj a csapatnak.
• Szólj a szállítóknak, hogy aznap ne hozzanak árut.
• Kezdd el lefuttatni a lassan mozgó árut.
• Írd ki az ajtóra, ha a bolt zárva lesz.

Egy nappal előtte

• Szórd ki és rögzítsd selejtként a lejárt, sérült árut.
• Tedd rendbe a raktárt, és ragaszd fel a zónacetliket.
• Nyomtasd ki a leltáríveket zónánként, a termékekkel és az egységgel, várt mennyiség nélkül.
• Tedd külön és jelöld meg a visszárut, a bizományi árut és a félretett vevői rendeléseket.
• Készíts elő tollat, csíptetős táblát, mérleget, zsebszámológépet.

A leltár napján

• Rögzítsd a lezárás időpontját, az utolsó blokkot és az utolsó szállítólevelet.
• Tarts tízperces eligazítást a párok és a zónák kiosztásával.
• Számoljatok zónáról zónára, balról jobbra, fentről lefelé, vakon.
• A drága termékeket számolja meg egy második pár is.
• Minden zónából végezz mintavételes újraszámolást.
• Mielőtt bárki hazamegy, gyűjtsd vissza és ellenőrizd a lapokat.

Utána

• Vesd össze a számolt mennyiséget a nyilvántartással, és a legnagyobb eltérésekkel kezdd.
• Minden nagy eltéréshez keress okot, mielőtt bárkit kérdőre vonnál.
• Értékeld a készletet a könyvelővel egyeztetett módon, és add át neki az eredményt.
• Tedd el és fotózd le az aláírt leltáríveket.
• Írd fel, mi tartott sokáig és mit csinálnál másképp jövőre.

Amit ne csinálj

• Ne leltározz nyitva tartás alatt, ha nem muszáj. Ami számlálás közben fogy, az vagy a leltárban, vagy az eladásban hiányozni fog.
• Ne fogadj szállítást a leltár napján. Egy félig bevett raklap a leggyorsabb módja annak, hogy a számok ne jöjjenek ki.
• Ne nyomtasd rá a várt mennyiséget a leltárívre. Aki tudja, mennyinek kellene lennie, az azt fogja megtalálni.
• Ne számoltasd mindenkivel a saját polcát. Nem a becsületesség a kérdés, hanem az, hogy a megszokott polcot a fejünkkel látjuk.
• Ne becsüld a mérlegelt árut. Mérd meg — a becslés a leltár leggyengébb pontja.
• Ne kezdj el gyanúsítgatni a végösszeg alapján. Előbb keresd meg az eltérés okát; a legtöbbször adminisztráció.
• Ne dobd ki a leltáríveket, amint a szám megvan. A megőrzésükről a könyvelőd tud pontos választ adni.

Összefoglalás

• A leltár az a nap, amikor a nyilvántartás helyett a valóságot látod — érdemes rendesen megcsinálni.
• Válassz csendes napot vagy zárást, és aznapra ne legyen szállítás.
• Egy-két héttel előtte: kiszórás, raktárrend, számozott zónák, leltárív zónánként, előre eldöntött egységek.
• A leltár napján: rögzített lezárás, párban számolás, balról jobbra és fentről lefelé, vakon, mintavételes újraszámolással.
• Utána a nagy eltérésekkel kezdd, és mindegyikhez keress okot.
• A jogi és számviteli kérdésekben — kötelezettség, határidő, értékelés, megőrzés — a könyvelőd a mérvadó.

Gyakori kérdések