Чому гроші вирішуються тут
Приймання — це ті кілька хвилин, коли магазин віддає гроші, нічого не продавши. У будь-якого іншого процесу є шлях назад: можна змінити ціну, переставити полицю, виправити замовлення на наступний тиждень. У приймання його немає: підписана накладна означає, що ти визнав отримання того, що на ній зазначено.
І нестача теж не драматична. Це не зникла палета, а два йогурти, один пошкоджений ящик, рядок, який є на папері, але якого не було в машині. Окремо це дрібниці; разом це рівно та убуток, який через місяці ніхто не може пояснити.
Чотири кроки приймання
- 11. Кількості за накладноюНе дивись, що в машині, і рахуй це: читай папір і рахуй за ним. Ці два напрямки не одне й те саме: якщо йти від паперу, впадає в око й відсутній рядок, а не лише те, що є.
- 22. Якість і датиПошкоджена упаковка, розбитий ящик, розморожена заморозка — і дата. Партія з коротким терміном не дефект, але її приймання має бути твоїм рішенням: продавати її до спливання доведеться тобі.
- 33. Ціна й умовиЧи збігається ціна в накладній із домовленою і чи є обіцяна знижка або кредит-нота? Це точка, у якій перемовини з постачальником або спрацьовують на практиці, або тихо зникають.
- 44. Розбіжність на папір, ПОТІМ підписЯкщо щось не так, це йде в накладну, поки водій ще тут, в обидва примірники. Дзвінок потім — претензія з невизначеним результатом; рядок, написаний на папері, — факт.
Розкладання — частина приймання
Приймання закінчується не підписом, а тоді, коли товар на своєму місці. Час між ними найнебезпечніший: невідкрита коробка в підсобці — це залишок, про який знає лише той, хто її прийняв.
- Охолоджений і заморожений товар іде першим, раніше за все інше: це не організація, це умова продукту.
- Що вміщається на полицю, має йти одразу в зал: товар, відправлений на склад, беруть у руки двічі, а іноді про нього забувають.
- Те, що все ж іде на склад, іде на своє постійне місце, а не туди, де зараз випадково є місце.
- Нові партії йдуть за старі, і на складі теж. Те саме правило, що й на полиці.
- Дата має бути видна на коробці: якщо її не видно, напиши її маркером під час розкладання.
- Порожня упаковка йде одразу на своє місце, інакше наступну поставку буде нікуди розвантажувати.
Як має виглядати склад
Склад — не комора, це буфер магазину. Лад у ньому — не питання естетики: він вирішує, чи зможеш ти за тридцять секунд сказати, чи є щось іще, чи треба замовляти.
| Зона | Що сюди належить | Чому |
|---|---|---|
| Смуга біля дверей | Нічого постійного | Сюди приходять поставки: якщо вона забита, приймання застрягає |
| Стелаж на рівні очей | Швидкообігові, часто беручі позиції | Їх беруть кілька разів на день |
| Нижня полиця | Важкий товар, великі упаковки | Через підйом і тому, що потрібні рідше |
| Верхня полиця | Повільно обіговий товар із довгим терміном | Сюди нагору важко дотягнутися: те, що тут, перевіряють рідко |
| Холодильне зберігання | Лише охолоджене, нічого більше | Змішане зберігання — причина того, що двері лишаються відчиненими |
| Окреме, позначене місце | Пошкоджений товар і повернення | Щоб вони ніколи випадково не потрапили на полицю |
Хто має приймати поставку?
Приймання — те завдання, де найважливіше, щоб його робила одна й та сама людина. Річ не в довірі: той, хто приймає від одного постачальника кілька разів на тиждень, з одного погляду бачить, коли щось не так: менше ящиків, інша упаковка, відсутній рядок, який завжди є.
- Хай буде основний приймальник і заступник, а не той, хто зараз вільний.
- Той, хто приймає, не має водночас стояти на касі. Якщо більше нікого немає, хай водій зачекає дві хвилини.
- Новому співробітникові варто двічі подивитися, перш ніж приймати самостійно.
- Тримай там, де йде приймання, короткий письмовий список чотирьох кроків: не замість навчання, а після нього.
- Якщо приймальник знаходить розбіжність, йому не має бути потрібен дозвіл, щоб записати її на папір. Зроби це його рішенням.
- На дорогих або повторно проблемних позиціях працюйте вдвох: один рахує, інший веде папери.
Чого не робити
- Не підписуй папір, поки не перерахував. Після підпису тягар доведення переходить до тебе.
- Не приймай партію, про яку знаєш, що вона не продасться до своєї дати. Саме там починається «якось упораємося».
- Не тримай коробки на підлозі. Річ не лише в гігієні: те, що не можна обійти, ніхто не перевіряє.
- Не заводь на складі стелаж «різне». Те, що туди потрапило, ніхто вже ніколи навмисне не знайде.
- Не створюй тижневий запас нічого швидкопсувного. Товар, що стоїть на складі, — сплачені гроші, які не рухаються.
- Не доручай приймання тому, у кого перший день: це робота, де рутина справді важить.
Підсумок
- Приймання — це чотири кроки: кількість, якість і дати, ціна й умови, потім підпис, саме в такому порядку.
- Розбіжність іде на папір, поки водій тут, в обидва примірники.
- Не приймай поставки в години пік; якщо доводиться, хай у когось буде лише це завдання.
- Приймання закінчується розкладанням: коробка, що стоїть у підсобці, — не залишок, а ризик.
- У кожної товарної групи на складі має бути постійне підписане місце, організоване за зонами.
- Нові надходження йдуть за старі й на складі, а дата має бути видна на коробці.
Часті запитання
Скільки має тривати приймання товару?
Для звичайної поставки в невеликий магазин — десять-п'ятнадцять хвилин, якщо є призначена людина і місце на складі. Якщо регулярно триває набагато довше, зазвичай причин дві: або смуга біля дверей забита і ніде розвантажувати, або поставка приходить не вчасно, і приймальник водночас обслуговує покупців. І те, й інше можна виправити, але само нічого не виправиться.
Що робити, якщо я знайшов розбіжність?
Напиши її в накладній до підпису і простеж, щоб вона потрапила і в примірник водія. Пошкоджену позицію варто ще й сфотографувати. Розбіжність, знайдена після підпису, — інша категорія і юридично, і практично: з цієї миті вона вже не частина приймання, а подальша претензія, результат якої залежить від постачальника.
Чи зобов'язаний я приймати товар із коротким терміном?
Це твоє рішення, і варто ухвалити його свідомо, бо ризик далі твій. Корисне питання: чи продасться він до дати за твого звичного темпу продажів. Якщо ні, ця партія — не знижка, а заздалегідь заброньоване списання. Тоді або не приймай її, або вимагай кредит-ноту, але вирішуй під час поставки, а не через два тижні.
Чи зобов'язаний я рахувати кожну штуку?
На практиці більшість магазинів рахує на рівні упаковки: ящик, короб, групова упаковка. Це нормально, поки групові упаковки опечатані й не пошкоджені. Щойно упаковка розкрита або пошкоджена, треба перевіряти поштучно, і особливо варто придивлятися до позицій, де розбіжності вже траплялися. Повний поштучний перерахунок найбільше виправданий на дорогих і дрібних товарах.
Де зберігати пошкоджений товар і повернення?
В окремому, позначеному місці, осторонь від звичайного товару, і так, щоб це було очевидно з одного погляду. Найчастіша помилка — пошкоджену позицію тимчасово ставлять у кінець стелажа, а потім хтось із добрих намірів викладає її в зал. Відокремлення — не недовіра: воно робить так, що рішення не залежить від того, хто сьогодні на зміні.
Скільки товару тримати на складі?
Стільки, скільки точно знадобиться до наступної поставки, плюс вузький запас найважливіших позицій. Товар, що стоїть на складі, — витрачені гроші, які не рухаються, і він займає місце, потрібне прийманню. Якщо склад регулярно забитий, це зазвичай питання не зберігання, а замовлення: ти завозиш більші кількості, ніж продається.
Як це пов'язано з убутком?
Тісно: дві з чотирьох головних причин убутку починаються тут. Одна — товар, оплачений, але фактично не отриманий, інша — пошкоджений товар, який ніхто так і не списав. Якщо приймання вибудуване, на інвентаризації не треба гадати: різниця або у списанні, або у власному споживанні, або справді десь іще, але поле принаймні звузилося.
Те, що ти прийняв, має опинитися у твоїх залишках.
Приймання має сенс лише тоді, коли оприбуткування — не окрема робота. У Boltom App товар, що надходить, живе в тій самій системі, з якої ти продаєш, тож на інвентаризації ти не зводиш два обліки.
- Рухи за товарами: що прийшло, що продалося, що пішло у списання — в одному місці.
- Усе, що при поставці не сходиться, можна записати одразу, а не лишати на папірці під прилавком.
- На інвентаризації ти не працюєш по пам'яті: бачиш, скільки МАЄ бути.
Без картки · 2 хвилини
