Більшість маленьких магазинів починають приблизно так: зошит під прилавком із паличками, і одного дня хтось переносить усе це в таблицю. Шлях непоганий. Добре побудована таблиця Excel може роками служити маленькому магазину, пекарні чи овочевій крамниці — якщо ви знаєте, для чого вона і для чого ні.
Проблема зазвичай не в Excel, а в структурі. У багатьох магазинах таблиця складається з одного стовпця «залишок», який хтось час від часу перезаписує. З нього ніколи не зрозуміти, чому стало дванадцять замість п'ятнадцяти — продали, викинули, хтось узяв чи просто помилилися під час введення. Добра таблиця зберігає не число, а те, що з ним сталося.
У статті три частини: готовий шаблон зі стовпцями і формулами, щотижневий порядок, який підтримує її живою, і чесний список того, де вона зазвичай ламається. Якщо наприкінці виявиться, що ваш магазин досі вміщається в таблицю, сміливо залишайтеся з нею.
Коли Excel — добрий вибір
Почнімо з чесного твердження: Excel — не інструмент для початківців, який треба якнайшвидше замінити. Він безкоштовний або дуже дешевий, усі певною мірою його знають, і він робить рівно те, що ви в нього вклали. У маленькому магазині цього часто досить — питання лише в тому, чи ваш магазин саме такий.
- Його веде одна людина. Якщо таблицю завжди заповнює та сама людина, немає плутанини версій і питання «хто це змінив».
- У ньому кілька сотень товарів. Приблизно при трьохстах рядках таблиця ще зручна; понад тисячу пошук і прокручування стають окремою роботою.
- Досить щотижневого ритму. Якщо ви раз на тиждень сідаєте і вносите рухи за тиждень, таблиця рівно настільки свіжа, наскільки потрібні дані для замовлення.
- Крім продажів, рухів витрат мало. Де списання і власне споживання рідкісні, забувається менше.
- Надходження просте. Кілька постачальників, одна-дві поставки на тиждень — це вноситься з накладної за кілька хвилин.
- Магазин лише один. Два магазини — це дві таблиці, і порівнювати їх — окрема робота.
Якщо більшість із цього про вас, Excel — добрий вибір, і наступна частина статті для вас. Якщо записують уже кілька людей, а списання приходить на клаптику паперу наприкінці зміни, варто почати з розділу «Де Excel ламається».
Шаблон: одинадцять стовпців, три формули
Описана нижче структура — це аркуш «Залишки», де кожен рядок — один товар і охоплює один період, зазвичай тиждень або місяць, час між двома перерахунками. Він іде від стовпця A до стовпця K; формули посилаються на другий рядок, і звідти ви протягуєте їх униз.
| Стовпець | Що до нього вноситься? | Формула або приклад |
|---|---|---|
| A — Товар | Назва товару, як ви шукали б його на полиці | Хліб житній |
| B — Код | Короткий унікальний ідентифікатор, який ніколи не змінюється | BRD01 |
| C — Одиниця | У чому рахуєте: штуки, кг, упаковки, ящики | шт. |
| D — Початковий залишок | Перерахована кількість на початок періоду | Число вручну, напр. 20 |
| E — Надходження | Що надійшло за період, за накладними | Число вручну або сума з «Рухів» |
| F — Продажі | Що пішло як продане | Число вручну або сума з «Рухів» |
| G — Списання | Прострочений, розбитий, зіпсований, непридатний до продажу товар | Число вручну або сума з «Рухів» |
| H — Власне споживання | Що взяли собі працівники або власник | Число вручну або сума з «Рухів» |
| I — Розрахунковий залишок | Що за паперами має бути на полиці | =D2+E2-F2-G2-H2 |
| J — Фактичний (перерахований) | Що ви справді нарахували наприкінці періоду | Число вручну |
| K — Розбіжність | Різниця між перерахованим і розрахунковим; мінус = нестача | =J2-I2 |
Наприкінці варто додати два допоміжні стовпці: L — Закупівельна ціна (за одиницю) і M — Сума розбіжності, з формулою =K2*L2. Це третя формула і, мабуть, найкорисніша: кількість штук сама по собі вводить в оману, адже три пачки жувальної гумки, яких бракує, і три пляшки олії, яких бракує, — не одне й те саме. Якщо відсортувати таблицю за стовпцем M, угорі списку опиниться те, що варто перевірити.
Два аркуші: чому журнал рухів кращий за перезаписане число
Таблицю вище можна заповнювати вручну: наприкінці тижня вписуєте, скільки надійшло і скільки пішло. Це працює, але має слабке місце — за підсумком зникають «коли», «що» і «хто». Якщо в стовпці списання стоїть чотирнадцять, ви не знаєте, чи був це один поганий день, чи два тижні повільного витоку. Тому варто додати другий аркуш, «Рухи», у якому ви ніколи нічого не виправляєте і не видаляєте, а лише додаєте.
| Дата | Товар (код) | Тип | Кількість | Хто записав |
|---|---|---|---|---|
| Понеділок | BRD01 | Надходження | +24 | Анна |
| Понеділок | BRD01 | Продаж | −18 | каса |
| Вівторок | MLK02 | Списання (прострочення) | −3 | Петро |
| Вівторок | COF05 | Власне споживання | −1 | Анна |
| Середа | MLK02 | Надходження | +30 | Петро |
Кількості зі знаком мають одну велику перевагу: на аркуші «Залишки» одна функція додає всю зміну товару. В Excel це SUMIF: =D2+SUMIF(Рухи!B:B;B2;Рухи!D:D) — тобто до початкового залишку додаються всі рядки аркуша «Рухи», код у яких збігається з кодом у цьому рядку. Якщо потрібна ще й розбивка за типами (скільки було списання, скільки власного споживання), найзручніша зведена таблиця, яка оновлюється одним клацанням.
Журнал рухів кращий за перезаписане число, бо ним можна пройти назад. Якщо наприкінці місяця розбіжність від'ємна, видно, з якого тижня вона почалася, за якими товарами і на чиїй зміні. Перезаписане число каже лише, скільки є зараз. Журнал каже і те, як до цього дійшло.
Налаштування за один вечір
Вихідні для цього не потрібні. Досить спокійного вечора, ноутбука і полиць — більша частина часу йде не на таблицю, а на список товарів і перший перерахунок.
- 11. Складіть список товарів і дайте кожному кодПройдіть уздовж полиць і заповніть стовпці A–C. Код має бути коротким і постійним (BRD01, MLK02) — назва може змінюватися, код ніколи. Цей крок найважче виправити потім, тож не поспішайте.
- 22. Визначтеся з одиницямиРахуєте в штуках, кілограмах чи упаковках? Головне, щоб кожен товар мав одну одиницю і надходження ви вносили теж у ній. Якщо постачальник привозить ящиками, а продаєте ви поштучно, під час надходження перераховуйте в штуки.
- 33. Перерахуйте полицю — це ваш початковий залишокПісля закриття або до відкриття, коли ніщо не рухається. Перерахована кількість іде в стовпець D. Якщо товарів забагато, почніть із двадцяти-тридцяти найважливіших, а решту додавайте в наступні тижні.
- 44. Створіть аркуш «Рухи»П'ять стовпців: дата, код, тип, кількість, хто. Для типу використовуйте випадний список («Перевірка даних»), щоб «списання», «Списання» і «викинули» не стали трьома різними категоріями.
- 55. Введіть формули і перевірте їх на трьох товарахДодайте кілька вигаданих рухів і перевірте, чи збігається розрахунковий залишок із тим, що виходить вручну. Якщо так, видаліть тестові рядки і протягніть формули на всі товари.
- 66. Вирішіть, хто що і коли записуєЦе не питання таблиці, але від нього залежить усе. Хто вносить поставку? Хто вносить списання? Куди йде записка, якщо ноутбука немає під рукою? Якщо в перший день відповіді немає, до третього тижня стовпці будуть порожні.
Щотижневий порядок, який підтримує її живою
Таблиця точна не тому, що формула добра, а тому, що дані потрапляють до неї регулярно. Цей порядок займає приблизно двадцять хвилин на тиждень, якщо рухи збираються по ходу, — і годину, якщо все доводиться збирати наприкінці тижня.
- 1Внесіть накладні за тиждень як надходження. Тримайте накладні в лотку поруч із ноутбуком, доки їх не внесено.
- 2Внесіть продажі. Якщо каса вміє давати зведення за товарами, скопіюйте звідти; якщо ні, це найслабше місце таблиці.
- 3Зберіть списання і власне споживання із записок за тиждень або із зошита. Якщо список порожній, спитайте: його справді не було чи його ніхто не записав?
- 4Перерахуйте п'ять–десять товарів — не всі. Щотижня інші, але дорогі й товари, що швидко продаються, мають потрапляти частіше.
- 5Подивіться розбіжність за перерахованими товарами. Якщо товару бракує два перерахунки поспіль, займіться цим, а не разовим коливанням.
- 6Зберігайте файл в одному місці, під однією назвою. Дату тримайте всередині файлу, а не в його назві.
Де Excel ламається
Excel рідко помиляється в арифметиці. Він ламається там, де зустрічається з людьми і з тим, як працює магазин: коли в ньому працюють кілька людей, коли рух відбувається не там, де файл, і коли дрібна помилка тижнями лишається непоміченою. Усе це з'являється не за одну ніч, а поступово — і зазвичай виходить на світло, коли на інвентаризації нічого не сходиться.
| Симптом | Чому так стається? | Скільки коштує? |
|---|---|---|
| Кілька людей хочуть писати одночасно | Один файл безпечно редагує одна людина за раз; спільна версія конфліктує або перезаписується | Втрачені рядки, яких ніхто не шукає |
| Файл у підсобці, продажі спереду | Ноутбук стоїть у кабінеті, рух відбувається біля прилавка | Цифри, вписані заднім числом, з пам'яті |
| «залишки_фінал_2.xlsx» | Кожен зберігає на своєму комп'ютері й пересилає поштою | Незрозуміло, яка версія правильна, і дві доводиться зводити |
| Протягнута формула непомітно з'їжджає | Вставлений рядок, клітинка, перезаписана вручну, неправильний діапазон | Тижнями неправильний залишок, якого ніхто не помічає |
| Не видно, хто що змінив | Таблиця не веде журнал змін | Коли є розбіжність, спитати нікого |
| Незручно на телефоні | Крихітні клітинки, прокручування, випадкові дотики | Під час зміни ніхто не записує |
| Списання і власне споживання випадають | Ніхто не піде в підсобку через один прострочений йогурт чи одну каву | Розбіжність стає «невідомою нестачею», хоча це не так |
Останній рядок — найважливіший. Надходження вноситься майже завжди, бо є накладна, і продажі якось потрапляють, якщо каса дає зведення. А от списання і власне споживання паперу не лишають: прострочений йогурт летить у смітник, кава випивається на початку зміни, і ніхто не йде в підсобку, щоб це внести. Наприкінці місяця все це осідає в стовпці «нестача» і виглядає як крадіжка — хоча більша частина просто не була записана.
„Таблиця підводить не там, де рахує, а там, де чекає: у підсобці, поки хтось не пригадає, що сталося спереду.”
Ознаки того, що час переходити на програму
Немає однієї точки, у якій Excel стає «поганим». Але є ознаки, які разом показують, що на підтримку таблиці ви витрачаєте більше часу, ніж вона повертає. Якщо три-чотири з них про вас, варто всерйоз роззирнутися.
- Записують кілька людей, і чийсь запис уже зникав або з'являвся двічі.
- Стовпці списання і власного споживання регулярно порожні або показують підозріло круглі числа.
- Існує кілька версій файлу, і незрозуміло, яка актуальна.
- Щотижневий порядок регулярно пропускається, бо одна година перетворилася на дві.
- Розбіжність щомісяця велика, але ви не можете сказати, на якому тижні чи на чиїй зміні вона виникла.
- Через другий магазин чи нову касу рухи тепер відбуваються в кількох місцях.
- Помилка у формулі виявилася лише на інвентаризації, через тижні.
На що дивитися в програмі
Під час переходу питання не в тому, скільки функцій має програма, а в тому, чи розв'язує вона ту частину, де ламається ваша таблиця. Якщо у вас випадають саме рухи витрат, складна складська система нічим не допоможе, якщо записувати біля прилавка так само важко, як раніше.
| Критерій | Чому це важливо? | Як перевірити |
|---|---|---|
| Запис там, де це відбувається | Те, що не записано одразу, зазвичай не записується ніколи | Спробуйте записати списання з-за прилавка, з телефона |
| Кілька пристроїв одночасно | Якщо біля прилавка вас двоє, нікому не доведеться чекати | Запишіть на двох телефонах одночасно й перевірте, чи збереглися обидва записи |
| Хто записав | Коли є розбіжність, ви знаєте, кого спитати | Перевірте, чи видно ім'я поруч із кожним записом |
| Швидко біля прилавка | Черга, немає часу копирсатися в меню | Засічіть, скільки займає запис продажу чи списання |
| Працює поруч із вашою касою | Не завжди потрібно міняти наявне обладнання | Спитайте, чи треба заради цього міняти касовий апарат |
| Дані можна вивантажити | Не треба викидати таблицю, якщо цифри можна експортувати | Перевірте, чи можна завантажити звіт, який вставляється в таблицю |
Перехід не означає, що таблицю треба викинути. У багатьох магазинах найкраще працює схема, за якої дані, які важко зібрати, — продажі, списання, власне споживання — записуються там, де виникають, і наприкінці тижня потрапляють у таблицю зі звіту. Надходження і перерахунок залишаються в попередньому порядку. Так таблиця залишається тим, у чому вона добра: підбивати підсумки і знаходити розбіжності.
Чого не робити
- Не перезаписуйте цифру залишку. Коли число перезаписано, зникає причина, чому воно стало таким, — журнал її зберігає.
- Не використовуйте назву файлу для контролю версій. Поруч із «фінал_2» і «фінал_новий» ніколи не буде ясно, який правильний.
- Не вписуйте нічого в клітинку з формулою. Перезаписана формула не видає помилки — вона просто відтоді показує неправильне число.
- Не перераховуйте весь магазин щотижня. П'ять–десять товарів регулярно варті більше, ніж повна інвентаризація, до якої так і не доходить.
- Не вважайте розбіжність крадіжкою, доки списання і власне споживання не внесено як слід. Більша частина нестачі — зазвичай незаписані рухи.
- Не ускладнюйте. Замість макросів і складних функцій — одинадцять стовпців і дві формули: у цьому хтось розбереться, навіть поки ви у відпустці.
- Не чекайте повного краху, щоб перейти. Якщо кілька ознак про вас, таблиця вже коштує більше, ніж заощаджує.
Підсумки
- Excel — добрий початок для однієї людини, кількох сотень товарів і щотижневого ритму.
- Залишок — це сума рухів: початковий + надходження − продажі − списання − власне споживання, і з ним ви порівнюєте перераховану кількість.
- Два аркуші: журнал рухів, до якого лише додають, і зведення, яке рахує формулами.
- Двадцятихвилинний щотижневий порядок і п'ять–десять перерахованих товарів підтримують її живою.
- Вона ламається там, де відбувається рух: біля прилавка, у кількох руках, одночасно.
- Під час переходу перевірте, чи записує програма там, де сьогодні губляться дані, — таблицю викидати не обов'язково.
Часті запитання
Чи підходить Excel для обліку товару в маленькому магазині?
Так, до певного розміру він працює добре. Якщо його веде одна людина, у ньому кілька сотень товарів і він оновлюється раз на тиждень, добре побудована таблиця може служити вам роками. Межа не в розрахунках, а в записі: щойно працюєте вже в кілька рук і рухи відбуваються біля прилавка, таблиця відстає дедалі частіше. Доти сміливо залишайтеся з нею.
Які стовпці потрібні в таблиці обліку товару?
Робочий мінімум: товар, код, одиниця, початковий залишок, надходження, продажі, списання, власне споживання, розрахунковий залишок, фактичний (перерахований) залишок і розбіжність. Варто додати закупівельну ціну і суму розбіжності, бо кількість штук сама по собі вводить в оману. Більше стовпців зазвичай лише сповільнює заповнення. Головне — щоб кожен рух витрат мав свій стовпець, а не спільний «інше».
За якою формулою рахувати залишок в Excel?
Розрахунковий залишок — це початковий залишок плюс надходження, мінус продажі, мінус списання, мінус власне споживання, у шаблоні =D2+E2-F2-G2-H2. Розбіжність — різниця між перерахованим і розрахунковим: =J2-I2, де мінус означає нестачу. Сума розбіжності — це розбіжність, помножена на закупівельну ціну. Маленькому магазину рідко потрібно щось складніше.
Чим журнал рухів кращий за один стовпець залишку?
Тим, що перезаписане число каже лише, скільки є зараз, а не як до цього дійшло. У журналі рухів кожне надходження, продаж, списання і власне споживання стоїть окремим рядком із датою та іменем, тож за розбіжності можна простежити, з якого тижня і з якого товару все почалося. Журнал до того ж прощає помилки: неправильний рядок можна виправити, а неправильний перезапис зникає безслідно. І аркуш «Залишки» можна розраховувати з нього автоматично функцією SUMIF.
Як використовувати SUMIF із журналом рухів?
Якщо на аркуші «Рухи» надходження стоять зі знаком плюс, а витрати — зі знаком мінус, загальна зміна товару — це одна сума. На аркуші «Залишки» формула =D2+SUMIF(Рухи!B:B;B2;Рухи!D:D), вона додає до початкового залишку всі рухи за цим кодом. У деяких мовних версіях Excel функція має локальну назву, а роздільник аргументів — крапка з комою. Для розбивки за типами зручніша зведена таблиця.
Як часто проводити інвентаризацію, якщо залишки ведуться в Excel?
Повної інвентаризації зазвичай досить раз на квартал або раз на рік, якщо між ними щотижня перераховувати п'ять–десять товарів. У щотижневу вибірку дорогі й швидкі товари мають потрапляти частіше, повільні й дешеві — рідше. Так розбіжності видно впродовж тижнів, а не лише наприкінці року. Докладно про інвентаризацію наприкінці року — в окремій статті.
Що робити, якщо таблиця показує нестачу, але незрозуміло, звідки вона?
Спершу перевірте, чи все списання і власне споживання за період внесено, — у багатьох магазинах більша частина нестачі просто незаписані рухи. Потім знайдіть, з якого тижня вона почалася і за якими товарами повторюється; разове коливання рідко щось означає. Перевірте й формули, бо діапазон, що з'їхав, виглядає точнісінько як нестача. Лише якщо все це гаразд, варто шукати іншу причину.
Чи можуть кілька людей користуватися таблицею одночасно?
Зі спільною хмарною таблицею технічно так, але на практиці саме тут починаються проблеми. Якщо двоє пишуть в один рядок або хтось працює в старій завантаженій копії, рядки можуть зникати чи дублюватися, і потім важко з'ясувати, хто що змінив. Якщо ви все ж працюєте так, нехай кожен пише лише на аркуші «Рухи», у новий рядок, а аркушем із формулами займається одна людина. Якщо це регулярно буксує, це одна з найсильніших ознак, що час переходити.
Чому списання і власне споживання завжди випадають із таблиці?
Бо вони не лишають паперу і відбуваються біля прилавка, поки таблиця в підсобці. Надходження має накладну, продажі — касу, а до ноутбука в підсобці ніхто не піде через одну прострочену баночку вершків чи одну каву. Те, що не записано одразу, до кінця тижня зазвичай забувається. Допомагає зошит або тримач для записок під прилавком, але надійне рішення — щоб запис відбувався там, де рух.
Коли варто переходити з Excel на програму?
Коли записуєте вже в кілька рук, коли стовпці списання і власного споживання регулярно порожні, коли ходить кілька версій файлу або коли щотижневий порядок уже не вміщається у ваш час. Одна ознака сама по собі не привід переходити, але три-чотири разом — так. Вирішуючи, дивіться не на кількість функцій, а на те, чи записує програма там, де сьогодні губляться дані. Багато магазинів навіть не викидають таблицю, а просто заповнюють стовпці, які важко зібрати, з іншого джерела.
На що дивитися, обираючи програму обліку товару?
Щоб запис біля прилавка був швидким, на телефоні чи планшеті, щоб кілька пристроїв працювали одночасно і щоб поруч із кожним записом було видно, хто його зробив. Важливо, щоб вона працювала поруч із вашою теперішньою касою і щоб дані можна було вивантажити у звіт. Перш ніж вирішувати, спробуйте її кілька днів у своєму магазині, у справді завантажену годину. Те, що швидко на демонстрації, не завжди швидко перед чергою.
Чи замінює Boltom App мою таблицю залишків?
Не повністю, і він не для цього створений. Boltom App записує біля прилавка те, що йде з полиці: продажі, списання з причиною і власне споживання з іменем того, хто взяв, на кількох пристроях одночасно, поруч із вашою теперішньою касою. Приймання товару, замовлення постачальникам, інвентаризацію за штрихкодами і повний складський облік він не робить. Тому багато магазинів залишають свою просту таблицю залишків і заповнюють стовпці витрат зі звітів застосунку.
Промовте назву товару — і він уже на касі.
Boltom App знімає з вас роботу за прилавком. Товар ви знаходите за фотографією або просто вимовивши його назву — без кодів і без папірців. Те, що йде з полиці або у смітник, записується просто там, а не в зошит. Застосунок працює поруч із вашою касою, а не замість неї.
- Швидкий код із фотографією — або промовте назву товару, і каса його знайде.
- Власне споживання у три дотики, на імʼя того, хто його записав.
- Щоденне списання з причиною: прострочене, розбите, непридатне для продажу — підсумоване у грошах.
Без картки · 2 хвилини
