Реклама програм для магазинів майже завжди починається однаково: довгий список усього, що вміє система. Облік запасів, закупівлі, програма лояльності, інтеграція з інтернет-магазином, хмарні звіти. Власник маленького магазину в цей момент зазвичай відчуває дві речі: що щось із цього йому точно потрібно — і що він гадки не має, що саме.
Ця стаття заходить з іншого боку. Вона питає не про те, що вміє програма, а про те, що сьогодні не працює у вашому магазині, — і що з цього розв'язала б POS-система, застосунок біля прилавка або взагалі нічого. Одним магазинам потрібна повна система, іншим — простий застосунок, а деяким поки цілком вистачає добре веденого зошита.
Ми хочемо залишатися об'єктивними, тож скажемо одне одразу: ми робимо Boltom App, який належить до легкої категорії застосунків біля прилавка. Це не офіційна каса, він не веде залишків і не займається закупівлями. Якщо вашому магазину потрібно саме це, наведені нижче питання працюють так само добре — власне, тоді вони найважливіші.
Спершу опишіть проблему, а не функцію
Перш ніж дивитися бодай на одну пропозицію, сядьте на десять хвилин і запишіть, що сьогодні створює клопіт. Думайте не системами, а ситуаціями: коли зупиняється черга, про що новий продавець питає втретє і що, як ви лише підозрюєте наприкінці місяця, йде не так. Цей список скаже, яка категорія вам потрібна, — і за яку функцію ви платили б даремно.
| Що болить сьогодні | Що мала б робити програма? | Яка категорія це розв'язує? |
|---|---|---|
| Черга біля прилавка, продавець шукає | Швидке обслуговування навіть для товарів без штрихкоду, наприклад за фото чи коротким кодом | Застосунок біля прилавка або POS-система |
| Новий продавець днями почувається невпевнено | Мало екранів, коротке навчання, важко помилитися | Переважно застосунок біля прилавка |
| Списання і власне споживання ніде не видно | Запис біля прилавка, з причиною та іменем | Застосунок біля прилавка або POS-система |
| Ви не знаєте, що продається і що приносить гроші | Виторг і прибуток за товарами та категоріями | Обидві — питання в тому, хто це читає |
| Велика нестача на інвентаризації, і незрозуміло звідки | Залишки, надходження, інвентаризація | Повна POS-система з обліком запасів |
| Багато постачальників, багато замовлень, забуті позиції | Закупівлі, пропозиції замовлень, робота з постачальниками | Повна POS-система |
| Ваша каса доживає свій вік або ви тільки відкриваєтеся | Видача чеків відповідно до закону | Офіційна каса або сертифікована система |
Якщо більшість рядків вашого списку відбувається біля прилавка — черга, навчання, списання, денні цифри, — велика система вам не обов'язково потрібна. Але якщо ваші проблеми на складі й у закупівлях, застосунок біля прилавка їх не розв'яже, хоч яким швидким він буде.
Три категорії: каса, POS-система, застосунок біля прилавка
За словами «програма для магазину» стоять три цілком різні речі. Багато непорозумінь виникає через те, що продавець програми і власник магазину, кажучи це, мають на увазі не одне й те саме. Тому варто вже в першій розмові з'ясувати, про що саме йдеться.
| Аспект | Офіційна (фіскальна) каса | Повна POS-система | Застосунок біля прилавка |
|---|---|---|---|
| Для чого? | Видача чеків відповідно до закону і податкова звітність | Ведення всього магазину: продажі, запаси, закупівлі, звіти | Швидше обслуговування і денні цифри поруч із теперішньою касою |
| Чи замінює офіційну касу? | Вона сама є обов'язковим пристроєм там, де це вимагається | Лише якщо сертифікована у вашій країні — запитайте | Ні |
| Залишки та інвентаризація | Зазвичай ні | Так, це одна з її головних сильних сторін | Зазвичай ні |
| Закупівлі, постачальники | Ні | Так | Ні |
| Навчання | Коротке, але коди треба запам'ятати | Довше, багато меню й налаштувань | Коротке, мало екранів |
| Налаштування | Встановлення техніком | Дні або тижні: товари, запаси, налаштування | Години: введення товарів і коротких кодів |
| Обладнання | Власний окремий пристрій | Часто власний термінал, принтер, сканер штрихкодів | Ваш теперішній телефон або планшет |
| Для кого він? | Усім, від кого цього вимагає закон | Магазинам із великим асортиментом, багатьма постачальниками і складом | Маленьким магазинам, пекарням, закусочним, де вузьке місце — прилавок |
Найчастіша помилка стається в третьому стовпці. Застосунок біля прилавка — не «дешева POS-система», а інструмент іншого роду: він не веде залишків, не займається закупівлями чи постачальниками і не видає фіскальних чеків. Натомість його швидко освоїти, він працює на пристроях, які у вас уже є, і дає ту жменьку цифр, яка потрібна маленькому магазину для щоденних рішень. Якщо вам потрібні залишки й замовлення, не намагайтеся обійтися застосунком — тут потрібна повна POS-система.
Що з цього потрібно вам?
Часто все вирішують два-три питання. Наведений нижче список не повний; він охоплює лише найпоширеніші ситуації.
- Ви тільки відкриваєтеся і каси ще немає: спершу владнайте з бухгалтером обов'язкову частину. Усе інше будується на ній, а робити навпаки дорого.
- У вас є офіційна каса, невеликий склад, а проблема біля прилавка (черга, навчання, списання): зазвичай досить застосунку біля прилавка, а каса залишається.
- Кілька сотень позицій від постачальників, регулярні замовлення, склад, помітна нестача: вам потрібна повна POS-система з обліком запасів. Застосунку тут не вистачить.
- Пекарня, овочева крамниця чи закусочна з багатьма товарами без штрихкоду: особливо уважно подивіться, як вводиться круасан або кілограм яблук, — від цього залежить швидкість прилавка.
- Два магазини або більше: в обох категоріях шукайте звіти за кожним магазином і перевірте, чи можна бачити дані магазинів в одному місці.
- Із зошитом чи таблицею все вже добре працює: можливо, вам поки нічого не потрібно. Про це розділ «Коли не варто переходити».
Дві категорії одночасно теж можуть бути добрим рішенням. Нерідко офіційна каса залишається, до неї додається застосунок біля прилавка для швидкого обслуговування і денних цифр, а запаси й далі ведуться в простій таблиці. Це не половинчасте рішення, якщо воно покриває саме те, що болить.
12 питань перед оплатою
Поставте ці питання продавцеві програми, а ще важливіше — поставте їх собі під час випробування. Жодне з них не технічне. Усі вони про те, як програма працюватиме біля вашого прилавка, з вашими людьми.
- 1Скільки часу новий продавець її освоюватиме? Не судіть за демонстрацією; дайте її тому, хто її не бачив. Якщо через годину він досі не може обслуговувати сам, цю годину ви оплачуватимете знову з кожним новим працівником.
- 2Як потрапляють у систему товари? Запитайте конкретно про товари без штрихкоду: випічку, ваговий овочевий товар, тістечка поштучно. Якщо щоразу для них треба шукати в меню, черга не стане коротшою.
- 3Чи працює без інтернету? Питання не в тому, чи є у вас wi-fi, а що стається, коли він зникає. Чи продовжує вона записувати і синхронізує пізніше — чи обслуговування зупиняється?
- 4Скільки пристроїв покриває ціна? Багато підписок беруть плату за кожен пристрій або кожного користувача. Якщо біля прилавка стоїте вдвох, а ще один телефон — у підсобці, так і рахуйте.
- 5Чи потрібне нове обладнання? Чи працює вона на вашому теперішньому телефоні чи планшеті і чи вписується поруч із наявною касою — чи працює лише з власним терміналом і власним принтером?
- 6Які звіти вона дає і хто їх читатиме? Двадцятисторінковий звіт, який ніхто не відкриває, нічого не вартий. Перевірте, чи видно одним поглядом денний виторг, прибуток за товарами і що продається о котрій годині.
- 7Як вона працює з правами доступу? Продавець має бачити те, що йому потрібно, але не мати доступу до прибутку, цін і налаштувань, якщо ви цього не хочете.
- 8Якою мовою вона працює? Якщо хтось у вашій команді впевненіше почувається іншою мовою, інтерфейс його рідною мовою заощаджує дні навчання — і означає менше помилок біля прилавка.
- 9Яка повна вартість за рік? Підписка, пристрої, термінал, налаштування і навчання — таблиця в наступному розділі допоможе це додати.
- 10Чи є мінімальний строк або плата за вихід? Запитайте, який мінімальний строк договору, що буде, якщо розірвати його достроково, і чи обладнання стане вашим.
- 11Кому належать дані і чи можна їх вивантажити? Ваші товари, ваші продажі і ваші звіти — це історія вашого магазину. Запитайте, чи можна завантажити їх у форматі, який відкриє таблиця.
- 12Чи є безкоштовне випробування без введення банківської картки? Якщо для випробування потрібні дані картки, після його завершення оплата часто починається автоматично. Чесне випробування ні до чого вас не зобов'язує.
„Програму для магазину треба оцінювати не на демонстрації, а в суботу вранці, коли біля прилавка стоять п'ятеро людей, а новий продавець уперше сам.”
Скільки це насправді коштує за рік?
У пропозиціях щомісячну підписку майже завжди пишуть великим шрифтом. Але для магазину важить загальна сума, сплачена за рік, і підписка часто лише одна її позиція. Частина решти навіть не з'являється в рахунку, а лише в робочих годинах.
| Стаття витрат | На що зважати | Як порахувати |
|---|---|---|
| Підписка | Плата береться за пристрій, за користувача чи за магазин? Що входить до базового пакета, а що — окремий модуль? | Щомісячна плата × кількість пристроїв × 12, плюс потрібні модулі |
| Обладнання | Чи потрібні новий термінал, принтер, сканер штрихкодів, грошова шухляда — чи досить вашого теперішнього телефона або планшета? | Ціна купівлі, поділена на очікувану кількість років використання, або орендна плата × 12 |
| Платіжний термінал | Часто окремий договір, зі своєю платою і комісією. Чи під'єднаний він до програми? | Щомісячна плата × 12, плюс комісія пропорційно виторгу за картками |
| Налаштування | Введення товарів, кодів, фото, налаштувань — хто це робить і скільки часу це забирає? | Робочі години × вартість години вашої або вашого працівника |
| Навчання | Не разова витрата: вона повертається з кожним новим працівником | Години навчання × кількість нових працівників, яку ви очікуєте за рік |
| Підтримка | Чи входить вона в ціну? Чи доступна в робочі години, зокрема й у вихідні? | Річна плата, якщо вона є, — і втрачені продажі, якщо допомогти нікому |
| Вихід | Мінімальний строк, плата за розірвання, вивантаження даних | Найгірший випадок: скільки коштуватиме перехід через рік |
Простий приклад у нейтральних одиницях. Якщо підписка коштує 20 одиниць на місяць за пристрій і ви користуєтеся нею на трьох пристроях, це 720 одиниць на рік. Якщо налаштування забирає двадцять годин роботи, а година вашого часу варта 10 одиниць, це ще 200. Якщо ви за рік навчаєте двох нових продавців і кожному потрібно вісім годин, перш ніж він зможе обслуговувати сам, це ще 160. Отже, «20 на місяць» у перший рік перетворюються на понад тисячу одиниць — і дешевша, але складніша в освоєнні система легко може обійтися дорожче.
Випробування: два тижні, крок за кроком
Випробування — не для того, щоб поклацати меню. Воно для того, щоб з'ясувати, що відбувається у вашому магазині, з вашими людьми, у звичайний тиждень і в день, коли людно. Двох тижнів для цього зазвичай досить, якщо ви наперед вирішите, на що дивитеся.
- 11. До початку: запишіть, що хочете вирішитиВізьміть свій список болів і виберіть три. Наприкінці двох тижнів ви маєте відповісти «так» чи «ні» саме на них — а не на те, чи вам «подобається».
- 22. Перші два дні: введіть найважливіші товариНе весь асортимент. Досить тридцяти-п'ятдесяти товарів, що дають більшість продажів, — зокрема й тих, що без штрихкоду. Засічіть час, бо введення всього забере в кілька разів більше.
- 33. Третій день: дайте її тому, хто її не бачивПродавцеві чи комусь із родини, з п'ятихвилинним поясненням. Дивіться, де він застрягає, що питає і скільки разів дивиться на вас по допомогу. Це і є справжній час навчання, а не той, який вам назвали на демонстрації.
- 44. Перший тиждень: користуйтеся нею в годину пікУ ранковий чи пообідній наплив, а не коли тихо. Подивіться, чи швидше йде обслуговування і що стається, якщо на хвилину вимкнути wi-fi.
- 55. Другий тиждень: відкрийте звіт і ставте йому питанняЧи можете ви прочитати з нього, що продавалося найкраще, о котрій годині і яким був прибуток? Якщо й на другому тижні ви не відкриваєте звіт з власної волі, програма не змінить і ваших рішень.
- 66. Наприкінці: випробуйте вихідЗавантажте свої дані і відкрийте їх у таблиці. Подивіться, як скасувати підписку і чи починається оплата автоматично після випробування. Лише тоді вирішуйте.
Тривожні сигнали від продавця
Більшість продавців працюють чесно, але комісію їм платять за сьогоднішній підпис, а не за власника магазину, який і через два роки задоволений. На кількох фразах варто сповільнитися й перепитати.
| Що ви чуєте | Чому це підозріло | Що перепитати |
|---|---|---|
| «Ця ціна діє лише сьогодні». | Тиск допомагає швидкому рішенню, а не доброму | Чи можу я отримати пропозицію письмово, дійсну тиждень? |
| «Вона вміє все, що тільки можна уявити». | Маленькому магазину не потрібно все, йому потрібні три речі, зроблені добре | Чи можете ви зараз показати мої три проблеми на моїх товарах? |
| «Для випробування потрібен лише номер вашої картки». | Наприкінці випробування це легко перетворюється на автоматичний платіж | Чи є випробування без банківської картки? Як його скасувати? |
| «Мінімальний строк усюди однаковий». | Він не всюди однаковий, і про нього часто можна домовитися | Яка плата за розірвання в перший рік і після нього? |
| «Вивантаження зазвичай нікому не потрібне». | Воно знадобиться, коли захочете перейти, — а тоді питати вже запізно | Як завантажити мої продажі й товари і в якому форматі? |
| «Це замінить і вашу касу». | Правда лише там, де система сертифікована і правила це дозволяють | Чи підтвердите ви це письмово, щоб мій бухгалтер міг перевірити? |
| «Навчання займає один пообідній час». | Для вас — можливо; для нового продавця в суботній наплив — навряд | Чи може спробувати мій працівник, який її не бачив? |
Деякі ознаки видно не зі слів, а з поведінки:
- Вам не називають повну річну ціну однією цифрою, лише щомісячну плату і «знижені» перші місяці.
- Демонстрація працює лише з їхніми зразками товарів, а не з товаром вашого магазину.
- На кожну відсутню функцію відповідь — «це буде в новій версії».
- Вам не можуть сказати, кому дзвонити в суботу вранці, якщо система не працює.
- Від вас чекають, що ви підпишете договір на місці, і не можна забрати його додому, щоб прочитати.
Коли не варто переходити
Не кожному магазину сьогодні потрібна програма. Якщо щоденна робота йде добре, а цифри, потрібні для рішень, є в зошиті чи таблиці, перехід — це лише витрати і навчання. Нова система в перші тижні завжди вас сповільнює — це окупається, лише якщо їй є що розв'язувати.
- Ви працюєте самі або вдвох, і біля прилавка завжди та сама людина.
- Асортимент у вас невеликий і стабільний, і ви напам'ять знаєте, що продається.
- Денний підсумок каси дає вам те, що ви хочете знати ввечері.
- Списання невелике і завжди потрапляє в зошит.
- Проста таблиця залишків оновлюється щотижня і на інвентаризації приблизно сходиться.
- Попереду велика зміна — переїзд, ремонт, сезонний пік, — а це невдалий час запроваджувати нову систему.
Як побудувати таблицю залишків, що працює, і за якими ознаками видно, що ви її переросли, — про це наша стаття «Облік товару в Excel». Якщо кілька тамтешніх ознак стосуються вас, час переходити; якщо ні — залишайтеся з тим, що працює.
Контрольний список перед покупкою
- Я записав три найважливіші проблеми, які хочу розв'язати.
- Я знаю, яка категорія мені потрібна: офіційна каса, повна POS-система, застосунок біля прилавка — або дві з них.
- Я перевірив із бухгалтером, що обов'язкове для видачі чеків.
- Новий працівник спробував її і вже за годину обслуговував самостійно.
- Я бачив, як вводяться товари без штрихкоду.
- Я перевірив, що стається без інтернету.
- Я порахував повну річну вартість, за пристроями і з урахуванням робочих годин.
- Я знаю мінімальний строк і плату за розірвання — письмово.
- Я завантажив свої дані і відкрив їх у таблиці.
- Для випробування не знадобилася банківська картка, або я точно знаю, як його скасувати.
Підсумки
- Вибір починається з ваших сьогоднішніх проблем, а не зі списку функцій.
- Є три категорії: офіційна каса, повна POS-система, застосунок біля прилавка — і дві з них часто працюють поруч.
- Там, де вона обов'язкова, офіційну касу ніщо не замінить; владнайте це з бухгалтером.
- З дванадцяти питань найважливіші — навчання, товари без штрихкоду і вихід.
- Повна річна вартість включає робочі години, а не лише підписку.
- Два тижні випробування у власному магазині, зі справжніми покупцями, варті більше за будь-яку демонстрацію — а якщо зошита ще досить, залишайтеся з ним.
Часті запитання
Чим каса відрізняється від POS-системи?
Офіційна каса потрібна передусім для видачі чеків відповідно до закону і податкової звітності — там, де цього вимагає закон. POS-система об'єднує все ведення магазину: продажі, запаси, закупівлі і звіти. У деяких країнах POS-система сама може бути сертифікована і так замінити касу; деінде вони працюють поруч. Що стосується вас, скаже бухгалтер або місцева податкова служба.
Чи може застосунок або касова програма замінити офіційну касу?
Застосунок біля прилавка — ні, і зазвичай він на це й не претендує. Повна POS-система — лише якщо вона сертифікована у вашій країні і місцеві правила дозволяють її використання. Якщо продавець це обіцяє, попросіть підтвердження письмово і покажіть його бухгалтерові, перш ніж підписувати. Ця стаття — не юридична консультація: правила в різних країнах різні й з часом змінюються.
Яка касова програма потрібна маленькому магазину?
Та, що розв'язує те, що болить сьогодні. Якщо проблема біля прилавка — черга, навчання, списання, денні цифри, — часто досить легкого застосунку біля прилавка поруч із наявною касою. Якщо проблема на складі й у закупівлях, потрібна повна POS-система з обліком запасів. А якщо із зошитом чи таблицею все добре працює, можливо, вам поки нічого не потрібно.
Скільки коштує програма для магазину за рік?
Це дуже залежить від категорії і кількості пристроїв, тож замість конкретної суми варто додати статті. До них належать підписка за пристрій або користувача, обладнання, платіжний термінал, час на введення товарів і навчання кожного нового працівника. Останні дві не з'являються в рахунку, але це справжні витрати в робочих годинах. Дешевша, але складніша в освоєнні система легко може в перший рік обійтися дорожче.
Чи треба купувати нове обладнання для програми магазину?
Залежить від категорії. Деякі повні POS-системи працюють із власним терміналом, принтером і сканером штрихкодів, інші працюють і на пристроях, які у вас уже є. Застосунки біля прилавка зазвичай працюють на вашому теперішньому телефоні чи планшеті, поруч із касою. Запитайте конкретно, що потрібно для старту і чи обладнання буде вашим, чи орендованим.
А як бути з товарами без штрихкоду, наприклад випічкою?
У багатьох маленьких магазинах це найвужче місце прилавка, тож перевірте це окремо під час випробування. Запитайте, як швидко записати круасан, одне тістечко чи кілограм яблук: коротким кодом, фото, кнопкою швидкого доступу чи вагами. Якщо щоразу треба шукати в меню, черга не стане коротшою, хоч яка добра решта системи. Вимірюйте це в годину пік, а не коли тихо.
Чому важливо, щоб програма працювала без інтернету?
Бо рано чи пізно зв'язок зникає — збій у провайдера, поганий роутер чи товста стіна. Якщо програма тоді зупиняється, зупиняється й обслуговування, а черга біля прилавка не чекає. Запитайте, чи продовжує вона записувати без зв'язку і що відбувається з даними, коли зв'язок повертається. Під час випробування вимкніть wi-fi на хвилину і перевірте самі.
Скільки має тривати випробування і на що дивитися?
Двох тижнів зазвичай досить, якщо ви наперед вирішите, на що дивитеся. Введіть тридцять-п'ятдесят найважливіших товарів, дайте програму тому, хто її не бачив, і користуйтеся нею в справжню годину пік. На другому тижні подивіться, чи можете відповісти на власні питання зі звіту. Наприкінці завантажте свої дані і перевірте, як скасувати підписку.
На що звернути увагу в договорі?
На мінімальний строк договору, плату за розірвання і те, що буде з обладнанням і даними, якщо ви підете. Перевірте, чи входить підтримка в ціну і чи доступна вона в робочі години. Перевірте, чи ціна за пристрій, за користувача чи за магазин і які функції є окремими модулями. Усе, що пообіцяли усно, попросіть і письмово.
Кому належать дані, якщо я користуюся програмою за підпискою?
Це визначають договір і умови обробки даних, тож запитайте про це прямо. На практиці важливо, чи можете ви завантажити свої товари, продажі і звіти у форматі, який відкриє таблиця. Перевірте це під час випробування, а не покладайтеся на обіцянку. Якщо вивантаження незручне або коштує додатково, пізніший перехід буде дорогим.
Коли не варто переходити на програму для магазину?
Коли ви працюєте самі або вдвох, асортимент невеликий і стабільний, а денний підсумок каси дає вам те, що ви хочете знати. І тоді, коли проста таблиця залишків оновлюється щотижня і на інвентаризації приблизно сходиться. Не запроваджуйте нову систему й перед великою зміною — переїздом, ремонтом, сезонним піком. Тиждень вимірювань у зошиті швидко покаже, чи є взагалі що розв'язувати.
До якої категорії належить Boltom App?
До легкої категорії застосунків біля прилавка. Поруч із вашою теперішньою касою він записує продажі за фото, коротким кодом або за назвою товару, сказаною вголос, навіть без інтернету, і показує виторг і прибуток за товарами, категоріями та годинами. Це не офіційна каса, він не видає фіскальних чеків, не веде залишків і не займається закупівлями чи постачальниками. Кому це потрібно, варто обрати повну POS-систему.
Промовте назву товару — і він уже на касі.
Boltom App знімає з вас роботу за прилавком. Товар ви знаходите за фотографією або просто вимовивши його назву — без кодів і без папірців. Те, що йде з полиці або у смітник, записується просто там, а не в зошит. Застосунок працює поруч із вашою касою, а не замість неї.
- Швидкий код із фотографією — або промовте назву товару, і каса його знайде.
- Власне споживання у три дотики, на імʼя того, хто його записав.
- Щоденне списання з причиною: прострочене, розбите, непридатне для продажу — підсумоване у грошах.
Без картки · 2 хвилини
