Оптовик, постачальник чи cash & carry? Де закуповувати товар для магазину

Четвер, ранок, до відкриття. На складі закінчилася мінеральна вода, наступна поставка від оптовика — у понеділок, а ящики з хлібом уже чекають біля дверей. Власник магазину дивиться на ключі від машини: якщо поїхати в cash & carry зараз, до полудня він повернеться, але доти хтось має стояти за прилавком. Якщо не поїхати, до вихідних полиця з водою спорожніє. Те саме питання постає кілька разів на тиждень, і більшість власників магазинів вирішують його за звичкою, а не за розрахунком.

А проте те, звідки надходить ваш товар, — одне з найважливіших рішень у магазині. Від нього залежить не лише ваша маржа, а й те, скільки вашого часу йде на закупівлі, скільки ваших грошей лежить на складі і як часто полиця стоїть порожня. Добре вибудуваний закупівельний мікс може щотижня заощаджувати години й реальні гроші; поганий забирає і те, і те так, що ви цього навіть не помічаєте.

У цій статті ми розбираємо канали закупівлі, порівнюємо їх, рахуємо, у скільки насправді обходиться закупівля власною машиною, і показуємо, як ухвалювати рішення за категоріями. Ми свідомо не називаємо ні фірм, ні мереж, ні тарифів, бо в різних країнах і регіонах вони дуже різняться; приклади наведено в нейтральних одиницях. Переговори про ціну докладно розібрано в статті «Постачальники і закупівельна ціна: як торгуватися і коли міняти», обсяги замовлення — у статті «Нестача чи надлишок товару? Як знайти баланс у маленькому магазині», а приймання товару — у статті «Приймання товару крок за кроком — і як має виглядати склад».

Шість шляхів, якими до вас надходить товар

Товар маленького магазину зазвичай надходить із кількох джерел, навіть якщо власник не думає про них як про канали. Варто один раз свідомо їх перебрати й подивитися, у чому кожен шлях добрий, а в чому поганий, бо лише тоді видно, де ви переплачуєте за зручність, а де — за звичку.

• Напряму у виробника або торгового агента бренду. До вас приходить торговий представник, зазвичай за фіксованим графіком замовлень, із доставкою. Ціна на конкретний бренд часто найвигідніша, але мінімальне замовлення може бути високим, і ви отримуєте лише продукцію цього виробника.
• Оптовик або дистриб'ютор із доставкою. Широкий асортимент від багатьох виробників, одне замовлення, один рахунок, одна поставка, часто з відстрочкою платежу. Зручно й передбачувано, але натомість ви прив'язані до мінімальної суми замовлення і дня доставки.
• Cash & carry, оптовий магазин самообслуговування. Ви їдете самі, вантажите самі, платите на місці. Гнучко, товар у вас одразу, бувають вигідні пропозиції — але транспорт, час і вантаження лягають на вас.
• Місцевий виробник або невелике господарство. Свіжий товар, особливі продукти, місцеві зв'язки: яйця, мед, овочі, домашня випічка. Невеликі обсяги, непостійна пропозиція, часто індивідуальна домовленість.
• Онлайн-замовлення в оптовиків і платформи. Ви замовляєте через сайт в одного чи кількох постачальників, із доставкою. Зручно, замовляти можна й увечері, ціни легко порівнювати — але умови в різних платформ дуже різняться.
• Термінова закупівля за акцією в іншому магазині. Якщо щось закінчилося й іншого виходу немає, ви купуєте це за акцією в більшому магазині. Швидко, але дорого й ризиковано, тож це може бути лише винятком.

Більшості магазинів вистачає трьох-чотирьох каналів. Якщо їх менше, легко опинитися в залежності від одного постачальника; якщо більше, замовлення дробляться, зростає кількість мінімумів, рахунків і поставок, і ви ніде не стаєте достатньо важливим клієнтом, щоб отримати добрі умови.

Поруч: що дає кожен канал

У таблиці нижче — типова картина. Це не правило: є виробники з невеликим мінімумом і cash & carry з доставкою. Але коли ви оцінюєте пропозицію, варто пройтися цими пунктами по черзі, бо найнижча ціна за одиницю — далеко не завжди найдешевший спосіб закупівлі.

У таблиці впадає в око одне: те, що ви виграєте в одній колонці, часто оплачуєте в іншій. Гнучкість cash & carry коштує вашого часу, добра ціна виробника — високого мінімуму і фіксованого графіка, зручність оптовика — кількох відсотків у ціні. Добре рішення шукає не найдешевший рядок, а той, який загалом обходиться найдешевше для конкретної групи товарів.

З доставкою: виробник і оптовик

Канали з доставкою — основа магазину. Товар надходить в узгоджений день, ви його приймаєте і тим часом можете залишатися за прилавком. Виробник або агент бренду зазвичай дає добрі ціни й акції на свою продукцію, іноді й підтримку з викладкою на полиці, а оптовик привозить товари багатьох виробників за одним замовленням і з одним рахунком.

• Графік замовлень. Торговий представник або система замовлень приймає замовлення у визначені дні й доставляє у визначені дні. Під це треба підлаштовувати свої замовлення: те, що закінчиться після дня поставки, буде відсутнє до наступної.
• Мінімальне замовлення. Багато постачальників не доставляють нижче певної суми замовлення чи кількості коробок або беруть плату за доставку. Маленький магазин це легко змушує брати надто великі обсяги.
• Один рахунок, одна поставка. Головна перевага оптовика — не завжди ціна, а те, що ви маєте справу з одним партнером замість двадцяти виробників.
• Повернення і рекламації. Заздалегідь запитайте, як вони чинять із пошкодженим, відсутнім або простроченим товаром і скільки у вас часу, щоб про це повідомити.

Одна з найбільших переваг каналів із доставкою, про яку часто забувають, — відстрочка платежу. Якщо постачальник виставляє рахунок з оплатою через два тижні, то два тижні ваші полиці повні на його гроші. Магазин, який на таких умовах закуповує на 1 000 одиниць на тиждень, постійно має приблизно на 2 000 одиниць товару, профінансованого постачальником. Це безплатний кредит: відсотків немає, заради нього не треба йти до банку, а якщо ходовий товар продано до терміну оплати, гроші вже лежать у касі на той момент, коли треба платити.

Безплатний кредит добрий лише доти, доки ви поводитеся з ним дисципліновано. Якщо гроші, що надходять, до терміну оплати ви витратите на щось інше, день оплати застане вас зненацька, а прострочення платежу може ще й погіршити ваші умови. Як пов'язані відстрочка платежу, запаси й каса, докладно розібрано в статті «Магазин прибутковий, а грошей усе одно немає — запаси й ліквідність».

Cash & carry: гнучко, але не безплатно

Cash & carry — швейцарський ніж власника маленького магазину. Немає дня замовлення, немає мінімуму, ви купуєте те, що бачите, і того ж дня це стоїть на полиці. Можна впіймати вигідні пропозиції й випробувати новий товар, узявши лише одну коробку. Тому багато власників закуповують там майже все — і саме в цьому пастка.

• Перевага: ви отримуєте товар одразу, якщо щось несподівано закінчилося.
• Перевага: можна купувати невеликими обсягами, тож новий товар можна випробувати без ризику.
• Перевага: ви бачите пропозиції на власні очі й можете вирішити на місці.
• Недолік: оплата на місці, тож відстрочки немає, і гроші одразу йдуть із каси.
• Недолік: транспорт, вантаження й розвантаження — ваша робота, а тим часом ви або зачиняєте магазин, або в ньому має хтось бути.
• Недолік: легко купити більше, ніж планували, — повз палету зі спецпропозиціями важко пройти.

Тож cash & carry ні дорогий, ні дешевий: він добрий для того, для чого створений. Він чудово підходить, щоб закривати прогалини, брати додаткові позиції, ловити вигідні пропозиції й випробовувати нові товари. А от як основне джерело товару він через приховані витрати часто обходиться дорожче, ніж показує чек.

Приховані витрати: ваш власний час і машина

Чек із cash & carry показує лише ціну товару. Чого він не показує: дорогу туди й назад, вибір, чергу, вантаження, пальне, знос машини і те, що тим часом магазин або зачинений, або за прилавком замість вас стоїть хтось інший. Порахуймо на прикладі, в нейтральних одиницях. Магазин щотижня закуповує товарів цієї групи на 1 000 одиниць. У cash & carry вони на 3 відсотки дешевші, але це вимагає двох поїздок на тиждень по 2 години кожна, а свою годину ми оцінюємо в 15 одиниць. Пальне і знос машини — 10 одиниць за поїздку. Оптовик привозить той самий товар раз на тиждень за плату в 15 одиниць.

У прикладі cash & carry обходиться на 35 одиниць на тиждень дорожче, хоча за чеком здається дешевшим на 30 одиниць. За чотири тижні це 140 одиниць на місяць. Точку беззбитковості знайти просто: cash & carry має бути дешевшим на вартість поїздок за вирахуванням заощадженої плати за доставку, тобто 60 + 20 − 15 = 65 одиниць. За закупівлі на 1 000 одиниць це 6,5 відсотка. Якщо різниця в ціні менша, доставка дешевша.

• Якщо за прилавком стоїть заміна, її час — теж витрати. Якщо за дві поїздки ви платите їй за 4 години по 10 одиниць на годину, це ще 40 одиниць, і тижневі витрати на cash & carry зростають до 1 090 одиниць.
• Якщо поки вас немає, магазин зачинений, втрачений виторг — це втрачений прибуток. Тихого ранку це може бути небагато, у годину пік — багато.
• Якщо ви поєднуєте поїздку з чимось іще — банком, поштою, місцевим виробником, — частина витрат до закупівлі не належить. У такому разі розділіть їх чесно.
• Якщо різниця в ціні на окремі товари велика, наприклад на вигідній пропозиції, тоді cash & carry окупається. Тож питання не в тому, чи їздити, а в тому, навіщо і як часто.

Місцеві виробники, онлайн-замовлення і крайні випадки

Крім трьох основних каналів є ще три, які можуть відігравати меншу, але важливу роль. Їх не варто звалювати в одну купу: один може стати джерелом того, чим ви вирізняєтеся, другий може спростити замовлення, а третій — радше тривожний сигнал, ніж стратегія закупівель.

• Місцеві виробники. Яйця, мед, сезонні фрукти й овочі, домашня випічка: завдяки їм ви можете відрізнятися від великих магазинів. Ціна часто вища, але й покупці готові платити більше, якщо знають, звідки товар. Запитайте, як регулярно і скільки вони можуть привозити і як ви отримаєте на це рахунок або чек.
• Онлайн-замовлення в оптовиків. Замовляти можна ввечері, після закриття, ціни легко порівнювати, і часто доставляють за невеликого мінімуму. Стежте за платою за доставку, днями доставки і за тим, хто відповідає, якщо чогось бракує або товар прийшов пошкодженим.
• Акція в іншому магазині в крайньому разі. Якщо закінчився важливий товар, зрідка докупити його за роздрібною акцією — нормально. Але акційна ціна — однаково роздрібна, часто є обмеження на одного покупця, належний документ про покупку отримати вдається не завжди, а у вашому магазині на цьому товарі майже нічого не залишається. Якщо це повторюється регулярно, проблема у ваших замовленнях або в постачальнику.

Термінова закупівля — по суті симптом. Якщо це трапляється кілька разів на місяць, з'ясуйте, чому цей товар закінчується: неправильний обсяг замовлення, надто рідкі поставки або постачальник не привозить того, що ви замовили. Це вже питання не закупівлі, а замовлень, і його розібрано в статті «Нестача чи надлишок товару? Як знайти баланс у маленькому магазині».

Правильний закупівельний мікс за категоріями

Питання не в тому, який канал найкращий, а в тому, який кращий для якої групи товарів. Продажі категорії, її маржа, термін придатності й вага разом вирішують, чи варто її закуповувати з доставкою, у щоденного постачальника, у cash & carry чи в місцевого виробника. Таблиця нижче — відправна точка, яку треба припасувати до свого магазину.

Найважливіший чинник у міксі — маржа. Там, де маржа категорії тонка, — зазвичай це напої й базова бакалія з довгим терміном придатності, — різниця в закупівельній ціні в кілька відсотків становить велику частину прибутку, і варто шукати краще джерело. Там, де вона товста, наприклад на особливих товарах чи свіжій випічці, надійність і якість важать більше, ніж найменша різниця в ціні. Наскільки велика маржа категорії насправді, можна порахувати за допомогою статті «Яка насправді твоя маржа? Націнка, маржа і справжній прибуток магазину».

Коли міняти канал

Закупівельний мікс не задається раз і назавжди. Змінюються умови постачальників, змінюється район, змінюється й магазин. Ознаки нижче свідчать про те, що варто переглянути, звідки надходить товар категорії. Якщо причина в ціні, спершу спробуйте домовитися — про це стаття «Постачальники і закупівельна ціна: як торгуватися і коли міняти».

• Постійні проблеми з поставками. Відсутні позиції, не той товар, затримки або пошкоджені пакування кілька разів поспіль, і рекламації нічого не змінюють.
• Ціни, що тікають. Ціни постачальника постійно й без пояснень зростають швидше, ніж в інших джерел на той самий товар.
• Мінімум, що не підходить. Ваші продажі впали, і через мінімум вам регулярно доводиться замовляти забагато, а це лежить на складі або прострочується.
• Змінені продажі. Категорія зросла настільки, що її вже варто закуповувати з доставкою, або впала настільки, що вистачить докуповувати її в cash & carry.
• Забагато поїздок. Якщо ви їздите в cash & carry кілька разів на тиждень по ту саму групу товарів, це знак, що вона має надходити з доставкою.
• Нова можливість. У районі з'явився новий постачальник, виробник розширив асортимент або онлайн-платформа доставляє до вас за невеликого мінімуму.

„Добрий постачальник — не той, у кого найнижча ціна на найдешевший товар, а той, після якого наприкінці місяця у вас залишається найбільше, — якщо врахувати час, машину, прогалини на полицях і списання.”

Перш ніж підключити нове джерело: чек-лист

Підключення нового постачальника здається дрібним рішенням, але воно може на місяці визначити, скільки часу й грошей ви витрачаєте. Перш ніж зробити перше велике замовлення, пройдіть кроки нижче. Добрий партнер відповість на них охоче і письмово.

1. 11. Запросіть прайс-лист на свої товариНе дібраний акційний список, а звичайну ціну на ваші найважливіші товари, і порівняйте її зі своїми теперішніми закупівельними цінами. Запитайте, як часто і як змінюється прайс-лист.
2. 22. Уточніть мінімум і день доставкиЯка мінімальна сума замовлення або кількість коробок, яка плата за доставку нижче мінімуму і в які дні до вас доставляють? Порахуйте, чи це підходить до ваших тижневих продажів.
3. 33. Запитайте про повернення і рекламаціїЩо відбувається з відсутнім, пошкодженим товаром або товаром із коротким терміном, скільки у вас часу, щоб про це повідомити, і як ви отримаєте гроші назад. Краще дізнатися це до першої поганої поставки.
4. 44. Перевірте відстрочку платежу й виставлення рахунківЧи є відстрочка платежу і яка, що буде, якщо ви заплатите із запізненням, і як, із якою деталізацією виставляють рахунки? Охайні рахунки зручні й вашому бухгалтерові.
5. 55. Нехай у вас буде конкретна контактна особаІм'я і номер телефону, за яким можна додзвонитися, якщо чогось бракує або щось не так. Якщо писати можна лише на загальну адресу, рекламація може тягтися тижнями.
6. 66. Зробіть пробне замовленняНевеликим замовленням із кількох товарів перевірте, чи доставка приходить вчасно, чи збігається рахунок із прайс-листом і в якому стані надходить товар. Пробне замовлення скаже більше за будь-які обіцянки.
7. 77. Вирішіть, яка категорія надходитиме звідсиНе просто додавайте нове джерело; вирішіть, яку групу товарів воно бере на себе і де ви тепер закуповуватимете менше. Інакше у вас просто стане на одного постачальника більше, і в жодного з них ви не дотягнете до мінімуму.

Часті помилки

• Забагато постачальників. Якщо погоджуватися на кожну нову пропозицію, виходить багато дрібних замовлень, багато рахунків і багато поставок, і ви ніде не стаєте важливим клієнтом.
• Крихітні замовлення. Плата за доставку для замовлень нижче мінімуму і час на безліч поставок непомітно з'їдають різницю в ціні.
• Поїздки в cash & carry щотижня. Їздити кілька разів на тиждень за звичкою по той самий товар, не порахувавши, у скільки обходяться час і машина.
• Вибір лише за ціною. За найнижчою ціною за одиницю можуть стояти погана доставка, високий мінімум, короткі терміни придатності або незручна робота з рекламаціями.
• Забути про відстрочку платежу. Із двох схожих цін для ліквідності цінніша та, за яку ви платите пізніше.
• Перетворювати крайній випадок на звичку. Якщо ви регулярно докуповуєте товар за роздрібними акціями, проблема у ваших замовленнях, а не в постачальнику.
• Вирішувати про всі категорії одразу. Свіжому товару, напоям і особливим товарам потрібна різна логіка; те, що правильно для одного, для іншого може виявитися дорогим.

Підсумки

• Каналів закупівлі шість: виробник, оптовик із доставкою, cash & carry, місцевий виробник, онлайн-замовлення і в крайньому разі акція в іншому магазині; більшості магазинів потрібні три-чотири з них.
• Не порівнюйте канали лише за ціною: значення мають мінімум, доставка, відстрочка платежу, гнучкість і ваш власний час.
• Приховані витрати cash & carry — це ваш власний час, машина і те, що магазин тим часом зачинений або в ньому стоїть заміна; у прикладі, щоб поїздки окупалися, потрібна була цінова перевага в 6,5 відсотка.
• Відстрочка платежу — безплатний кредит, який добрий для ліквідності, — якщо ви поводитеся з ним дисципліновано.
• Вирішуйте за категоріями: напої й товари з довгим терміном придатності — з доставкою, свіжий товар — від щоденного постачальника, прогалини й пробні товари — із cash & carry, особливі товари — від місцевого виробника.
• Підключайте нове джерело лише після чек-листа і пробного замовлення і вирішіть, яку категорію воно бере на себе.

Часті запитання