Більшість власників магазинів сприймають інвентаризацію наприкінці року як неприємний обов'язок, який треба якось збути між святами. Довгий вечір, утомлені люди, листи, заповнені від руки, і наприкінці число, у якому ніхто до ладу не впевнений.
А втім, інвентаризація може дати значно більше. Це єдиний раз на рік, коли хтось бере в руки кожен товар, і з'ясовується, що насправді лежить на полицях і на складі. Усе, що кажуть ваш облік, зошит чи таблиця, — лише припущення; інвентаризація — день, коли ви звіряєте це припущення з реальністю.
Ця стаття — про практичний метод: коли рахувати, що підготувати заздалегідь, як улаштувати лист перерахунку, як рахувати і що потім робити з розбіжностями. Наприкінці — чек-лист, який можна роздрукувати. Бухгалтерських і юридичних питань — чи вона обов'язкова, до якого терміну, за якою вартістю — ця стаття не вирішує: їх уточніть у свого бухгалтера.
Чому варто зробити її як слід
За рік залишок на папері й залишок у реальності майже завжди розходяться. Списання, яке ніхто не записав; ящик газованки, який випила команда; поставка, у якій було менше, ніж у накладній; товар, пробитий під неправильним кодом. Ніщо з цього саме по собі не страшне, але разом за рік може набратися помітна розбіжність. Інвентаризація це обнуляє: відтепер ви знову знаєте, що у вас є.
Інвентаризація має й другу перевагу, про яку говорять рідше: кожен товар проходить через ваші руки. Саме тоді ви помічаєте товар, що місяцями не рухається в глибині полиці, коробку, забуту в кутку складу, позиції, у яких добігає термін. Ця інформація варта не менше за підсумкову суму — з неї виростають замовлення і викладка на наступний рік.
Коли рахувати
Багато магазинів рахують в останні дні року або на межі свого фінансового року, бо саме тоді бухгалтерії потрібен залишок на кінець періоду. Який саме день важливий для вас, скаже ваш бухгалтер, — практичне питання в тому, який час у цих межах заважає найменше.
| Час | Перевага | Недолік | Для кого він? |
|---|---|---|---|
| Увечері, після закриття | Не треба зачинятися, немає втраченого виторгу | Утомлена команда, може затягнутися до ночі | Мала площа, мало позицій |
| У вихідний день, увесь день | Спокійний темп, денне світло, є час на перерахунок | Один день зачинено | Середній магазин із великим асортиментом |
| Рано вранці, до відкриття | Свіжа команда, магазин у ранковому порядку | Час відкриття підганяє | Пекарня, де ввечері багато свіжого товару |
| Перед святковим напливом | Менше товару, перерахунок швидший | Не збігається з датою кінця року | Де це приймає ваш бухгалтер |
| Після святкового напливу | Товару мало, рахувати менше | Часто саме тоді, коли всі найбільше втомлені | Де звітна дата — кінець року |
Який би час ви не обрали, заздалегідь попередьте постачальників, щоб у день інвентаризації не привозили товар, або попросіть доставку до відсічення чи після перерахунку. Якщо хліб має прийти за будь-яких умов, відставте його вбік і оприбуткуйте лише після перерахунку. Якщо магазин буде зачинено, вчасно повісьте оголошення на двері — табличка за тиждень позбавить постійних покупців зачинених дверей.
Підготовка: за один-два тижні
Секрет доброї інвентаризації в тому, що в сам день лишається тільки рахувати. Усе, що потребує рішення, — що вважається однією одиницею, куди йдуть відкриті упаковки, яка коробка — повернення, — треба вирішити заздалегідь. Хто починає думати посеред перерахунку, буде повільним і помилиться.
- Приберіть прострочений і пошкоджений товар і запишіть його як списання. Усе, що ви не хочете рахувати, має зникнути до інвентаризації — записаним, а не просто викинутим.
- Спробуйте розпродати повільний товар. Невелика акція в попередні тижні — це менше перерахунку і менше заморожених грошей.
- Наведіть лад на складі: той самий товар в одному місці, коробки етикетками назовні, відкриті упаковки окремо. На неприбраному складі перерахунок займає вдвічі більше часу.
- Поділіть магазин на пронумеровані зони: за стелажами, за холодильниками, за полицями складу. Дайте кожній зоні маленьку табличку з номером, щоб нічого не пропустити і щоб ніщо не потрапило на лист двічі.
- Підготуйте лист перерахунку для кожної зони. Один лист на зону — так листи можна роздати, а потім видно, якої частини бракує.
- Відкладіть і позначте все, що не ваше або не входить у ваш запас: товар на повернення постачальнику, товар на комісії, відкладені, але ще не оплачені замовлення покупців.
- Запишіть номер останньої оприбуткованої накладної і час останнього продажу. Так потім можна розділити, що було до інвентаризації, а що після.
Одиниці й відкриті упаковки
Найчастіша помилка інвентаризації — не неправильний рахунок, а неправильна одиниця. Один рахує ящиками, інший штуками, третій бере напівпорожній лоток за цілий. Вирішіть заздалегідь і напишіть на листі перерахунку, який товар у якій одиниці рахується.
| Тип товару | Рахувати в | Відкрита упаковка | Приклад |
|---|---|---|---|
| Фасований товар | Штуки | Штуки, що залишилися | 7 стаканчиків йогурту, що лишилися в лотку: 7 шт. |
| Напої в групових упаковках | Штуки, а не ящики | Поштучні окремим рядком | 3 повні ящики × 6 + 4 шт. = 22 шт. |
| Ваговий товар | За вагою, на вагах | Зважувати, а не прикидати | Ковбаси, сир, горіхи на вагу |
| Хліб і свіжий товар | Штуки, на момент відсічення | Що не можна продати — списання | Записати вечірній залишок до перерахунку |
| Відкрите для внутрішнього використання | Не вважається запасом | Позначити, щоб не потрапило на лист | Відкрита пачка пакетів під прилавком |
Лист перерахунку: як його влаштувати
Лист перерахунку не мусить бути складним, але кілька стовпців обов'язкові. Один лист має належати одній зоні, з місцем для повторного перерахунку і примітки. Назви товарів та одиниці варто надрукувати заздалегідь, щоб тому, хто рахує, лишалося вписати тільки кількість, — але очікувану кількість на ньому не друкуйте.
| Зона | Товар | Одиниця | Перерахована кількість | Повторний перерахунок | Примітка | Рахував / Записував |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 — холодильник із напоями | Мінеральна вода 1,5 л | шт. | 46 | 46 | А. / Б. | |
| 3 — холодильник із напоями | Апельсиновий сік 1 л | шт. | 13 | 12 | Перераховано: 12 | А. / Б. |
| 7 — склад, верхня полиця | Борошно 1 кг | шт. | 38 | — | 1 пакет пошкоджений, відкладений | В. / Г. |
| 9 — полиця біля прилавка | Шоколад, маленька плитка | шт. | 64 | 64 | Дорога позиція: перераховує друга пара | А. / Г. |
Команда і ролі
Рахувати можна й самому, але в парах набагато точніше і, як не дивно, ще й швидше. Той, хто рахує, не пише і не губить нитку; той, хто записує, стежить, щоб кожен товар дочекався своєї черги. У маленькому магазині зазвичай вистачає двох пар.
- Той, хто рахує: бере товар, уголос називає назву і кількість. Не пише, у лист не дивиться.
- Той, хто записує: записує те, що чує, і стежить, щоб кожен рядок було заповнено. Якщо чогось немає на листі, додає новий рядок.
- Ніхто не рахує свою зону. Хто весь рік заповнював цю полицю, побачить число в голові — це не недовіра, а людська природа.
- Дорогі позиції — тютюн, міцний алкоголь, каву, солодощі біля прилавка — друга пара перераховує ще раз, незалежно.
- Нехай буде один координатор — часто це ви, — який роздає і збирає листи та вирішує спірні випадки. Він не рахує, він стежить за ходом роботи.
- Кожні дві години робіть коротку перерву. Утомлений лічильник не повільніший, а просто менш точний.
День інвентаризації крок за кроком
- 11. Відсічення у призначений часСкажіть уголос і запишіть: із цієї хвилини немає ні продажів, ні приймання. Закрийте день на касі й запишіть час останнього чека. Усе, що рухається після цього, треба враховувати окремо.
- 22. Короткий інструктаж для командиДесять хвилин: яка пара отримує яку зону, яка одиниця у складних товарів, що робити з відкритими упаковками і пошкодженим товаром, до кого звертатися з питаннями. Питання, вирішене тут, не стане потім суперечкою.
- 33. Зона за зоною, у порядку номерівКожна пара починає зі своїх листів. Ніхто не перескакує в інше місце, не закінчивши зону, — недорахована полиця найчастіше буває причиною того, що щось пропущено або пораховано двічі.
- 44. Зліва направо, згори донизуНа кожній полиці той самий порядок. Якщо завжди рухатися однаково, нікому не треба пам'ятати, де він зупинився, і після перерви можна одразу продовжити.
- 55. Позначайте кожну перераховану секціюПапірець або галочка на табличці зони: ця секція готова. Якщо хтось прийде туди пізніше, він побачить, що робити більше нічого, — а ви бачите, що ще попереду.
- 66. Рахуйте наосліп, а не за облікомТой, хто рахує, дивиться на полицю, а не в лист чи на екран. Що нараховано, те й записується, навіть якщо виглядає дивно. Дивними числами ви займетеся потім, не зараз.
- 77. Вибірковий перерахунокУ кожній зоні оберіть кілька рядків і дайте іншій парі їх перерахувати. Якщо збігається, зона гаразд. Якщо ні, варто перерахувати всю зону — помилка рідко лишається в одному рядку.
- 88. Зберіть і перевірте листиПерш ніж хтось піде додому, перегляньте їх: чи є лист на кожну зону, чи заповнено кожен рядок, чи є підпис? Відсутній лист зараз виправляється за дві хвилини; завтра його не виправити.
„У день інвентаризації не треба бути винахідливим. Усі рішення мають бути ухвалені заздалегідь — у сам день ви просто рахуєте, повільно й однаково, полицю за полицею.”
Після: що робити з розбіжностями
Якщо ви ведете облік — таблицю чи програму, — після інвентаризації ви порівнюєте перераховану кількість з очікуваною. Розбіжності майже напевно будуть. Починайте не із загальної суми, а з найбільших окремих розбіжностей: один-два товари часто дають більшу частину розриву, і саме в них найбільше шансів знайти причину.
| Тип розбіжності | Імовірна причина | Що перевірити |
|---|---|---|
| Невелика нестача за багатьма товарами | Незаписане списання, споживання персоналу | Чи записувалися впродовж року списання і споживання |
| Велика нестача за одним товаром | Помилка під час приймання або продаж під неправильним кодом | Накладні та продажі схожих товарів |
| Надлишок за одним товаром | Пробито замість схожого товару | Чи немає нестачі у схожого товару поруч |
| Нестача вагового товару | Різниця під час зважування, втрати під час нарізання | Ваги і те, як відбувається обслуговування |
| Нестача дрібних дорогих позицій | Можлива крадіжка | Де стоїть полиця, видимість, чи повторюється |
| Не сходиться ціла зона | Зону пропущено або пораховано двічі | Листи перерахунку і таблички зон |
Про причини розбіжностей ми докладніше писали в статті про нестачу: нестача зазвичай складається з чотирьох речей — споживання персоналу, списання, облікова помилка і крадіжка, — і на кожну потрібна своя реакція. Якщо списання і споживання персоналу записувалися впродовж року — наприклад, у Boltom App, який фіксує їх біля каси з причиною та іменем, — то частину розбіжності, знайденої на інвентаризації, можна пояснити, а не залишити загадкою.
За якою ціною оцінювати товар
Перераховану кількість треба за якоюсь ціною перевести в гроші. Для більшості маленьких магазинів звичайна практика — закупівельна ціна, бо вона показує, скільки грошей справді заморожено на полицях; продажна ціна показує очікуваний виторг, а не вартість запасу. Який метод прийнятий у вашому випадку і як бути із закупівельними цінами, що змінювалися впродовж року, вирішує ваш бухгалтер.
Зберігання документів і цілі на наступний рік
Складіть заповнені, підписані листи перерахунку в папку і, якщо можете, ще й сфотографуйте. Якщо пізніше в бухгалтера чи у вас виникне питання, відповідь можна знайти тут. Потім запишіть для себе три речі: яка зона забрала найбільше часу, у якого товару була найбільша розбіжність і що ви зробили б інакше. Це стане планом наступної інвентаризації — і часто показує, що деякі групи товарів варто перераховувати щомісяця і впродовж року.
Чек-лист
За два тижні
- Уточніть у бухгалтера: який день, за якою вартістю, у якому вигляді він хоче отримати результат.
- Оберіть день і час інвентаризації та повідомте команду.
- Попередьте постачальників, щоб цього дня не привозили товар.
- Почніть розпродавати повільний товар.
- Повісьте оголошення на двері, якщо магазин буде зачинено.
Напередодні
- Приберіть прострочений і пошкоджений товар і запишіть його як списання.
- Наведіть лад на складі й розвісьте таблички зон.
- Роздрукуйте листи перерахунку за зонами, з товарами й одиницями, без очікуваних кількостей.
- Відкладіть і позначте повернення, товар на комісії та відкладені замовлення покупців.
- Підготуйте ручки, планшети для паперів, ваги і калькулятор.
У день інвентаризації
- Запишіть час відсічення, останній чек і останню накладну.
- Проведіть десятихвилинний інструктаж із розподілом пар і зон.
- Рахуйте зона за зоною, зліва направо, згори донизу, наосліп.
- Нехай дорогі позиції перерахує друга пара.
- Зробіть вибірковий перерахунок у кожній зоні.
- Перш ніж хтось піде додому, зберіть і перевірте листи.
Після
- Порівняйте перераховані кількості з обліком і почніть із найбільших розбіжностей.
- Знайдіть причину кожної великої розбіжності, перш ніж когось розпитувати.
- Оцініть товар так, як домовилися з бухгалтером, і передайте результат.
- Підшийте і сфотографуйте підписані листи перерахунку.
- Запишіть, що забрало багато часу і що ви зробили б інакше наступного року.
Чого не робити
- Не рахуйте в робочі години, якщо без цього можна обійтися. Усього, що продається під час перерахунку, бракуватиме або в інвентаризації, або в продажах.
- Не приймайте поставки в день інвентаризації. Напіврозпакований піддон — найшвидший спосіб зробити так, щоб цифри не зійшлися.
- Не друкуйте очікувану кількість на листі перерахунку. Хто знає, скільки має бути, знайде рівно стільки.
- Не давайте кожному рахувати свою полицю. Річ не в чесності, а в тому, що знайому полицю ми бачимо пам'яттю.
- Не прикидайте ваговий товар на око. Зважуйте — прикидка найслабше місце інвентаризації.
- Не починайте підозрювати людей за загальною сумою. Спершу знайдіть причину розбіжності; найчастіше це облікова помилка.
- Не викидайте листи перерахунку, щойно отримали підсумок. Скільки саме їх зберігати, скаже бухгалтер.
Підсумки
- Інвентаризація — день, коли ви бачите реальність замість облікових даних, — її варто провести як слід.
- Оберіть тихий день або рахуйте після закриття, і нехай цього дня не буде поставок.
- За один-два тижні: прибирання, лад на складі, пронумеровані зони, один лист перерахунку на зону, одиниці визначено заздалегідь.
- У сам день: точне відсічення, рахунок у парах, зліва направо і згори донизу, наосліп, із вибірковим перерахунком.
- Після починайте з великих розбіжностей і для кожної знайдіть причину.
- У юридичних і бухгалтерських питаннях — обов'язок, термін, оцінка, зберігання документів — останнє слово за вашим бухгалтером.
Часті запитання
Чи досить проводити інвентаризацію раз на рік?
Багатьом магазинам повна інвентаризація потрібна раз на рік, але цього замало, щоб вчасно помічати проблеми впродовж року. Те, що видно лише через дванадцять місяців, важко виправити. Тому, крім повної інвентаризації, варто щомісяця перераховувати кілька десятків найдорожчих або таких, що найчастіше не сходяться, товарів. Як часто треба проводити повну інвентаризацію, скаже ваш бухгалтер.
Чи можна проводити інвентаризацію, поки магазин відчинений?
Можна, але зробити її точно набагато важче. Те, що продається чи надходить під час перерахунку, легко може потрапити двічі або випасти. Якщо зачинитися не можна, перерахуйте склад до відкриття, торговельну залу — зона за зоною в найтихіші години, і для кожної зони запишіть точний час перерахунку. Так потім можна врахувати продажі, але роботи більше, ніж при інвентаризації в зачиненому магазині.
Скільки триває інвентаризація в маленькому магазині?
Найбільше це залежить від кількості позицій і від підготовки, а не від площі. У добре підготовленому маленькому магазині дві пари зазвичай управляються за кілька годин; при неприбраному складі й не визначених заздалегідь одиницях та сама робота може забрати всю ніч. На першій інвентаризації засічіть час для кожної зони: наступного року це точно скаже, скільки потрібно часу і людей. Найшвидше покращення — майже завжди лад на складі заздалегідь.
Що робити з розбіжністю?
Починайте з найбільших окремих розбіжностей, а не із загальної суми. Перевірте накладні, продажі схожих товарів і чи не було списання або споживання персоналу, яке не записали. Нестача за одним товаром часто сусідить із надлишком за схожим: отже, його пробили під неправильним кодом. Те, що після всіх перевірок лишається непоясненим, варто розібрати далі — у цьому допоможе наша стаття про нестачу.
Оцінювати товар за закупівельною чи за продажною ціною?
Для більшості маленьких магазинів звичайна практика — оцінка за закупівельною ціною, бо вона показує, скільки грошей справді у вашому запасі. Продажна ціна показує очікуваний виторг, до якого входить ваша націнка, тому вона завищує вартість запасу. Який метод прийнятий у вашому випадку і що робити, якщо закупівельна ціна за цей час змінилася, вирішує ваш бухгалтер. Спитайте заздалегідь, щоб знати, які дані зібрати разом із листами перерахунку.
Чи треба заздалегідь повідомляти бухгалтера?
Так, і завчасно. Бухгалтер скаже, на який день потрібен залишок на кінець періоду, за якою вартістю і в якому вигляді він хоче отримати результат і скільки треба зберігати листи перерахунку. Якщо дізнатися це лише після інвентаризації, можуть бракувати дані, які потім уже не додаси. Коротка розмова за два тижні заощаджує багато роботи потім.
Чи можна провести інвентаризацію самому?
Можна, особливо в зовсім маленькому магазині, але це повільніше і легше помилитися. Якщо рахуєте самі, надиктовуйте числа в голосову нотатку на телефоні або спершу рахуйте, а потім записуйте, полицю за полицею, щоб не доводилося посередині дивитися в лист. Дорогі позиції перерахуйте двічі, у різний час. Якщо вдасться знайти на цей день хоча б одного помічника, це варте більше за будь-яку хитрість.
Що робити з простроченим і пошкодженим товаром?
До інвентаризації приберіть його і запишіть як списання, щоб не рахувати його запасом. Те, що виявиться під час перерахунку, відкладіть, впишіть у стовпець приміток листа перерахунку і не рахуйте товаром для продажу. Якщо ніде цього не записати, на інвентаризації це проявиться як проста нестача, і ви не знатимете її причини. Списання — одна з найчесніших частин інвентаризації: його видно, і воно має пояснення.
Як бути з поверненнями і товаром на комісії?
До інвентаризації відкладіть їх і чітко позначте, щоб вони не змішалися з вашим власним запасом. Товар на повернення постачальнику вже не ваш, товар на комісії зазвичай ніколи вашим і не був, а відкладене замовлення покупця вже продане. Їх варто перелічити на окремому листі, щоб бухгалтер вирішив, як їх обліковувати. Головне, щоб ніщо з цього не потрапило до звичайного листа перерахунку.
Що робити з відкритими упаковками?
Вирішіть заздалегідь і напишіть на листі перерахунку. У відкритій груповій упаковці рахуйте штуки, що залишилися, ваговий товар зважуйте, а відкрите для внутрішнього використання — наприклад, пакети під прилавком — запасом не вважайте. Більшість помилок з одиницями — від того, що один рахує ящиками, а інший штуками. Якщо одиницю вказано на листі, такої помилки не буває.
Чи потрібен для інвентаризації сканер штрихкодів або програма?
Для інвентаризації маленького магазину — не обов'язково. Добре продуманий паперовий лист перерахунку, пронумеровані зони й рахунок у парах дають надійний результат. Якщо у вас є програма, яка веде залишки, вона допоможе потім під час порівняння, але перераховувати замість вас не буде, і принцип рахунку наосліп діє й там. Метод важливіший за інструмент.
Що, як після інвентаризації непояснена нестача все ще велика?
Спершу ще раз пройдіться великими розбіжностями і перевірте, чи не пропущено якусь зону і чи не пораховано її двічі. Потім подумайте, де впродовж року бракувало записів: списання, споживання персоналу, приймання, повернення. Ніколи не підозрюйте нікого за загальною сумою — більшість нестач облікового походження. Якщо непояснена частина лишається великою, наступного року варто перераховувати деякі групи товарів щомісяця, щоб вчасно бачити, де вона виникає.
Промовте назву товару — і він уже на касі.
Boltom App знімає з вас роботу за прилавком. Товар ви знаходите за фотографією або просто вимовивши його назву — без кодів і без папірців. Те, що йде з полиці або у смітник, записується просто там, а не в зошит. Застосунок працює поруч із вашою касою, а не замість неї.
- Швидкий код із фотографією — або промовте назву товару, і каса його знайде.
- Власне споживання у три дотики, на імʼя того, хто його записав.
- Щоденне списання з причиною: прострочене, розбите, непридатне для продажу — підсумоване у грошах.
Без картки · 2 хвилини
