Підготовка до кінця року: сезонний план для вашого магазину з жовтня до січня

У більшості маленьких магазинів кінець року починається з того, що хтось одного листопадового ранку питає: «То до котрої ми цього року працюємо 31 грудня?» Тоді й з'ясовується, що двоє вже попросили відпустку на той самий тиждень, половину сезонного товару ще не замовлено, а на великі рахунки початку грудня не відкладено жодних грошей.

Для більшості магазинів тижні перед святами — найсильніший період року і водночас той, у якому найлегше помилитися. Не тому, що це складно, а тому, що забагато дрібних рішень накопичується за надто короткий час. Якщо заздалегідь розподілити їх по тижнях, грудень — це просто багато роботи. Якщо ні — це хаос.

Ця стаття дає вам увесь сезонний план: сезонний календар від початку жовтня до середини січня, персонал, святковий графік роботи й комунікацію, асортимент і передзамовлення, акції, гроші, план на два найзавантаженіші дні, дні між двома святами і січень. Як основний приклад ми беремо Різдво й Новий рік; якщо ваші головні свята припадають на інший час, відповідно зсуньте календар. Замовленню, інвентаризації, графіку роботи й плануванню змін присвячено окремі статті — ми посилаємося на них, де потрібно.

Сезонний календар: що і коли вирішити

Сезон триває приблизно п'ятнадцять тижнів: від початку жовтня до середини січня. Грудневий пік — лише два-три тижні з них, але його успіх залежить від десяти попередніх. Сенс календаря в тому, що кожне рішення отримує свій тиждень, — бо все, що не записано, сповзає на середину грудня.

Строки замовлень — детальніше питання: у різних товарних груп різні кінцеві строки, а кількість найкраще рахувати за власними торішніми цифрами. Про це йдеться в нашій статті «Коли робити новорічне замовлення і скільки замовляти». У сезонному календарі досить позначити, яке замовлення йде на якому тижні.

Персонал: відпустки, заміни, навчання

У грудні всі хочуть відпочити, і всі хочуть ті самі кілька днів. Якщо не владнати це в жовтні, грудневий графік змін визначатимуть заяви, а не торгівля. А за тиждень до піку вже немає часу спокійно навчити нову людину.

• Зберіть заяви на відпустки на грудень і початок січня до середини жовтня і закрийте їх до кінця місяця. Хто просить пізніше, стає в чергу після вже погоджених заяв.
• Заздалегідь вирішіть, у які дні ніхто не може піти у відпустку, — зазвичай це два найзавантаженіші дні й день перед кожним із них. Скажіть це всім однаково.
• Шукайте заміну в жовтні: колишній колега, студент, член родини. У листопаді шукають усі, і хороших уже розібрали.
• Навчайте заміну в листопаді, тихими ранками. Нова людина грудневого пообіддя не вчиться, а виживає.
• У великі дні не залишайте заміну саму на касі. Нехай поповнює полиці, пакує й видає передзамовлення — робота з грошима залишається за тим, хто робить її роками.
• Плануйте й на випадок хвороби. Хтось майже напевно випаде в середині грудня; майте ім'я, кому можна подзвонити.

Дві наші статті дають готовий план навчання: «Навчання нового працівника на касі за п'ять хвилин» — для основ за прилавком і «Як навчити нового продавця за 3 дні» — для всіх перших днів. Як скласти графік змін, виміряти години пік і перекриття, ми розглянули у статті «Графік змін у магазині».

Святковий графік роботи й комунікація

Щодо святкового графіка роботи треба вирішити дві речі: коли ви працюватимете і як про це дізнаються всі. Щодо першого більшість власників магазинів думає, скільки торгівлі коштує вихідний день. Щодо другого менше хто зважає, що погано оприлюднений графік відлякує більше покупців, ніж скорочений.

• Подивіться на торішні продажі з розбивкою по днях і годинах. В останній день перед святом пообідні години часто порожні — раннє закриття нерідко нічого не коштує.
• Торгівля в дні між двома святами дуже різниться від магазину до магазину. У житловому масиві вона часто жвава; в офісному районі — майже нульова.
• 31 грудня пік припадає на ранній пообідній час, і в багатьох місцях увечері ніхто не заходить. Перший день року в більшості маленьких магазинів тихий, якщо вам узагалі дозволено працювати.
• Якщо ви будете зачинені, підкажіть, де можна зробити покупки натомість, — згадка про сусідню пекарню чи магазин приносить прихильність, а не втрачену торгівлю.

Як налаштувати запис на карті, ми докладно розглянули у статті «Як люди знаходять ваш магазин на Google Картах і в пошуку» — святкові винятки там можна заздалегідь внести в окреме поле. У соцмережах зміна графіка роботи — найважливіший допис, який може опублікувати власник магазину; про це йдеться в нашій статті «Як просувати магазин у соцмережах». А чи варто залишатися відкритими ще годину, можна порахувати методом зі статті «До котрої години тримати магазин відкритим?».

Асортимент: сезонний товар, подарункові набори, передзамовлення

Щодо сезонного асортименту питання не в тому, що ще можна завезти, а в тому, що напевно розкуплять до свят. Кожен сезонний товар, який 2 січня ще стоїть на полиці, закінчує уцінкою або списанням. Тож тримайте сезонну полицю короткою й помітною і будуйте її на торішніх цифрах, а не на каталозі постачальника.

• Сезонний товар тривалого зберігання — цукерки в коробках, святкові напої, подарункові набори: його можна замовляти сміливіше, бо частина продасться й після свята, але святкова упаковка в січні вже не приваблює.
• Швидкопсувні святкові товари — святкові торти й випічка, великі партії свіжого хліба, продукти для нарізок: беріть їх лише під передзамовлення або дуже обережно.
• Базові товари у більших кількостях — борошно, цукор, масло, сметана, яйця, безалкогольні напої, мінеральна вода: вони продаються найнадійніше, і коли їх бракує, це болить найбільше.
• Дрібні подарунки біля прилавка — невеликий шоколад, свічки, конверти для подарункових карток: мало місця, мало ризику, добра маржа.

Подарункові набори й передзамовлення

Подарункові набори працюють у маленькому магазині, якщо вони прості: три-чотири готові добірки за фіксованою ціною, які покупець може роздивитися біля прилавка. Індивідуальних добірок у великі дні не беріть — лише в листопаді, під передзамовлення. Передзамовлення — найкращий інструмент сезону: ви знаєте, скільки завезти, покупець може на це розраховувати, і ніщо не залишається у вас на руках.

• Що: святкові торти, більші кількості випічки, подарункові набори, особливий напій чи сир — те, що покупець хоче саме на цей день.
• Кінцевий строк: щонайменше за два-три робочі дні до вашого замовлення постачальникові. Вивісьте його біля прилавка й на сторінці в соцмережах.
• Запис: ім'я, номер телефону, товар, кількість, день отримання. Досить зошита чи роздрукованого аркуша, але записуйте завжди в тому самому місці.
• Передоплата: для більших або індивідуальних замовлень просіть передоплату. Хто заплатив наперед, той прийде по замовлення.
• Видача: у великі дні готові пакунки мають стояти за прилавком за іменами, в алфавітному порядку, щоб нікому не доводилося шукати.

Що залишиться у вас на руках 2 січня

Перед кожним сезонним замовленням запитайте себе: якщо третина цього залишиться, що я з нею робитиму 2 січня? Цукерки в коробках ще можна продати з уцінкою, серветки з різдвяним візерунком можна зберегти на рік, а зі святковими тортами не вийде ні того, ні іншого. Де відповідь «нічого», вам потрібні менша кількість і передзамовлення, а не більше сміливості.

Акції: коли так, коли ні

У грудні багато власників магазинів відчувають, що теж мусять проводити акції, бо так роблять усі. Проте в останній тиждень перед святами люди не порівнюють ціни, а поспішають: купують те, що є, там, де не треба довго чекати. Немає потреби знижувати ціну на те, що люди й так куплять, — у цей момент акція просто подарунок із вашої власної маржі.

Акції варто планувати заздалегідь, щоб у потрібний день каса сама пробивала правильну ціну і нікому не доводилося у великі дні писати ціни від руки. Докладно про це — в нашій статті «Акції за часом: нехай каса пробиває правильну ціну».

„У грудні покупці шукають не найдешевший магазин, а той, де є потрібне і де не треба пів години стояти в черзі. Саме це вам і треба забезпечити, а не акцію.”

Гроші: велика закупівля і січневе затишшя

Грудневий виторг легко переконує, що сезон приносить гроші. Він приносить прибуток — але в грошей інший ритм. Сезонний товар треба оплатити в листопаді й на початку грудня, коли торгівля ледве пожвавилася; потім у січні торгівля знову падає, а оренда, зарплати й комунальні платежі залишаються тими самими. Приклад нижче показує, як це виглядає в нейтральних одиницях: виторг середнього місяця — 100 одиниць.

• У жовтні порахуйте, скільки коштуватиме сезонна закупівля і коли надійдуть рахунки. Внесіть строки оплати в сезонний календар.
• Попросіть постачальника про довші строки оплати сезонного товару — багато хто погодиться, якщо запитати вчасно.
• Відкладіть на січень щонайменше місячні постійні витрати. Це треба зробити з грудневого виторгу, перш ніж ви його витратите.
• Не тримайте грудневу готівку в магазині. Здавайте її в банк щодня або принаймні після кожного великого дня.

Чому магазин може бути прибутковим і водночас не мати грошей і як розрахувати резерв, ми докладно розглянули у статті «Магазин прибутковий, а грошей усе одно немає».

План на два найзавантаженіші дні

У більшості маленьких магазинів два дні дають велику частку сезонної торгівлі: останній повний день перед головним святом і 31 грудня. У ці дні нічого не можна вирішувати на ходу. Потрібен план, який усі почують напередодні і який також каже, що робити, якщо щось піде не так.

1. 11. Напередодні ввечері: поповнити й розставитиКожна полиця повна, сезонний товар — на передньому краї складу, передзамовлення — за прилавком за іменами, в алфавітному порядку. Для всього, що надійде ще вранці, має бути визначене місце, щоб воно не стояло в проході.
2. 22. Ролі: хто пробиває, хто поповнює, хто видаєОдна людина стоїть на касі й не відходить від неї. Інша поповнює полиці, пакує, видає передзамовлення і за потреби відкриває другу касу. Кожен знає, до кого звертатися з питанням.
3. 33. Розмінний фонд і готівкаМайте вдосталь розмінної монети — більше, ніж у звичайний день. Протягом дня вилучайте готівку з каси й відносьте великі купюри в безпечне місце в підсобці, щоб готівка не накопичувалася в шухляді.
4. 44. Короткі коди для сезонних товарівКожен сезонний товар має мати власний короткий код чи кнопку, а список — лежати роздрукованим біля прилавка. Навіть заміні не повинно доводитися шукати: святковий торт чи подарунковий набір має проходити за два рухи.
5. 55. Передзамовлення за окремим розкладомПопросіть покупців забирати передзамовлення у визначений проміжок часу і по змозі не в пік. Видача оплаченого наперед пакунка не має затримувати чергу.
6. 66. Перерви поза пікомПодивіться на торішні погодинні продажі й поставте перерви на тихіші години. Одна відсутня людина в пік створює довшу чергу, ніж будь-що інше за все пообіддя.
7. 77. Закриття: звірити касу того самого дняНе переносьте великий день на наступний. Закрийте зміну, звірте касу й запишіть короткий список того, що розкупили і що залишилося, — це основа календаря наступного року.

Між двома святами й у січні

Після головного свята магазин водночас утомлений і повний залишків. Ці дні — для того, щоб як слід закрити сезон, поки залишки товару й незавершені справи не перейшли в наступний рік.

• Розберіть списання кінця сезону й запишіть його з причиною: що прострочилося, що пошкоджено, що вже не можна продати. Тоді в січні ви бачитимете, скільки втрачено і чого було замовлено забагато.
• Зберіть повернення: відкладіть те, що постачальник забере назад, позначте це й домовтеся про строк. Усе, що залишиться в кутку складу, до лютого стане вашою втратою.
• Уцініть залишки сезонного товару одразу між двома святами, поки люди ще беруть. До середини січня сезонна полиця має бути порожньою.
• Запасіться напоями й базовими товарами на 31 грудня — у багатьох магазинах це другий пік сезону.
• Якщо кінець року — звітна дата вашої інвентаризації, готуйтеся до неї в дні між двома святами. Метод описано в нашій статті «Інвентаризація в магазині наприкінці року крок за кроком».
• У перший тиждень року поверніть звичайний графік роботи всюди, де ви оприлюднювали святковий.

У середині січня виділіть годину на підсумки, поки ще пам'ятаєте. Порівняйте цьогорічний сезон із торішнім або із середнім місяцем: що продавалося краще, що залишилося, о котрій годині черга була найдовшою і скільки пішло у списання. Запишіть три речі, які наступного року зробите інакше, — вони стануть першою сторінкою сезонного календаря наступного року.

Часті помилки

• Почати планувати в листопаді. На той час відпустки вже розібрано, заміни зайняті, а частина кінцевих строків замовлень минула.
• Вивісити святковий графік роботи лише на дверях. Хтось, хто перевіряє в телефоні, вирушає за старими даними у вашому записі на карті — і натрапляє на зачинені двері.
• Забути повернути звичайний графік після свята. Запис, який у січні досі показує «святковий графік», тижнями відсилає покупців геть.
• Проводити акції в останній тиждень. Знижка на те, що люди й так купили б, — чиста втрачена маржа.
• Завозити великі кількості святкових тортів і швидкопсувних товарів без передзамовлень. Те, що залишиться, 2 січня ніхто не купить.
• Навчати заміну за тиждень до піку й у великий день ставити її саму на касу.
• Вважати грудневий виторг доходом, а не оборотними коштами. Січнева оренда й зарплати ті самі; торгівля — ні.
• Не записувати списання й залишки наприкінці сезону. Без цього наступного року ви знову замовите ту саму помилку.

Чек-лист

У жовтні

• Підняти продажі минулого сезону з розбивкою по днях і товарних групах.
• Зібрати й закрити заяви на відпустки на грудень і початок січня.
• Визначити святковий графік роботи й перевірити правила, що діють у вас.
• Знайти заміну й домовитися, коли вона може прийти навчатися.
• Внести кінцеві строки замовлень і оплат у сезонний календар і спланувати резерв.

У листопаді

• Навчити заміну тихими ранками.
• Додати сезонні товари в касу з короткими кодами, в окрему категорію.
• Внести святковий графік роботи у свій запис на карті.
• Запустити передзамовлення з кінцевим строком і скласти подарункові набори.
• Облаштувати сезонну полицю й запланувати акції на початок сезону.

У грудні

• Вивісити графік роботи на дверях і на сторінці в соцмережах щонайменше за два тижні.
• Закрити передзамовлення в оголошений день.
• Остаточно скласти графік змін на два найзавантаженіші дні й пройти план.
• Замовити вдосталь розмінної монети й спланувати вилучення готівки протягом дня.
• Жодних акцій в останній тиждень — лише на швидкопсувні товари, перед закриттям.

Між двома святами й у січні

• Записати списання кінця сезону з причиною й зібрати повернення.
• Уцінити залишки сезонного товару одразу.
• Підготувати й провести інвентаризацію, якщо вона у вас припадає на кінець року.
• Всюди повернути звичайний графік роботи.
• Підсумувати сезон і записати, що наступного року зробите інакше.

Підсумки

• Кінець року вирішується в жовтні: саме тоді треба владнати відпустки, графік роботи, асортимент і фінансовий план.
• Складіть сезонний календар від початку жовтня до середини січня, з одним-двома рішеннями на кожен тиждень.
• Навчіть заміну в листопаді й не залишайте її у великі дні саму на касі.
• Святковий графік роботи — у трьох місцях, однаковий і вчасно: двері, запис на карті, сторінка в соцмережах — а потім поверніть звичайний.
• Тримайте сезонний асортимент коротким і на основі торішніх цифр; швидкопсувні товари беріть під передзамовлення.
• Не робіть знижок на те, що люди й так куплять; акціям місце на початку й наприкінці сезону.
• Січневе затишшя потребує резерву щонайменше в розмірі місячних постійних витрат, а два великі дні — плану.

Часті запитання