Příprava na konec roku: sezonní plán pro váš obchod od října do ledna

Ve většině malých obchodů začíná konec roku tím, že se někdo jednoho listopadového rána zeptá: „Tak do kolika máme letos otevřeno na Štědrý den?“ A tehdy se ukáže, že dva lidé už si řekli o volno na stejný týden, polovina sezonního zboží ještě není objednaná a na velké faktury začátku prosince nejsou odložené žádné peníze.

Pro většinu obchodů jsou týdny před svátky nejsilnějším obdobím roku — a zároveň obdobím, které se nejsnáz pokazí. Ne proto, že by bylo těžké, ale proto, že se v příliš krátkém čase nahromadí příliš mnoho drobných rozhodnutí. Pokud si je předem rozložíte po týdnech, je prosinec prostě hodně práce. Pokud ne, je to chaos.

Tento článek vám dává celý sezonní plán: sezonní kalendář od začátku října do poloviny ledna, personál, sváteční otevírací dobu a komunikaci, sortiment a předobjednávky, akce, peníze, plán na dva nejrušnější dny, dny mezi svátky a leden. Jako hlavní příklad používáme Vánoce a Nový rok; pokud vaše hlavní svátky připadají na jinou dobu, posuňte kalendář odpovídajícím způsobem. Objednávání, inventura, otevírací doba a plánování směn mají vlastní články — tam, kde je to potřeba, na ně odkazujeme.

Sezonní kalendář: co kdy rozhodnout

Sezona trvá zhruba patnáct týdnů: od začátku října do poloviny ledna. Prosincová špička z toho tvoří jen dva nebo tři týdny, ale její úspěch závisí na těch deseti před ní. Smyslem kalendáře je, aby každé rozhodnutí dostalo svůj týden — protože co není zapsané, sklouzne do poloviny prosince.

Načasování objednávek je podrobnější otázka: různé skupiny zboží mají různé termíny a množství se nejlépe spočítá z vlastních loňských čísel. Tomu se věnuje náš článek „Kdy podat vánoční objednávku a kolik objednat“. V sezonním kalendáři stačí poznamenat, která objednávka jde ven ve kterém týdnu.

Personál: dovolené, zástupy, zaškolení

V prosinci chce mít volno každý, a každý tytéž pár dní. Pokud to nevyřešíte v říjnu, prosincový rozpis směn se bude řídit žádostmi, ne provozem. A v týdnu před špičkou už není čas nového člověka v klidu zaškolit.

• Žádosti o dovolenou na prosinec a začátek ledna sesbírejte do poloviny října a do konce měsíce je uzavřete. Kdo se ozve později, přijde na řadu až po již schválených žádostech.
• Předem rozhodněte, ve které dny si nikdo nemůže vzít volno — typicky dva nejrušnější dny a den před každým z nich. Řekněte to všem stejně.
• Zástup hledejte v říjnu: bývalý kolega, student, člen rodiny. V listopadu už hledají všichni a ti dobří jsou pryč.
• Zástup zaškolte v listopadu, v klidných dopoledních hodinách. Nový člověk se v prosincovém odpoledni neučí, ale přežívá.
• Ve velké dny nenechávejte zástup samotný u pokladny. Ať doplňuje, balí a vydává předobjednávky — zacházení s penězi zůstává tomu, kdo to dělá roky.
• Počítejte i s nemocí. V polovině prosince téměř jistě někdo vypadne; mějte jméno, komu můžete zavolat.

Dva naše články vám dávají hotový postup zaškolení: „Zaškolení nového člověka u pokladny za pět minut“ pro základy u pultu a „Jak zaškolit nového prodavače za 3 dny“ pro celé první dny. Sestavení rozpisu, měření špiček a překryvy směn jsme probrali v článku „Rozpis směn v obchodě“.

Sváteční otevírací doba a komunikace

U sváteční otevírací doby je třeba rozhodnout dvě věci: kdy budete mít otevřeno a jak se to všichni dozvědí. U první většina obchodníků přemýšlí, kolik tržby stojí zavřený den. U druhé méně z nich zvažuje, že špatně zveřejněná otevírací doba odežene víc zákazníků než kratší otevírací doba.

• Podívejte se na loňské prodeje rozepsané po dnech a hodinách. Poslední den před svátky bývá odpoledne často prázdné — dřívější zavření často nic nestojí.
• Provoz ve dnech mezi svátky se obchod od obchodu velmi liší. Na sídlišti bývá často silný; v kancelářské čtvrti skoro žádný.
• Na Silvestra je špička brzy odpoledne a na mnoha místech večer nikdo nepřijde. První den roku je ve většině malých obchodů klid, pokud vůbec smíte mít otevřeno.
• Pokud budete mít zavřeno, řekněte, kde mohou lidé nakoupit místo toho — zmínka o sousední pekárně nebo obchodě vám získá sympatie, ne ztrátu tržby.

Nastavení zápisu v mapě jsme podrobně probrali v článku „Jak lidé najdou váš obchod na Mapách Google a ve vyhledávání“ — sváteční výjimky se tam dají zadat předem v samostatném poli. Na sociálních sítích je změna otevírací doby nejdůležitějším příspěvkem, jaký může obchodník zveřejnit; věnuje se tomu náš článek „Jak propagovat obchod na sociálních sítích“. A zda se vyplatí mít otevřeno o hodinu déle, spočítáte metodou z článku „Do kolika má být obchod otevřený?“.

Sortiment: sezonní zboží, dárkové koše, předobjednávky

U sezonního sortimentu nezní otázka, co dalšího byste mohli přivézt, ale co se před svátky určitě vyprodá. Každý sezonní produkt, který je 2. ledna ještě v regálu, skončí ve slevě nebo jako odpis. Sezonní regál proto udržujte krátký a nápadný a stavte ho na loňských číslech, ne na katalogu dodavatele.

• Sezonní zboží s dlouhou trvanlivostí — bonboniéry, sváteční nápoje, dárkové koše: tohle můžete objednat odvážněji, protože část se prodá i po svátcích, ale sváteční obal v lednu nikoho neláká.
• Rychle se kazící sváteční zboží — sváteční dorty a pečivo, velké várky čerstvého pečiva, suroviny na chlebíčky a mísy: tohle berte jen na předobjednávky, nebo velmi opatrně.
• Základní zboží ve větším množství — mouka, cukr, máslo, zakysaná smetana, vejce, nealko nápoje, minerálky: tohle se prodává nejspolehlivěji a jeho vyprodání bolí nejvíc.
• Drobné dárky u pultu — malá čokoláda, svíčky, obálky na dárkové poukázky: málo místa, malé riziko, dobrá marže.

Dárkové koše a předobjednávky

Dárkové koše v malém obchodě fungují, pokud jsou jednoduché: tři nebo čtyři hotové sestavy za pevnou cenu, které si zákazník může prohlédnout u pultu. Sestavy na přání neberte ve velké dny — jen v listopadu, na předobjednávku. Předobjednávky jsou nejlepším nástrojem sezony: víte, kolik přivézt, zákazník se na to může spolehnout a nic vám nezůstane na krku.

• Co: sváteční dorty, větší množství pečiva, dárkové koše, zvláštní nápoj nebo sýr — věci, které zákazník chce přesně na ten den.
• Uzávěrka: alespoň dva nebo tři pracovní dny před vaší objednávkou u dodavatele. Vyvěste ji u pultu a na své stránce na sociálních sítích.
• Zápis: jméno, telefon, produkt, množství, den vyzvednutí. Stačí sešit nebo vytištěný list, ale zapisujte vždy na stejné místo.
• Záloha: u větších objednávek nebo objednávek na přání si řekněte o zálohu. Kdo zaplatil předem, přijde si i pro zboží.
• Výdej: ve velké dny by měly hotové balíčky stát za pultem podle jmen, v abecedním pořadí, aby nikdo nemusel hledat.

Co vám zůstane na krku 2. ledna

Před každou sezonní objednávkou se zeptejte sami sebe: pokud z toho třetina zbude, co s ní 2. ledna udělám? Bonboniéry se dají ještě prodat ve slevě, ubrousky s vánočním vzorem se dají na rok uskladnit, se svátečními dorty nemůžete ani jedno. Kde je odpověď „nic“, potřebujete menší množství a předobjednávky, ne víc odvahy.

Akce: kdy ano, kdy ne

V prosinci má mnoho obchodníků pocit, že musí dělat akce také, protože je dělají všichni. Jenže v posledním týdnu před svátky lidé neporovnávají ceny, ale spěchají: kupují to, co je k dispozici, tam, kde nemusí dlouho čekat. Není důvod zlevňovat to, co si lidé koupí tak jako tak — v tu chvíli je akce prostě dárek z vaší vlastní marže.

Akce se vyplatí naplánovat předem, aby ve správný den pokladna sama naúčtovala správnou cenu a nikdo nemusel ve velké dny psát ceny ručně. Podrobně se tomu věnuje náš článek „Načasované akce: ať správnou cenu naúčtuje pokladna“.

„V prosinci zákazníci nehledají nejlevnější obchod, ale ten, který má, co potřebují, a kde nemusí půl hodiny stát ve frontě. To je to, co musíte zajistit, ne akce.”

Peníze: velký nákup a lednový klid

Prosincová tržba vás snadno přesvědčí, že sezona přináší peníze. Přináší zisk — ale načasování peněz je jiné. Sezonní zboží je třeba zaplatit v listopadu a na začátku prosince, kdy se tržby sotva rozjely; pak v lednu tržby spadnou zpět, zatímco nájem, mzdy a energie zůstávají stejné. Příklad níže ukazuje jak, v neutrálních jednotkách: průměrná měsíční tržba je 100 jednotek.

• V říjnu si spočítejte, kolik bude sezonní nákup stát a kdy přijdou faktury. Termíny splatnosti zapište do sezonního kalendáře.
• Požádejte dodavatele o delší splatnost u sezonního zboží — mnozí souhlasí, pokud se zeptáte včas.
• Odložte si na leden alespoň jeden měsíc fixních nákladů. To musí jít z prosincové tržby dřív, než ji utratíte.
• Prosincovou hotovost nenechávejte v obchodě. Ukládejte ji do banky denně, nebo alespoň po každém velkém dni.

Proč může být obchod zároveň ziskový a bez peněz a jak spočítat rezervu, jsme podrobně probrali v článku „Obchod je ziskový, a přesto nemá peníze“.

Plán na dva nejrušnější dny

Ve většině malých obchodů nesou dva dny velkou část tržby celé sezony: poslední celý den před hlavním svátkem a Silvestr. V tyto dny se nedá nic vymýšlet za pochodu. Potřebujete plán, který všichni uslyší den předem a který říká i to, co se stane, když se něco pokazí.

1. 11. Večer předem: doplnit a připravitKaždý regál plný, sezonní zboží vpředu ve skladu, předobjednávky za pultem podle jmen, v abecedním pořadí. Co ještě přijede ráno, by mělo mít určené místo, aby to nestálo v uličce.
2. 22. Role: kdo markuje, kdo doplňuje, kdo vydáváJeden člověk zůstává u pokladny a neodchází od ní. Druhý doplňuje, balí, vydává předobjednávky a v případě potřeby otevře druhý pult. Každý ví, na koho se obrátit s dotazem.
3. 33. Drobné na vracení a hotovostMějte dost drobných — víc než v průměrný den. Během dne pokladnu odlehčujte a velké bankovky odnášejte na bezpečné místo vzadu, aby se hotovost v zásuvce nehromadila.
4. 44. Krátké kódy pro sezonní produktyKaždý sezonní produkt by měl mít vlastní krátký kód nebo tlačítko, se seznamem vytištěným u pultu. Ani zástup by neměl muset hledat: sváteční dort nebo dárkový koš by měl projít na dva pohyby.
5. 55. Předobjednávky podle samostatného harmonogramuPožádejte zákazníky, aby si předobjednávky vyzvedli v určeném časovém okně, a pokud možno ne ve špičce. Výdej předplaceného balíčku by neměl zdržovat frontu.
6. 66. Přestávky mimo špičkuPodívejte se na loňské hodinové prodeje a přestávky dejte do klidnějších hodin. Jeden chybějící člověk ve špičce způsobí delší frontu než cokoli jiného za celé odpoledne.
7. 77. Zavření: sesouhlasit pokladnu ještě týž denVelký den nepřenášejte do dalšího. Uzavřete směnu, sesouhlaste pokladnu a napište krátký seznam toho, co se vyprodalo a co zbylo — to je základ příštího kalendáře.

Mezi svátky a v lednu

Po hlavním svátku je obchod unavený a zároveň plný zbytků. Tyto dny jsou na řádné uzavření sezony — dřív, než zbylé zboží a nedodělky sklouznou do dalšího roku.

• Vytřiďte odpis na konci sezony a zapište ho s důvodem: co prošlo, co je poškozené, co se už nedá prodat. V lednu pak uvidíte, kolik se ztratilo a co bylo přeobjednané.
• Shromážděte vratky: odložte stranou, co dodavatel vezme zpět, označte to a domluvte termín. Co zůstane v rohu skladu, bude do února vaše ztráta.
• Zbylé sezonní zboží zlevněte najednou mezi svátky, dokud si ho lidé ještě vezmou. Sezonní regál by měl být do poloviny ledna prázdný.
• Doplňte zásoby nápojů a základního zboží na Silvestra — v mnoha obchodech je to druhá špička sezony.
• Pokud je váš konec roku rozhodným dnem pro inventuru, připravte se na ni ve dnech mezi svátky. Metodu popisuje náš článek „Inventura na konci roku v obchodě krok za krokem“.
• V prvním týdnu roku vraťte otevírací dobu na běžnou všude, kde jste zveřejnili tu sváteční.

V polovině ledna si vyhraďte hodinu na vyhodnocení, dokud si to ještě pamatujete. Porovnejte letošní sezonu s loňskou nebo s průměrným měsícem: co se prodávalo lépe, co zbylo, ve které hodině byla fronta nejdelší a kolik šlo do odpisu. Zapište si tři věci, které příští rok uděláte jinak — stanou se první stránkou příštího sezonního kalendáře.

Časté chyby

• Začít plánovat v listopadu. To už jsou dovolené rozebrané, zástupy zamluvené a některé termíny objednávek jsou pryč.
• Dát sváteční otevírací dobu jen na dveře. Kdo se dívá do telefonu, vyrazí podle starých údajů ve vašem zápisu v mapě — a najde zamčeno.
• Zapomenout ji po svátcích vrátit zpět. Zápis, který ještě v lednu ukazuje „sváteční otevírací dobu“, posílá zákazníky pryč celé týdny.
• Dělat akce v posledním týdnu. Sleva na to, co by si lidé koupili tak jako tak, je čistě ztracená marže.
• Přivézt velké množství svátečních dortů a rychle se kazícího zboží bez předobjednávek. Co zbude, to 2. ledna nikdo nekoupí.
• Zaškolit zástup v týdnu před špičkou a ve velký den ho nechat samotného u pokladny.
• Brát prosincovou tržbu jako příjem, a ne jako provozní kapitál. Lednový nájem a mzdy jsou stejné; tržby ne.
• Nezapsat odpis a zbytky na konci sezony. Bez toho příští rok objednáte stejnou chybu znovu.

Kontrolní seznam

V říjnu

• Vytáhněte prodeje z minulé sezony rozepsané po dnech a skupinách zboží.
• Sesbírejte a uzavřete žádosti o dovolenou na prosinec a začátek ledna.
• Rozhodněte o sváteční otevírací době a ověřte si pravidla, která platí tam, kde podnikáte.
• Najděte zástup a domluvte se, kdy může přijít se zaučit.
• Zapište termíny objednávek a plateb do sezonního kalendáře a naplánujte rezervu.

V listopadu

• Zaškolte zástup v klidných dopoledních hodinách.
• Přidejte sezonní produkty do pokladny s krátkými kódy, ve vlastní kategorii.
• Zadejte sváteční otevírací dobu do svého zápisu v mapě.
• Spusťte předobjednávky s uzávěrkou a sestavte dárkové koše.
• Připravte sezonní regál a naplánujte akce na začátek sezony.

V prosinci

• Vyvěste otevírací dobu na dveře a na svou stránku na sociálních sítích, alespoň dva týdny předem.
• Uzavřete předobjednávky v ohlášený den.
• Dokončete rozpis směn na dva nejrušnější dny a projděte plán.
• Objednejte dost drobných a naplánujte odvádění hotovosti během dne.
• V posledním týdnu žádné akce — jen na rychle se kazící zboží, před zavřením.

Mezi svátky a v lednu

• Zapište odpis na konci sezony s důvodem a shromážděte vratky.
• Zlevněte zbylé sezonní zboží najednou.
• Připravte a proveďte inventuru, pokud ji máte na konci roku.
• Všude vraťte otevírací dobu na běžnou.
• Vyhodnoťte sezonu a zapište si, co příští rok uděláte jinak.

Shrnutí

• Konec roku se rozhoduje v říjnu: tehdy vyřešte dovolené, otevírací dobu, sortiment a finanční plán.
• Sestavte si sezonní kalendář od začátku října do poloviny ledna, s jedním nebo dvěma rozhodnutími na každý týden.
• Zástup zaškolte v listopadu a ve velké dny ho nenechávejte samotného u pokladny.
• Sváteční otevírací doba na třech místech, totožná a včas: dveře, zápis v mapě, stránka na sociálních sítích — a potom ji vraťte zpět.
• Sezonní sortiment udržujte krátký a postavený na loňských číslech; rychle se kazící zboží berte na předobjednávky.
• Nezlevňujte to, co si lidé koupí tak jako tak; akce patří na začátek a konec sezony.
• Lednový klid potřebuje rezervu alespoň na jeden měsíc fixních nákladů a dva velké dny potřebují plán.

Často kladené otázky