Inventura na konci roku v obchodě krok za krokem — s kontrolním seznamem

Většina obchodníků bere inventuru na konci roku jako nepříjemnou povinnost, kterou je třeba nějak odbýt mezi svátky. Dlouhý večer, unavení lidé, ručně psané papíry a na konci číslo, o kterém si nikdo není úplně jistý, jestli mu může věřit.

Inventura vám přitom může dát mnohem víc. Je to jediná chvíle v roce, kdy někdo vezme do ruky každý jednotlivý produkt a ukáže se, co je skutečně v regálech a ve skladu. Cokoli říká vaše evidence, sešit nebo tabulka, je jen předpoklad — inventura je den, kdy ten předpoklad ověříte proti skutečnosti.

Tento článek je o praktickém postupu: kdy počítat, co připravit předem, jak uspořádat inventurní soupis, jak počítat a co pak dělat s rozdíly. Na konci je kontrolní seznam k vytištění. Účetní a právní otázky — zda je to povinné, do kdy, v jaké hodnotě — tento článek neřeší: vyjasněte si je se svou účetní.

Proč se vyplatí udělat ji pořádně

Během roku se stav na papíře a stav ve skutečnosti téměř vždy rozejdou. Odpis, který nikdo nezapsal; balení nealka, které vypil tým; dodávka, ve které bylo méně, než uváděl dodací list; produkt namarkovaný pod špatným kódem. Nic z toho samo o sobě není velká věc, ale dohromady za rok z toho může být výrazný rozdíl. Inventura to vynuluje: od té chvíle zase víte, co máte.

Inventura má i druhý přínos, o kterém se mluví méně: každý produkt vám projde rukama. Tehdy si všimnete zboží, které se měsíce nepohnulo ze zadní části regálu, krabice zapomenuté v rohu skladu, položek, které se blíží k datu. Tahle informace má přinejmenším stejnou cenu jako konečný součet — stane se z ní příští rok objednávání a rozložení regálů.

Kdy počítat

Mnoho obchodů počítá v posledních dnech roku nebo na přelomu hospodářského roku, protože tehdy účetnictví potřebuje konečný stav. Který den přesně platí pro vás, vám řekne účetní — praktická otázka je, která doba v tomto rámci nejméně ruší.

Ať zvolíte kterýkoli čas: upozorněte dodavatele předem, aby v den inventury nevozili, nebo požádejte, aby dodávka přišla před uzávěrkou nebo po počítání. Pokud chléb musí přijít tak jako tak, dejte ho stranou a převezměte ho až po počítání. Pokud bude obchod zavřený, dejte včas ceduli na dveře — oznámení týden předem ušetří vaše stálé zákazníky zamčených dveří.

Příprava: týden až dva předem

Tajemství dobré inventury je v tom, že v samotný den zbývá už jen počítání. Všechno, co vyžaduje rozhodnutí — co se počítá jako jedna jednotka, kam patří otevřená balení, která krabice jsou vratky — musí být rozhodnuto předem. Kdo začne přemýšlet uprostřed počítání, bude pomalý a bude chybovat.

• Vyřaďte prošlé a poškozené zboží a zapište ho jako odpis. Co nechcete počítat, musí zmizet před inventurou — zapsané, ne jen vyhozené.
• Zkuste doprodat pomalu se prodávající zboží. Malá akce v týdnech předtím znamená méně k počítání a méně vázaných peněz.
• Uklidte sklad: stejný produkt na jednom místě, krabice štítky ven, otevřená balení zvlášť. V neuklizeném skladu trvá počítání dvakrát déle.
• Rozdělte obchod na očíslované zóny: podle regálových řad, podle lednic, podle polic ve skladu. Každé zóně dejte lísteček s číslem, aby se nic nevynechalo a nic se neocitlo na soupisu dvakrát.
• Pro každou zónu připravte inventurní soupis. Jeden list na zónu — listy se tak dají rozdat a potom je vidět, která část chybí.
• Dejte stranou a označte všechno, co není vaše nebo nepatří do vašich zásob: zboží vracející se dodavateli, konsignační zboží, odložené a ještě nezaplacené objednávky zákazníků.
• Zapište si číslo posledního zaevidovaného dodacího listu a čas posledního prodeje. Díky tomu později oddělíte, co se stalo před inventurou a co po ní.

Jednotky a otevřená balení

Nejčastější chybou při inventuře není špatné spočítání, ale špatná jednotka. Jeden počítá po baleních, druhý po kusech, třetí bere napůl prázdný tácek jako celý. Rozhodněte předem a na inventurní soupis napište, který produkt se počítá v jaké jednotce.

Inventurní soupis: jak ho uspořádat

Inventurní soupis nemusí být složitý, ale několik sloupců je nezbytných. Jeden list má patřit jedné zóně, s místem pro druhé počítání a poznámku. Vyplatí se předem vytisknout názvy produktů a jednotky, aby ten, kdo počítá, vyplňoval jen množství — ale očekávané množství na něj netiskněte.

Tým a role

Počítat můžete i sami, ale ve dvojicích je to mnohem přesnější a překvapivě i rychlejší. Ten, kdo počítá, nepíše a neztrácí nit; ten, kdo píše, hlídá, aby se dostalo na každý produkt. V malém obchodě obvykle bohatě stačí dvě dvojice.

• Počítající: vezme produkt do ruky, nahlas řekne název a množství. Nepíše, nedívá se na list.
• Zapisovatel: zapisuje, co slyší, a hlídá, aby byl vyplněný každý řádek. Pokud něco na listu není, připíše nový řádek.
• Nikdo nepočítá svou vlastní zónu. Kdo celý rok doplňoval ten regál, uvidí číslo v hlavě — to není nedůvěra, to je lidská povaha.
• Drahé položky — tabák, lihoviny, kávu, sladkosti u pultu — přepočítá ještě druhá dvojice, nezávisle.
• Mějte jednoho koordinátora — často vás — který rozdává a vybírá listy a rozhoduje sporné případy. Nepočítá; dohlíží.
• Každé dvě hodiny si dejte krátkou přestávku. Unavený počítající není pomalejší, jen méně přesný.

Den inventury krok za krokem

1. 11. Uzávěrka v pevně daný časŘekněte to nahlas a zapište: od této minuty žádný prodej a žádný příjem. Uzavřete den na pokladně a poznamenejte si čas poslední účtenky. Co se pohne potom, je třeba řešit zvlášť.
2. 22. Krátká porada s týmemDeset minut: která dvojice dostane kterou zónu, jaká je jednotka u problematických produktů, co s otevřenými baleními a poškozeným zbožím a koho se ptát. Otázka vyřešená tady se později nezmění v hádku.
3. 33. Zónu po zóně, v pořadí číselKaždá dvojice začíná svými listy. Nikdo neskáče jinam, dokud nedokončí zónu — napůl hotový regál je nejčastější důvod, proč se něco vynechá nebo objeví dvakrát.
4. 44. Zleva doprava, shora dolůNa každém regálu stejné pořadí. Když jdete vždy stejným směrem, nikdo si nemusí pamatovat, kde skončil, a po přerušení se dá hned pokračovat.
5. 55. Každý úsek po spočítání označteLísteček nebo fajfka na lístečku zóny: tento úsek je hotový. Kdo se tam dostane později, vidí, že už není co dělat — a vy vidíte, co je ještě před vámi.
6. 66. Počítejte naslepo, ne z evidencePočítající se dívá na regál, ne na list ani obrazovku. Co napočítal, se zapíše, i když to vypadá divně. Divnými čísly se zabýváte později, ne teď.
7. 77. Namátkové přepočítáníZ každé zóny vyberte několik řádků a nechte je přepočítat jinou dvojici. Pokud sedí, zóna je v pořádku. Pokud ne, vyplatí se přepočítat celou zónu — chyba málokdy zůstane na jednom řádku.
8. 88. Vyberte a zkontrolujte listyNež kdokoli odejde domů, projděte je: je list pro každou zónu, je vyplněný každý řádek, je podepsaný? Chybějící list teď opravíte za dvě minuty; zítra už opravit nejde.

„V den inventury nemusíte být chytří. Každé rozhodnutí musí padnout předem — v samotný den jen počítáte, pomalu a stejně, regál za regálem.”

Potom: co dělat s rozdíly

Pokud vedete evidenci — tabulku nebo program — po inventuře porovnáte napočítané množství s očekávaným. Rozdíly budou téměř jistě. Nezačínejte součtem, ale největšími jednotlivými rozdíly: jeden nebo dva produkty často tvoří většinu mezery a právě u nich máte největší šanci najít příčinu.

O příčinách rozdílů jsme podrobněji psali v článku o manku zboží: manko se obvykle skládá ze čtyř věcí — spotřeby personálu, odpisu, administrativní chyby a krádeže — a každá vyžaduje jinou reakci. Pokud se odpis a spotřeba personálu během roku zapisovaly — například v Boltom App, která je zapisuje u pokladny s důvodem a jménem — pak se část rozdílu zjištěného při inventuře dá vysvětlit, místo aby zůstala záhadou.

V jaké ceně zboží ocenit

Napočítané množství je třeba za nějakou cenu převést na peníze. U většiny malých obchodů je obvyklou praxí nákupní cena, protože ukazuje, kolik peněz je v regálech skutečně vázáno — prodejní cena ukazuje očekávanou tržbu, ne hodnotu zásob. Která metoda se ve vašem případě uznává a jak naložit s nákupními cenami, které se během roku změnily, rozhodne vaše účetní.

Uchování dokladů a cíle na příští rok

Vyplněné, podepsané inventurní soupisy dejte do šanonu a pokud můžete, i je vyfoťte. Když budete mít později vy nebo účetní otázku, tady ji dohledáte. Pak si zapište tři věci: která zóna trvala nejdéle, u kterého produktu byl největší rozdíl a co byste udělali jinak. Z toho se stane plán příští inventury — a často to ukáže, že několik skupin produktů se vyplatí počítat měsíčně i během roku.

Kontrolní seznam

Dva týdny předem

• Ověřte si u účetní: který den, v jaké hodnotě a v jaké podobě chce výsledek.
• Vyberte den a čas inventury a řekněte to týmu.
• Řekněte dodavatelům, ať ten den nevozí.
• Začněte doprodávat pomalu se prodávající zboží.
• Pokud bude obchod zavřený, dejte ceduli na dveře.

Den předem

• Vyřaďte prošlé a poškozené zboží a zapište ho jako odpis.
• Uklidte sklad a rozmístěte lístečky zón.
• Vytiskněte inventurní soupisy podle zón, s produkty a jednotkami, bez očekávaných množství.
• Dejte stranou a označte vratky, konsignační zboží a odložené objednávky zákazníků.
• Připravte propisky, podložky, váhu a kalkulačku.

V den inventury

• Zapište čas uzávěrky, poslední účtenku a poslední dodací list.
• Udělejte desetiminutovou poradu s přidělením dvojic a zón.
• Počítejte zónu po zóně, zleva doprava, shora dolů, naslepo.
• Drahé položky nechte spočítat druhou dvojicí.
• V každé zóně udělejte namátkové přepočítání.
• Než kdokoli odejde domů, vyberte a zkontrolujte listy.

Potom

• Porovnejte napočítaná množství s evidencí a začněte u největších rozdílů.
• Ke každému velkému rozdílu najděte příčinu dřív, než se kohokoli na cokoli zeptáte.
• Oceňte zásoby tak, jak jste se dohodli s účetní, a předejte výsledek.
• Podepsané inventurní soupisy založte do šanonu a vyfoťte.
• Poznamenejte si, co trvalo dlouho a co byste příští rok udělali jinak.

Co nedělat

• Nepočítejte během otevírací doby, pokud nemusíte. Co se během počítání prodá, bude chybět buď v inventuře, nebo v prodeji.
• V den inventury nepřijímejte dodávky. Napůl vybalená paleta je nejrychlejší způsob, jak zajistit, aby čísla neseděla.
• Netiskněte na inventurní soupis očekávané množství. Kdo ví, kolik by mělo být, najde přesně tolik.
• Nenechávejte každého počítat jeho vlastní regál. Nejde o poctivost, ale o to, že známý regál vidíme pamětí.
• Vážené zboží neodhadujte. Zvažte ho — odhad je nejslabší místo inventury.
• Nezačínejte podezírat lidi na základě součtu. Nejdřív najděte příčinu rozdílu; většinou jde o administrativu.
• Nevyhazujte inventurní soupisy, jakmile máte číslo. Jak dlouho je uchovávat, vám přesně řekne účetní.

Shrnutí

• Inventura je den, kdy místo evidence vidíte skutečnost — vyplatí se udělat ji pořádně.
• Vyberte klidný den nebo počítejte po zavírací době a ať ten den nepřijdou žádné dodávky.
• Týden až dva předem: vyřazení, úklid skladu, očíslované zóny, jeden inventurní soupis na zónu, jednotky rozhodnuté předem.
• V samotný den: pevná uzávěrka, počítání ve dvojicích, zleva doprava a shora dolů, naslepo, s namátkovým přepočítáním.
• Potom začněte u velkých rozdílů a ke každému najděte příčinu.
• V právních a účetních otázkách — povinnost, lhůta, ocenění, uchovávání dokladů — má poslední slovo vaše účetní.

Často kladené otázky