Warum passt es nicht in die tägliche?
Eine Tagesroutine funktioniert, weil sie kurz und immer gleich ist. In dem Moment, in dem die wöchentliche Grundreinigung daraufkommt, trägt jeder Tag fünf Zeilen, die an diesem Tag nicht zutreffen. Von da an wird die Liste nicht abgearbeitet, sondern überflogen — und wer überfliegt, überfliegt auch die wichtigen Zeilen.
Der andere Grund ist praktisch: Eine Wochenaufgabe dauert länger und passt nicht in die acht Minuten des Öffnens. Stell sie dorthin, wo das Öffnen wohnt, und entweder läuft das Öffnen über oder die Wochenaufgabe fällt aus. Zwei getrennte Listen bedeuten zwei getrennte Zeiten.
Die Wochenliste
Das sind die Dinge, die einmal in der Woche nötig sind. Sie sind nicht dringend — und genau das macht sie gefährlich: Sie werden nie dringend sein, bis sie zu einem Problem werden.
- Die vollständige Datumsprüfung: nicht nur die vorderste Reihe, sondern auch die Rückseite des Regals und das Lager. Das ist die wichtigste halbe Stunde der Woche.
- Grundreinigung: das Innere der Kühltheken, unter den Regalen, der Lagerboden — alles, was nicht in das tägliche Abwischen passt.
- Wiederherstellen der Regalordnung: In einer Woche verschiebt sich alles, alte Ware landet hinten, Schilder wandern.
- Vorbereiten der Bestellung: was diese Woche verkauft wurde, was übrig ist — die Bestellung sollte nicht in letzter Minute aus dem Gedächtnis geschrieben werden.
- Preisschilder prüfen: Gibt es ein Regal, wo das Schild nicht mehr zu dem gehört, was dort steht?
- Kühltheken-Temperaturen durchgehen: nicht nur ein Blick wie in der Tagesroutine, sondern jede Maschine, richtig.
- Die Zahlen der Woche überfliegen: Umsatz, Schwund, Kassendifferenzen — fünf Minuten, und man sieht, ob etwas abzudriften begonnen hat.
Die Monatsliste
- Inventur oder Teilinventur: Es muss nicht immer der ganze Laden sein — ein rollierendes System, eine Warengruppe pro Monat, funktioniert auch.
- Lieferantengespräche: Preisänderungen, nie eingetroffene Gutschriften, Artikel, deren Bestellung sich nicht mehr lohnt.
- Die Zahlen des Monats: Umsatz, Marge, Schwund, Kassendifferenzen insgesamt — gegen die Vormonate.
- Maschinenwartung: Kondensatoren der Kühltheken, der Ofen, der nächste Eichtermin der Waage.
- Bestandsdurchsicht: was seit Monaten unbewegt im Regal steht — das ist kein Sortiment, das ist gebundenes Geld.
- Der kommende Monat: Feiertage, Saison, Urlaub der Mitarbeiter, alles, was im Voraus bestellt werden muss.
Welcher Tag soll es sein?
Der häufigste Fehler ist nicht, keine Wochenliste zu haben — sondern dass die Liste keinen Tag hat. Eine Aufgabe ohne Tag kann theoretisch jederzeit erledigt werden; in der Praxis heißt das nie.
| Aufgabe | Wann sie am besten passt | Warum dann |
|---|---|---|
| Die Datumsprüfung | Der ruhigste Tag der Woche | Sie braucht Zeit und Ruhe; sie kann nicht halb bleiben |
| Vorbereiten der Bestellung | Der Tag vor der Bestellung | Was verkauft wurde, sollte frisch sein — nicht drei Tage alt |
| Grundreinigung | Nach Ladenschluss oder vor dem Öffnen | Sie lässt sich nicht ordentlich zwischen Kunden erledigen |
| Die Zahlen der Woche | Immer am selben Tag | Nur was im selben Rhythmus entsteht, ist vergleichbar |
| Inventur | Monatsanfang oder -ende, fest | Der Abstand zwischen zwei Inventuren sollte gleich sein |
Wer macht es?
Für die Tagesroutine reicht eine Rolle („die Öffnungsschicht“). Für wöchentliche und monatliche Aufgaben brauchst du einen Namen, denn die kommen seltener dran: Eine Rolle teilen sich drei Leute, und alle drei nehmen an, eine der anderen habe es getan.
- Schreib neben jede Zeile der Wochenliste, wessen Aufgabe sie ist — teile die Zeilen auf, nicht die Liste.
- Eine Monatsaufgabe sollte einer Person gehören, auch wenn mehrere dabei helfen.
- Alles, was mit Geld zu tun hat (Inventur, Lieferantengespräche), sollte zwei Personen haben: eine, die es macht, und eine, die prüft.
- Wenn jemand längere Zeit abwesend ist, bekommen die Wochenzeilen neue Namen — nicht „irgendwer wird schon“.
- Das Abhaken sollte sichtbar sein. Nicht zur Kontrolle: damit die nächste Person weiß, wo die Woche steht.
Was nicht darauf gehört
- Nimm keine Tagesaufgaben „für alle Fälle“ dazu. Was jeden Tag gemacht wird, gehört auf die Tagesliste, wo es funktioniert.
- Schreib nichts, was kein Ende hat. „Auf die Daten achten“ ist keine Aufgabe; „die Kühltheke abgehen und aufschreiben, was innerhalb von zwei Wochen abläuft“ schon.
- Setz nichts Jährliches darauf. Das gehört in den Kalender, nicht auf die Wochenliste.
- Lass sie nicht auf zwanzig Zeilen anwachsen. Wenn die Wochenliste nicht auf eine Seite passt, werden daraus zwei Wochen, nicht eine.
- Schreib keine Strafe neben eine nicht abgehakte Zeile — das bringt sie nicht zur Erledigung, sondern nur den Haken zum Fälschen.
Kurz gefasst
- Wöchentliche und monatliche Aufgaben bekommen ihre eigene Liste — die Kürze der Tagesliste ist ihr größter Wert.
- Alles ohne festen Tag und Namen wird übersprungen. Das Datum ist wichtiger als die Formulierung.
- Wochenkern: Datumsprüfung, Grundreinigung, Regalordnung, Vorbereiten der Bestellung, Preisschilder, die Zahlen der Woche.
- Monatskern: Inventur, Lieferanten, die Zahlen des Monats, Maschinenwartung, unbewegter Bestand.
- Eine Monatsaufgabe gehört eher in den Kalender als auf eine Liste.
- Ein Name neben jeder Zeile und ein sichtbarer Haken — nicht zur Kontrolle, sondern damit es die anderen auch wissen.
Häufige Fragen
Warum kann nicht alles auf eine Liste?
Weil die Tagesliste dann jeden Tag fünf Zeilen trägt, die nicht zutreffen — und wer sich einmal daran gewöhnt hat, Zeilen zu überspringen, überspringt auch die wichtigen. Die Kürze der Tagesliste ist keine Bequemlichkeit: Sie ist es, was sie funktionieren lässt.
Welcher Tag soll die Wochenrunde sein?
Der ruhigste Tag der Woche, und immer derselbe. Nicht, weil dann Zeit ist — sondern weil nur vergleichbar ist, was im selben Rhythmus entsteht. Prüf die Daten jede Woche an einem anderen Tag, und der Abstand zwischen den Prüfungen ist auch verschieden.
Wie oft muss ich Inventur machen?
Es gibt keine einzig richtige Antwort, aber in den meisten kleinen Läden funktioniert eine rollierende Teilinventur am besten: eine Warengruppe pro Monat, in fester Reihenfolge. So steht der Laden nie für eine große Inventur still, und trotzdem kommt jede Gruppe dran — und ein Fehlbestand zeigt sich früher als bei einer Jahreszählung.
Wie lange sollte die Wochenrunde dauern?
Rund dreißig Minuten, wenn sie gut aufgebaut ist. Dauert sie regelmäßig länger, steht entweder zu viel darauf oder es hat sich etwas eingeschlichen, das eigentlich eine Tagesaufgabe ist — das Wiederherstellen der Regalordnung rutscht meistens hinüber.
Was soll ich mit etwas machen, das seit Wochen nicht abgehakt ist?
Nimm es herunter. Eine Zeile, die seit sechs Wochen nicht erledigt wurde, bedeutet eines von zweien: Entweder ist sie nicht wichtig, oder es gibt niemanden, der sie macht. Die Antwort auf beides ist zu entscheiden — denn eine nicht abgehakte Zeile bleibt nicht nur ungetan, sie nimmt auch die Glaubwürdigkeit der anderen Zeilen mit.
Brauche ich eine eigene Liste, wenn ich den Laden allein führe?
Dann brauchst du sie am meisten. Allein gibt es niemanden, der dich erinnert, und die Wochenaufgabe ist genau die Art, die nie dringend ist. Allein zählt der feste Tag umso mehr: Die Liste steht für den Kollegen, der etwas gesagt hätte.
Wie hängt das mit der Tagesroutine zusammen?
Die Tagesroutine entscheidet, was hier landet. Alles, was du von der Tagesliste genommen hast, weil es nicht täglich nötig ist, gehört hierher — damit es nicht verloren geht. Zusammen sind die beiden vollständig: Die tägliche hält den Laden stabil, die wöchentliche und die monatliche verhindern, dass er abdriftet.
Gib der Monatsauswertung etwas zum Auswerten.
Die Hälfte der wöchentlichen und monatlichen Aufgaben dreht sich um Zahlen: was verkauft wurde, was verdorben ist, wo die Kasse abgewichen ist. Sind die Tagesdaten erfasst, dauert diese Auswertung zehn Minuten — wenn nicht, läuft sie aus dem Gedächtnis und ist nichts wert.
- Tagesumsatz und Schwund, Monate zurück.
- Kassenabschluss pro Schicht: Bei der Monatsauswertung siehst du, wo es regelmäßig abweicht.
- Absatz pro Produkt — daraus kommt die Wochenbestellung, nicht aus einer Vermutung.
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