Abschriften zu erfassen ist die Aufgabe, die sich am leichtesten aufschieben lässt. Vor Ladenschluss sind alle müde, die abgelaufene Ware wandert in den Müll, und damit hat sich's. Monate später kann niemand sagen, welches Produkt regelmäßig zu viel bestellt wird — eine Frage, die jede Woche Geld kostet.
Was erfassen
| Erfassen | Weglassen |
|---|---|
| Täglich übrige Backware | Ein heruntergefallenes Glas |
| Kurz datierte Molkereiprodukte | Von einem Kunden verursachter Schaden |
| Saisonauslauf-Artikel | Ein Einzelfall, der sich nie wiederholt |
| Was Woche für Woche übrig bleibt | Etwas, das dieses Jahr einmal vorkam |
Das Muster lesen
- Dasselbe Produkt bleibt am selben Wochentag übrig — meist dort, wo der Geschäftsgang anders läuft, als die Bestellung annimmt.
- Die große Packung landet im Müll, während die kleine ausverkauft ist — ein Gebindegrößen-Problem, kein Mengenproblem.
- Ein Produkt verkauft sich nur in der Aktion — eine Preisfrage, keine Abschriftenfrage.
- Direkt nach der Lieferung bleibt immer etwas übrig — der Bestellrhythmus passt nicht zum Geschäftsgang.
Warum null Abschriften nicht das Ziel sind
Das klingt verkehrt herum, aber null Abschriften sind fast immer ein schlechteres Geschäft als ein wenig Abschrift. Wenn nie etwas übrig bleibt, heißt das, dass Sie regelmäßig ausverkauft sind — und Ausverkauftsein kostet weit mehr als das, was Sie wegwerfen. Ein Kunde, der um drei Uhr nachmittags kein Brot findet, kommt mit guter Wahrscheinlichkeit auch morgen nicht wieder.
Bei Frischware ist die Abschrift der Preis für ein volles Regal. Die Frage ist nicht, wie man auf null kommt, sondern wo die Grenze liegt, unterhalb derer der entgangene Verkauf mehr weh tut. Diese Grenze finden Sie nur mit Daten — geschätzt wird man immer zu vorsichtig.
Vier Ursachen für Abschriften — und was jeweils zu tun ist
| Ursache | Worauf sie hindeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Ablaufdatum | Zu große Bestellung oder zu frühe Lieferung | Kleinere Menge, häufiger bestellen |
| Beschädigung, Bruch | Problem bei Lagerung oder Handhabung | Regalanordnung, Transport, Verpackung |
| Kühlung ausgefallen | Technischer Defekt oder offen gelassene Tür | Kontrollen, Alarm, Arbeitsroutine |
| Kundenrückgabe | Qualitätsproblem beim Lieferanten | Beim Lieferanten reklamieren |
Preisabschlag oder Abschrift?
Die meisten Abschriften hätten sich ein paar Stunden früher zu einem niedrigeren Preis vermeiden lassen. Die Backware, die um sieben in den Müll geht, wäre um fünf mit Rabatt verkauft worden. Das ist keine Verlustangst, sondern Rechnen: Ein zum halben Preis verkauftes Produkt bringt den halben Umsatz, ein weggeworfenes gar keinen.
- 1Suchen Sie in Ihrer Abschriftenliste die Produkte, die Woche für Woche zur selben Tageszeit wiederkehren.
- 2Legen Sie darauf einen zeitgesteuerten Rabatt, damit er sich von selbst einschaltet und nicht davon abhängt, dass jemand daran denkt.
- 3Vergleichen Sie nach zwei Wochen den Rückgang der Abschriften mit der abgegebenen Marge.
- 4Ist die Differenz positiv, behalten Sie es bei. Wenn nicht, setzen Sie statt am Preis an der Bestellmenge an.
Kurz gefasst
Die tägliche Abschriftenerfassung zahlt sich aus, wenn Sie sie als Rückmeldung zu Ihrer Bestellung behandeln und nicht als Verlustliste. Erfassen Sie alles, halten Sie die Ursache fest, sehen Sie sich wöchentlich die drei häufigsten Artikel an und ändern Sie die Menge immer nur für ein Produkt. Was ständig wiederkommt, geben Sie besser über einen zeitgesteuerten Rabatt ab, als es wegzuwerfen.
Häufige Fragen
Muss ich alles erfassen, was weggeworfen wird?
Nein. Nur das, was wiederkehrt und sich über die Bestellung beeinflussen lässt. Einmalige Missgeschicke bringen Rauschen, keine Information.
Wie lange dauert es, bis ein brauchbares Muster sichtbar wird?
Etwa zwei Wochen. Das reicht, um zu sehen, an welchen Tagen und bei welchen Produkten regelmäßig etwas übrig bleibt.
Sind Abschriften und Eigenverbrauch dasselbe?
Nein. Abschrift ist unverkäufliche Ware; Eigenverbrauch ist, was das Team nimmt. Beides erklärt einen Fehlbestand, führt aber zu unterschiedlichen Entscheidungen.
Wirken sich Abschriften auf den Gewinn aus?
Ja. Mit erfassten Abschriften liegt der ausgewiesene Gewinn näher an der Realität, weil der Einkaufswert nicht aus den Zahlen verschwindet.
Abschriften lohnen sich nur, wenn sie in einer Auswertung auftauchen.
In der Boltom App wird abgelaufene, zerbrochene und unverkäufliche Ware mit Grund erfasst und in Euro summiert — und daran sehen Sie, was Sie immer wieder zu viel bestellen.
- Abgelaufen, zerbrochen, unverkäuflich — mit Grund, auf einem Bildschirm.
- Tages- und Monatssummen sagen in Euro, was es Sie gekostet hat.
- In der Auswertung stehen die Abschriften neben Umsatz und Gewinn — nicht in einem separaten Heft.
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