Zašto se novac odlučuje ovdje
Zaprimanje je onih nekoliko minuta u kojima trgovina izdaje novac a da ništa nije prodala. Svaki drugi proces ima put natrag: možeš promijeniti cijenu, presložiti policu, ispraviti narudžbu za idući tjedan. Zaprimanje nema: potpisana otpremnica znači da si priznao da si primio ono što na njoj piše.
A manjak nije ni dramatičan. Nije to paleta koja nedostaje, nego dva jogurta, jedna oštećena gajba, redak koji piše na papiru ali ga u kombiju nije bilo. Pojedinačno su to sitnice; zajedno su to točno oni kalo i manjak koje mjesecima poslije nitko ne zna objasniti.
Četiri koraka zaprimanja
- 11. Količine prema otpremniciNemoj gledati što je u kombiju i to brojati: pročitaj papir i broji prema njemu. Ta dva smjera nisu isto: polazeći od papira upada u oči i redak koji nedostaje, a ne samo ono što jest ondje.
- 22. Kvaliteta i datumiOštećena ambalaža, razbijena gajba, odmrznuta smrznuta roba, i datum. Serija s kratkim datumom nije greška, ali njezino zaprimanje trebalo bi biti tvoja odluka: ti si taj koji je mora prodati prije isteka.
- 33. Cijena i uvjetiOdgovara li cijena na otpremnici dogovorenoj i je li ondje obećani popust ili odobrenje? To je točka u kojoj pregovor s dobavljačem u praksi ili djeluje ili tiho nestaje.
- 44. Odstupanje na papir, PA potpisAko nešto nije u redu, ide na otpremnicu dok je vozač još ondje, na oba primjerka. Poziv poslije reklamacija je neizvjesnog ishoda; redak napisan na papiru je činjenica.
Slaganje je dio zaprimanja
Zaprimanje ne završava potpisom, završava kad je roba na svom mjestu. Vrijeme između najopasnije je: neotvorena kutija u prostoriji straga zaliha je za koju zna samo onaj tko ju je zaprimio.
- Rashladna i smrznuta roba ide prva, prije svega ostalog: to nije organizacija, to je uvjet proizvoda.
- Što stane na policu, trebalo bi ići odmah van: roba stavljena u skladište uzima se u ruke dvaput i ponekad se zaboravi.
- Ono što ipak ide u skladište ide na svoje fiksno mjesto, a ne ondje gdje se baš našlo mjesta.
- Nove serije idu iza starih, i u skladištu. Isto pravilo kao na polici.
- Datum bi trebao biti vidljiv na kutiji: ako nije, napiši ga markerom dok slažeš.
- Prazna ambalaža ide odmah na svoje mjesto, inače neće biti gdje istovariti sljedeću dostavu.
Kako bi skladište trebalo izgledati
Skladište nije ostava, ono je odbojnik trgovine. Njegov red nije estetsko pitanje: odlučuje možeš li u trideset sekundi reći imaš li nešto još ili treba naručiti.
| Zona | Što ovdje spada | Zašto |
|---|---|---|
| Traka uz vrata | Ništa trajno | Ovdje stižu dostave: ako je puna, zaprimanje zapinje |
| Polica u visini očiju | Brzoobrtni, često uzimani artikli | Ovi se uzimaju više puta na dan |
| Donja polica | Teška roba, velika pakiranja | Zbog dizanja i zato što su rjeđe potrebni |
| Gornja polica | Sporoobrtna roba dugog roka | Ovdje gore teško se dosegne: ono što je ovdje rijetko se provjerava |
| Rashladno skladištenje | Samo rashladno, ništa drugo | Miješano skladištenje razlog je što vrata ostaju otvorena |
| Odvojeno, označeno mjesto | Oštećena roba i povrati | Da nikad slučajno ne završe na polici |
Tko bi trebao zaprimati dostavu?
Zaprimanje je zadatak kod kojeg najviše vrijedi da ga radi ista osoba. Nije riječ o povjerenju: tko od istog dobavljača zaprima nekoliko puta tjedno, na prvi pogled vidi kad nešto ne štima: manje gajbi, drukčija ambalaža, redak koji nedostaje a uvijek je ondje.
- Imajte glavnog zaprimatelja i zamjenu, a ne onoga tko je baš slobodan.
- Tko zaprima, ne bi trebao istodobno biti na blagajni. Ako nema nikoga drugog, neka vozač pričeka dvije minute.
- Novi bi kolega trebao dvaput gledati prije nego sam zaprimi.
- Drži ondje gdje se zaprima kratak pisani popis četiriju koraka: ne umjesto uvođenja u posao, nego nakon njega.
- Ako zaprimatelj nađe odstupanje, ne bi mu trebalo dopuštenje da ga napiše na papir. Neka to bude njegova odluka.
- Kod vrijednih ili opetovano problematičnih artikala radite udvoje: jedan broji, drugi vodi papire.
Što ne raditi
- Nemoj potpisati papir prije nego prebrojiš. Nakon potpisa teret dokazivanja prelazi na tebe.
- Nemoj zaprimiti seriju za koju znaš da se neće prodati prije svog datuma. Ondje počinje „nekako ćemo se snaći”.
- Nemoj držati kutije na podu. Nije riječ samo o higijeni: ono što se ne može obići, nitko ne provjerava.
- Nemoj imati u skladištu policu „razno”. Što ondje završi, nitko više nikad namjerno ne nađe.
- Nemoj graditi tjednu zalihu ničega pokvarljivog. Roba koja stoji u skladištu plaćen je novac koji se ne kreće.
- Nemoj zaprimanje prepustiti nekome na prvi dan: ovo je posao u kojem rutina stvarno vrijedi.
Sažetak
- Zaprimanje su četiri koraka: količina, kvaliteta i datumi, cijena i uvjeti, pa potpis, tim redom.
- Odstupanje ide na papir dok je vozač ondje, na oba primjerka.
- Nemoj zaprimati dostave u špici; ako moraš, neka netko ima samo taj jedan zadatak.
- Zaprimanje završava slaganjem: kutija koja stoji u prostoriji straga nije zaliha, nego rizik.
- Svaka skupina proizvoda u skladištu treba fiksno, označeno mjesto, organizirano u zone.
- Novi dolasci idu iza starih i u skladištu, a datum bi trebao biti vidljiv na kutiji.
Česta pitanja
Koliko bi zaprimanje robe trebalo trajati?
Za uobičajenu dostavu maloj trgovini deset do petnaest minuta, ako postoji određena osoba i mjesto u skladištu. Ako redovito traje znatno dulje, obično su dva razloga: ili je traka uz vrata puna pa nema gdje istovariti, ili dostava dolazi u krivo vrijeme, a zaprimatelj istodobno uslužuje kupce. Oboje se može riješiti, ali se ništa ne rješava samo.
Što učiniti ako nađem odstupanje?
Napiši ga na otpremnicu prije potpisa i pobrini se da dođe i na vozačev primjerak. Isplati se i fotografirati oštećeni artikl. Odstupanje pronađeno nakon potpisa druga je kategorija, pravno i praktično: od tada više nije dio zaprimanja, nego je naknadna reklamacija čiji ishod ovisi o dobavljaču.
Moram li zaprimati robu s kratkim datumom?
To je tvoja odluka i isplati se donijeti je svjesno, jer je poslije rizik tvoj. Korisno je pitanje hoće li se pri tvom uobičajenom tempu prodaje prodati prije datuma. Ako neće, ta serija nije popust, nego unaprijed rezerviran otpis. U tom je slučaju ili nemoj zaprimiti ili traži odobrenje, ali odluku donesi pri dostavi, a ne dva tjedna poslije.
Moram li brojati svaki komad?
U praksi većina trgovina broji na razini pakiranja: gajba, kutija, zbirno pakiranje. To je u redu dok su zbirna pakiranja zapečaćena i neoštećena. Čim je pakiranje otvoreno ili oštećeno, treba provjeriti po komadu, a isplati se posebnu pozornost posvetiti artiklima kod kojih je odstupanja već bilo. Potpuno brojanje po komadu najviše ima smisla kod vrijednih i malih artikala.
Gdje čuvati oštećenu robu i povrate?
Na odvojenom, označenom mjestu, odvojeno od obične robe, i tako da bude očito na prvi pogled. Najčešća je greška da se oštećeni artikl privremeno stavi na kraj police, a onda ga netko u dobroj vjeri izloži. Odvajanje nije nepovjerenje: čini da odluka ne ovisi o tome tko je baš tu.
Koliko zalihe držati u skladištu?
Onoliko koliko ti sigurno treba do sljedeće dostave, plus uski višak najvažnijih artikala. Roba koja stoji u skladištu izdan je novac koji se ne kreće i zauzima mjesto koje treba zaprimanju. Ako je skladište redovito puno, to obično nije pitanje skladištenja, nego naručivanja: unosiš veće količine nego što se prodaju.
Kako je to povezano s kalom i manjkom?
Usko: dva od četiri glavna uzroka počinju ovdje. Jedan je roba plaćena, ali nikad stvarno primljena, drugi oštećena roba koju nitko nikad nije otpisao. Ako je zaprimanje ispravno, pri inventuri ne moraš nagađati: razlika je ili u otpisu, ili u vlastitoj potrošnji, ili stvarno negdje drugdje, ali se polje barem suzilo.
Ono što zaprimiš trebalo bi završiti u tvojoj zalihi.
Zaprimanje se isplati samo ako knjiženje nije poseban posao. U Boltom App roba koja stiže živi u istom sustavu iz kojeg prodaješ, pa pri inventuri ne usklađuješ dvije evidencije.
- Kretanja po proizvodu: što je ušlo, što se prodalo, što je otišlo u otpis, na jednom mjestu.
- Sve što se pri dostavi ne poklapa može se zabilježiti odmah, umjesto da ostane na papiriću ispod pulta.
- Pri inventuri ne radiš napamet: vidiš koliko BI TREBALO biti.
Bez kartice · 2 minute
